Créez un flux de travail. Exécutez-le de mille façons.

Fonctionnement

Capture : quatre voies d’ingestion. Les métadonnées sont intégrées à Aproove de quatre manières :

• Formulaires. Les utilisateurs saisissent les métadonnées via des formulaires personnalisés dans l’assistant de création de projet, le tableau de bord du projet, une tâche de workflow, une étape de workflow ou une balise de note. Les formulaires peuvent indiquer des champs obligatoires et effectuer une validation par rapport aux règles de type.
• API. Les systèmes externes envoient des métadonnées à Aproove via l’API. Toute donnée envoyée qui n'est pas un paramètre Aproove fonctionnel est automatiquement convertie en une clé de métadonnées dans le projet destinataire.
• Ingestion du dossier actif. Un fichier JSON déposé dans le dossier actif du projet renseigne directement les clés de métadonnées.
• Saisie manuelle par l'administrateur. Les administrateurs peuvent renseigner les métadonnées directement dans la configuration du projet.

Utilisation comme variables de workflow. Pour la gestion documentaire et les workflows, les paramètres d'étape tels que les échéances, les responsables, les gestionnaires de conflits, le routage de l'étape suivante et les destinataires des notifications peuvent référencer des clés de métadonnées en tant que variables. Lors de l'exécution, Aproove remplace la variable par la valeur de métadonnées réelle. Le même modèle de workflow gère différents projets car les métadonnées de chaque projet déterminent une configuration d'étape différente.

Formules à l'exécution. Les paramètres de workflow peuvent intégrer des formules PHP qui opèrent sur les valeurs de métadonnées : conversions de format, calculs de dates, logique conditionnelle. Une échéance peut être calculée à partir d'un horodatage Unix entrant ; Une décision de routage peut être prise à partir d'une expression composée de plusieurs clés de métadonnées.

Colonnes du tableau de bord. Les administrateurs exposent les clés de métadonnées aux tableaux de bord via un schéma. Les utilisateurs sélectionnent les clés exposées qu'ils souhaitent voir dans leur vue « Mes projets » et organisent les colonnes selon leurs besoins. Il est possible de filtrer et de trier les données en fonction des métadonnées provenant d'un système tiers ou de celles issues d'un formulaire interne.

Formulaires interactifs pour les requêtes tierces. Les formulaires peuvent contenir des boutons et des composants de recherche liés à des appels HTTP/S. Lorsque l'utilisateur clique sur « Rechercher », le formulaire envoie une requête à un système externe (DAM, PIM, ERP) et les données renvoyées alimentent automatiquement les champs du formulaire. Aproove utilise déjà ce modèle en production pour la consultation de données DAM, l'enrichissement de données PIM et des flux de travail similaires.

Mise à jour à tout moment. Les valeurs des métadonnées peuvent être mises à jour en téléchargeant un nouveau fichier JSON dans le dossier de référence, par un appel d'API createAndUpdate ou par un utilisateur modifiant les données directement dans un formulaire. La nouvelle valeur prend automatiquement effet partout où elle est référencée.

Avantages

• Un modèle de workflow, de nombreuses configurations de projet. Un workflow générique avec des variables pilotées par métadonnées gère différents types de projets, échéances et parties prenantes sans nécessiter de workflows distincts pour chaque variante.
• Données de systèmes tiers intégrées à Aproove. Les métadonnées provenant de systèmes externes (DAM, PIM, ERP, outils de planification) s'affichent dans les tableaux de bord Aproove, pilotent la logique du workflow et restent synchronisées via l'API ou les mises à jour des dossiers actifs.
• Des tableaux de bord personnalisés. Les utilisateurs sélectionnent les colonnes de métadonnées qu'ils souhaitent afficher, trier et filtrer, sans intervention de l'administrateur pour une personnalisation courante.
• Données structurées validées, pas de texte libre. Les métadonnées typées imposent le format correct à la saisie (une date est une date, un e-mail est un e-mail), ce qui permet aux logiques et aux rapports en aval de se fier aux valeurs.
• Calculs à l'exécution, pas de configuration statique. PHP Les formules dans les paramètres de flux de travail transforment les valeurs des métadonnées lors de l'exécution. Ainsi, un seul flux de travail gère les entrées nécessitant une conversion, une combinaison ou une évaluation conditionnelle. Aucune nouvelle création de flux de travail n'est nécessaire pour gérer une nouvelle variante. Ajouter un nouveau type de projet signifie souvent simplement ajouter une clé de métadonnées ou un champ de formulaire, sans avoir à concevoir un nouveau flux de travail. Gouvernance contrôlée par schéma. L'administrateur contrôle la visibilité des clés de métadonnées pour chaque utilisateur dans les tableaux de bord, tandis que le contenu du formulaire reste accessible à tous ceux qui l'utilisent. Documents avec flux de travail structurés. Les métadonnées relient la gestion des documents et l'exécution des flux de travail. Ainsi, les fichiers, les tâches, les notes, les rappels système, etc., peuvent tous suivre les mêmes données de projet.

À qui s'adresse-t-il ?

• Architectes de flux de travail et responsables de processus qui créent des flux de travail génériques adaptables à différents types de projets, régions, marques ou catégories réglementaires.
• Ingénieurs d'intégration qui connectent Aproove aux systèmes en amont (DAM, PIM, ERP, planification) d'où proviennent les données de projet.
• Équipes Opérations et PMO qui ont besoin de tableaux de bord personnalisés en fonction des dimensions de leur portefeuille (campagne, région, gamme de produits, catégorie d'audit).
• Entreprises gérant de nombreuses variantes de projets sur une plateforme unique : opérations marketing, packaging, contenu réglementé, programmes multimarques.

Fonctionnement interne

Les métadonnées sont stockées avec le projet, la tâche ou la note à laquelle elles appartiennent. Les clés sont référencées par leur nom dans les paramètres des étapes du workflow. Le moteur de workflow résout les variables de métadonnées à l'exécution, prend en charge l'évaluation des formules PHP dans les paramètres et expose les métadonnées aux composants de formulaire, aux schémas de tableau de bord, aux modèles d'e-mail et aux rappels d'API. Le point de terminaison de l'API createAndUpdate est le principal chemin d'écriture pour les systèmes tiers. L'ingestion des dossiers actifs accepte le format JSON pour les mises à jour par lots. Les définitions de type imposent la validation au niveau de la couche d'entrée.

Des notes techniques détaillées sont disponibles sur la configuration des métadonnées, l'ingestion des dossiers actifs (TN 29) et les cas d'utilisation des métadonnées (TN 30).