Approove est compatible avec la pile que vous utilisez déjà.

Pourquoi c'est important

La plupart des plateformes marketing dotées de flux d'approbation automatisés et d'un système de contrôle de version présentent des limites d'intégration. Le coût d'une plateforme de flux de travail mal intégrée est rarement visible au départ. Il se manifeste plus tard, de trois manières prévisibles.

Premièrement, la saisie de données en double. Si Aproove ne peut pas extraire les données de projet de votre système de gestion de projet, les chefs de projet créent les projets deux fois : une fois dans le système source, une fois dans Aproove. Le taux d'erreur sur la seconde copie représente le coût d'une mauvaise intégration.

Deuxièmement, des flux de travail dysfonctionnels. Si les décisions prises dans Aproove ne peuvent pas déclencher d'actions en aval dans votre ERP, MAM ou système de planification, ces transferts se transforment en tâches manuelles par e-mail. Les interventions humaines qui devraient être automatisées restent manuelles et la piste d'audit est rompue.

Troisièmement, la prolifération des identités. Si la gestion des utilisateurs n'est pas automatisée par votre fournisseur d'identité, les équipes informatiques gèrent des listes d'utilisateurs dans Aproove séparément de leur annuaire d'identité principal. Les personnes qui quittent l'entreprise ne voient pas leurs accès Aproove modifiés en conséquence. La conformité se dégrade.

Les outils d'intégration d'applications d'entreprise prennent en charge ces trois aspects. Les données du projet sont automatiquement importées des systèmes en amont. Les décisions approuvées déclenchent des actions en aval en temps réel. Les comptes utilisateurs sont créés et supprimés avec le fournisseur d'identité. La plateforme reste connectée.

Outil d'intégration

API Aproove RPC V2.0. L'interface de programmation complète de la plateforme. Création de projets, chargement de fichiers, déclenchement de workflows, récupération de décisions, exportation de données d'audit, gestion de la configuration et gestion des utilisateurs sont accessibles via des appels REST/RPC. L'API est documentée et stable, avec prise en charge du versionnage.

Middleware Concoord. Basé sur Node-RED, Concoord fournit un outil visuel de création d'intégrations permettant de construire des flux en connectant des nœuds. Parmi les nœuds prédéfinis figurent le nœud Aproove RPC (pour tout appel d'API Aproove) et le connecteur Adobe Workfront (pour tout appel d'API Workfront). Des nœuds personnalisés peuvent être ajoutés pour d'autres systèmes. Concoord peut être déployé avec Aproove ou indépendamment, et il peut exécuter une logique d'intégration couvrant plusieurs systèmes et incluant la gestion des embranchements, la logique conditionnelle, les transformations et la gestion des erreurs. Webhooks Aproove. Lorsqu'un événement se produit dans Aproove (création de projet, achèvement d'une étape de workflow, prise de décision, chargement de fichier, invocation d'un agent IA, etc.), Aproove peut déclencher des appels webhook vers les points de terminaison abonnés. Concoord, votre propre couche d'intégration ou tout service d'écoute HTTP peut recevoir ces événements et agir en temps réel. Dossiers actifs. Pour l'intégration de fichiers avec des systèmes existants dépourvus d'API, Aproove prend en charge les dossiers actifs : des emplacements du système de fichiers qui ingèrent automatiquement les fichiers dès leur apparition, avec des métadonnées issues des conventions de nommage ou des fichiers sidecar associés. Actions de workflow appelant des systèmes externes. Dans un workflow Aproove, les étapes peuvent inclure des actions appelant des systèmes externes en cours de workflow. L'action « Appel Concoord » déclenche un flux Concoord de manière synchrone ou asynchrone. L'action « Appel Concoord et attente de réponse » déclenche un flux Concoord et suspend le workflow jusqu'à la réponse du système externe. Ainsi, les systèmes externes peuvent participer pleinement aux workflows Aproove, et non plus seulement en tant qu'observateurs.

