Les données du formulaire ne constituent pas la fin du travail. Elles représentent le point de départ du flux de travail.

Pourquoi c'est important

Dans la plupart des logiciels de validation créative, les formulaires sont de simples champs de saisie. L'utilisateur les remplit, les données sont enregistrées dans une base de données et le flux de travail s'exécute automatiquement. Les données des formulaires servent au mieux de référence, au pire de données totalement déconnectées.

Aproove considère les formulaires comme l'interface du flux de travail lui-même. Les données saisies dans un formulaire déterminent le routage, l'attribution des parties prenantes, les actions automatisées et les comportements ultérieurs. Un formulaire de « lancement de projet » ne se contente pas d'enregistrer le demandeur ; il indique au flux de travail quel responsable de compte affecter, quel modèle de marque appliquer, quelle procédure de conformité suivre et quelle échéance respecter. Le formulaire est le volant.

Cela est important sur le plan opérationnel pour deux raisons.

Premièrement, les chefs de projet ne sont plus de simples intermédiaires de saisie de données. Le demandeur saisit le contexte du projet une seule fois, lors de la réception de la demande. Le flux de travail hérite de toutes ces informations. La configuration manuelle qui prenait auparavant vingt minutes par projet à un chef de projet (attribution des parties prenantes, définition des échéances, configuration du routage) est désormais intégrée à la soumission du formulaire. De plus, les données saisies lors de la prise en charge restent utilisables pendant toute la durée du projet et même au-delà. L'adresse e-mail saisie par le demandeur dans le formulaire de lancement du projet est celle utilisée six étapes plus tard par le flux de travail pour lui renvoyer le fichier approuvé. Le même code de marque sert de filtre pour le tableau de bord. La même catégorie de projet devient la dimension de reporting. Une seule saisie, une utilisation partout.

Fonctionnement

Conception des formulaires. Les administrateurs créent des formulaires dans l'outil d'administration en ajoutant des champs à une grille de mise en page. Chaque champ possède un type (texte, liste déroulante, date, etc.), des règles de validation (obligatoire, contraintes de format) et un mappage de métadonnées optionnel. L'apparence et les autorisations du formulaire sont configurées en fonction du public cible.

Collections de formulaires. Lorsqu'un seul formulaire ne suffit pas, plusieurs formulaires peuvent être regroupés dans une collection. L'administrateur définit l'ordre des formulaires et, pour chaque formulaire de la collection, peut écrire une formule PHP `eval` qui détermine si le formulaire doit être affiché en fonction des valeurs saisies dans les formulaires précédents. Exemple courant : cocher « Autre » dans une case à cocher du formulaire 1 affiche un champ texte « Autre » dans le formulaire 2 ; ne pas cocher cette case permet d'ignorer complètement ce formulaire.

Stockage des métadonnées. Les valeurs des champs sont stockées en tant que métadonnées au niveau du projet (ou de la tâche, selon le formulaire). Les métadonnées sont accessibles à tous les sous-systèmes d'Aproove : routage des flux de travail, automatisation des déclencheurs et des actions, affichage des colonnes du tableau de bord, filtres de recherche et génération de rapports. Intégration des flux de travail : les formulaires peuvent être intégrés aux étapes d'un flux de travail afin de s'exécuter au moment opportun. Un formulaire associé à un bouton de décision « Projet accepté » présente au gestionnaire de compte un formulaire d'« instructions de travail » à remplir avant la poursuite du projet. Les données du formulaire peuvent déterminer la branche du flux de travail suivante, voire déclencher un flux de travail entièrement différent en fonction des valeurs saisies. Accès aux tâches : les collections de formulaires peuvent être affichées dans les tâches (en lecture seule par défaut) via la fenêtre contextuelle « Informations de validation ». Cela permet aux invités externes et aux utilisateurs ne disposant pas des autorisations d'accès aux détails du projet de consulter le contexte du projet pertinent pour leur tâche, sans pour autant leur accorder un accès plus étendu. Tâches ponctuelles : les formulaires peuvent être utilisés en dehors des flux de travail structurés pour la création de tâches ponctuelles. Un utilisateur remplit un formulaire de tâche ponctuelle simple (destinataire, date limite, instructions) et le système crée une tâche dans la liste de tâches du destinataire. Une fois la tâche terminée, le demandeur est notifié.

