Votre fichier reste au même endroit. Votre équipe peut y travailler de n'importe où.

Pourquoi c'est important

La plupart des plateformes de révision fonctionnent encore selon un modèle de téléchargement et d'édition. Les fichiers sont envoyés. Les utilisateurs les ouvrent localement. Des commentaires sont ajoutés à leur copie locale. Ces commentaires sont renvoyés. Les versions se multiplient. La sécurité est compromise dès que le fichier quitte la plateforme.

Ce modèle présente trois failles :

• Sécurité. Une fois un fichier téléchargé, la plateforme ne peut plus contrôler qui y a accès. Les contenus réglementés (données de santé protégées, données personnelles, informations financières confidentielles, marketing réglementé) doivent rester dans un environnement contrôlé. Les téléchargements créent un périmètre que la plateforme ne peut pas défendre.
• Concurrence. Un fichier de 300 pages ou une campagne multi-actifs ne peut pas être révisé par vingt personnes en parallèle si chacune télécharge sa propre copie et fusionne les commentaires a posteriori. Ce problème de fusion à lui seul compromet le modèle.
• Performance. Le téléchargement de fichiers de plusieurs gigaoctets prend un temps considérable. Les réviseurs doivent patienter. Si le fichier est volumineux, certains réviseurs ne peuvent pas le consulter depuis leur poste de travail.

Performant File Streaming a été conçu pour éliminer ces trois contraintes simultanément, offrant ainsi aux équipes soumises à des réglementations un modèle plus sûr pour le partage sécurisé de fichiers. Le fichier est traité une seule fois et diffusé à la demande. Les réviseurs le visualisent instantanément, quelle que soit sa taille. Des centaines de réviseurs peuvent collaborer simultanément sur le même fichier, leurs commentaires et annotations apparaissant en temps réel. Le fichier lui-même ne quitte jamais l'environnement sécurisé.

C'est ce qui rend possible une révision de conformité à grande échelle.

Architecture de streaming

L'architecture comporte trois couches :

1. Traitement et découpage. Lors du chargement, l'agent de traitement effectue le gros du travail. Il extrait le fichier (le rasterise pour l'affichage web), le traite via le fournisseur approprié au format (bibliothèque Adobe PDF pour les PDF, fournisseurs dédiés pour la vidéo, les images, HTML5, les formats CAO et Office) et génère des tuiles à différents niveaux de zoom grâce au moteur de découpage propriétaire d'Aproove. Ce sont ces tuiles qui permettent un zoom important. Les réviseurs peuvent ainsi passer du niveau page au niveau pixel sans avoir à retélécharger ni à réafficher le fichier. Les tuiles sont générées une seule fois et réutilisées pour chaque réviseur.

2. Hébergement sécurisé. Les tuiles traitées et le fichier original sont stockés sur une infrastructure chiffrée (chiffrement au repos, isolation des locataires, TLS 1.2+ en transit). Le fichier original est conservé avec les tuiles à des fins d'analyse et d'audit, mais il n'est pas utilisé par les réviseurs. Les réviseurs interagissent avec les vignettes diffusées en continu.

3. Diffusion vers le réviseur. Lorsqu'un réviseur ouvre une épreuve, les vignettes correspondant au niveau de zoom souhaité sont diffusées en continu dans son navigateur à la demande. Déplacement, zoom, navigation vers une page : Aproove diffuse les vignettes pertinentes en temps réel. L'appareil du réviseur ne contient jamais une copie complète du fichier. La diffusion est rapide car les vignettes sont petites et pré-générées ; elle est sécurisée car chaque requête est authentifiée et soumise à autorisation.

C'est ce qui permet à un dessin CAO de plusieurs gigaoctets ou à un PDF de 400 pages de se charger instantanément dans le navigateur d'un réviseur, quels que soient sa bande passante, son appareil et le nombre d'autres réviseurs effectuant la même opération.

Collaboration en temps réel

La diffusion en continu ne se limite pas à la simple livraison du fichier. Il synchronise le travail en cours.

Annotations en direct. Lorsqu'un relecteur ajoute une note, marque une zone, surligne du texte ou applique une étiquette, la modification est instantanément transmise à tous les autres relecteurs consultant la même épreuve. Les relecteurs voient le travail de leurs collègues en temps réel. Il n'y a ni actualisation, ni fusion, ni commentaires tardifs.

Conversation de projet. Chaque projet comprend une salle de discussion accessible depuis le tableau de bord du projet, l'écran d'accueil des tâches, l'interface de relecture et le tableau de bord utilisateur. Les relecteurs et les parties prenantes communiquent en contexte, les mentions (@) permettant de créer des tâches et des notifications. Les messages de discussion font partie de l'historique du projet et les originaux sont conservés même si un message est modifié ou supprimé ultérieurement.

