Certaines tâches ont un nom. D'autres nécessitent simplement la première personne disponible.

Fonctionnement

Attribuer à une équipe. Une étape du workflow est configurée avec une équipe comme destinataire plutôt qu'un utilisateur spécifique. Lorsque l'étape est activée, la tâche apparaît dans la liste des tâches de chaque membre de l'équipe avec la mention « Non attribuée ».

Auto-attribution. Tout membre de l'équipe peut s'approprier la tâche en l'ouvrant. La tâche est alors immédiatement déplacée vers sa liste de tâches personnelle. Les autres membres de l'équipe ne la voient plus.

Attribuer par un responsable. Un utilisateur disposant des autorisations nécessaires (généralement un chef d'équipe ou un chef de projet) peut attribuer la tâche à un membre spécifique de l'équipe au nom de celle-ci. Même résultat : la tâche est déplacée vers la file d'attente de cette personne et est supprimée de la liste des tâches du reste de l'équipe.

Réattribution et désattribution. Un responsable peut réattribuer une tâche à un autre utilisateur (si le destinataire initial est absent pour maladie, en vacances ou surchargé de travail), ou la remettre dans la file d'attente de l'équipe afin que n'importe qui puisse la reprendre. La tâche n'est pas bloquée sur une personne en particulier simplement parce qu'elle a déjà été attribuée.

Attribution optionnelle pour les révisions. Lorsqu'une même tâche apparaît ultérieurement dans le flux de travail (une nouvelle révision de la même épreuve, une série de modifications supplémentaires), Aproove peut être configuré pour la réattribuer automatiquement à l'utilisateur qui a géré la première série de modifications. Ainsi, le concepteur qui a créé la version 1 reprend les corrections de la version 2 sans que le chef de projet ait à se souvenir de qui il s'agissait. Ou, si la continuité n'est pas requise, la tâche redevient non attribuée et peut être prise en charge par tout membre qualifié de l'équipe.

Avantages

• Attribuer à un rôle, pas à une personne. Les tâches sont attribuées à la bonne équipe sans que le chef de projet ait à deviner qui est disponible. L'équipe s'auto-organise autour du travail.
• La bonne personne, au bon moment. La personne disponible et qualifiée prend en charge la tâche. Les chefs de projet ne constituent pas un goulot d'étranglement pour les décisions d'acheminement. Aucun travail n'est bloqué en cas d'absence. Si un membre de l'équipe est malade ou en vacances, un responsable peut réaffecter ou remettre la tâche dans la file d'attente de l'équipe, assurant ainsi la continuité du travail. Continuité assurée. L'affectation permanente optionnelle permet à la même personne de gérer les itérations successives d'une même épreuve, de sorte que le concepteur connaissant le fichier se charge des révisions. Flexibilité lorsque la continuité n'est pas essentielle. Désactivez l'affectation permanente et chaque itération sera de nouveau attribuée à l'équipe, au membre disponible suivant. Coexiste avec l'affectation nommée. Contrairement aux outils de gestion de projet collaboratifs rigides, les tâches d'équipe s'intègrent au même flux de travail que les affectations individuelles. Le chef de projet choisit le modèle à chaque étape en fonction des besoins réels du travail.

À qui s'adresse ce service ?

• Agences de création qui confient des tâches de retouche, de mise en page ou de conception à une équipe où n'importe quel graphiste peut réaliser le travail.
• Équipes juridiques, réglementaires et de conformité où tout relecteur qualifié peut valider un contenu.
• Équipes merchandising et catégories disposant de plusieurs spécialistes capables de relire leur domaine.
• Services de production et de prépresse avec un travail par roulement et plusieurs opérateurs qualifiés.
• Responsables des opérations et des PMO qui souhaitent des flux de travail adaptables à la disponibilité des utilisateurs, plutôt que de dépendre de personnes spécifiques.