Le temps passé sur une tâche ne correspond pas toujours au temps réellement travaillé. Aproove enregistre les sessions internes.

Fonctionnement

Configuration par étape du flux de travail. Les administrateurs décident de l'emplacement des informations relatives au temps et aux matériaux dans le flux de travail. Une étape de création peut demander uniquement le temps. Une étape d'impression peut demander uniquement les matériaux. Une étape combinée peut demander les deux. Une étape qui n'en a pas besoin n'affiche rien.

Suivi des sessions. Lorsque le suivi des sessions est activé pour une tâche, Aproove enregistre l'horodatage de début au moment où l'utilisateur ouvre la tâche et l'horodatage de fin lorsqu'il la met en pause ou la ferme. Chaque pause et reprise crée une nouvelle limite de session. Le temps total correspond à la somme des sessions ; la valeur reflète donc le temps de travail concentré plutôt que le temps écoulé.

L'utilisateur contrôle la pause et la reprise grâce à un bouton de session situé à côté de « Confirmer et quitter » dans l'interface de la tâche. Les administrateurs peuvent masquer ce bouton tout en continuant à enregistrer les sessions, pour les cas où l'utilisateur ne doit pas gérer son propre temps. Une temporisation d'inactivité (configurable en minutes, généralement 15) interrompt automatiquement la session en cas d'inactivité, évitant ainsi l'accumulation d'heures fantômes pour une tâche laissée ouverte pendant la pause déjeuner. À l'ouverture de la feuille de temps une fois la tâche terminée, les sessions enregistrées sont visibles. L'utilisateur peut modifier les heures de début et de fin de chaque session, les fusionner, les supprimer ou ajouter des notes descriptives. L'effort corrigé est mis à jour automatiquement. Saisie du temps avec codes de facturation. Chaque saisie de temps est associée à un code de facturation défini par l'administrateur. Ce code comprend le taux (pour la facturation ou les rapports ultérieurs) et l'intervalle d'arrondi minimal (1, 5, 10, 15, 20 ou 30 minutes). Une tâche de six minutes avec un code de facturation de 15 minutes est arrondie à 15 minutes. Un code de facturation peut également imposer une durée maximale par tâche, évitant ainsi les surfacturations accidentelles : si l'effort calculé dépasse le maximum, l'utilisateur doit le corriger avant l'enregistrement.

Saisie des articles avec les codes de facturation. La saisie des articles fonctionne de la même manière. Les administrateurs définissent les codes de facturation des articles (pages, feuilles, plaques, tout ce qui doit être comptabilisé), chacun avec une description de l'unité, une quantité maximale facultative et tout autre contexte pertinent. Les utilisateurs saisissent la quantité utilisée à la fin de la tâche. Les descriptions sont automatiquement renseignées à partir du contexte de la tâche, mais peuvent être modifiées.

Effort corrigé et champs modifiables. Les champs Date d'entrée, Date de sortie, Heure d'entrée et Heure de sortie sont automatiquement renseignés par le système, mais restent modifiables. L'utilisateur peut ainsi les ajuster si la réalité ne correspond pas aux horodatages (la tâche est restée ouverte après la fin du travail, l'utilisateur a été interrompu, la journée a commencé). Le champ « Effort corrigé » correspond à la valeur facturée.

Feuilles de temps autonomes. Les saisies de temps et de matériel ne sont pas nécessairement liées à une tâche. Depuis le menu Suivi du temps, les utilisateurs autorisés peuvent créer des saisies pour n'importe quel projet (ou pour aucun projet) concernant des tâches administratives, des réunions ou toute activité hors d'une étape de workflow.

Accès limité par les autorisations. La visibilité des saisies de temps est régie par une combinaison de droits système et d'appartenance au projet. Les utilisateurs du Suivi du temps voient leurs propres saisies. Les responsables et administrateurs du Suivi du temps voient celles de tous les utilisateurs, limitées à leur équipe ou schéma. Le modèle d'autorisation permet une délégation granulaire entre les équipes.

Filtrer, regrouper, rechercher, exporter. Le menu Suivi du temps permet de filtrer par utilisateur, par groupe de contacts, par jour, par semaine ou par projet, et d'effectuer une recherche parmi toutes les saisies. Les données de temps et de matériel sont exportées pour les systèmes de reporting, de facturation ou financiers.

Avantages

• Précision au niveau de la session. Le logiciel de gestion du temps de projet capture le travail réellement concentré plutôt que le temps écoulé mesuré par l'horloge. Une tâche laissée ouverte pendant la pause déjeuner n'est pas facturée pour cette dernière.
• Configurable par étape. Temps, matériaux, les deux ou aucun : configurable pour chaque étape du flux de travail, afin que l'invite n'apparaisse que lorsque cela est pertinent.
• Codes de facturation avec taux et arrondis. Les codes de facturation du temps et des matériaux incluent des taux, des intervalles d'arrondi et des limites maximales optionnelles, garantissant ainsi une saisie des coûts cohérente entre les utilisateurs et les projets.
• Saisie automatique, correction manuelle. Les champs de date et d'heure sont automatiquement remplis à partir des événements système, mais restent modifiables pour permettre à l'utilisateur de les ajuster en fonction de la réalité.
• Un délai d'inactivité empêche la facturation des heures fantômes. Le suivi de session se met automatiquement en pause après une période d'inactivité configurable, évitant ainsi la facturation d'une tâche ouverte oubliée.
• Saisies autonomes pour les activités hors tâches. Le temps et les matériaux peuvent être enregistrés pour un projet (ou indépendamment d'un projet) pour les réunions, les tâches administratives ou toute activité hors flux de travail. Étape.
• Visibilité et modification limitées aux autorisations. Par défaut, les utilisateurs peuvent voir et modifier leurs propres entrées. Les responsables et les administrateurs peuvent voir et modifier les entrées de tous les utilisateurs et équipes en fonction des droits configurables.
• Filtrer, regrouper, rechercher, exporter. Les entrées peuvent être segmentées par utilisateur, groupe, jour, semaine ou projet, puis exportées vers des systèmes de facturation ou de reporting.
• Lien avec le projet et la tâche. Chaque entrée est associée à une tâche et un projet spécifiques, ce qui permet de rattacher les données de coût et d'effort au travail qui les a générées.

À qui s'adresse ce produit ?

• Agences et cabinets de services professionnels facturant leurs clients au temps passé et aux matériaux utilisés et ayant besoin d'un suivi précis du temps consacré aux tâches.
• Opérations de production et de prépresse assurant le suivi des matériaux consommés (pages, feuilles, plaques) en fonction du temps de production.
• Équipes internes des opérations et des finances capturant les données de charge de travail pour la planification des ressources, l'allocation des coûts et la refacturation.
• Chefs de projet et responsables de PMO ayant besoin d'une visibilité sur le temps consacré par les membres de l'équipe et par projet.
• Équipes de conformité et d'audit dans le cadre d'activités réglementées où le temps passé sur des tâches spécifiques doit être justifié.