あなたのビジネスプロセスを、コード化ではなく図示してください。

なぜ重要なのか

ほとんどのワークフローツールには、あらかじめ構築されたワークフローが付属しています。顧客は最も近いものを選び、承認ワークフローソフトウェアに合わせてプロセスを調整します。これは初日はうまく機能しますが、ビジネスの実態がプラットフォームの想定と乖離すると、30日目には機能しなくなります。

ほとんどのプラットフォームが提供する代替手段は「プロフェッショナルサービス」です。顧客はベンダーのコンサルタントを雇ってカスタムワークフローを構築します。構築には数週間かかります。完成したワークフローは構築時点でのビジネスに合致していますが、その後の変更には毎回別のコンサルタントとの契約が必要になります。ワークフローの変更はコストがかかりすぎるため、ワークフローは固定化されてしまいます。

Aprooveのアプローチ：管理者にデザイナーを提供します。管理者はビジネスに最も近い人々であり、何をいつ変更すべきかを最もよく理解しています。ノーコードのビジュアルデザイナーにより、ワークフロー設計は業務を熟知している人々の手に渡り、エンジニアリングチケットやコンサルタントとの契約は不要になります。

その結果、実際のビジネスに合致し、ビジネスとともに進化するワークフローが実現します。

仕組み

管理者はビジネスプロセスワークフロービルダーを開き、描画を開始します。

プロジェクト作成の基準。すべてのワークフローにはトリガーが必要です。管理者は、ワークフローを開始するものを定義します。ファイルアップロード、提出された概要、別のシステムからのAPI呼び出し、フォーム送信、または別のワークフローから起動されたトリガーなどです。ワークフローは、トリガー条件が満たされると開始されます。

ワークフロー図。管理者は、ステップをクリックして名前を付け、決定を表す矢印で接続します。ステップは複数のパスに分岐し、自身にループバックできます。ステップは色分けされ、ラベルが付けられているため、図が一目で読み取れます。

ステップの動作。各ステップには、所要時間、競合マネージャーが割り当てられているかどうか、適用されるリリースルール、レビュー担当者インターフェイスに表示される決定ボタン、作業がファイルごとまたはプルーフごとに処理されるかどうかなど、独自の構成があります。決定ボタンは完全にカスタマイズ可能です。管理者は、プロセスに必要な数のステップグループを定義します (承認済み、却下済み、法務部へ送信、印刷保留、部長へエスカレーションなど)。

ステップグループ。 各ステップには、作業を行う人を定義するステップグループが少なくとも 1 つあります。管理者は、ユーザー、チーム、または連絡先グループを割り当て、ステップの解決方法 (全員一致の合意、多数決、単一の決定による進行、または誰でも取り組めるチームタスク) のルールを設定します。指定されたユーザーにオーバーライド権限を付与できます。

ステップ間のトリガーとアクション。 任意の 2 つのステップ間で、管理者は特定の決定に基づいて実行される自動アクションを構成できます。これらのアクションでは、ファイルの移動、プロジェクトのアーカイブ、チャットへの投稿、Concoord ミドルウェア フローの呼び出し、またはコールバック URL アクションによる外部システムの直接呼び出しが可能です。Concoord と直接 API の区別は、アクションごとに構成できます。視覚的なインジケーターは、図のどこにアクションが接続されているかを示します。

ステップのセキュリティ 規制遵守が必要なステップは、ステップごとに電子署名要件 (FDA 21 CFR Part 11) と二要素認証を設定できます。同じワークフローで、軽量ステップと高セキュリティステップを混在させ、すべてのステップに最高レベルのセキュリティ手順を強制する必要はありません。

参照ドキュメントとダウンロード パス ワークフローは、命名規則のマッチング (複雑な命名構造には正規表現を使用) により、証明をマスター ファイルまたはテンプレートにリンクするように構成できます。任意のステップのダウンロード パスは、正規表現を使用して特定のファイルシステムの場所にルーティングでき、定義された場所にファイルがあることを想定する本番システムとの統合をサポートします。

タイムシートの入力 ステップの決定によって時間追跡の入力を促す必要がある場合、管理者は、どの決定によってタイムシートのポップアップがトリガーされるかを設定します。時間と材料のデータはプロジェクト記録と下流のレポートに流れます。

