Pour vingt projets, n'importe quel outil convient. Aproove a été conçu pour cinq cents projets.

Fonctionnement

En-tête statique. Chaque tableau de bord partage un en-tête statique avec les options Créer un projet, Recherche globale, Aide et Paramètres personnels (préférences du compte, filtre d'activité récente, préférences de notification par e-mail, configuration des extensions Adobe). La barre latérale bleue peut être réduite pour optimiser l'espace de travail.

Recherche. La portée de la recherche suit le tableau de bord. Depuis l'onglet Accueil ou Projets, la recherche s'effectue dans tous les projets. Depuis l'onglet Tâches, elle s'effectue dans toutes les tâches. Depuis l'onglet Ressources, elle s'effectue dans les noms de fichiers, les noms de dossiers, les étiquettes, les métadonnées et les noms de projets. La recherche est littérale : « Campagne d'été » correspond à la chaîne complète, et non aux mots séparément. La version 2025/R1 a ajouté la recherche au sein d'un filtre actif, permettant ainsi aux utilisateurs d'affiner leur recherche dans un ensemble de résultats filtrés sans avoir à recommencer.

Filtres. Chaque tableau de bord est fourni avec un ensemble de filtres prédéfinis (Mes projets, Projets à temps, Projets en retard, Tâches en retard, etc.). Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Filtre avancé » peuvent créer rapidement leurs propres filtres personnalisés avec plusieurs requêtes sur les données des colonnes ou les métadonnées, et les partager avec d'autres utilisateurs selon trois niveaux d'autorisation : Lecture seule, Autoriser le partage ou Administrateur. Les catégories de filtres définies par l'administrateur apparaissent dans la barre latérale des groupes globaux auxquels elles sont associées. Chaque tableau de bord possède un menu d'engrenage représentant les colonnes. Les utilisateurs sélectionnent les colonnes à afficher, les réorganisent par glisser-déposer, et la disposition est enregistrée pour chaque utilisateur. La version 2025/R1 a introduit des mises en page de colonnes par filtre : un même tableau de bord peut afficher différents ensembles de colonnes selon les filtres. Ainsi, la vue « Mes tâches en retard » d'un réviseur n'a pas la même structure que sa vue « Grouper par projet ».

Tri. Les colonnes permettant le tri incluent la date de création, l'échéance, l'ID du projet, le nom du projet et la taille du projet sur le tableau de bord Projets, ainsi que le conflit, la description, le nom du fichier, l'expéditeur, le projet, l'échéance du projet, l'index de validation, le statut, l'étape, la tâche, l'ID de la tâche, l'échéance de la tâche et le destinataire sur le tableau de bord Tâches. L'état du tri peut être effacé à l'aide du bouton « Effacer le tri ».

Arborescences et dossiers. Les projets sont organisés en arborescences dans le stockage global. Un utilisateur a accès à une arborescence s'il dispose des autorisations directes, si l'arborescence contient un projet dont il est membre, ou si l'arborescence contient un projet pour lequel il a une tâche (même sans être membre du projet). Les dossiers de l'arborescence peuvent être parcourus et la recherche globale s'étend au dossier sélectionné lorsqu'il est actif.

Notifications. Un point rouge indique un nouveau contenu dans une liste. Les éléments importants (une nouvelle tâche dans le tableau de bord des tâches) nécessitent un clic explicite pour être effacés. Les éléments moins importants (entrées du flux d'activité récente) disparaissent lors de l'actualisation de l'écran. Le système fait la distinction entre les tâches nécessitant une action de l'utilisateur et les informations qui servent simplement à le tenir informé.

Par projet : quatre vues. Au sein d'un projet, les utilisateurs peuvent basculer entre quatre vues :

• Vue Tableau de bord offre une vue d'ensemble de l'activité : détails du projet, vignette, dates, utilisateurs du projet, utilisateurs invités, approbation/refus (si autorisé), widgets de filtrage des tâches et des épreuves, activité récente du projet et liste des tâches actives.
• Vue Flux de travail (clients Entreprise avec flux de travail personnalisés) affiche les étapes du flux de travail sous forme de graphique avec les tâches et épreuves actives à chaque étape. L'historique de chaque étape affiche toutes les modifications effectuées.
• Vue des épreuves est la liste, orientée production, de toutes les épreuves du projet, avec leurs versions, les statistiques de progression, les avatars des réviseurs et des actions rapides par épreuve (Télécharger, Imprimer les notes, Obtenir le lien public de l'épreuve, Obtenir le lien de téléchargement, Supprimer la version).
• Vue des fichiers ouvre le dossier Aproove Drive du projet : chaque fichier (épreuve et non-épreuve) est affiché avec son emplacement, son propriétaire, sa date de création, sa taille et un aperçu au survol de la souris.