Intégrations prédéfinies

Adobe Workfront. L'intégration prédéfinie la mieux documentée. La création de projets initiée par Workfront est acheminée d'un formulaire personnalisé Workfront vers Aproove via Concoord, avec synchronisation des métadonnées, des fichiers et des jalons du projet. Les modèles basés sur l'interrogation et sur les webhooks sont pris en charge. Les décisions Aproove peuvent être renvoyées à Workfront pour mettre à jour l'état des tâches. Le connecteur Workfront inclut une pagination intégrée et respecte l'architecture REST de Workfront.

Fournisseurs d'identité. L'authentification unique SAML 2.0 avec provisionnement automatique est une fonctionnalité de premier ordre. Des intégrations documentées existent pour Active Directory (modèle Kroger), Azure AD (modèle Kingspan, généralement) et Okta. LDAP est pris en charge pour les systèmes d'identité existants. La gestion des groupes (création et suppression) permet aux utilisateurs rejoignant ou quittant un groupe d'identité d'obtenir ou de perdre automatiquement l'accès Aproove, y compris leur appartenance aux groupes de contacts. Intégrations personnalisées via Concoord. Outre les connecteurs prédéfinis, Concoord peut s'intégrer à pratiquement tous les systèmes disposant d'une API REST ou d'un point de terminaison webhook. Des intégrations personnalisées existent pour les systèmes ERP, les systèmes de planification, les plateformes de gestion d'actifs et les applications internes. Le déploiement chez Kroger, par exemple, inclut une « intégration dynamique poussée entre le système de planification de Kroger et Aproove » qui génère plus de 600 déclencheurs de flux de travail planifiés par semaine (selon le livre blanc « Transformation du Centre d'excellence en exécution promotionnelle de Kroger », Aproove, octobre 2021).

Intégration de l'identité

L'identité constitue un cas d'intégration à part entière en raison de son impact sur le cycle de vie des utilisateurs, la gestion des permissions, l'attribution des audits et la conformité.

Aproove prend en charge l'authentification unique SAML 2.0, le fournisseur d'identité du client faisant office de fournisseur d'identité (IdP) et Aproove de fournisseur de services (SSO). L'authentification s'effectue via l'infrastructure existante du client. Aproove ne stocke jamais les mots de passe des utilisateurs SSO.

L'approvisionnement automatique étend ce fonctionnement. Lorsqu'un utilisateur rejoint un groupe d'identité dans l'annuaire du client, il est automatiquement ajouté à Aproove avec les rôles et les groupes de contacts appropriés. Lorsqu'il quitte le groupe, son accès est supprimé. Le fournisseur d'identité est la source de référence ; Aproove s'y conforme.

Pour les utilisateurs SSO, Aproove prend également en charge la fonctionnalité « Renforcer l'identité de l'utilisateur », qui revalide l'identité SSO de l'utilisateur à des points de décision spécifiques. Ceci répond aux exigences de signature électronique de la norme FDA 21 CFR Part 11 et aux flux de confirmation d'identifiants similaires où l'authentification SSO initiale est insuffisante.

Modèles d'intégration courants

Création de projet par formulaire. Un utilisateur remplit un formulaire personnalisé dans le système en amont (Workfront, SharePoint, portail d'admission personnalisé). La soumission du formulaire déclenche un flux Concoord qui crée un projet dans Aproove avec les métadonnées collectées, joint les fichiers et lance le flux de travail.

Orchestration de flux de travail événementielle. Aproove déclenche des webhooks lors d'événements clés du flux de travail. Les systèmes externes s'abonnent à ces webhooks et agissent : mise à jour d'un enregistrement ERP, lancement d'un ordre de production, publication sur un canal de discussion, déclenchement d'une revue en aval.

Appels externes en cours de workflow. Une étape de workflow dans Aproove invoque un système externe pour effectuer une tâche. L'étape attend la réponse externe, puis se poursuit. Ce modèle permet à Aproove d'orchestrer un travail incluant des étapes externes, l'historique d'audit enregistrant la participation externe.

Automatisation des dossiers actifs. Les systèmes existants déposent des fichiers dans un répertoire surveillé. Aproove les ingère automatiquement, l'attribution des projets étant pilotée par le nom de fichier ou les métadonnées du dossier sidecar. Aucune intervention humaine n'est requise.

