La plupart des plateformes vous obligent à synchroniser votre DAM et votre flux de travail. Aproove les utilise sur le même disque.

Pourquoi c'est important

Le modèle standard des opérations marketing d'entreprise repose sur deux systèmes : un DAM (Gestion des ressources numériques) qui stocke les ressources et un outil de workflow qui gère les révisions. Une intégration assure la liaison entre les deux. Ce type de portail de marque en ligne, avec ses workflows d'approbation, est sujet à des dysfonctionnements. Le DAM contient le fichier principal. L'outil de workflow le télécharge pour révision. La version révisée est renvoyée au DAM. La version approuvée est ensuite transférée vers le DAM. Les versions se multiplient. La synchronisation se rompt. La source de vérité devient floue.

Aproove élimine la synchronisation. Le fichier est centralisé. Le workflow s'exécute directement sur le fichier à son emplacement d'origine. Le fichier approuvé n'est pas déplacé ; il est marqué comme approuvé et reste à sa place. La recherche renvoie des résultats provenant du même lecteur que celui contenant les épreuves en cours de révision.

Cette unification a des conséquences qui vont au-delà de la simple commodité. Le modèle d'autorisation qui contrôle l'accès aux projets contrôle également l'accès aux fichiers. L'historique des décisions, qui enregistre les décisions, enregistre également l'historique des fichiers. La surface d'intégration gérée par les administrateurs se réduit de la « synchronisation DAM-workflow » au « lecteur ». Les fichiers n'existent pas dans deux états avec des métadonnées différentes ; ils existent dans un seul état. Pour les organisations disposant déjà d'un système DAM d'entreprise, l'explorateur d'actifs peut être redirigé via une API afin de parcourir le système externe à la place (ou en parallèle) du lecteur Aproove. Aproove n'exige pas de ses clients qu'ils remplacent leur infrastructure existante.

Fonctionnement

Importation de fichiers

Les fichiers peuvent être importés dans Aproove Drive de plusieurs manières :

• Glisser-déposer directement dans le dossier cible via l'interface Aproove.
• Importer depuis un service de stockage cloud : Dropbox, Box, OneDrive ou Google Drive. L'assistant de connexion s'exécute une seule fois par compte cloud.
• Demande d'importation. Un utilisateur disposant des autorisations nécessaires peut demander à une autre personne (utilisateur interne ou invité) d'importer des fichiers dans un emplacement spécifique du Drive. La personne désignée reçoit une notification, dépose le fichier dans la zone d'importation et le demandeur est notifié de la réception du fichier. Ces tâches peuvent s'inscrire dans un flux de travail prédéfini (par exemple, une tâche de lancement de projet demandant au demandeur un brief créatif).
• Dossiers actifs et Ingestion API pour les chargements système depuis les systèmes de production, les outils de planification ou les intégrations externes.

Aperçu de plus de 180 formats

Chaque fichier bénéficie d'un aperçu généré lors du chargement. Les fichiers d'une seule page bénéficient d'un aperçu unique. Les documents de plusieurs pages bénéficient d'un aperçu de chaque page. Les fichiers Office, les PDF, les images, les vidéos et les plus de 180 autres formats pris en charge sont tous prévisualisables dans le navigateur sans l'application native. Les réviseurs et les parties prenantes visualisent le contenu des fichiers en un coup d'œil, même sur les appareils ne disposant pas d'Adobe Creative Cloud, de Microsoft Office ou de l'application ayant créé le fichier.

Organiser et naviguer

Drive utilise une hiérarchie de dossiers que les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent créer, déplacer, renommer et supprimer. Les fichiers peuvent contenir des balises et des métadonnées qui facilitent la recherche et le filtrage. L'arborescence de fichiers du navigateur de ressources, située à gauche de l'écran, permet de naviguer par dossier ; le panneau de contenu à droite affiche le contenu du dossier sélectionné.

Recherche dans tout ce que vous voyez

La recherche porte sur les noms de fichiers, les noms de dossiers, les balises, les métadonnées et les noms de projets, le tout limité aux fichiers auxquels l'utilisateur a accès. La recherche peut être lancée à la racine ou à l'intérieur d'un dossier spécifique pour affiner les résultats. Pour les utilisateurs de l'édition Entreprise, les filtres avancés et les recherches enregistrées permettent aux équipes de réutiliser les requêtes courantes.

Exploitez vos résultats

La sélection d'un fichier dans le navigateur de ressources ouvre un ensemble d'actions :

• Prévisualiser le fichier. Les aperçus d'une ou plusieurs pages s'ouvrent directement dans le fichier. Les documents multipages affichent chaque page dans l'aperçu.
• Ouvrir le projet associé. Si le fichier fait partie d'un projet Aproove, un bouton permet d'ouvrir directement ce projet.
• Afficher dans l'arborescence des fichiers. Un bouton permet de localiser le fichier dans son dossier, ce qui est utile pour le déplacer ou vérifier son contexte.
• Ouvrir dans l'interface de révision. Si le fichier est enregistré comme épreuve Aproove, cliquer sur l'aperçu permet à l'utilisateur d'accéder directement à l'interface de révision pour annoter.
• Ajouter à la collection. Les fichiers ajoutés à la collection s'accumulent dans un panier. Le panier peut être téléchargé (au format original ou au format JPEG), partagé via un lien de téléchargement sécurisé ou utilisé pour créer un nouveau projet.

