50 000 pages. Consultées dans un navigateur. Par plusieurs équipes en parallèle.

Pourquoi c'est important

Il existe une catégorie de travaux où la taille des fichiers constitue la principale contrainte opérationnelle. La documentation scientifique compte des dizaines de milliers de pages. Les campagnes de publipostage où un seul lot contient des milliers de variantes personnalisées. Les dessins CAO pour équipements industriels atteignent plusieurs gigaoctets. Les dossiers d'ingénierie, les dossiers réglementaires et les publications grand format dépassent les capacités de la plupart des outils de relecture.

Ces fichiers engendrent un problème récurrent sur la plupart des plateformes de relecture :

• Le chargement et le rendu des fichiers prennent plusieurs minutes (voire des heures).
• Une fois rendus, ils se chargent lentement dans les visionneuses, chaque changement de page ou zoom nécessitant une nouvelle attente.
• Plusieurs relecteurs ne peuvent pas travailler simultanément, car le fichier est trop volumineux pour en partager des copies.
• La recherche et la navigation sont perturbées. Un relecteur chargé de trouver une information précise à la page 4 712 d'un document de 7 000 pages ne peut pas y accéder facilement. Les relecteurs spécialisés, chargés de se concentrer sur des sections spécifiques, finissent par parcourir tout le reste du document pour accéder à leur travail. Aproove a été conçu pour éliminer ces contraintes opérationnelles. Son architecture de flux supprime la contrainte de taille des fichiers au niveau du protocole. La segmentation atomique des fichiers permet une navigation et une recherche efficaces quelle que soit l'échelle. Les permissions au niveau des composants permettent à plusieurs équipes de travailler simultanément sur différentes sections d'un même fichier. Ce qui était auparavant un problème de coordination nécessitant plusieurs semaines, plusieurs outils et de multiples réunions devient une simple relecture.

Réalité client à très grande échelle

Deux exemples concrets de ce que signifie « grand format » dans le contexte d'Aproove :

Le Laboratoire national de Los Alamos traite des documents pouvant atteindre 50 000 pages, examinés en parallèle par plusieurs équipes de spécialistes. Les fichiers de cette taille sont courants dans la documentation scientifique et réglementaire, et leur examen est impossible sur les plateformes ne disposant pas des autorisations de flux et de niveau composant. Aproove permet aux équipes du LANL de naviguer, rechercher, commenter et statuer sur ces documents dans la même interface de navigateur que celle utilisée pour une brochure de 30 pages.

Les opérations de publipostage sécurisé de RRD traitent des fichiers pouvant dépasser 7 000 pages par lot, chaque page pouvant contenir un contenu personnalisé et nécessiter sa propre approbation selon des critères de conformité et de qualité. L'accès simultané des examinateurs est le seul modèle viable pour traiter des lots de cette envergure dans les délais impartis. Aproove prend en charge l'analyse de documents par IA pour la conformité logicielle à tous les niveaux.

Ce qui rend ces deux fonctionnalités possibles, c'est la combinaison de la couche de flux (qui supprime la contrainte de taille de fichier), du découpage atomique du fichier (qui permet la navigation par composant) et du moteur de workflow (qui achemine les bonnes pages vers les bons réviseurs sans qu'ils aient à parcourir tout le reste).

Comportement des fichiers volumineux dans Aproove

Quelques points importants :

Un seul rendu, un flux continu. L'agent de traitement effectue le rendu du fichier lors de son chargement. Des vignettes sont générées à différents niveaux de zoom et stockées avec l'original. Après ce traitement initial, le fichier n'a pas besoin d'être rendu à nouveau pour les réviseurs suivants. Chaque réviseur consulte les vignettes existantes.

Navigation entre les pages sans chargement du fichier entier. Les réviseurs accèdent directement à n'importe quelle page (page 1, page 4 712, page 49 888) sans avoir à charger les pages intermédiaires. L'interface de révision récupère les vignettes de la page cible à la demande. Parcourir un document de 50 000 pages offre la même expérience que pour un document de 50 pages.

Recherche en texte intégral dans tout le fichier. L'extraction de texte d'Aproove s'effectue sur l'intégralité du fichier dès son chargement, même pour les fichiers très volumineux. Un réviseur chargé de trouver une expression spécifique dans un document de 50 000 pages effectue une recherche et accède directement aux résultats. La plateforme ne requiert pas de lecture séquentielle.

Routage par section et composant. Les fichiers volumineux ne sont généralement pas révisés par une seule équipe. Ils sont partitionnés, chaque section étant attribuée au spécialiste le plus compétent pour la traiter. Grâce aux permissions au niveau des composants et au routage des flux de travail d'Aproove, ce partitionnement est opérationnel et non purement théorique. Chaque spécialiste visualise les sections dont il est responsable.

Comparaison entre versions, même pour les fichiers très volumineux. La vue Comparaison fonctionne aussi bien avec les fichiers volumineux qu'avec les fichiers plus petits. Un réviseur comparant la version 14 d'un lot de 7 000 pages de publipostage à la version 13 voit précisément les éléments modifiés, grâce aux mêmes modes côte à côte, superposition, fantôme ou pixel disponibles pour les épreuves plus petites.

Les performances ne se dégradent pas en cas d'utilisateurs simultanés. Les vignettes étant pré-générées et partagées entre les réviseurs, l'accès simultané à un même fichier volumineux par plusieurs réviseurs ne multiplie pas la charge de rendu. L'accès simultané est géré au niveau du flux continu, et non au niveau du rendu par utilisateur.