Conversation des tâches. Certaines tâches peuvent avoir leur propre salle de discussion, soit visible uniquement par les personnes assignées (privée), soit intégrée à la discussion générale du projet. Cela permet aux conversations spécialisées (escalade réglementaire, discussion sur une décision relative à la marque) de rester cantonnées aux personnes concernées, sans perturber les discussions principales du projet.

Aide à la décision. Lorsqu'une étape requiert plusieurs décideurs, l'annotation et le chat en temps réel permettent une convergence rapide des décisions. Une équipe votant sur une décision peut consulter les notes et les échanges de chacun au fur et à mesure de l'élaboration de ses réponses. Le Gestionnaire de conflits visualise l'intégralité de la conversation en cas d'escalade.

Le débit des décisions, notamment celles impliquant de nombreuses parties prenantes ou un grand nombre d'avis, dépend de cette visibilité en temps réel. Le streaming la rend possible.

Révision simultanée à grande échelle

Comme le fichier est diffusé en continu plutôt que distribué, le nombre de révisions simultanées est limité par la capacité de l'infrastructure, et non par le modèle lui-même. Les clients d'Approove gèrent régulièrement des programmes de révision avec des centaines de réviseurs simultanés sur plusieurs projets.

Implications pratiques :

• Un élément de campagne peut être ouvert simultanément par les services juridiques, de marque, réglementaires, marketing opérationnel et les agences externes, qui consultent tous la même épreuve et voient le travail des autres.
• Un document de 300 pages soumis à la révision de plusieurs spécialistes peut permettre à ces derniers de travailler en parallèle, chacun se concentrant sur différentes sections. La plateforme achemine chaque réviseur vers les éléments qui lui sont assignés.
• Les étapes de décision avec vote à plusieurs (unanimité, majorité, gestion des conflits) fonctionnent car chaque réviseur a accès à la même source d'information.

La contrainte qui limitait traditionnellement la révision simultanée (chacun avait besoin de sa propre copie du fichier, puis ces copies devaient être fusionnées) est levée. Le streaming élimine les problèmes de concurrence.

Streaming et contrôle d'accès au niveau des composants

Comme la plateforme diffuse le fichier en continu plutôt que de le distribuer, elle contrôle ce que chaque relecteur voit dans son flux. Cela rend les autorisations au niveau des composants applicables, et non pas seulement théoriques.

Quelques exemples pratiques :

• Les composants marqués comme à risque sont acheminés vers des relecteurs spécifiques. Une page marquée comme présentant un niveau de risque réglementaire élevé est envoyée aux relecteurs juridiques et réglementaires ; cette même page n'apparaît pas dans le flux destiné aux relecteurs marketing. Même fichier, vues différentes, toutes issues de la même source.
• Contenu sensible soumis à un contrôle d'accès par rôle. Les données de santé protégées (DSP), les données personnelles identifiables (DPI) ou les documents à accès restreint peuvent être configurés pour être diffusés uniquement aux rôles disposant des autorisations appropriées. D'autres relecteurs voient le fichier, mais les éléments sensibles sont exclus de leur flux.
• Visibilité basée sur la décision. Lorsqu'une décision de workflow attribue des éléments spécifiques à un spécialiste, ce sont ces éléments que ce dernier reçoit dans son flux. Le reste du fichier n'est pas visible.
• Accès par étape. Certains éléments peuvent être visibles par certains relecteurs à une étape du workflow et pas à une autre. La couche de streaming applique ces contrôles d'accès basés sur l'état pour chaque relecteur.

Il s'agit d'une application des autorisations au niveau du fichier. Aucun fichier complet contenant des informations confidentielles n'est présent sur l'appareil du relecteur. Le fichier affiché est le fichier lui-même.

Choix de déploiement : hébergé par Aproove, auto-hébergé, sur site

Performant File Streaming s'exécute selon le modèle de déploiement qui correspond à vos exigences de sécurité et d'exploitation :

• Hébergé par Aproove sur Microsoft Azure. Déploiement par défaut. Aproove exécute la plateforme sur une infrastructure Azure dédiée, avec une configuration conforme à la norme HIPAA, une collecte continue de preuves de conformité SOC et HIPAA, le chiffrement des données au repos, l'isolation des locataires et le protocole TLS 1.2+ en transit. Convient à la plupart des clients réglementés et des grandes entreprises.
• Hébergé sur votre cloud. Pour les organisations qui exigent un contrôle total de leur infrastructure, Aproove peut être déployé dans votre environnement cloud, sur une infrastructure que vous provisionnez et gérez. La plateforme s'exécute sur votre réseau. Vous maîtrisez la résidence des données, l'isolation du réseau et les contrôles d'accès.
• Sur site. Pour les environnements où le cloud n'est pas envisageable (environnements souverains, déploiements isolés, secteurs réglementés avec des exigences strictes de résidence), Aproove peut être déployé dans votre centre de données sur site. L'architecture de streaming fonctionne de la même manière : traitement, découpage, hébergement, diffusion, le tout au sein de votre infrastructure physique.