Partage et distribution

Les fichiers et les dossiers peuvent être partagés avec des personnes internes ou externes à Aproove via des liens sécurisés envoyés par e-mail. Les destinataires accèdent directement au fichier ou au dossier partagé ; ils ne peuvent accéder à aucun autre élément du lecteur. Les liens peuvent comporter une date d'expiration. Le partage peut également être automatisé dans le cadre d'une étape de workflow (par exemple, une action de workflow qui, lors de l'approbation d'un projet, partage tous les fichiers approuvés avec une liste de diffusion externe spécifique). Pour une diffusion plus large, le modèle de panier de collecte permet à un utilisateur de rassembler une sélection de ressources et de générer un lien de téléchargement unique ou de déclencher un nouveau projet utilisant cette collection comme ressources initiales. Convertir des fichiers en épreuves : tout fichier du Drive peut être converti en épreuve Aproove pour relecture en une seule action. Ainsi, les ressources stockées qui n'ont pas été initialement créées comme épreuves (documents de référence, fichiers historiques, créations fournies) peuvent être intégrées à un cycle de relecture sans quitter la plateforme. Intégration avec un DAM ou un ERP existant : les clients disposant d'un DAM d'entreprise (Xinet, FullPress, MediaBeacon, etc.) ou d'un ERP peuvent connecter l'explorateur de ressources à ce système externe via l'API Aproove. Les modèles de navigation, de recherche et de sélection de l'explorateur de ressources s'exécutent ensuite sur le référentiel externe. Cela permet aux organisations de conserver leur bibliothèque de ressources existante comme source de référence tout en utilisant Aproove pour le flux de travail et la couche de validation.

Avantages

• Une source unique de vérité. Le fichier que votre équipe examine est le même que celui stocké dans votre bibliothèque. Aucune synchronisation entre le DAM et le flux de travail.
• Aucune barrière de format de fichier. Les aperçus pour plus de 180 formats, y compris les documents multipages, permettent aux réviseurs et aux parties prenantes de consulter le contenu des fichiers sans l'application native.
• Recherche adaptée aux autorisations. Chaque utilisateur voit uniquement ce à quoi il a accès, la recherche et le filtrage étant limités à cette vue.
• Plusieurs méthodes d'importation de fichiers. Glisser-déposer, connexions cloud, demandes d'importation, dossiers actifs, API. La solution adaptée à chaque situation.
• Partage contrôlé. Les liens envoyés par e-mail avec date d'expiration et accès limité empêchent le partage externe de devenir une porte ouverte permanente.
• Intégrez les fichiers stockés dans de nouveaux projets. Convertissez n'importe quel fichier en épreuve. Utilisez une collection pour lancer un nouveau projet. Déclenchez des tâches à partir d'une ressource sélectionnée. L'intégration avec votre système DAM existant est possible. Les clients disposant d'un système DAM ou ERP d'entreprise peuvent y connecter l'explorateur de ressources via une API. Les autorisations, l'audit et les flux de travail sont unifiés. Le lecteur utilise le même modèle d'autorisations, le même journal d'audit et la même intégration de flux de travail que le reste de la plateforme.

À qui s'adresse ce produit ?

• Responsables des opérations marketing gérant des programmes de gestion des actifs à grande échelle et souhaitant une source unique de vérité pour les projets en cours et les archives approuvées.
• Équipes de marque et de création gérant la production et les bibliothèques d'actifs.
• Agences travaillant avec plusieurs clients et nécessitant une séparation claire des actifs et une distribution externe pour chacun.
• Équipes de conformité et de réglementation ayant besoin que la couche de stockage partage le même modèle d'autorisation et d'audit que la couche de workflow.
• Responsables informatiques et de plateformes évaluant l'opportunité de maintenir deux systèmes (DAM + workflow) ou de les consolider en un seul.
• Clients disposant d'un DAM ou d'un ERP existant souhaitant ajouter des fonctionnalités de workflow et de validation à leur bibliothèque d'actifs actuelle.

Fonctionnement interne

Le Drive Aproove constitue la couche de stockage sous-jacente de la plateforme Aproove. Il est accessible via deux interfaces : la vue des fichiers du projet (dans le contexte d'un projet) et l'explorateur de ressources (dans le contexte de plusieurs projets). Ces deux interfaces utilisent le même espace de stockage et respectent les mêmes autorisations. L'agent de traitement Aproove génère des aperçus de fichiers lors du chargement et prend en charge plus de 180 formats, y compris l'affichage de documents multipages. Les méthodes de chargement incluent le glisser-déposer direct, les connecteurs de stockage cloud (Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive) via OAuth, les requêtes de chargement émises par le moteur de workflow, l'importation de dossiers actifs pour les chargements système et le chargement direct via l'API. Le partage s'effectue via des URL signées avec une durée de validité configurable, limitées à des fichiers ou dossiers spécifiques. Le navigateur d'actifs prend en charge la redirection vers des systèmes DAM ou ERP externes via le connecteur API Aproove, permettant ainsi aux clients d'utiliser leurs référentiels d'actifs existants comme source sous-jacente tout en conservant l'interface utilisateur du navigateur d'actifs Aproove pour la navigation, la recherche et la création de projets. Toutes les opérations sur les fichiers (téléchargement, déplacement, renommage, suppression, partage, versionnage, conversion) sont enregistrées dans l'historique d'audit du projet.