Collaboration à très grande échelle

Un document de 50 000 pages n'est pas relu par une seule personne. Il est relu par des équipes, souvent distribuées, et composées de spécialistes de différentes disciplines. Aproove rend opérationnel ce modèle de relecture multi-équipes :

• Plusieurs réviseurs, même fichier, temps réel. Les équipes ouvrent le fichier ensemble, travaillent sur des sections parallèles et voient les annotations des autres en temps réel. Le fichier n'est pas divisé en copies ; Il est divisé en vues.
• Les sections et les composants sont dirigés vers des spécialistes. Une section réglementaire est dirigée vers le service réglementaire. Une section technique est dirigée vers le service d'ingénierie. Une section de mise en forme est dirigée vers la production. Chaque spécialiste visualise son travail sans avoir à parcourir le reste.
• Le chat de projet et le chat de tâches permettent de contextualiser les échanges. La revue de fichiers volumineux implique de nombreuses discussions sur des composants spécifiques. Le chat intégré permet de rattacher ces conversations au travail, au lieu de les noyer dans les e-mails.
• L'historique d'audit conserve la trace du travail de toute l'équipe. Chaque annotation, chaque décision, chaque message de chat est enregistré dans le dossier du projet. Même pour des fichiers extrêmement volumineux, l'historique d'audit reste intact.

Avantages

• Aucun fichier n'est trop volumineux. Révision de documents massifs sans interruption de flux de travail. Nous parlons de fichiers CAO de plusieurs gigaoctets, de documents scientifiques de 50 000 pages, de lots de publipostage de 7 000 pages. L'architecture de flux les traite de la même manière qu'une épreuve de 30 pages.
• Les réviseurs n'attendent pas. Les fichiers se chargent instantanément dans le navigateur. La navigation, le zoom et la recherche fonctionnent quelle que soit l'échelle.
• Plusieurs équipes peuvent travailler en parallèle sur le même fichier. Le routage par section et par composant permet aux spécialistes de se concentrer sur leurs parties sans se gêner mutuellement.
• La recherche fonctionne quelle que soit l'échelle. La recherche en texte intégral sur des dizaines de milliers de pages renvoie des résultats en quelques secondes. Les réviseurs trouvent ce dont ils ont besoin ; ils ne lisent pas de manière séquentielle.
• Le fichier ne quitte jamais la plateforme. Même pour les fichiers extrêmement volumineux, aucun téléchargement n'est nécessaire. Les données sensibles restent dans une infrastructure sécurisée. Les performances ne sont pas affectées par le nombre d'utilisateurs simultanés. Les tuiles pré-générées sont partagées. L'ajout de réviseurs à un fichier volumineux n'augmente pas la charge de rendu. Les fonctions Comparer et Annoter fonctionnent de la même manière que pour les petits fichiers. La comparaison de versions, le zoom avancé, la comparaison au niveau des pixels et les notes au niveau des composants fonctionnent de manière identique quelle que soit la taille du fichier.

À qui s'adresse ce produit ?

• Organismes scientifiques et de recherche produisant une documentation de plusieurs dizaines de milliers de pages.
• Services de publipostage et d'impression grand format gérant la personnalisation par lots à grande échelle.
• Équipes d'ingénierie et de production travaillant sur des dessins CAO et des spécifications techniques de plusieurs gigaoctets.
• Services des affaires réglementaires gérant les soumissions de dossiers, où chaque document peut dépasser les limites des outils d'examen traditionnels.
• Organismes gouvernementaux et de défense où la documentation technique et opérationnelle volumineuse est la norme.
• Services d'édition et de catalogage où les livrables de plusieurs milliers de pages sont courants.

Fonctionnement interne

La gestion des fichiers volumineux repose sur le même agent de traitement, le même moteur de tuilage et la même infrastructure de flux que ceux décrits pour la fonctionnalité de diffusion de fichiers performante. Pour les fichiers extrêmement volumineux, les propriétés de l'architecture deviennent critiques : les tuiles sont pré-générées une seule fois lors du chargement (le coût de rendu est proportionnel à la taille du fichier, mais il est payé une seule fois et amorti entre tous les réviseurs), diffusées à la demande en fonction de la fenêtre d'affichage et du niveau de zoom (la charge sur l'appareil du réviseur est donc indépendante de la taille du fichier) et mises en cache au niveau du stockage (l'accès simultané par plusieurs réviseurs ne multiplie donc pas la charge de rendu). L'extraction de texte s'effectue sur l'intégralité du fichier lors du traitement, avec indexation pour la recherche plein texte au niveau du projet, quel que soit le nombre de pages. Les permissions au niveau des composants et le routage des flux de travail fonctionnent avec la même granularité pour un fichier de 50 000 pages que pour un fichier de 50 pages. Les niveaux de rendu recommandés par Aproove vont de 120 DPI pour une prévisualisation rapide à 768 DPI pour des épreuves d'impression de haute qualité. Ces niveaux sont configurables par type de projet afin d'équilibrer vitesse de rendu et fidélité du zoom à grande échelle. Pour les clients soucieux de la compatibilité de déploiement, les charges de travail de fichiers volumineux s'exécutent de manière identique sur l'infrastructure Azure hébergée par Aproove, sur l'infrastructure auto-hébergée du client et sur les installations sur site.