Trouvez le projet. Trouvez la tâche. Trouvez le mot sur la page.

Fonctionnement

Recherche globale dans les tableaux de bord

Un champ de recherche statique est présent dans l'en-tête de chaque tableau de bord. La portée de la recherche dépend du tableau de bord consulté (projets depuis Accueil ou Projets, tâches depuis Tâches, fichiers depuis Actifs). La correspondance est littérale : « Campagne d'été » correspond à la chaîne complète, et non aux mots séparément. La version 2025/R1 a ajouté la possibilité d'effectuer une recherche au sein d'un filtre actif, permettant ainsi aux utilisateurs d'affiner leur recherche dans une vue filtrée sans avoir à recommencer. Les règles de recherche des tableaux de bord sont décrites en détail dans la fiche Tableaux de bord et organisation des projets.

Filtres avancés : mode standard

Le mode standard permet de créer des filtres à l'aide d'un éditeur de conditions. L'utilisateur sélectionne une clé de métadonnées dans la liste déroulante des clés accessibles selon ses autorisations, choisit un opérateur (=, contient, est vide, n'est pas vide, etc. selon le type de clé) et saisit une valeur. Plusieurs conditions peuvent être combinées avec la logique ET ou OU. Chaque filtre est nommé, décrit et son nombre de correspondances peut être prévisualisé avant l'enregistrement. Un filtre peut être configuré à partir d'une clé de métadonnées personnalisée (code de campagne, région, marque, catégorie réglementaire) afin de répondre à une question métier à laquelle les filtres intégrés de la plateforme ne peuvent pas répondre. Les champs de données utilisés dans le filtre peuvent être transformés en colonnes du tableau de bord pour que la vue filtrée affiche le contexte approprié. Filtres avancés : mode expert (AQL). Le mode expert ouvre l'intégralité du langage de requête Aproove. Les requêtes AQL sont écrites directement à l'aide de listes déroulantes pour les attributs système, les opérateurs, les balises et les clés de métadonnées. Le langage prend en charge :

• Attributs système pour les projets (ProjectName, ProjectDeadline, ProjectStartDate, ProjectStatus, ProjectTag, ProjectTreePath, ProjectCreatorID, TasksLate, TasksAtRisk, ActiveStepName, NbProof, NoteContent, et bien d’autres).
• Attributs système pour les tâches (IsWorkflowTask, IsAdhocTask, IsMention, IsExpired, IsDone, IsConflict, AssignedToUserId, AssigneeReportsTo, Decision, DateAssigned, ActiveStepDeadline, et autres).
• Variables dynamiques qui sont résolues à l’exécution en fonction de l’utilisateur connecté : Me (l’objet contact utilisateur), MyId, MyEmail, MyLogin. Les variables de date incluent Now, CurrentDate et CurrentTime, avec prise en charge des opérations arithmétiques (NOW - 7, CURRENTDATE + 14).
• Clés de métadonnées personnalisées avec opérateurs appropriés (les clés de texte utilisent =, contains, like, is empty ; les clés de date utilisent <, >, =, !=, ranges ; les clés booléennes utilisent =).
• Tri et commentaires. Trier par ordre croissant ou décroissant sur un ou plusieurs champs. Les commentaires entre /* */ sont ignorés à l'exécution. Les noms des étiquettes apparaissent automatiquement comme commentaires intégrés lorsqu'ils sont insérés depuis le menu déroulant Étiquettes. Ainsi, une requête enregistrée comme ProjectTag = 4 /*Approuvé*/ reste lisible même un an plus tard.

Une requête comme ProjectCreatorID = MyId AND ProjectDeadline <= (NOW + 7) AND IsNotArchived order by ProjectDeadline ASC devient la vue enregistrée « Mes projets à réaliser la semaine prochaine », disponible pour l'utilisateur en tant que favori, partageable avec son équipe et modifiable en fonction de sa charge de travail.

Partage des filtres avancés

Les filtres enregistrés peuvent être partagés avec des contacts individuels ou des groupes de contacts selon trois niveaux d'autorisation :

• Lecture seule (par défaut) : le destinataire peut utiliser le filtre, mais ne peut ni le modifier ni le partager.
• Autoriser le partage : le destinataire peut utiliser le filtre et le partager, mais ne peut pas le modifier.
• Administrateur : le destinataire dispose des mêmes droits que l'administrateur. Créateur de filtres (modifier et partager).

Les filtres partagés apparaissent dans les Favoris du destinataire et fonctionnent comme ses propres filtres.

Recherche en texte intégral dans les épreuves

En mode Plan d'épreuves, cliquer sur la loupe ouvre un champ de recherche qui parcourt le contenu de chaque épreuve du projet. La recherche porte sur :

• Contenu de la page dans toutes les versions d'épreuves. Le nombre d'occurrences sous chaque vignette d'épreuve concerne uniquement la version actuelle ; les occurrences dans les versions précédentes sont affichées à l'ouverture de l'épreuve, mais ne sont pas prises en compte dans le décompte.
• Noms de fichiers.
• Notes sur l'épreuve (cette option peut être désactivée dans les paramètres utilisateur si les notes doivent être exclues).

