La plupart des outils de workflow suivent le travail. Les déclencheurs et les actions d'Aproove, eux, effectuent le travail.

Comment ça marche

Les déclencheurs sont des événements de flux de travail. Aproove surveille de nombreux types d'événements dans le projet et le flux de travail. Les catégories courantes incluent :

• Décisions et changements d'état (projet approuvé ou rejeté, état du projet modifié, projet verrouillé ou déverrouillé, épreuve approuvée ou rejetée).
• Échéances et conflits (échéance atteinte, conflit d'échéance, conflit de décision).
• Fichiers et versions (téléchargement de fichier, création d'une version du projet, vérification des fichiers réussie ou échouée).
• Notes et annotations (note ajoutée, note résolue ou non résolue, étiquette de note ajoutée ou supprimée).
• Formulaires et métadonnées (formulaire enregistré, champ de formulaire spécifique défini ou modifié).
• Cycle de vie du projet (projet créé, projet archivé, projet supprimé, projet vidé).

Les actions correspondent aux actions effectuées par Aproove en réponse. Lorsqu'un déclencheur s'active, une ou plusieurs actions sont exécutées. Les catégories courantes incluent :

• Opérations sur les fichiers (envoi vers FTP, copie ou déplacement de fichiers, exportation PDF, suppression de fichiers, activation ou désactivation des dossiers actifs).
• Cycle de vie du projet (archivage, restauration, suppression, renommage, nettoyage, réinitialisation, modification de l'état, modification du schéma, modification de la couleur du projet).
• Contrôle du flux de travail (suspendre ou libérer le flux, envoi d'une tâche de révision, envoi d'une tâche de chargement, modification des échéances des tâches).
• Notifications (envoi d'e-mails, envoi de l'historique du projet par e-mail au format CSV, expiration des invitations).
• Opérations d'annotation (ajout de notes, ajout d'étiquettes, suppression d'étiquettes, activation ou désactivation des outils de notes, déplacement des notes).
• Intégration (URL de rappel vers une API externe, requête HTTP, exécution d'un script tiers, modification des métadonnées).

Les actions peuvent être chaînées. Un seul déclencheur peut déclencher plusieurs actions. Chaque action, parmi d'autres, peut déclencher une séquence et son résultat. Par exemple, l'approbation d'un projet peut envoyer le fichier par FTP, modifier l'état du projet à « Publié », notifier l'ERP via une URL de rappel, envoyer une confirmation par e-mail au chef de projet et archiver le projet après trente jours. Ces cinq actions sont entièrement automatisées. Le chef de projet n'a plus besoin de s'en souvenir.

Ce que vous pouvez automatiser

Quelques exemples concrets utilisés aujourd'hui par nos clients :

• Envoyer les fichiers approuvés au serveur FTP de l'imprimerie dès l'enregistrement de l'approbation finale, afin que la production démarre dès le lendemain matin au lieu du lundi matin.
• Archiver automatiquement les projets terminés 30 jours après que leur statut passe à « Publié », ce qui permet de garder le tableau de bord actif propre sans intervention manuelle.
• Notifier un système en aval de chaque décision via une URL de rappel, afin que l'ERP, le DAM ou l'outil de planification reste synchronisé avec les dernières actions d'Aproove.
• Acheminer les épreuves rejetées vers un dossier différent de celui des épreuves approuvées, afin d'éviter toute confusion entre les piles de retouche et de production.
• Transmettre au responsable de la conformité lorsqu'une note réglementaire est marquée « Rejeté », en joignant le contexte du projet.
• Envoyer un rapport de projet quotidien Sauvegarder l'historique au format CSV à une liste de diffusion des parties prenantes, afin que les personnes concernées disposent d'un enregistrement clair sans exportation manuelle. Verrouiller toutes les épreuves du projet dès son entrée en phase de révision réglementée, afin d'éviter toute modification accidentelle pendant la période de conformité. Exécuter un script tiers pour prétraiter ou transformer un fichier téléchargé avant son intégration au flux de travail de révision. Le processus est toujours le même : identifier la routine, configurer le déclencheur, définir les actions. Ensuite, l'exécution est automatique.

Avantages

• L'automatisation fonctionne 24 h/24 et 7 j/7. Les événements du workflow déclenchent des actions dès qu'ils surviennent, y compris la nuit, les week-ends et les jours fériés. Ainsi, le travail ne dépend pas du retour en ligne du chef de projet.
• Cohérence grâce à la configuration. Les actions s'exécutent de la même manière à chaque déclenchement, éliminant ainsi les variations liées à la gestion manuelle.
• Le chef de projet se concentre sur les décisions stratégiques, et non sur les tâches routinières. Les tâches courantes (routage des fichiers, notifications, archivage, envois FTP) sont automatisées. Le chef de projet peut ainsi se consacrer aux décisions qui relèvent de la compétence humaine.
• Aucune étape n'est oubliée. Dès qu'un déclencheur est activé, l'action s'exécute. Il n'y a pas de « J'ai oublié de transférer ce fichier par FTP » ou de « Nous n'avons jamais informé l'ERP ».
• Chaîne pour les séquences complexes. Un seul déclencheur peut enchaîner plusieurs actions, de sorte que les cérémonies de fin de projet (publication, notification, archivage, journalisation) se déroulent automatiquement dès l'approbation du projet.
• Intégration au-delà d'Aproove. Les URL de rappel, les requêtes HTTP et les actions d'exécution de script permettent à Aproove de piloter des systèmes externes (ERP, DAM, MAM, planification, impression) au sein d'une même automatisation.
• Configuration par flux de travail. Les déclencheurs et les actions sont configurés au niveau du projet, du flux de travail ou de la tâche, ce qui permet d'automatiser différemment les processus de travail sans impacter les autres.

À qui s'adresse-t-il ?

• Responsables des opérations et des PMO : standardisation des tâches routinières liées à chaque projet, pour éviter que cela ne dépende de la mémoire de chaque chef de projet.
• Équipes de production et de prépresse : acheminement automatique des fichiers au bon endroit après approbation.
• Équipes informatiques et d'intégration : connexion d'Aproove aux systèmes ERP, DAM, MAM, de planification ou d'impression via des URL de rappel et des requêtes HTTP.
• Équipes de conformité et de réglementation : acheminement des notes, des projets et des décisions via des procédures d'escalade définies.
• Opérations marketing : automatisation des tâches administratives courantes (archivage, notification, copie, verrouillage) liées à chaque cycle de campagne.