Le texte de votre fichier n'est pas seulement rendu. Il est accessible.

Pourquoi c'est important

Un fichier lisible mais impossible à rechercher, copier, modifier ou analyser fait perdre du temps à votre équipe à chaque cycle de révision. Les réviseurs doivent retaper les passages qu'ils souhaitent commenter. Les équipes de conformité du contenu doivent scruter des PDF numérisés à la recherche d'une allégation spécifique. Les outils d'IA sont impuissants car ils ne peuvent pas lire le texte. Les modifications nécessitent l'exportation du fichier vers un autre outil et son réimportation.

Aproove élimine ces lacunes. Une fois le texte extrait, il le reste et reste accessible à toutes les parties de la plateforme qui ont besoin de connaître le contenu du fichier. La recherche s'effectue sur l'ensemble des projets. La comparaison met en évidence les modifications apportées au texte entre les versions. Les agents d'IA lisent les passages et signalent les risques. L'intégration à Microsoft 365 permet aux réviseurs de passer de l'identification d'une modification nécessaire à sa réalisation sans quitter la plateforme. C'est un logiciel d'approbation réglementaire et de suivi des versions qui n'alourdit pas vos processus.

Le texte de votre fichier devient un élément central de l'expérience de révision.

Deux méthodes d'extraction

Extraction de texte PDF via un agent propriétaire. Les PDF et autres formats contenant du texte sont traités par l'agent de traitement d'Aproove, qui extrait le texte directement de la structure du fichier. L'extraction de texte à partir de PDF est notoirement difficile car ce format stocke les caractères et leurs coordonnées, et non des mots ou des phrases. Le moteur d'Aproove reconstruit le concept de mot à partir des données au niveau du caractère. Ainsi, ce qui apparaît comme une phrase sur la page est bien une phrase lors de la recherche, des opérations de copie et de l'analyse par IA. Les hyperliens PDF sont extraits en une seule étape et rendus cliquables dans l'interface de révision.

OCR par IA pour les formats non textuels. Pour les PDF contenant uniquement des images, les documents numérisés, les photos de documents ou tout fichier ne contenant pas de texte intégré, l'infrastructure d'IA d'Aproove effectue une reconnaissance optique de caractères (OCR) sur la représentation visuelle rendue. Cela permet d'intégrer les ressources existantes, les photographies et les contenus numérisés dans une expérience de lecture de texte identique à celle des fichiers natifs.

L'utilisateur n'a pas besoin de savoir quelle méthode appliquer. Aproove décide lors du traitement et applique automatiquement l'approche appropriée.

Que pouvez-vous faire avec le texte extrait ?

Recherche approfondie dans tous les fichiers du projet. Recherchez un mot-clé, une allégation, une mention légale, un terme de marque ou une expression interdite, et Aproove renvoie tous les fichiers du projet où il apparaît, avec son emplacement. La recherche s'effectue sur toutes les épreuves du projet, quel que soit le format source. Utile pour trouver chaque occurrence d'une allégation réglementée, chaque fichier mentionnant un produit spécifique ou chaque mention légale nécessitant la même révision.

Copier, coller et sélectionner directement dans l'épreuve. Les réviseurs peuvent surligner du texte dans l'épreuve rendue et le copier. L'outil d'annotation d'extraction de texte permet aux réviseurs de dessiner autour d'une zone de texte et d'en extraire le contenu dans une note (qui reste modifiable après sa création). Plus besoin de ressaisir. Aucune solution de contournement par capture d'écran et OCR.

Visualisez précisément les modifications apportées au texte entre les versions. La vue Comparaison, combinée à l'extraction de texte, met en évidence les différences textuelles entre les versions d'épreuve. Les réviseurs voient exactement quels mots ont été ajoutés, supprimés ou modifiés au fil des révisions. Essentiel pour la vérification de conformité, où un seul mot dans une déclaration peut déterminer l'approbation du document.

Police, taille et style en un clic. La sélection d'un texte dans l'épreuve affiche le nom et la taille de la police. Les équipes de production repèrent une erreur de graisse de police dans une déclaration réglementée ou vérifient l'utilisation d'une police imposée par la marque, et trouvent les informations nécessaires sans quitter l'interface de révision.

Agents IA qui lisent, analysent et signalent. Les agents IA d'Aproove travaillent directement sur le texte extrait. Un correcteur orthographique signale les fautes. Un agent réglementaire analyse le langage de la déclaration et signale les affirmations nécessitant des justifications. Un agent de marque compare le texte à votre guide de style et signale les écarts. Comme le texte est structuré et lié à son emplacement dans le fichier, les résultats de l'agent sont accompagnés de références précises : paragraphe, page et composant concernés.

