Vous ne pouvez pas passer toute la journée dans l'application. L'application peut venir à vous.

Pourquoi c'est important

La saturation de notifications est le fléau silencieux des plateformes collaboratives. Trop d'e-mails sont ignorés et les utilisateurs ratent ceux qui sont importants. Trop peu, et ils se demandent mutuellement « Tu as vu ça ? » sur les canaux parallèles. Imposer le même modèle de notification à tous, c'est s'assurer l'un de ces deux échecs.

La réalité est plus complexe. Les chefs de projet ont besoin d'être informés de tout ce qui bouge. Les relecteurs spécialisés n'ont besoin d'être notifiés que lorsqu'une tâche leur est attribuée. Les approbateurs souhaitent un récapitulatif des éléments clôturés la semaine précédente, le lundi matin. Les contacts des agences externes préfèrent être notifiés uniquement par e-mail, car ils ne se connectent pas à l'application la plupart du temps. Une politique de notification unique ne peut pas convenir à tous.

L'approche d'Aproove consiste à laisser chaque utilisateur le contrôle et à lui permettre de personnaliser ses notifications selon son propre rythme de travail. Le widget « Activité récente » est destiné aux utilisateurs toujours connectés. Le rapport d'activité planifié est idéal pour ceux qui préfèrent un récapitulatif. Les notifications par e-mail de projet sont destinées aux approbateurs qui réagissent aux événements. Le regroupement des e-mails de tâches est destiné aux relecteurs qui se concentrent sur les tâches. La plateforme ne décide pas ; c'est l'utilisateur qui décide. Le résultat est une prise de conscience sans bruit, et rien n'est laissé au hasard.

Fonctionnement

Widget Activité récente

Le widget Activité récente du tableau de bord de gestion de projet affiche en direct les événements des projets. Chaque utilisateur voit l'activité des projets auxquels il a accès dans le tableau de bord Projets. Lorsqu'un événement se produit, une brève description et l'avatar de l'utilisateur à l'origine apparaissent dans le flux, avec un aperçu (si possible) et un lien direct vers l'événement. Cliquer sur ce lien permet d'accéder directement à l'activité, directement dans la preuve si c'est là qu'elle a eu lieu.

Un point rouge apparaît à côté de chaque projet dans les vues Projets récemment consultés et Mes projets lorsqu'une activité a eu lieu, permettant ainsi aux utilisateurs de voir en un coup d'œil quels projets ont été modifiés.

Chaque utilisateur contrôle le contenu de son flux via le filtre d'événements du tableau de bord, accessible dans les paramètres. Les filtres couvrent cinq catégories (Projet, Preuve, Note, Tâche, Étape de flux de travail) avec des événements détaillés au sein de chacune.

Rapport d'activité planifiée

Le flux d'activité récente est en direct, ce qui signifie qu'un utilisateur qui ne consulte pas le tableau de bord en même temps que le Il est possible de manquer un événement dès son déclenchement. Le rapport d'activité planifié est là pour y remédier. Les utilisateurs configurent un résumé récurrent par e-mail du même flux d'activité à la fréquence qui leur convient : horaire, quotidienne ou hebdomadaire. L'option quotidienne permet à l'utilisateur de choisir l'heure. L'option hebdomadaire lui permet de choisir le jour et l'heure. Le même filtre à cinq catégories s'applique, donc

Notifications par e-mail du projet

Les notifications par e-mail du projet sont déclenchées sur des étapes spécifiques plutôt que sur l'ensemble du flux d'activité. Les utilisateurs configurent leurs paramètres par défaut une seule fois, et ces paramètres s'appliquent automatiquement à tous les projets auxquels ils seront ajoutés par la suite. Événements pris en charge :

• Ajout de l'utilisateur à un projet
• Nouvelle version d'épreuve
• Approbation d'une épreuve
• Notes
• Commentaires sur les notes de l'utilisateur
• Tâches terminées
• Étape de workflow terminée
• Approbation du projet

Chaque événement peut être configuré selon quatre fréquences : Aucune, Envoi instantané, Notifications groupées horaires ou Notifications groupées quotidiennes.

Détail important : lors de la création d'un projet, l'initiateur peut remplacer les paramètres de messagerie par défaut des utilisateurs pour ce projet spécifique. Les projets urgents peuvent être configurés pour envoyer des notifications instantanées, indépendamment des paramètres par défaut des utilisateurs. Les préférences des utilisateurs sont respectées pour le travail courant. L'autorité du responsable du projet couvre les exceptions.

Regroupement des tâches par e-mail

Le regroupement des tâches par e-mail est un mécanisme parallèle dédié aux tâches. Il fonctionne en parallèle de la liste de tâches de l'utilisateur. De nombreux utilisateurs d'Aproove gardent l'application ouverte et préfèrent travailler directement depuis leur liste de tâches, sans recevoir d'e-mail. D'autres passent la majeure partie de leur journée sur d'autres applications et souhaitent être avertis par e-mail dès qu'une tâche est ajoutée.

