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Alertes & Notifications

 

Tableau de bord des activités récentes

Comprendre le tableau de bord des activités récentes et définir vos filtres d'événements de tableau de bord

Rapport d'activité planifiées

Déterminez la fréquence et le type de notifications d'activité de projet que vous souhaitez recevoir

Notifications de projet par défaut

Définissez vos préférences pour déterminer les notifications que vous souhaitez recevoir lorsque vous sont ajoutés à un projet

E-mails de tâches de groupées

Set preferences to determine what notifications you wish to receive when you
are added to a project

Tableau de bord des activités récentes

Le widget d'activité récente est unique à chaque utilisateur et affiche (en temps réel) toute activité se produisant sur tous les projets associés à cet utilisateur.

L'activité est affichée si:

  1. Le projet a été créé par l'utilisateur
  2. L'utilisateur est associé au projet en tant que membre de l'équipe
  3. L'utilisateur a été invité dans le processus de révision d'un projet

Le widget d'activité récente affiche les événements sur l'un des projets que l'utilisateur peut afficher dans la zone "Mes projets".

Les événements des catégories suivantes s'afficheront dans le tableau de bord des activités récentes.

  • Événements du projet
  • Événements de preuve
  • Événements de note
  • Événements de tâche
  • Événements d'étape de workflow


Lorsque la liste des activités récentes se remplit, elle affiche une brève description de l'activité avec l'avatar de l'utilisateur qui a lancé l'activité. Un petit aperçu (si possible) et un lien en direct vers l'événement seront également générés, qui, si vous cliquez dessus, amèneront l'utilisateur directement à cette activité (même si elle se trouve dans une épreuve).

Lorsque des événements apparaissent dans le widget d'activité récente, un point rouge apparaît à côté du projet dans les projets récemment consultés et les fenêtres de mon projet. Cela indique qu'une activité s'est produite sur le projet.

Les utilisateurs peuvent personnaliser les informations qu'ils souhaitent afficher dans la fenêtre Activité récente (par utilisateur) en cliquant sur Filtre d'activité dans le menu Réglages.

La courte vidéo ci-dessous montre la fenêtre d'activité récente, ainsi qu'un utilisateur modifiant les filtres d'événements du tableau de bord.

 

Voir ci-dessous pour une liste complète de tous les filtres d'activité récente qui peuvent être appliqués par utilisateur pour déterminer ce qui s'affichera dans la fenêtre Activité récente du tableau de bord d'accueil.

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Rapport d'activités planifiées

Le rapport d'activité planifié permet aux utilisateurs de déterminer quelle (s) activité (s) du tableau de bord des activités récentes ils souhaitent recevoir dans un rapport par e-mail et à quelle fréquence.

Le récent tableau de bord d'activité fonctionne en temps réel, il est donc très probable qu'un utilisateur puisse manquer des informations sur l'activité du projet car il défile en direct dans l'application.

Le rapport d'activité planifié permet à l'utilisateur de configurer un rapport d'activité planifié contenant les informations dont il a besoin à la fréquence qu'il souhaite.

Dans le menu Paramètres, un utilisateur peut sélectionner Rapport d'activité planifié, puis déterminer:

  • La fréquence des e-mails, en choisissant parmi Aucun, Horaire, Quotidien et Hebdomadaire
  • Si Daily est choisi, l'utilisateur peut spécifier l'heure à laquelle l'e-mail sera envoyé
  • Si Hebdomadaire est choisi, l'utilisateur peut déterminer le jour de la semaine et l'heure de l'envoi de l'e-mail.
  • L'utilisateur peut cocher les activités des étapes du projet, de la preuve, de la note, de la tâche et du flux de travail pour lesquelles il souhaite être informé de la remise du rapport

Une fois que l'utilisateur a sélectionné les préférences souhaitées, il commencera à recevoir des notifications par e-mail sur les événements qui l'intéressaient, à la fréquence qu'il a stipulée.

Veuillez noter que le rapport d'activité planifié est un résumé des informations qui sont publiées dans le tableau de bord des activités récentes.

La courte vidéo ci-dessous montre les préférences des paramètres utilisateur dans la fenêtre d'activité planifiée:



Voir ci-dessous pour les paramètres du rapport d'activité planifié:

Scheduled Activity Report Settings

Project Email Notifications

Les utilisateurs individuels peuvent définir quelles notifications de projet ils souhaitent recevoir et à quelle fréquence. (Notifications sur la progression d'un projet)

Les notifications de projet sont spécifiques à l'activité au sein des projets auxquels l'utilisateur est également associé. Les paramètres appliqués deviendront les paramètres de notification par défaut de l'utilisateur. Si l'utilisateur est ajouté à un projet, ces paramètres seront automatiquement appliqués.

Veuillez noter que lorsqu'un projet est créé, l'initiateur du projet peut remplacer les paramètres de messagerie par défaut de l'utilisateur sur ce projet spécifique. Cela permet de garantir que tous les projets urgents peuvent recevoir des notifications instantanées plutôt que aucune, toutes les heures ou tous les jours.

Les utilisateurs peuvent sélectionner Notifications de projet par défaut dans le menu Paramètres et décider de la fréquence des e-mails sur les événements suivants:

  • Quand je suis ajouté à un projet
  • Sur la nouvelle version d'essai
  • Sur approbation de la preuve
  • Sur toutes les notes
  • Sur les commentaires sur ma / mes note (s)
  • Courriel sur les tâches terminées
  • À l'étape de workflow terminée
  • À l'approbation du projet

Chaque événement peut être configuré pour envoyer des e-mails à l'une des fréquences suivantes:

  • Aucun
  • Envoyer instantanément
  • Groupe horaire
  • Groupe quotidien

La courte vidéo ci-dessous montre les paramètres de notification par e-mail du projet:



Voir ci-dessous pour les paramètres de notification par e-mail du projet:

Project Email Notifications Settings

Emails de tâches groupées

Le regroupement des e-mails de tâches permet aux utilisateurs de spécifier la fréquence d'alerte par e-mail lorsqu'ils sont ajoutés à une tâche. (Notifications de tâches individuelles)

L'e-mail de tâche de regroupement fonctionne parallèlement à la «liste de tâches» de l'individu, ces notifications étant spécifiques aux tâches attribuées à l'utilisateur.

De nombreux utilisateurs de Aproove Work Management ont coché l'option «Aucun e-mail» car ils préfèrent utiliser le tableau de bord de la liste «À faire» et laisser le WM Aproove ouvert. Cependant, de nombreux utilisateurs n'ont pas besoin d'être à l'intérieur de l'application en continu. Ces utilisateurs préfèrent recevoir une notification par e-mail de toutes les tâches qui leur ont été assignées (elles apparaîtront toujours dans la "Liste des tâches" des utilisateurs).

Les utilisateurs peuvent choisir parmi;

  • Aucun e-mail (accédez aux tâches attribuées via la liste "À faire")
  • Réception instantanée - recevez immédiatement un e-mail pour chaque tâche
  • Regroupement planifié

Si le regroupement planifié est sélectionné, l'utilisateur peut définir la fréquence avec une date et une heure préférées de remise des e-mails (si quotidien ou hebdomadaire est sélectionné). L'utilisateur a également la possibilité de regrouper l'e-mail par projet et de spécifier également s'il souhaite uniquement recevoir des notifications sur les nouvelles tâches (s'il n'est pas sélectionné, l'e-mail contiendra toutes les tâches ouvertes).

La courte vidéo ci-dessous montre les options de messagerie de la tâche de regroupement: