Votre processus métier, dessiné et non codé

Pourquoi c'est important

La plupart des outils de workflow sont fournis avec des workflows prédéfinis. Le client choisit celui qui s'en rapproche le plus et adapte son processus au logiciel de workflow d'approbation. Cela fonctionne le premier jour, mais devient problématique au bout de trente jours lorsque la réalité métier diverge des hypothèses de la plateforme.

L'alternative proposée par la plupart des plateformes est le recours à des « services professionnels ». Le client fait appel aux consultants du fournisseur pour créer un workflow personnalisé. Ce processus prend des semaines. Le workflow obtenu correspond à l'activité au moment de sa création, mais toute modification ultérieure nécessite une nouvelle intervention. Les workflows se bloquent, car les modifier est trop coûteux.

L'approche d'Aproove : confier la conception aux administrateurs. Les administrateurs sont les personnes les plus proches de l'activité et comprennent le mieux ce qui doit changer et à quel moment. Un concepteur visuel sans code permet aux personnes qui connaissent le métier de concevoir les workflows, sans avoir besoin de faire appel à un développeur ni à un consultant.

Le résultat : des workflows qui correspondent à la réalité métier et qui évoluent avec elle.

Fonctionnement

L'administrateur ouvre l'outil de création de flux de travail et commence à dessiner.

Critères de création de projet. Chaque flux de travail nécessite un déclencheur. L'administrateur définit l'élément déclencheur : le chargement d'un fichier, la soumission d'un brief, un appel API depuis un autre système, la soumission d'un formulaire ou un déclencheur provenant d'un autre flux de travail. Le flux de travail démarre lorsque sa condition de déclenchement est remplie.

Diagramme du flux de travail. L'administrateur ajoute des étapes en cliquant dessus et en les nommant, puis les relie par des flèches représentant les décisions. Les étapes peuvent se ramifier et boucler. Elles peuvent être colorées et étiquetées pour une meilleure lisibilité du diagramme.

Comportement des étapes. Chaque étape possède sa propre configuration : durée, attribution d'un gestionnaire de conflits, règles de validation, boutons de décision affichés dans l'interface du réviseur et mode de traitement (par fichier ou par épreuve). Les boutons de décision sont entièrement personnalisables. Les administrateurs définissent autant d'étapes que nécessaire (Approuvé, Rejeté, Envoyer au service juridique, Mettre en attente d'impression, Remonter au directeur, etc.).

Groupes d'étapes. Chaque étape comporte au moins un groupe d'étapes, qui définit les personnes chargées de la tâche. L'administrateur attribue des utilisateurs, des équipes ou des groupes de contacts, et définit les règles de résolution de l'étape : accord unanime, décision à la majorité, décision unique ou tâche d'équipe ouverte à tous. Des autorisations de dérogation peuvent être accordées à des utilisateurs désignés.

Déclencheurs et actions entre les étapes. Entre deux étapes, l'administrateur peut configurer des actions automatisées qui se déclenchent lors de décisions spécifiques. Ces actions peuvent déplacer des fichiers, archiver des projets, publier dans une messagerie instantanée, invoquer des flux middleware Concoord ou appeler directement des systèmes externes via l'action URL de rappel. La distinction entre Concoord et API directe est configurable pour chaque action. Des indicateurs visuels montrent où les actions sont connectées dans le diagramme. Sécurité des étapes. Les étapes nécessitant une conformité réglementaire peuvent être configurées avec des exigences de signature électronique (FDA 21 CFR Part 11) et une authentification à deux facteurs, pour chaque étape. Un même flux de travail peut combiner des étapes simples et des étapes à haute sécurité sans imposer systématiquement le niveau de sécurité maximal. Documents de référence et chemins de téléchargement. Les flux de travail peuvent être configurés pour lier les épreuves aux fichiers maîtres ou aux modèles grâce à la correspondance des conventions d'appellation (utilisation d'expressions régulières pour les structures d'appellation complexes). Les chemins de téléchargement de chaque étape peuvent être acheminés via des expressions régulières vers des emplacements spécifiques du système de fichiers, facilitant ainsi l'intégration avec les systèmes de production qui attendent les fichiers à des emplacements définis. Saisie des feuilles de temps. Lorsqu'une décision d'étape doit déclencher la saisie du temps de suivi, l'administrateur configure les décisions qui affichent la fenêtre contextuelle de la feuille de temps. Les données de temps et de matériaux sont intégrées au dossier projet et aux rapports en aval.

Conçu pour les opérateurs métiers

L'outil de conception de notre logiciel de gestion des flux d'approbation n'est pas destiné aux développeurs. Plusieurs choix le confirment :

• Priorité au visuel. Le flux de travail est dessiné, non écrit. Le diagramme fait foi, contrairement à un fichier de configuration.
• Configuration en langage naturel. Les étapes, décisions, règles et responsables sont configurés via des formulaires et des listes déroulantes. Aucune syntaxe d'expression n'est requise, hormis l'expression régulière optionnelle pour la correspondance des conventions de nommage.
• Mises à jour du diagramme en temps réel. À mesure que des actions et des affectations sont ajoutées, des indicateurs visuels apparaissent sur le diagramme de flux de travail, permettant aux administrateurs de visualiser leurs modifications.
• Itératif. Les flux de travail peuvent être modifiés sans interruption de service. L'ajout d'une étape, la modification d'une règle de décision ou la configuration d'une nouvelle action ne nécessitent pas de cycle de publication. Cela signifie qu'un responsable des opérations marketing peut ajuster le flux d'approbation d'une campagne lors du lancement d'un nouveau marché, qu'un responsable de la conformité peut ajouter une étape réglementaire lorsqu'un nouveau cadre s'applique et qu'un responsable de production peut réacheminer les transferts prépresse en cas de changement de fournisseur, sans avoir à ouvrir de ticket ni à planifier une intervention de conseil.

Avantages

• Les workflows correspondent à votre activité réelle. Chaque workflow du logiciel d'approbation est configuré selon les processus du client et non sélectionné dans un menu prédéfini.
• Gestion autonome pour les administrateurs. Pas de ticket d'assistance technique, pas de mission de conseil, pas d'attente du fournisseur. Les opérateurs métiers conçoivent et déploient eux-mêmes leurs workflows.
• Les workflows évoluent avec l'entreprise. À mesure que l'activité change, le workflow évolue également. La plateforme ne fige pas le processus dans sa version initiale.
• Composable. Le concepteur intègre les éléments de base d'Aproove (décisions, flux parallèles, gestion des conflits, déclencheurs, signature électronique, suivi du temps) aux processus spécifiques du client. La profondeur réside dans ces éléments de base. Le concepteur les compose.
• Plusieurs flux de travail peuvent s'exécuter simultanément. Différentes unités commerciales, familles de marques, catégories de produits ou cadres réglementaires peuvent chacune avoir leur propre flux de travail sans conflit.
• La sécurité est appliquée à chaque étape, et non à l'ensemble de la plateforme. La signature électronique et l'authentification à deux facteurs (2FA) sont utilisées là où le flux de travail l'exige, sans imposer de procédure de haute sécurité à chaque étape.
• Le diagramme visuel sert également de documentation. Le diagramme de flux de travail lui-même illustre le processus métier. Les audits, les formations et l'intégration peuvent s'y référer directement.

À qui s'adresse ce logiciel ?

• Administrateurs Aproove concevant des flux de travail pour leur organisation.
• Responsables marketing et opérations créatives cartographiant les chaînes d'approbation des campagnes.
• Responsables conformité et réglementation intégrant les exigences de révision dans les flux de travail.
• Responsables production et prépresse modélisant les transferts entre les équipes créatives, prépresse et impression.
• Propriétaires de plateformes et de services informatiques évaluant si la plateforme prend en charge l'autonomie des administrateurs ou nécessite l'intervention d'un fournisseur pour chaque modification de flux de travail.

Fonctionnement interne

Le générateur de flux de travail des processus métier est une couche de configuration qui s'appuie sur le moteur de flux de travail (BPM) d'Aproove. Les flux de travail sont stockés sous forme de configuration, et non de code, le diagramme visuel et le modèle d'exécution restant synchronisés. Les étapes sont définies par des groupes d'étapes (responsables), des boutons de décision (options de décision personnalisées), des règles de routage (quelle décision entraîne quelle étape suivante), une durée et une politique d'escalade, des exigences de sécurité (signature électronique conforme à la norme FDA 21 CFR Part 11, authentification à deux facteurs par étape) et des actions (automatisation déclenchée par le flux de travail). Les déclencheurs entre les étapes peuvent invoquer des flux middleware Concoord ou appeler directement des systèmes externes via l'action URL de rappel ; cette distinction est configurable pour chaque action. Les flux de travail peuvent inclure des embranchements, des chemins parallèles, des boucles, une logique conditionnelle et un routage basé sur les métadonnées. Un même flux de travail peut être utilisé pour plusieurs projets, différentes valeurs de métadonnées étant associées à différents responsables lors de l'exécution (voir Routage intelligent à grande échelle). Les modifications apportées aux flux de travail sont déployées sans interruption de service. Les projets en cours continuent de s'exécuter selon la définition de flux de travail active lors de leur création, tandis que les nouveaux projets adoptent la dernière version.