Planifiez, livrez et facturez chaque projet client sur une seule plateforme

Le modèle commercial des agences a besoin d'une source unique de vérité

Le problème n'est pas l'effort. C'est que chaque outil a été conçu pour une tranche du travail et qu'aucun n'a été conçu pour le modèle commercial des agences dans son ensemble. Le logiciel de gestion de projet pour agences créatives ne vit pas sous un même toit ; il est fragmenté et mal aligné.

Les outils de gestion de projet ont été conçus pour des équipes internes menant leurs propres projets, pas pour des agences menant les projets d'autrui sous contrat. Les outils de relecture ont été conçus pour la relecture de contenu, pas pour la relecture client avec validation formelle. Le DAM a été conçu pour le stockage d'actifs, pas pour le workflow. Les outils de suivi du temps ont été conçus pour capturer des heures, pas pour les agréger vers des factures clients avec des grilles tarifaires par compétence. Chaque outil ne connaît que ce qui se passe entre ses propres murs. La fonction des opérations de l'agence finit soit par tolérer les coutures, soit par construire des intégrations qui tentent de faire passer plusieurs sources de vérité pour une seule.

Le résultat est une agence qui dépense plus d'énergie à maintenir sa chaîne d'outils qu'à mener le travail que cette chaîne est censée soutenir, et une fonction financière qui ne peut répondre aux questions de rentabilité qu'a posteriori.

Une seule plateforme pour la planification, la livraison et la facturation de chaque client

Aproove réunit l'ensemble du cycle de vie des engagements de l'agence dans un système structuré unique, avec la profondeur de planification, la fidélité de relecture créative, l'architecture multiclient et la capture du temps et du matériel qui permettent aux dirigeants d'agence de s'appuyer sur des chiffres réels plutôt que reconstitués.

Planifier le travail client et l'affecter par compétence

Plan de projet avec diagramme de Gantt. Construisez chaque engagement sous forme de diagramme de Gantt avec des tâches planifiées, chacune dotée d'une date de début, d'une date de fin et d'une durée. Associez un workflow à chaque tâche planifiée pour que le travail démarre dès que le planning le prévoit. Les échéances d'étape définies dans le workflow sont respectées au lancement, chaque étape contribuant à un pourcentage configurable de la progression de la tâche planifiée. Un texte de statut et une couleur indiquent où en est chaque compte d'un coup d'œil.

Modèles de plan de projet pour les engagements récurrents. Les formes récurrentes du travail d'agence (forfait mensuel, lancement de campagne, sortie de produit, refonte de marque, sprint de production de contenu) sont mises en modèle une seule fois et instanciées par client, avec le bon planning, les bons workflows et les bons jalons déjà en place. Les nouveaux engagements se mettent en place en quelques minutes, pas en quelques heures.

Dépendances maître et subordonnée. Les relations séquentielles et parent-enfant entre tâches planifiées sont de premier ordre, de sorte que le schéma brief-conception-modification-approbation-livraison qui rythme chaque engagement créatif se modélise proprement sans outil de planning externe.

Affectation par compétence. Les compétences sont gérées de façon centralisée, avec un code de facturation par défaut associé à chacune. Lors de l'affectation d'un utilisateur à une tâche planifiée, Aproove ne propose que les utilisateurs qui possèdent réellement la compétence requise, avec leur niveau de maîtrise (une échelle d'étoiles) affiché à côté de chaque nom. La bonne personne pour le travail, par compétence, par tarif, par disponibilité.

Replanification en cours de route. Modifiez le diagramme de Gantt sur un projet en cours. Déplacez une échéance, changez un intervenant, ajoutez une tâche planifiée pour absorber un périmètre supplémentaire sans interrompre l'engagement ni perdre son historique. Des modules peuvent être ajoutés à un projet en cours pour les demandes clients de dernière minute.

Jalons avec déclencheurs d'action. Atteindre un jalon dans le Gantt peut déclencher l'une des plus de 40 actions automatisées, notamment des notifications clients, des mises à jour des systèmes en aval, des points de contrôle de facturation et des rappels webhook vers votre système financier.

Livrer le travail créatif avec les clients dans la boucle

Un rendu Adobe authentique pour le créatif. Aproove utilise la bibliothèque Adobe PDF pour le rendu des épreuves, la même technologie Adobe qui alimente Acrobat, afin que le travail créatif s'affiche exactement comme le graphiste l'a voulu. La gestion des couleurs ICC garantit une reproduction fidèle des couleurs à l'écran, même pour les clients qui relisent sur des moniteurs grand public.