Quel que soit le mode de déploiement, la couche de streaming se comporte de la même manière. Le fichier est traité une seule fois, découpé en blocs, stocké en toute sécurité et diffusé en continu aux réviseurs authentifiés à la demande. Les réviseurs ne le téléchargent pas. Le comportement de la plateforme reste constant ; seuls le propriétaire de l’infrastructure et l’emplacement des données changent.

Avantages

• Chargement instantané des fichiers, quelle que soit leur taille. Ouverture instantanée des dessins CAO de plusieurs gigaoctets et des PDF de 400 pages dans le navigateur du réviseur, dès l'affichage de la première vignette. Zoom précis au pixel près, sans attente.
• Des centaines de réviseurs simultanés, une source unique de vérité. Le streaming élimine les problèmes de fusion. Chaque réviseur voit le même fichier en temps réel, les annotations des autres apparaissant instantanément.
• La collaboration en temps réel accélère les décisions. Chat de projet, chat de tâches, envoi d'annotations en direct et notifications par mention (@) permettent une révision multipartite fluide, sans outils de coordination externes.
• Partage de fichiers sécurisé, sans téléchargement. Le fichier ne quitte jamais la plateforme. Les téléchargements ne font pas partie du processus de révision. Le contenu sensible reste dans une infrastructure contrôlée.
• L'application des autorisations est structurelle. L'accès au niveau des composants est appliqué au niveau du flux de données. Aucune copie complète du fichier contenant du contenu qu'un réviseur ne devrait pas voir n'est présente sur son appareil.
• Trois modèles de déploiement. Hébergé par Aproove sur Azure (conforme à la norme HIPAA), auto-hébergé dans votre cloud ou sur site. Le comportement du flux de données est cohérent ; vous choisissez la propriété de l'infrastructure.
• Un fichier, plusieurs vues. Les composants sont acheminés vers les réviseurs appropriés en fonction des balises, des autorisations et de l'état du flux de travail. Le même fichier est utilisé par les équipes marketing, juridiques, réglementaires, de marque et de production, chacune voyant ce qui lui est dû.

À qui s'adresse ce produit ?

• Aux équipes de conformité et de réglementation des secteurs où les fichiers téléchargés posent des problèmes de sécurité et d'audit.
• Aux équipes de production et de prépresse travaillant avec des fichiers CAO, de prépresse ou vidéo de plusieurs gigaoctets que les outils de révision traditionnels ne peuvent pas gérer.
• Aux responsables des opérations pilotant des programmes de révision impliquant des centaines d'intervenants des services juridiques, de marque, réglementaires, des agences et de production.
• Aux équipes informatiques et de sécurité évaluant le modèle de sécurité des plateformes de révision au regard de leurs exigences en matière de résidence des données, de contrôle d'accès et de conformité.
• Aux clients des secteurs réglementés (pharmaceutique, santé, services financiers, secteur public) pour lesquels la flexibilité de déploiement est une exigence d'achat.

Fonctionnement interne

Le streaming de fichiers performant est implémenté via l'agent de traitement, le moteur de tuilage et la couche de diffusion sécurisée d'Aproove. L'agent de traitement ingère les fichiers sources, les traite via des fournisseurs spécifiques à chaque format (bibliothèque Adobe PDF pour les PDF, fournisseurs dédiés pour les images, la vidéo, HTML5, les fichiers CAO et les formats Office) et génère des épreuves rendues à plusieurs niveaux de résolution (configurable de 120 DPI pour une prévisualisation rapide à 768 DPI pour une impression haute qualité). Le moteur de tuilage produit des tuiles correspondant au niveau de zoom à partir des épreuves rendues, permettant une navigation avec zoom avancé sans rendu supplémentaire à chaque niveau. Les tuiles et les fichiers sources sont stockés sur une infrastructure chiffrée avec isolation des locataires ; le transit est assuré par TLS 1.2+. L'interface de révision diffuse les tuiles aux réviseurs authentifiés à la demande, en fonction de leur fenêtre d'affichage et de leur niveau de zoom, avec des autorisations appliquées à chaque requête de tuile pour prendre en charge le contrôle d'accès au niveau des composants. La collaboration en temps réel est assurée par des canaux de notification qui synchronisent les annotations, les notes, les étiquettes et les conversations entre les réviseurs travaillant simultanément sur la même épreuve. Les déploiements hébergés par Aproove s'exécutent sur Microsoft Azure avec une configuration conforme à la norme HIPAA et une collecte continue des preuves de conformité SOC et HIPAA ; les déploiements auto-hébergés et sur site utilisent la même pile logicielle sur une infrastructure fournie par le client. L'historique d'audit enregistre chaque annotation, message de chat et décision dans le dossier du projet.