Toutes les approbations ne doivent pas nécessairement attendre la dernière.

Pourquoi c'est important : L'illusion de Gantt

La plupart des réflexions en gestion de projet sont influencées par les diagrammes de Gantt. Un diagramme de Gantt représente le travail sous forme de barres s'étendant dans le temps, chaque tâche commençant là où la précédente s'est terminée, le projet progressant de manière linéaire de gauche à droite. C'est un outil utile pour la planification stratégique. C'est un modèle très inadapté à la réalité du travail.

Le travail de revue réel ne se déroule pas de manière linéaire. Plusieurs parties prenantes travaillent simultanément sur différentes parties du même projet. Les décisions émergent de façon imprévisible. Certaines chaînes de tâches se terminent rapidement. D'autres font apparaître des complications qui nécessitent du temps pour être résolues. Le travail est fondamentalement parallèle et dynamique.

L'illusion de Gantt est l'hypothèse selon laquelle un plan linéaire implique un comportement linéaire du travail. Ce n'est pas le cas. Elle force les outils à modéliser une fiction et contraint les équipes à se conformer à cette fiction. Les relecteurs attendent des transferts dont ils n'ont pas réellement besoin. Les chefs de projet passent leurs journées à forcer un processus complexe, parallèle et chaotique à s'adapter à un diagramme clair et séquentiel. Les délais s'allongent. La productivité chute. Le plan est idéal sur le papier, mais inefficace en pratique. Ce problème est particulièrement criant lors des revues de conformité et dans tout processus d'approbation créative. Prenons l'exemple d'un support promotionnel classique pour le commerce de détail : L'équipe créative doit approuver la mise en page. L'équipe marketing doit confirmer la cohérence visuelle. Le service juridique doit valider les mentions légales. Le service réglementaire doit vérifier la conformité aux juridictions. Le service des prix doit vérifier les tarifs. Le service merchandising doit confirmer les produits listés. Dans un flux de travail séquentiel, chaque étape de validation dépend de la précédente. L'équipe créative termine, puis le document passe à l'équipe marketing, puis au service juridique, puis au service réglementaire, puis au service des prix, et enfin au merchandising. Chaque étape ajoute du temps. Chaque relecteur attend son tour. Le diagramme de Gantt affiché au mur indique la marche à suivre. Pourtant, le travail lui-même prouve le contraire. La plupart de ces revues sont largement indépendantes. La cohérence de la marque ne dépend pas d'une validation préalable du service juridique. L'exactitude des prix ne dépend pas d'une approbation du service réglementaire. La seule véritable dépendance réside peut-être dans le fait que la production ne peut être lancée tant que tous n'ont pas donné leur accord. Tout le reste n'est qu'une séquence artificielle imposée par l'outil : l'illusion du diagramme de Gantt à l'œuvre. Les flux d'approbation parallèles lèvent cette illusion. Les équipes marque, juridique, réglementaire, prix et merchandising lancent leurs revues simultanément, travaillent à leur propre rythme et les terminent lorsqu'elles sont terminées. Le projet n'attend que le chemin le plus long, et non la somme de tous les chemins additionnés séquentiellement. Pour les organisations gérant des programmes de contenu, quelle que soit leur envergure, l'impact est décuplé. Des flux de travail séquentiels qui prenaient cinq jours se réduisent à un ou deux. Les délais qui limitaient le débit des campagnes deviennent des multiplicateurs de ce débit.

Fonctionnement des flux parallèles

Au sein d'un projet Aproove, le flux d'approbation parallèle peut se ramifier en plusieurs chemins simultanés. Chaque chemin est une série d'étapes de flux de travail, chacune possédant ses propres :

• Réviseurs et parties prenantes, configurés pour chaque étape.
• Règles de décision (unanimité, majorité, approbateur unique), configurables pour chaque étape.
• Échéances, configurables pour chaque étape.
• Règles d'escalade et affectations du gestionnaire de conflits, configurables pour chaque étape.
• Logique de branchement interne, où le chemin lui-même contient des sous-itinéraires basés sur la décision.

La plateforme prend en charge le lancement parallèle des tâches, où les tâches de plusieurs étapes simultanées s'exécutent simultanément au lieu d'être sérialisées. La logique de flux de travail multi-lots permet à différents contenus du projet de progresser à des rythmes différents. L'action « Fractionnement de section par lot de flux » permet de diviser un projet selon des limites définies (sections, composants ou valeurs basées sur les métadonnées) en chemins de traitement indépendants. Chaque chemin se déroule selon son propre flux de travail jusqu'à ce que la conception le ramène à une étape convergente.

L'historique d'audit au niveau du projet enregistre l'activité de tous les chemins parallèles dans un seul enregistrement. Lorsque tous les chemins requis sont terminés, le projet progresse. L'ordre n'a pas d'importance.