Prise en charge native de tous les formats créatifs. PDF, PSD, variantes AI et EPS, TIFF, vidéo pour le numérique et la diffusion, HTML5 pour l'affichage animé, créations d'emballage avec prise en charge Pantone et des tracés de découpe, et la longue traîne des formats que les agences livrent réellement. Plus de 180 types de fichiers au total. Aucune conversion vers un format au plus petit dénominateur commun qui perdrait en fidélité devant le client.

Workflow piloté par les décisions, avec branchements. Chaque tâche comporte des boutons de décision qui déterminent la suite. « Approuvé par le client » fait avancer, « Renvoyé pour révision » repart vers le créatif, « En attente du juridique » bifurque vers la relecture juridique, « Approbation finale » libère vers la livraison. Les workflows peuvent être linéaires, parallèles, ramifiés, conditionnels ou circulaires.

Annotation Flow Management pour des audiences en couches. La relecture créative interne reste au sein du créatif jusqu'à ce que l'équipe soit prête à la montrer au client. Les commentaires de l'équipe de compte restent cantonnés à l'équipe de compte. Les retours du client restent dans la vue client. Les responsables de groupe déplacent les notes d'une audience à l'autre à mesure que la relecture mûrit. L'AFM est propre à Aproove et conçu pour la réalité des audiences en couches de la relecture agence-client, où ce que l'agence dit en interne n'est pas ce qu'elle montre au client.

Gestion des conflits pour la relecture en parallèle. Lorsque le relecteur de marque, le relecteur juridique et le responsable marketing côté client sont en désaccord, un gestionnaire de conflit désigné (souvent le directeur de compte) résout le conflit, prolonge l'échéance ou tranche la décision. Les gestionnaires de conflit peuvent être affectés dynamiquement selon des métadonnées.

Relecture assistée par IA. L'agent IA d'Aproove s'exécute au niveau de l'épreuve ou de la section, les invites au niveau de la section se déclenchant en parallèle sur chaque épreuve sélectionnée d'un plan à plat. Les cas d'usage pertinents pour les agences incluent les passes d'orthographe et de grammaire sur des lots de livrables, la validation des chartes de marque par rapport aux fichiers de référence persistants du client, les vérifications de présence des mentions réglementaires et la relecture de cohérence de ton sur des campagnes multi-actifs. Les clés OpenAI contrôlées par le client signifient que l'agence utilise son propre accord d'entreprise, les notes générées par l'IA sont préfixées [AI GENERATED] dans la piste d'audit, et les relecteurs gardent le contrôle de chaque décision.

Comparaison intelligente au niveau du pixel. Comparaison côte à côte entre deux versions quelconques, avec zoom et panoramique synchronisés, mise en évidence fantôme des changements et différence au niveau du pixel qui détecte les modifications d'un seul caractère dans le texte. La détection intelligente des changements évite de créer de fausses versions lorsque le contenu n'a pas réellement changé, de sorte que le nombre de tours reste honnête.

Signatures électroniques par décision. Configurez n'importe quelle approbation client pour exiger une confirmation par e-mail et mot de passe ré-authentifiés au moment de la décision, avec une 2FA optionnelle pour les validations à plus forts enjeux. La validation devient un enregistrement, pas une note de réunion.

Facturer le travail et s'appuyer sur des chiffres réels

Suivi automatique des sessions sur chaque tâche. Avec le suivi du temps activé sur une tâche, Aproove capture automatiquement le début, l'arrêt et les données totales de session. Plusieurs sessions par tâche peuvent être fusionnées, scindées, modifiées ou annotées avant l'enregistrement de la feuille de temps. Un délai d'inactivité met le suivi en pause automatiquement. Le temps facturable est capturé là où le travail se fait, pas reconstitué en fin de semaine de mémoire.

Facturez au temps, au matériel, ou les deux, avec des grilles tarifaires par compétence. Les codes de facturation sont gérés par équipe d'agence et peuvent être définis par défaut selon la compétence, de sorte que les heures d'un directeur artistique senior soient affectées au tarif de directeur artistique senior sans que personne ne le choisisse manuellement. Le temps se capture en incréments configurables d'heures et de minutes (avec un maximum d'heures défini par l'équipe et un arrondi à la minute minimale). Le matériel se capture en nombres d'unités (coût par page, par actif, par élément) pour les livrables au forfait. Les deux peuvent figurer sur la même feuille de temps pour les engagements qui mêlent temps et matériel.

Le suivi du temps comme tableau de bord de premier plan. Un menu dédié au suivi du temps permet aux utilisateurs d'ajouter et de modifier des feuilles de temps indépendamment de toute tâche, de rechercher par nom ou ID de projet, et de regrouper les résultats par jour, par semaine ou par projet. Des filtres par utilisateur et par groupe font ressortir la bonne cohorte pour les managers et la finance. Le responsable des opérations de l'agence voit les heures facturables de tous les clients dans une seule vue.