Avantages

• Les données des formulaires pilotent le flux de travail. Les valeurs saisies ne sont pas simplement stockées ; elles acheminent, attribuent et configurent activement les tâches suivantes.
• Saisissez une seule fois, utilisez partout. L’adresse e-mail saisie lors de la saisie est celle utilisée lors de l’approbation. Le code de marque devient le filtre du tableau de bord. La même donnée sert à toutes les utilisations ultérieures.
• Gérez facilement les saisies complexes grâce aux collections de formulaires. Les processus de saisie en plusieurs étapes sont décomposés en formulaires séquentiels avec une logique conditionnelle, au lieu d’un seul formulaire complexe.
• Les champs obligatoires garantissent l’exhaustivité des données. Les projets ne peuvent pas démarrer sans les données nécessaires au bon fonctionnement du flux de travail. Le nettoyage ultérieur devient inutile.
• Les formulaires sont associés au projet. Les collections de formulaires peuvent être rendues accessibles dans les tâches pour les invités et les utilisateurs n'ayant pas d'accès complet au projet. Ainsi, les parties prenantes externes peuvent consulter le contexte nécessaire sans avoir besoin d'autorisations plus étendues.
• Un même flux de travail peut gérer de nombreuses configurations. Les données du formulaire déterminent le routage ; un seul modèle de flux de travail peut donc servir pour des dizaines de variantes de projet, selon les informations recueillies.
• Aucune saisie de données intermédiaire. Les chefs de projet n'ont plus besoin de ressaisir des données déjà fournies par les demandeurs. La soumission du formulaire constitue la configuration.

À qui s'adresse cette solution ?

• Agents Aproove chargés de concevoir les processus de saisie de données pour leur organisation.
• Responsables marketing et opérations créatives gérant un volume important de projets où la collecte de données cohérente détermine le débit en aval.
• Responsables conformité et réglementation nécessitant une collecte de données structurée à des fins d'audit et de traçabilité.
• Équipes en contact avec la clientèle (gestionnaires de comptes, coordinateurs de projets, service client) traitant les demandes des clients ou des demandeurs internes.
• Responsables des opérations évaluant si une plateforme oblige les chefs de projet à jouer le rôle d'intermédiaires dans la saisie de données ou laisse les demandeurs gérer eux-mêmes leurs saisies.

Fonctionnement interne

Les formulaires personnalisés sont des mises en page de saisie configurables dont les valeurs de champ sont stockées en tant que métadonnées au niveau du projet ou de la tâche. Les types de champs incluent le texte libre, les listes déroulantes, les champs de recherche, les dates, les booléens, le téléchargement de fichiers, etc. Les formulaires peuvent être déclenchés lors de la création d'un projet, au sein d'étapes de flux de travail, lors de l'activation d'un bouton de décision ou lors de la création d'une tâche ad hoc. Les collections de formulaires (disponibles depuis la version 2025 R2) permettent d'afficher plusieurs formulaires en séquence grâce à des formules de visibilité basées sur PHP eval, déterminant ainsi les formulaires à afficher en fonction des valeurs saisies dans les formulaires précédents. Les champs obligatoires conditionnent l'utilisation du bouton « Suivant » entre les formulaires. Les collections de formulaires peuvent être affichées dans les tâches via la fenêtre contextuelle « Informations de preuve » en lecture seule, permettant ainsi aux utilisateurs disposant d'une licence mais n'ayant pas accès aux détails du projet, ainsi qu'aux invités externes, de consulter les formulaires pertinents pour leurs tâches. Les métadonnées capturées par les formulaires sont disponibles pour les déclencheurs et les actions afin de permettre la substitution de variables à l'exécution (l'adresse e-mail du demandeur saisie lors de la saisie devient l'adresse du destinataire d'une notification automatisée ultérieure, sans configuration manuelle). Les tableaux de bord peuvent afficher les métadonnées des formulaires sous forme de colonnes configurables. Les rapports peuvent utiliser ces métadonnées comme dimensions de filtrage et de regroupement. Un même flux de travail peut gérer de nombreuses variantes de projet distinctes en acheminant les requêtes selon les valeurs des métadonnées extraites des formulaires (voir Routage intelligent à grande échelle).