Modifiez directement vos fichiers Word, Excel et PowerPoint via Microsoft 365. Grâce à l'intégration d'Aproove avec Microsoft 365, les réviseurs peuvent passer de la relecture à la modification sans quitter la plateforme. Les fichiers Word, Excel et PowerPoint s'ouvrent dans Microsoft 365 pour le web avec trois modes d'autorisation : Aperçu (lecture seule), Modification (validation des modifications) ou Co-édition (édition collaborative en temps réel avec d'autres utilisateurs). Les modifications sont enregistrées automatiquement. Le réviseur ne change pas d'outil : il travaille dans Word, Excel, PowerPoint et Aproove. Une fois la modification terminée, le flux de travail reprend là où la relecture s'était arrêtée.

Avantages

L'extraction de texte avancée dans votre logiciel de correction documentaire vous permet d'obtenir des approbations plus rapides et plus précises.

• Plus besoin de ressaisir. Le texte du fichier est extrait une seule fois et accessible partout où un réviseur ou un agent peut en avoir besoin : recherche, copie, analyse IA, modification.
• Les fichiers numérisés deviennent des fichiers de première qualité. La reconnaissance optique de caractères (OCR) basée sur l'IA transforme les documents contenant uniquement des images en fichiers texte aussi performants que les fichiers natifs. Les archives, les numérisations de PDF et les documents photographiés ne sont plus des impasses.
• Visibilité inter-projets. La recherche trouve chaque occurrence d'une phrase, d'une affirmation ou d'un terme dans tous les fichiers d'un projet. Les réviseurs peuvent ainsi vérifier la cohérence, trouver toutes les mentions légales nécessitant la même modification ou auditer une campagne pour s'assurer de sa conformité.
• Précision du texte d'une version à l'autre. La comparaison met en évidence chaque mot modifié entre les différentes versions, et pas seulement chaque page modifiée. Essentiel lorsqu'une information réglementée diffère par un seul mot et que ce mot est important.
• Conformité typographique à la demande. La mise en surbrillance de n'importe quel passage affiche la police et la taille des caractères. Les équipes de marque et de prépresse confirment ou détectent les problèmes typographiques sans exporter le fichier vers un outil d'inspection.
• IA sur du texte réel. Les agents lisent le texte extrait, et non une capture d'écran. Les résultats sont précis, attribués à des composants spécifiques et exploitables.
• Révision et modification sur une seule plateforme. L'intégration de Microsoft 365 permet aux réviseurs de corriger les problèmes de texte directement. Aucun téléchargement, aucun chargement, aucune prolifération de versions.

À qui s'adresse ce service ?

• Équipes de conformité et de réglementation : vérification des fichiers pour s'assurer de la présence du langage requis, des expressions interdites et de l'exactitude des allégations.
• Équipes de marque : vérification de l'utilisation cohérente du langage et des polices approuvés sur tous les marchés et canaux.
• Équipes de production et de prépresse : confirmation de la police, de la taille et du style des caractères sur les fichiers destinés à l'impression.
• Équipes marketing et créatives : passage aisé de la révision à la modification d'un fichier Word ou PowerPoint.
• Équipes juridiques : comparaison du langage de divulgation entre les différentes versions d'un document pour confirmer que les modifications requises ont été apportées.
• Responsables des opérations : gestion des programmes de révision incluant les archives d'images, les documents numérisés ou d'autres formats non textuels.

Fonctionnement interne

L'extraction de texte d'Aproove s'effectue lors du chargement via l'agent de traitement. Pour les PDF, le texte est extrait au niveau des caractères (la spécification PDF stocke le texte sous forme de caractères avec des coordonnées positionnelles plutôt que sous forme de mots ou de phrases) puis réassemblé en une structure de mots grâce à la logique d'extraction de mots d'Aproove. Les options de configuration contrôlent la granularité de l'extraction (caractère ou mot). Les hyperliens PDF sont extraits avec le texte et rendus cliquables dans l'interface de révision. Pour les fichiers image, la reconnaissance optique de caractères (OCR) basée sur l'IA et utilisant des modèles d'IA multimodaux identifie et extrait le texte des pages rendues. Le texte extrait est indexé pour la recherche au niveau du projet, mis à disposition des balises système (currentProofsRawTextContent, currentProofsTextContentAsJson) qui alimentent les invites de l'agent d'IA lors de l'exécution, et lié à l'épreuve afin que les outils d'annotation (y compris l'outil d'extraction de texte) puissent importer le texte dans les notes. Les métadonnées relatives aux polices et à la taille des caractères sont générées via la bibliothèque Adobe PDF (APDFL) pour les fichiers PDF et affichées dans l'interface de révision en tant que préférence configurable par l'utilisateur. L'intégration de Microsoft 365 permet d'afficher les fichiers Word, Excel et PowerPoint directement dans le navigateur via les services Microsoft, avec des niveaux d'autorisation (Aperçu, Modification, Co-édition) configurables par étape du flux de travail ou schéma.