Exportation CSV. Les tableaux de bord Tâches et Projets prennent tous deux en charge l'exportation CSV des résultats filtrés actuels, pour une analyse hors ligne ou l'intégration dans des rapports externes.

Actualisation automatique. Le tableau de bord Tâches prend en charge l'actualisation automatique : les nouvelles tâches attribuées s'affichent sans rechargement manuel. Les utilisateurs qui préfèrent un affichage fixe peuvent désactiver cette fonction.

Avantages

• Une vue adaptée à chaque projet. Cinq tableaux de bord principaux et un tableau de bord par projet avec quatre vues permettent aux relecteurs, chefs de projet et responsables des opérations de travailler chacun dans la configuration qui correspond à son rôle, sans imposer une vue unique à tous.
• Configurations personnalisées et persistantes. Les choix de colonnes, leur ordre, la sélection des filtres et l'état de tri sont enregistrés pour chaque utilisateur et chaque filtre, garantissant ainsi une configuration familière à chaque ouverture de session.
• Filtres partageables avec niveaux d'autorisation. Les filtres personnalisés peuvent être créés une seule fois et partagés avec les collègues avec les autorisations Lecture seule, Autoriser le partage ou Administrateur, permettant ainsi à l'équipe de conserver ses vues préférées.
• Conçu pour une gestion de projet évolutive. L'organisation arborescente des dossiers, le filtrage côté serveur, les configurations de colonnes par filtre et la recherche au sein des filtres rendent Aproove utilisable même lorsqu'un utilisateur a accès à des centaines de projets actifs, et pas seulement à un seul. Une poignée.
• Recherche dans le filtre. Les utilisateurs affinent leur recherche dans une vue filtrée au lieu de recommencer, trouvant rapidement une tâche spécifique même parmi un grand ensemble filtré.
• Métadonnées personnalisées sous forme de colonnes. Toute clé de métadonnées exposée par l'administrateur peut être affichée et filtrée sous forme de colonne, permettant ainsi aux tableaux de bord d'intégrer le contexte de systèmes tiers (campagne, région, marque, catégorie réglementaire).
• Gestion des autorisations à tous les niveaux. L'accès à l'arborescence, l'appartenance aux projets, l'attribution des tâches, le partage des filtres personnalisés et la visibilité des colonnes sont tous gérés par le modèle d'autorisations d'Aproove, afin que les utilisateurs ne voient que les tâches qui les concernent.
• Notifications ciblées. Les points rouges distinguent les tâches nécessitant une action explicite des informations destinées simplement à informer l'utilisateur, garantissant ainsi un système de notifications pertinent et sans surcharge.

À qui s'adresse ce produit ?

• Chefs de projet et responsables de programme gérant d'importants portefeuilles de projets pour lesquels une simple liste ne suffit plus.
• Réviseurs et contributeurs travaillant sur les files d'attente de tâches qui leur sont assignées au sein de plusieurs projets et équipes.
• Équipes des opérations et du PMO assurant le suivi de l'état d'avancement des projets, des échéances et des points de blocage au sein de l'organisation.
• Administrateurs système gérant la structure arborescente, la visibilité des filtres personnalisés et les clés de métadonnées affichées dans les colonnes du tableau de bord.
• Clients d'entreprise avec des variantes régionales, de marque ou réglementaires, pour lesquels l'organisation des dossiers et les filtres partagés permettent de confier les tâches appropriées à la bonne équipe.

Fonctionnement interne

L'interface utilisateur d'Aproove est conçue pour une résolution d'écran minimale de 1920 x 1080 dans une fenêtre de navigateur maximisée. Les préférences personnelles (choix des colonnes, sélection des filtres, état de tri, préférence d'affichage) sont stockées dans les cookies du navigateur ; la suppression des données du site les réinitialise. Les filtres sont répartis entre les filtres côté serveur (qui interrogent la base de données et incluent tous les filtres prédéfinis et les filtres avancés personnalisés) et les filtres locaux (par mots-clés et par couleur, qui s'exécutent côté client sur les résultats déjà chargés et nécessitent l'application préalable d'un filtre côté serveur). La mise en page des colonnes par filtre et la fonctionnalité de recherche au sein d'un filtre, ajoutées dans la version 2025/R1, ont amélioré l'évolutivité du tableau de bord pour les utilisateurs exécutant plusieurs vues personnalisées simultanément.