La recherche n'est pas sensible à la casse (Francisco et francisco donnent les mêmes résultats). La correspondance s'effectue mot à mot et non par chaîne de caractères complète (« Coût annuel » renvoie les occurrences de « annuel » et « coût » séparément). Cliquer sur une épreuve l'ouvre et affiche chaque occurrence. Cliquer sur une occurrence permet de zoomer dessus et de la centrer dans la fenêtre. Ajouter une note à chaque occurrence. Le bouton « Tout sélectionner » des résultats de recherche permet d'ajouter une seule note à toutes les occurrences trouvées dans le projet, en une seule action. Un relecteur qui repère une faute d'orthographe, un code produit obsolète, une référence de marque dépréciée ou un terme réglementaire signalé peut annoter chaque occurrence dans toutes les épreuves du projet en une seule fois, au lieu de devoir naviguer individuellement vers chaque occurrence. C'est une fonctionnalité que la plupart des outils de correction de documents web n'offrent pas, et c'est là que la recherche de contenu en texte intégral devient opérationnelle et non plus seulement informative.

Avantages

• Trois niveaux de recherche pour trois questions différentes. La recherche du tableau de bord permet de trouver des projets et des tâches. Les filtres avancés créent des requêtes enregistrées en fonction de l'état du flux de travail. La recherche en texte intégral permet de trouver des mots sur la page.
• Filtres enregistrés et partageables avec les équipes. Les filtres personnalisés sont enregistrés une seule fois et partagés avec trois niveaux d'autorisation, ce qui permet à une équipe de conserver ses vues préférées.
• Mode standard pour les utilisateurs quotidiens. L'éditeur de conditions par pointer-cliquer utilise des listes déroulantes pour les clés, les opérateurs et les valeurs des métadonnées. Aucune syntaxe requise.
• Mode expert pour les utilisateurs avancés. AQL complet avec attributs système, variables utilisateur et de date dynamiques, et calculs de dates, écrit directement avec des assistants de liste déroulante pour une rapidité et une précision accrues.
• Les champs de données de filtre deviennent des colonnes de tableau de bord. Les champs de filtre peuvent être promus en colonnes afin que la vue filtrée affiche le bon contexte, et pas seulement les bonnes lignes.
• Métadonnées personnalisées dans les requêtes. Les filtres et AQL peuvent référencer n'importe quelle clé de métadonnées à laquelle l'utilisateur a accès, ce qui permet aux dimensions spécifiques à l'entreprise (code de campagne, marque, région, catégorie réglementaire) de devenir des critères de recherche de premier ordre.
• Requêtes personnelles dynamiques. Les variables comme Moi, MonId et MonEmail sont résolues à l'exécution, ce qui permet à un seul filtre de cibler « mes projets » ou « les tâches assignées aux personnes qui me sont rattachées » sans avoir à reconstruire la requête pour chaque personne.
• Calculs de dates dans les filtres. Les requêtes comme « Date limite <= (MAINTENANT + 7) » fournissent au filtre la bonne réponse à chaque exécution, et non la bonne réponse du jour de sa création.
• Trouvez le contenu de l'épreuve, et pas seulement ses métadonnées. La recherche de contenu en texte intégral analyse le texte rendu de chaque épreuve, permettant ainsi à un réviseur de trouver toutes les occurrences d'un mot, d'un code ou d'une expression spécifique dans l'ensemble du projet, sans avoir à ouvrir chaque épreuve individuellement.
• Annotation par lots à partir de la recherche. Appliquez une seule note à chaque occurrence du terme recherché dans le projet, en une seule action. Les fautes d'orthographe, les codes obsolètes, les termes dépréciés et le langage signalé sont notés partout simultanément.

À qui s'adresse cet outil ?

• Chefs de projet et responsables des opérations : création de filtres enregistrés pour les vues de portefeuille (projets en retard, mes projets, projets régionaux, projets avec des tâches conflictuelles).
• Administrateurs système et utilisateurs avancés : rédaction de requêtes AQL sur les attributs système et les métadonnées personnalisées pour un filtrage précis et la génération de rapports.
• Responsables qualité et conformité : utilisation de la recherche de contenu en texte intégral pour vérifier que les termes signalés, les codes obsolètes, les mentions réglementaires ou les mots protégés par la marque apparaissent (ou non) dans chaque épreuve d'un projet.
• Équipes de révision éditoriale : repérage et annotation de toutes les fautes d'orthographe, des noms de produits obsolètes ou des termes à remplacer.
• Équipes marque et conformité : vérification de la cohérence des différentes versions d'une même campagne.

Fonctionnement interne

Les filtres avancés sont divisés en deux types (filtres de projet et filtres de tâche) et associés à l'utilisateur qui les a créés. Les autorisations de partage sont associées à chaque tâche partagée. Les requêtes AQL sont analysées lors de leur exécution ; les variables dynamiques sont résolues à partir de la session de l'utilisateur connecté ; les calculs de dates sont effectués à partir de l'heure du serveur.

La recherche de contenu plein texte exploite le contenu textuel extrait du pipeline de traitement de fichiers d'Aproove (le même pipeline qui gère l'intégration des agents IA, la révision intelligente au niveau de la page et le rendu des épreuves). Les objets recherchés incluent le texte de la page rendue pour toutes les versions d'épreuve, le nom du fichier et les notes associées à l'épreuve. Si la recherche de contenu de page ne renvoie aucun résultat alors qu'elle attend du texte, il peut être nécessaire de configurer le paramètre de l'agent de traitement côté serveur.

Les requêtes AQL peuvent être appelées depuis l'extérieur d'Aproove pour générer des rapports personnalisés. Les rapports personnalisés de Crystal Reports peuvent appeler la fonction SearchJobs avec une chaîne de requête AQL, renvoyant la liste des projets correspondants comme ensemble d'entrée du rapport (TN 60).