Les échanges avec les relecteurs n'ont pas leur place dans les e-mails. Ils doivent être consignés par écrit.
Des outils de révision améliorés pour votre solution de correction en ligne : chaque note dans Aproove peut donner lieu à une discussion. Les relecteurs peuvent commenter, joindre des fichiers et mentionner leurs collègues (@mention) sans quitter l’épreuve. Les utilisateurs mentionnés (@mention) accèdent directement à la note nécessitant leur intervention, la voient uniquement et peuvent y répondre dans son contexte. Les versions précédentes de l’épreuve restent verrouillées mais visibles, ce qui permet de conserver l’historique de chaque discussion avec le document.
Présentation
Même les meilleurs systèmes numériques de gestion des flux de travail créatifs peuvent présenter des outils de révision peu intuitifs. Voici comment la solution de relecture en ligne d'Aproove simplifie les commentaires.
Les commentaires et les mentions (@) constituent la couche conversationnelle qui s'ajoute aux annotations d'Aproove. Chaque note créée dans l'interface de révision peut donner lieu à une discussion structurée : réponses de tout utilisateur autorisé, fichiers joints aux commentaires et mentions (@) permettant d'inviter d'autres personnes à participer. La discussion s'affiche dans le panneau des commentaires à droite de l'interface de révision, qui peut être masqué ou affiché pour permettre aux relecteurs d'accéder à l'épreuve en plein écran.
Lorsqu'une nouvelle version d'épreuve est chargée, les notes et commentaires des versions précédentes sont verrouillés. Les relecteurs peuvent uniquement annoter la version actuelle, mais la conversation des tours précédents reste visible (notamment via la vue Comparaison, où les notes verrouillées apparaissent en regard de la version sur laquelle elles ont été ajoutées). Les erreurs d'annotation sur des épreuves obsolètes sont ainsi évitées ; l'historique est préservé.
Fonctionnement
Commentaires groupés. Une fois une note créée, tout relecteur autorisé peut y répondre. La réponse apparaît dans le fil de discussion de la note, avec l'attribution de l'auteur. Les échanges de réponses entre relecteurs restent regroupés dans une seule chaîne, et non dispersés dans plusieurs notes. Les relecteurs peuvent joindre des fichiers à leurs commentaires (une image corrigée, un document de référence, une page du guide de marque) afin que les éléments justificatifs soient associés à la discussion.
@mentions pour des contributions ciblées. Lorsqu'un relecteur souhaite l'avis d'une autre personne sur une note spécifique, il tape @ et commence à saisir le nom de la personne. Les contacts et les membres de l'équipe sont approuvés au fur et à mesure de la saisie. Le relecteur peut également mentionner une personne ne figurant pas dans ses contacts en saisissant directement son adresse e-mail ; cette adresse est ajoutée à sa liste de contacts pour une utilisation ultérieure.
La personne mentionnée reçoit un lien par e-mail qui la dirige directement vers la note en question. Ils voient cette seule note, ce qui leur permet de donner un retour ciblé sans avoir à parcourir le reste de l'épreuve ni les notes des autres relecteurs. Lorsqu'ils répondent, leur commentaire apparaît dans la discussion, visible par le relecteur initial et tous les autres participants.
Versions verrouillées, discussion préservée. Lorsqu'une épreuve passe à une nouvelle version, les notes et commentaires des versions précédentes sont verrouillés. Il est impossible de les modifier ou d'y ajouter quoi que ce soit. En mode Comparaison, les notes verrouillées s'affichent en regard de la version sur laquelle elles se trouvaient, permettant ainsi aux relecteurs de consulter les modifications apportées à chaque version. La discussion n'est pas perdue ; elle est archivée et reste visible dans son contexte.
Avantages
- Les conversations restent rattachées au document. Les fils de discussion restent sur la note qui les a initiés, et non dans un e-mail ou une messagerie instantanée.
- Les mentions sont ciblées. L'utilisateur mentionné accède directement à la note concernée, voit uniquement les éléments pertinents et répond dans leur contexte. Aucune présentation du projet n'est nécessaire.
- Toute personne peut être impliquée, même celles qui ne font pas partie du projet. Les spécialistes externes, les freelances ou les parties prenantes qui n'utilisent pas encore Aproove peuvent être mentionnés par leur adresse e-mail.
- Possibilité d'ajouter des pièces jointes aux commentaires. Les discussions peuvent inclure les documents justificatifs.
- Verrouillage des versions avec comparaison. Les versions précédentes restent verrouillées mais visibles. Les relecteurs voient les commentaires sur chaque version sans risquer de modifier des notes obsolètes.
- Attribution de l'auteur pour chaque commentaire. L'historique des commentaires enregistre qui a dit quoi, quand et sur quelle version.
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« La mise en place d'Aproove a considérablement réduit les erreurs, accru la motivation et la satisfaction au sein des équipes et, surtout, permis à l'exploitation d'économiser des coûts directs importants. »
« L'équipe Aproove est la meilleure équipe au monde. J'ai l'impression d'être leur seul client, ils sont toujours là pour moi. »
« En peu de temps, nous avons pu réduire 25 workflows en un seul. L'équipe a constaté une réduction de 15 semaines pour faire passer de nouveaux packages marketing de l'idée au marché. Plus important encore, cela a garanti que tous les packages étaient conformes aux exigences réglementaires. Toutes les étapes, tous les commentaires et toutes les approbations sont capturés et conservés pour d'éventuels audits. »
More ways to streamline high-stakes workflows
Observez comment les conversations des relecteurs restent liées aux épreuves dont elles traitent.