ビジネスオペレーター向けに構築

当社の承認ワークフロー ソフトウェアのデザイナーは、意図的に開発者向けではありません。いくつかの選択肢がそれを裏付けています。

• ビジュアル優先。 ワークフローは記述ではなく描画されます。図が真実のソースであり、設定ファイルではありません。
• 平易な言語による設定。 ステップ、決定、ルール、および担当者は、フォームとドロップダウンを使用して構成されます。命名規則のマッチングのためのオプションの正規表現以外に式構文はありません。
• ライブ図更新。 アクションと割り当てが追加されると、ワークフロー図に視覚的なインジケーターが表示され、管理者は構築したものを確認できます。
• 反復的。 ワークフローは、サービスを中断することなく編集できます。ステップの追加、決定ルールの変更、または新しいアクションの配線には、リリースサイクルは必要ありません。

つまり、マーケティングオペレーションリーダーは、新しい市場が立ち上げられたときにキャンペーン承認ワークフローを調整したり、コンプライアンスマネージャーは、新しいフレームワークが適用されるときに規制ステップを追加したり、プロダクションマネージャーは、ベンダーが変更されたときにプリプレスの引き渡しルートを変更したりすることができ、チケットを発行したり、コンサルティングのスケジュールを設定したりする必要はありません。

メリット

• ワークフローは実際のビジネスに合致しています。 承認ワークフロー ソフトウェアのすべてのワークフローは、固定メニューから選択するのではなく、顧客のプロセスに合わせて構成されます。
• 管理者はセルフサービスです。 エンジニアリング チケットも、コンサルティング エンゲージメントも、ベンダーを待つ必要もありません。ビジネス オペレーターがワークフローを自分で設計して展開します。
• ワークフローはビジネスとともに進化します。 ビジネスが変化すると、ワークフローも変化します。プラットフォームは、初日のバージョンにプロセスを固定しません。
• 構成可能。 設計者は、Aproove の基本要素 (決定、並列フロー、競合管理、トリガー、電子署名、時間追跡) を顧客固有のプロセスに接続します。深みは基本要素にあります。デザイナーが構成します。
• 複数のワークフローが並行して実行されます。 異なる事業部門、ブランドファミリー、製品カテゴリ、または規制体制ごとに、競合することなく独自のワークフローを持つことができます。
• セキュリティはプラットフォーム全体ではなく、ステップごとに適用されます。 電子署名と2要素認証は、ワークフローに必要な箇所に適用され、すべてのステップに高度なセキュリティ手順を課すことはありません。‍
• ビジュアル図はドキュメントとしても機能します。 ワークフロー図自体がビジネスプロセスを示します。監査、トレーニング、およびオンボーディングでは、図を直接参照できます。

対象者

• 承認管理者組織のワークフローを設計する。
• マーケティングおよびクリエイティブオペレーションリーダーキャンペーン承認チェーンをマッピングする。
• コンプライアンスおよび規制管理者レビュー要件をワークフローに組み込む。
• 制作およびプリプレス管理者クリエイティブ、プリプレス、プレス間の引き継ぎをモデル化する。
• ITおよびプラットフォーム所有者プラットフォームが管理者セルフサービスをサポートしているか、ワークフローの変更ごとにベンダーのコンサルティングが必要かを評価する。

内部構造

ビジネスプロセスワークフロービルダーは、Aprooveのワークフローエンジン（BPM）の上に構築された構成レイヤーです。ワークフローはコードではなく構成として保存され、ビジュアルダイアグラムとランタイムモデルは同期されます。ステップは、ステップグループ（担当者）、決定ボタン（カスタム決定オプション）、ルーティングルール（どの決定が次のステップに進むか）、期間とエスカレーションポリシー、セキュリティ要件（FDA 21 CFR Part 11に準拠した電子署名、ステップごとの2FA）、およびアクション（ワークフローによってトリガーされる自動化）で定義されます。ステップ間のトリガーは、Concoordミドルウェアフローを呼び出すか、コールバックURLアクションを介して外部システムを直接呼び出すことができます。この区別はアクションごとに構成可能です。ワークフローには、分岐、並列パス、ループ、条件付きロジック、メタデータ駆動ルーティングを含めることができます。同じワークフローを複数のプロジェクトに利用でき、異なるメタデータ値はランタイム時に異なる担当者に解決されます（「大規模なスマートルーティング」を参照）。ワークフローの変更は、サービスの中断なしにデプロイできます。進行中のプロジェクトは、作成時に有効だったワークフロー定義に基づいて継続されますが、新規プロジェクトは最新バージョンが適用されます。