Le défi
Le marketing dans le secteur de l'assurance exige une version différente pour la réglementation de chaque État. Pour AAA Life, cela signifiait plus de 25 versions par campagne, chacune comptant plus de 15 pages. L'enjeu ? En cas d'erreur sur un tarif, l'entreprise est légalement tenue de l'appliquer.
L'équipe marketing de AAA Life était submergée par les révisions manuelles. Les relecteurs devaient lire chaque mot pour identifier les différences entre les versions par État. Leur processus reposait sur des feuilles de calcul Excel, des fils d'e-mails et des tableaux Kanban. Des éléments se perdaient. Les délais n'étaient pas respectés. Personne ne pouvait suivre les approbations.
Pourquoi AAA Life a choisi Aproove
L'équipe avait besoin d'une plateforme unique pour la gestion de projet et la révision de contenu. Passer d'un outil à l'autre ralentissait le travail et générait des erreurs.
Qu'est-ce qu'Aproove ?
Aproove combine gestion de projet, validation de contenu et suivi de conformité au sein d'une même plateforme. Conçue pour les secteurs réglementés où la rapidité est essentielle mais où les erreurs coûtent cher, la plateforme utilise l'IA pour comparer les versions et des workflows automatisés pour acheminer les approbations. Tout est documenté pour les audits. Les équipes remplacent les feuilles de calcul, les fils d'e-mails et les outils disparates par un système unique.
Résultat : Des lancements plus rapides, sans risque de non-conformité.
Comment AAA Life a réduit ses délais de révision tout en restant conforme
AAA Life a déployé Aproove de manière stratégique dans des domaines clés, chacun répondant à un goulot d'étranglement spécifique de leur processus.
Comparaison des fichiers maîtres
AAA Life a chargé ses fichiers maîtres approuvés comme références. Chaque variante par État est désormais comparée au pixel près. Les réviseurs ne voient que ce qui a été modifié : fini la lecture intégrale de chaque page pour repérer les différences.
Un flux de travail automatisé unique
L'équipe a défini les métadonnées en amont : type de projet, exigences par État et règles de routage. La plateforme s'occupe du reste. Le marketing, l'actuariat, la conformité et les imprimeurs sont sollicités au bon moment, à chaque fois. Le temps de révision est passé de 5 jours à 2 ou 3 jours.
Documentation automatisée prête pour l'audit
Chaque commentaire, décision et approbation est enregistré automatiquement. Si les régulateurs posent des questions des mois plus tard, AAA Life dispose des documents nécessaires.
Système d'alerte de conflit
Les gestionnaires de conflits sont avertis en cas de désaccord entre les réviseurs ou de retard dans les délais. Les problèmes sont résolus avant qu'ils ne ralentissent les projets.
Tout le monde dans un seul système
Les équipes internes, les responsables de la conformité et les imprimeurs travaillent désormais sur la même plateforme. Chacun peut consulter l'état d'avancement en temps réel. Les listes de tâches individuelles et les rappels assurent la fluidité du travail.