Quand utiliser les flux parallèles

Trois modèles couramment utilisés par les clients :

Revue multifonctionnelle d'un actif unique. Les responsables de la marque, du service juridique, des affaires réglementaires et des opérations doivent tous approuver un actif avant son expédition. Aucun d'eux ne dépend des autres pour démarrer. Tous travaillent en parallèle. L'actif est expédié lorsque toutes les chaînes sont terminées.

Revue multiversion au sein d'un même projet. Un seul projet peut contenir plusieurs variantes d'un actif (différents marchés, différents segments de clientèle, différentes gammes de produits). Chaque variante peut avoir sa propre chaîne d'approbation, toutes fonctionnant en parallèle. Une campagne pour douze marchés peut comporter douze chaînes de révision parallèles, les réviseurs de chaque marché se concentrant sur leur version. Travail en parallèle multi-équipes sur un document unique. Différentes équipes sont responsables de différentes sections d'un document volumineux. Chaque section peut avoir sa propre chaîne de travail, l'équipe concernée ne révisant que sa section. Le document est prêt lorsque toutes les sections sont validées. Dans chaque cas, le principe est le même : identifier les dépendances réelles et laisser le reste s'exécuter en parallèle. Dépendances réelles vs séquences factices. Parallèle ne signifie pas non structuré. Le moteur de flux de travail d'Aproove gère les dépendances réelles de la même manière que les chemins parallèles : par configuration. Lorsqu'une chaîne dépend réellement d'une autre (la validation juridique doit précéder la mise en production), cette dépendance est intégrée à la conception du flux de travail. La chaîne dépendante attend la fin de la précédente. Tout le reste s'exécute en parallèle. La rigueur réside dans la conception : identifier les dépendances réelles et les dépendances factices. Les dépendances réelles sont protégées. Les séquences factices sont supprimées. Il en résulte un flux de travail qui s'exécute au rythme de la tâche, et non au rythme des hypothèses des outils.

Avantages

• Réduction des délais de cycle. Les revues qui prendraient des jours en mode séquentiel ne prennent plus que quelques heures en mode parallélisé.
• Chaque équipe travaille à son propre rythme. Aucune équipe n'est bloquée en attendant qu'une autre termine un travail qui ne la concerne pas.
• Suppression des fausses conditions. La plateforme cesse d'imposer une séquence qui n'existe pas réellement dans le travail.
• Préservation des dépendances réelles. Lorsque des dépendances sont réelles, le flux de travail peut toujours être séquentiel. Parallèle ne signifie pas non structuré. Chaque chaîne est configurée indépendamment. Les règles de décision, les échéances, les procédures d'escalade et les gestionnaires de conflits sont paramétrés pour chaque étape au sein de chaque chaîne. Le tableau de bord du projet offre une vue d'ensemble. L'état de chaque chaîne est visible en un coup d'œil. La résolution des conflits est propre à chaque chaîne. Un conflit dans une chaîne n'affecte pas les autres.

À qui s'adresse ce produit ?

• Responsables des opérations marketing en charge de programmes de revue où le délai de traitement est un indicateur clé.
• Programmes de conformité et de réglementation où plusieurs revues spécialisées doivent valider un actif et où la revue séquentielle constitue actuellement le goulot d'étranglement.
• Équipes de gouvernance de marque gérant la revue sur de nombreux marchés, régions ou variantes d'une même campagne.
• Chefs de projet et de programme cherchant à réduire les délais de traitement sans compromettre la rigueur des revues.
• Responsables des opérations évaluant les plateformes de flux de travail en fonction de la question : « Cette plateforme impose-t-elle une séquence erronée ? »

Fonctionnement interne

Les flux d'approbation parallèles sont implémentés via le moteur de workflow d'Aproove, qui prend en charge nativement les workflows à embranchements, le traitement par lots multiples et le fractionnement des workflows par section. Les workflows peuvent être configurés avec plusieurs chemins s'exécutant simultanément, chacun avec ses propres étapes, groupes d'étapes, règles de décision et affectations du Gestionnaire de conflits au niveau de l'étape. Le paramètre de workflow par lots multiples permet à différents lots de contenu de progresser indépendamment dans le workflow au lieu de se déplacer comme une seule unité verrouillée. L'action de fractionnement des sections de lots de flux permet à un workflow de diviser le contenu selon des limites définies (sections, composants ou valeurs pilotées par métadonnées) en chemins de traitement parallèles. La libération parallèle des tâches déclenche simultanément les tâches de plusieurs étapes concurrentes au lieu de les sérialiser. Les dépendances au niveau du chemin, le cas échéant, sont configurées via des actions de workflow qui conditionnent le démarrage d'un chemin à la fin d'un autre. L'historique d'audit capture les événements spécifiques au chemin ainsi que les événements au niveau du projet, permettant la reconstruction des chaînes de décision soit par chemin, soit sous forme d'enregistrement de projet unifié.