Trois options sont disponibles :

• Aucun e-mail. L'utilisateur sélectionne les tâches dans sa liste de tâches intégrée à Aproove.
• Instantané. Un e-mail est envoyé pour chaque tâche dès son attribution.
• Regroupement programmé. Les tâches sont regroupées dans un seul e-mail à la fréquence choisie par l'utilisateur (quotidienne, hebdomadaire ou à une heure précise). Possibilité de regroupement par projet. Limité aux nouvelles tâches uniquement (optionnel).

Que l'utilisateur reçoive ou non un e-mail, la tâche apparaît toujours dans sa liste de tâches à faire dans l'application. L'e-mail est un canal supplémentaire, et non le seul.

Avantages

• Gestion de la surcharge de notifications au niveau de l'utilisateur. Chaque utilisateur choisit les canaux et les fréquences qui lui conviennent, et non les paramètres par défaut de la plateforme.
• Trois canaux, un seul flux d'activité sous-jacent. Le flux en direct intégré à l'application, le résumé programmé par e-mail et les e-mails déclenchés par des événements s'appuient tous sur la même activité de projet. Ainsi, les utilisateurs peuvent choisir le format approprié sans perdre aucune information.
• Les paramètres par défaut sont conservés par l'utilisateur. Les paramètres de notification de projet configurés une seule fois s'appliquent automatiquement à chaque nouveau projet. L'intégration à un nouveau projet ne nécessite pas de réinitialiser les préférences à chaque fois. Les initiateurs de projet conservent le droit de priorité. Les projets urgents peuvent déclencher une notification instantanée, indépendamment des préférences par défaut de l'utilisateur, afin qu'aucun travail important ne se perde dans le flux quotidien. Les notifications sont filtrées selon les centres d'intérêt de chaque utilisateur. Les cinq catégories d'activité (Projet, Épreuve, Note, Tâche, Étape du flux de travail) sont filtrables indépendamment pour chaque utilisateur, ce qui réduit le bruit ambiant. Les notifications par e-mail et dans l'application sont complémentaires et non redondantes. Les utilisateurs qui utilisent régulièrement l'application consultent le flux en direct. Les autres reçoivent des e-mails. La plupart des utilisateurs optent pour une combinaison des deux. Les tâches apparaissent toujours dans la liste des tâches. Les e-mails sont facultatifs ; la file d'attente des tâches dans l'application fait foi, donc désactiver les notifications ne signifie pas manquer du travail.

À qui s'adresse ce service ?

• Aux chefs de projet qui suivent l'activité de nombreux projets simultanés et qui ont besoin d'un contrôle précis sur les événements qui leur sont présentés.
• Aux réviseurs et aux spécialistes qui souhaitent être notifiés uniquement lorsque du travail leur est attribué, et non à l'ensemble du flux d'activité.
• Aux approbateurs et aux dirigeants qui préfèrent un récapitulatif quotidien ou hebdomadaire à un flux continu ou à un tableau de bord de gestion de projet complet.
• Aux agences externes et aux freelances qui travaillent en dehors d'Aproove la majeure partie de la journée et qui ont besoin d'être contactés par e-mail.
• Aux responsables des opérations qui évaluent les plateformes en se demandant : « Nos utilisateurs peuvent-ils contrôler leur profil de notification, ou allons-nous devoir lutter contre la lassitude dès le premier jour ? »

Fonctionnement interne

Le système d'alertes et de notifications fonctionne comme une couche de configuration personnalisée pour chaque utilisateur, superposée au flux d'activité sous-jacent d'Aproove. Ce flux capture les événements liés aux projets, aux épreuves, aux notes, aux tâches et aux flux de travail dès leur apparition, et les diffuse aux abonnés via quatre canaux : le widget « Activité récente » (flux intégré à l'application en temps réel), le rapport d'activité planifié (résumé par e-mail envoyé par lots à la fréquence configurée par l'utilisateur), les notifications par e-mail de projet (e-mails déclenchés par des événements configurables à des fréquences configurables) et les e-mails de regroupement de tâches (e-mails spécifiques à chaque tâche avec options de regroupement). Les filtres, la fréquence et les préférences de canal de chaque utilisateur sont enregistrés et appliqués automatiquement lorsqu'il est ajouté à un nouveau projet. L'initiateur du projet conserve un droit de priorité pour chaque projet, permettant ainsi aux projets urgents de déclencher une notification instantanée, indépendamment des paramètres par défaut de l'utilisateur. Les événements d'activité récente sont signalés par des points rouges dans les vues « Projets récemment consultés » et « Mes projets », indiquant visuellement les projets en cours d'activité. Toutes les notifications respectent les autorisations d'accès de l'utilisateur. Les utilisateurs ne reçoivent pas de notifications concernant une activité qu'ils ne seraient pas autorisés à voir.