Modèle d'autorisations granulaire conçu pour les opérations d'agence. Quatre rôles (administrateur du suivi du temps d'équipe, utilisateur du suivi du temps d'équipe, gestionnaire du suivi du temps de schéma, utilisateur du suivi du temps de schéma) se combinent à un accès au niveau du projet pour donner la bonne vue à la bonne personne. Les responsables de comptes voient leurs comptes. Les responsables de pratique voient leur pratique. Les opérations et la finance voient tout. Les contributeurs voient leurs propres heures.

Reporting personnalisé et extraction de données pour le compte de résultat de l'agence. Le moteur de reporting d'Aproove inclut Crystal Reports pour les exports de données complexes, avec une sortie en PDF ou Excel. Les tableaux de bord standard couvrent le débit des tâches, le statut des projets et les agrégations de feuilles de temps. La plateforme est la source des chiffres sur lesquels la finance s'appuie, et non un alimentateur pour le tableur de quelqu'un d'autre.

Architecture multiclient, intégrée

Aproove est conçu pour les entreprises de services qui hébergent plusieurs clients sur une seule instance. Chaque client dispose de métadonnées, de contacts, de parties prenantes et de contexte de marque isolés grâce au modèle de schéma. Les responsables de comptes et autres utilisateurs transversaux passent d'un client à l'autre avec un seul identifiant, héritant du bon contexte selon le compte dans lequel ils se trouvent à un instant donné, sans rien voir qui appartienne à un autre client. Les feuilles de temps appartiennent à l'équipe de l'agence plutôt qu'à l'équipe du client, de sorte que les heures facturables remontent vers l'agence pour le reporting d'utilisation et la facturation, tandis que le travail de projet reste cantonné au client.

Pour les clients qui exigent leur propre expérience de connexion (leur propre marque, leur propre URL, leur propre SSO contre leur propre fournisseur d'identité), Aproove prend en charge plusieurs portails de connexion sur le même back-end. Chaque portail peut être restreint par clé d'équipe à son audience cible, avec des quotas configurables par équipe (nombre maximal d'épreuves par jour, de projets par jour) pour les accords de services gérés incluant des engagements de débit.

Connecté au reste de votre pile technique

Aproove s'intègre en amont et en aval via des dossiers actifs, des API REST et RPC, et des rappels webhook. Plus de 40 actions automatisées peuvent se déclencher sur n'importe quelle décision de workflow : transferts vers le PIM et le DAM, mises à jour de jalons vers les systèmes clients, notifications vers Slack et Teams, synchronisations vers le CRM et le système financier de l'agence. Le SSO SAML 2.0 avec auto-provisionnement gère le cycle de vie des utilisateurs internes via l'IDP de l'agence. Certifié ISO 27001, attesté SOC 2, sous-traitant de données au sens du RGPD, avec une infrastructure conforme HIPAA pour les clients de la santé et de la pharmacie.

Des exploits opérationnels au système d'exploitation

Avec Aproove comme logiciel de gestion de projet pour agences créatives à part entière, les agences cessent de fonctionner sur les exploits de l'équipe des opérations et se mettent à fonctionner sur une plateforme.

Les engagements ne s'enlisent plus dans les transferts entre outils. Les relectures se déroulent au sein du même système qui a planifié le travail et qui capture le temps. Les clients participent directement sans voir les allers-retours internes de l'agence. Le temps est consigné là où le travail se fait. La capacité est planifiée par compétence. Le taux d'utilisation facturable est un chiffre que la direction peut défendre, pas un chiffre qu'elle reconstitue. La rentabilité est visible par client, par engagement, par ligne de service.

La chaîne d'outils se réduit, la piste d'audit se consolide, et les questions qui prenaient une semaine à élucider deviennent des requêtes.

La marge d'une agence est un problème de calcul, et les données d'entrée sont soit capturées, soit elles ne le sont pas

La rentabilité d'une agence est structurelle. Elle dépend des heures facturables capturées, du périmètre consigné, des validations documentées, de la capacité utilisée et de la facturation aux clients de ce que l'agence a réellement fait. Lorsque ces données d'entrée vivent dans cinq outils différents, le calcul est approximatif au mieux et faux au pire. Lorsqu'elles vivent dans un seul système avec une seule piste d'audit, le calcul est réel, et l'on peut fonder des décisions opérationnelles dessus.

Aproove donne aux dirigeants d'agence les données d'entrée (temps, périmètre, validation, capacité) à l'intérieur du même système qui a mené le travail qui les a produites. Les questions de rentabilité cessent d'exiger un projet de reconstitution. Les questions de capacité cessent d'exiger trois fils Slack. La transparence client cesse d'exiger des présentations de statut hebdomadaires. L'agence s'appuie sur ses propres chiffres.