Cycle de vie utilisateur piloté par l'identité. Les utilisateurs sont ajoutés ou supprimés des groupes d'identités dans l'annuaire du client. Le provisionnement Aproove suit automatiquement. Les attributions de rôles, les appartenances aux groupes de contacts et les autorisations d'accès sont mises à jour en fonction de l'annuaire.

Avantages

• Aucune saisie de données en double. Les données du projet sont automatiquement importées des systèmes en amont.
• Les flux de travail restent fluides. Les décisions approuvées peuvent déclencher des actions en aval, et les systèmes externes peuvent intervenir en tant qu'étapes du flux de travail.
• L'identité reste propre. L'authentification unique SAML 2.0 avec provisionnement et déprovisionnement automatiques garantit que l'accès utilisateur est aligné sur la source de référence.
• Prêt à l'emploi là où c'est important, personnalisé là où vous en avez besoin. Adobe Workfront propose une intégration préconfigurée et documentée. Tout le reste s'intègre via Concoord et l'API. La logique d'intégration est visuelle, non enfouie dans le code. Grâce à sa base Node-RED, les flux d'intégration sont conçus et maintenus visuellement par des architectes d'intégration, et non uniquement par des développeurs. L'historique d'audit couvre l'ensemble du périmètre d'intégration. Les événements webhook et les appels Concoord sont enregistrés dans l'historique du projet, au même titre que les événements de la plateforme. Architecture ouverte, sans dépendance vis-à-vis d'un fournisseur. API REST/RPC, protocoles standard (SAML, webhooks), middleware ouvert (Node-RED). Aucun élément propriétaire ne bloque l'intégration.

À qui s'adresse ce produit ?

• Architectes informatiques et d'intégration évaluant la compatibilité des plateformes de workflow avec les systèmes d'entreprise existants.
• Responsables des opérations marketing gérant des programmes de revue qui dépendent de systèmes de gestion de projet, de planification ou ERP en amont.
• Équipes de gestion des identités et des accès nécessitant l'attribution et la suppression automatisées des comptes utilisateurs via le fournisseur d'identité de l'entreprise.
• Clients utilisant Adobe Workfront et souhaitant une intégration préconfigurée plutôt qu'une solution personnalisée.
• Clients disposant de systèmes hérités nécessitant une intégration via des webhooks, des dossiers partagés ou des appels API planifiés, plutôt qu'une intégration moderne basée sur les API.

Fonctionnement interne

L'architecture d'intégration d'Aproove repose sur quatre piliers : l'API Aproove RPC (REST sur HTTP, versionnée et entièrement documentée), le framework de webhooks Aproove (abonnements aux événements configurables déclenchant des rappels HTTP POST vers les points de terminaison abonnés), le middleware Concoord (une plateforme d'intégration basée sur Node-RED avec des connecteurs Aproove RPC et Adobe Workfront préconfigurés) et le framework SSO SAML 2.0 (Aproove agit comme fournisseur de services ; le fournisseur d'identité du client émet des assertions d'authentification ; le provisionnement de groupes est pris en charge via les attributs SAML). Les actions de workflow incluent Concoord Call et Concoord Call-and-wait-for-callback, permettant aux étapes de workflow d'invoquer des systèmes externes de manière synchrone ou asynchrone. Les dossiers actifs fournissent une entrée automatisée basée sur le système de fichiers pour l'intégration de systèmes existants pilotés par fichiers. Les événements de workflow (création de projet, achèvement d'étape, prise de décision, événements de fichiers, événements d'agent IA) sont disponibles sous forme d'abonnements aux webhooks. Le déploiement d'Aproove Concoord peut fonctionner en parallèle d'Aproove ou indépendamment, avec des exemples documentés de flux d'intégration complexes (flux de création de projet Workfront CD/560859786, exemple d'intégration Workfront CD/560859689, point de terminaison d'entrée Concoord et nœud RPC Aproove CD/566493214). La couche d'intégration respecte les mêmes normes de journalisation que la plateforme : les événements franchissant la limite d'intégration sont enregistrés dans le projet avec horodatage, attribution et détails de la charge utile, le cas échéant.