作業に費やした時間は、必ずしも労働時間とは限らない。Aprooveは、作業セッションを内部で追跡する。

仕組み

ワークフローのステップごとに設定します。 管理者は、ワークフローのどこに時間と材料が表示されるかを決定します。クリエイティブ制作ステップでは時間のみの入力を求める場合があります。印刷ステップでは材料のみの入力を求める場合があります。複合ステップでは両方の入力を求める場合があります。必要のないステップでは何も表示されません。

セッション追跡。 タスクでセッション追跡が有効になっている場合、Aproove はユーザーがタスクを開いた瞬間の開始タイムスタンプと、タスクを一時停止または閉じたときの終了タイムスタンプを記録します。一時停止と再開のたびに、新しいセッション境界が作成されます。合計時間はセッションの合計であるため、経過した時計の時間ではなく、集中して作業した時間を反映します。

ユーザーは、タスクインターフェイスの「確認して終了」の横にあるセッションボタンを使用して、一時停止と再開を制御します。管理者は、ユーザーが自分の時間を管理すべきでないシナリオのために、セッションをキャプチャしながらそのボタンを非表示にすることができます。

非アクティブタイムアウト（分単位で設定可能、一般的には 15 分）により、アクティビティが検出されない場合にセッションが自動的に停止されるため、昼食中に開いたままのタスクに架空の時間が蓄積されることはありません。

タスク完了時にタイムシートを開くと、記録されたセッションが表示されます。ユーザーは、個々のセッションの開始時刻と終了時刻を編集したり、セッションを結合したり、セッションを削除したり、各セッションに説明メモを追加したりできます。修正された作業時間は自動的に更新されます。

請求コードを使用した時間入力。各時間入力には、管理者が定義した請求コードが関連付けられます。請求コードには、レート（下流の請求またはレポート用）と最小丸め間隔（1、5、10、15、20、または 30 分）が含まれます。 15 分の請求コードで 6 分のタスクを実行すると、15 に切り上げられます。請求コードでは、タスクごとの最大時間も強制できるため、誤って過剰請求してしまうことを防ぐことができます。計算された作業時間が最大時間を超えた場合、保存する前にユーザーが修正する必要があります。

請求コードを使用した資材入力 資材入力も同様に機能します。管理者は、資材請求コード (ページ、シート、プレートなど、カウントする必要のあるもの) を、それぞれ単位の説明、オプションの最大数量、その他の重要なコンテキストとともに定義します。ユーザーは、タスク完了時に使用した数量を入力します。説明はタスクのコンテキストから自動的に入力されますが、編集することもできます。

修正された作業時間と編集可能なフィールド 開始日、終了日、開始時刻、終了時刻はすべてシステムから自動的に入力されますが、編集可能なままなので、実際の状況がタイムスタンプと一致しない場合 (作業完了後にタスクが開いたままになった、ユーザーが中断された、日付が変わったなど) にユーザーが調整できます。修正済み作業時間フィールドは、実際に請求される値です。

スタンドアロンのタイムシート。 時間と材料のエントリは、タスクに紐付ける必要はありません。時間追跡メニューから、権限を持つユーザーは、管理作業、会議、またはワークフロー手順外で発生するあらゆることについて、任意のプロジェクト（またはプロジェクトなし）に対してエントリを作成できます。

権限スコープのアクセス。 時間エントリの表示は、システムレベルの権限とプロジェクトレベルのメンバーシップの組み合わせによって制御されます。時間追跡ユーザーは、自分のエントリを表示します。時間追跡マネージャーと管理者は、チームまたはスキーマにスコープされた全員のエントリを表示します。権限モデルは、チーム間でのきめ細かな委任をサポートします。

フィルタリング、グループ化、検索、エクスポート。 時間追跡メニューは、ユーザーによるフィルタリング、連絡先グループによるフィルタリング、日、週、またはプロジェクトによるグループ化、およびすべてのエントリにわたる検索をサポートします。下流のレポート、請求、または財務システム向けに、時間と材料データをエクスポートできます。

メリット

• セッションレベルの精度。 プロジェクト時間管理ソフトウェアは、経過時間ではなく、実際に集中して取り組んだ作業を記録します。昼食を挟んで未完了のタスクは、昼食代として請求されません。
• ステップごとに設定可能。 時間、材料、両方、またはどちらもワークフローのステップごとに設定できるため、プロンプトは適切な場所でのみ表示されます。
• 料金と丸め処理を含む請求コード。 時間と材料の請求コードには、料金、丸め間隔、およびオプションの最大制限が含まれているため、コストの捕捉はユーザーとプロジェクト間で一貫しています。
• 自動捕捉、手動修正。 日付と時刻のフィールドはシステムイベントから自動的に入力されますが、ユーザーが現実に合わせて調整する必要がある場合は編集可能です。
• 非アクティブタイムアウトにより、架空の時間が防止されます。 セッション追跡は、設定可能なアイドル期間後に自動的に一時停止するため、忘れられた未完了のタスクが請求されることはありません。
• タスク以外の作業のスタンドアロンエントリ。 会議、管理作業、またはワークフロー外のあらゆるものについて、時間と材料をプロジェクトに対して（またはプロジェクトとは独立して）記録できます。ステップ。
• 権限範囲による表示と編集。 デフォルトでは、ユーザーは自分のエントリを表示および編集できます。マネージャーと管理者は、設定可能な権限に基づいて、ユーザーとチームを横断して表示および編集できます。
• フィルタリング、グループ化、検索、エクスポート。 エントリは、ユーザー、グループ、日、週、またはプロジェクトごとに分割でき、下流の請求システムまたはレポートシステムにエクスポートできます。
• プロジェクトとタスクに紐付けられています。 すべてのエントリは特定のタスクとプロジェクトに紐付けられるため、コストと労力のデータは、それらを生成した作業に紐付けられます。

対象者

• 時間と材料費に基づいて顧客に請求を行い、タスクに対する正確な作業時間記録を必要とする代理店および専門サービス会社。
• 制作およびプリプレス業務 制作時間と並行して消費された材料（ページ、シート、プレート）を追跡する。
• リソース計画、コスト配分、およびチャージバックのためにワークロードデータを取得する社内業務および財務チーム。
• チームメンバーとプロジェクト全体の作業状況を可視化する必要があるプロジェクトマネージャーおよびPMOリーダー。
• 特定のタスクに費やした時間を証明する必要がある規制対象業務を行うコンプライアンスおよび監査チーム。