Un document de plusieurs pages ne constitue pas une seule preuve. Il contient plusieurs preuves dans un seul document.

Pourquoi c'est important

La plupart des logiciels de gestion de versions traitent un document de plusieurs pages comme une seule épreuve avec une seule décision. Un relecteur, face à un document de 50 pages dont trois nécessitent une révision, a deux options : rejeter le document entier (bloquant ainsi les 47 pages correctes) ou l'approuver (libérant les trois pages problématiques). Aucune de ces options n'est satisfaisante. La plateforme oblige le relecteur à mentir sur sa décision réelle.

La solution courante consiste à diviser le document en pages individuelles avant de le télécharger, ce qui engendre d'autres problèmes. Le relecteur reçoit 50 épreuves distinctes dans sa file d'attente, 50 notifications par e-mail et 50 décisions à suivre. L'équipe de production doit ensuite compiler manuellement les commentaires de ces 50 épreuves pour les intégrer au document original. L'investissement dans un logiciel de relecture génère ainsi plus de travail, et non moins.

Le modèle d'Aproove, basé sur la page, résout ces deux problèmes simultanément. Le document reste intact. Le relecteur ne reçoit qu'un seul document dans sa file d'attente. Mais chaque page constitue sa propre preuve pour les décisions, le suivi de l'état d'avancement, les notifications et le versionnage. Le document a une fonction pour le stockage et la navigation, et plusieurs pour la révision. Pour les contenus réglementés, ce second mécanisme est encore plus important. Lorsqu'une nouvelle version est disponible, l'analyse intelligente signale toutes les pages modifiées (modification attendue) ainsi que celles qui ont été modifiées de manière non autorisée (modification non autorisée). Un réviseur comparant la version 12 à la version 11 constate non seulement que « la page 14 a été mise à jour comme demandé », mais aussi que « la page 7 a été modifiée sans que personne ne l'ait demandée ». Les équipes de conformité détectent ainsi les dérives involontaires avant la mise en production.

Fonctionnement

Téléchargement. Un document multipage (PDF, TIFF multipage, fichier Office multipage ou l'un des plus de 180 formats multipages pris en charge) est téléchargé comme un seul fichier. Le moteur de traitement d'Aproove décompose le document en composants par page lors du traitement, générant un aperçu et une zone de révision pour chaque page.

Révision. Dans l'interface de révision, les réviseurs parcourent le document page par page. La vue Flatplan affiche chaque page avec son statut actuel indiqué par une bordure colorée (vert pour approuvé, rouge pour refusé, orange pour annoté, gris pour sans statut, bleu pour modifié). Les réviseurs peuvent agir sur une seule page ou sélectionner plusieurs pages et appliquer un statut à la sélection.

Intégration au flux de travail. Les actions du flux de travail peuvent être configurées pour s'appliquer à chaque page. Une page marquée comme approuvée peut déclencher sa propre décision de routage tandis que le reste du document continue à son étape actuelle. Les notifications peuvent être déclenchées par page ou par document, et sont configurables pour chaque flux de travail.

Analyse intelligente des nouvelles versions. Lorsqu'une nouvelle version du document est chargée, l'analyse intelligente compare chaque page à sa version précédente. Les pages présentant des différences reçoivent un nouveau numéro de version ; les pages inchangées conservent leur version précédente. Le plan de table affiche les numéros de version par page, permettant ainsi au réviseur de voir en un coup d'œil les pages à réviser.

Filtre « Modifié ». Le statut « Modifié » dans le plan de table filtre l'affichage pour n'afficher que les pages signalées comme différentes de la version précédente. Les réviseurs accèdent directement aux modifications nécessaires dans le logiciel de gestion de versions.

Avantages

• Une décision par page, et non par document. Les réviseurs indiquent leur décision, page par page, sans rejeter de bonnes pages pour signaler de mauvaises ni approuver de mauvaises pages pour valider de bonnes.
• Le document reste intact. Pas de découpage en fichiers d'une seule page. Pas de 50 épreuves distinctes qui encombrent les files d'attente. Un seul fichier, parcouru comme un document, est révisé page par page.
• Seuls les éléments modifiés sont réexaminés. La fonction Smart Scan ne met à jour que les pages qui ont été déplacées. Les réviseurs vérifient les pages modifiées et font confiance aux pages inchangées, au lieu de relire l'intégralité du document à chaque cycle.
• Les modifications non autorisées sont signalées. Les pages modifiées de manière inappropriée sont mises en évidence, ainsi que les modifications attendues. Les équipes de conformité détectent les anomalies avant l'expédition.
• Les notifications sont déclenchées en cas d'activité réelle. Les modifications de statut page par page génèrent des notifications page par page, de sorte que le niveau de bruit corresponde au travail réellement effectué, et non à la taille du document.
• Le plan plat offre une vue d'ensemble complète. Couleurs de statut par page, numéros de version par page, filtre « Modifié » à la demande. L'état d'un document de 300 pages est visible en un seul coup d'œil.

À qui s'adresse ce produit ?

• Secteurs réglementés avec des documents longs et complexes. Industrie pharmaceutique, santé, services financiers, marketing Medicare et Medicaid, où les documents de plus de 100 pages sont courants et les modifications partielles fréquentes.
• Équipes de production de catalogues et de publipostage gérant des documents volumineux dont la plupart des pages restent inchangées d'une version à l'autre.
• Équipes de gouvernance de la marque et de la création vérifiant que les révisions n'ont pas introduit de modifications involontaires ailleurs dans le document.
• Équipes de conformité et d'audit qui ont besoin d'un historique précis des modifications apportées aux pages, des dates et des personnes ayant approuvé ces modifications.
• Responsables des opérations évaluant les outils de correction en fonction de la question : « Cet outil est-il adapté à la taille réelle de nos documents, ou devons-nous fractionner les fichiers pour l'utiliser ? »

Fonctionnement interne

La révision intelligente au niveau de la page est configurable par schéma de projet. Lorsqu'elle est activée, l'agent de traitement d'Aproove décompose les documents multipages en composants par page lors de l'ingestion, chaque page étant traitée comme une épreuve à réviser au sein du document parent. L'état des décisions, l'historique des versions et le journal d'audit sont conservés pour chaque page. Le moteur d'analyse intelligente compare chaque page d'une nouvelle version à sa version précédente grâce à une comparaison basée sur le contenu au niveau de la page ; les pages présentant des différences reçoivent un numéro de version incrémenté, tandis que les pages inchangées conservent leur version précédente. Les actions du flux de travail peuvent être conditionnées par le statut de chaque page (approuvée, rejetée, annotée, modifiée) et s'exécuter indépendamment pour chaque page. La vue Flatplan agrège le statut et la version de chaque page dans une représentation visuelle unique, avec la prise en charge des filtres, notamment un statut « Modifié » qui affiche uniquement les pages présentant des différences par rapport à la version précédente. Le journal d'audit enregistre les décisions et les événements de version au niveau de la page, ainsi que les événements au niveau du document.