課題
保険のマーケティングでは、州ごとの規制に合わせて異なるバージョンを作成する必要があります。AAA Lifeの場合、それは 1キャンペーンあたり25種類以上、各15ページ以上のバージョン管理を意味していました。 もし誤った料率で送付してしまった場合、法的にその料率を適用しなければならないという重大なリスクがありました。
AAA Lifeのマーケティングチームは、手作業のレビュー業務に追われていました。レビュー担当者は、州ごとのバージョン間の違いを見つけるためにすべての文章を読み込む必要がありました。当時のプロセスでは Excelスプレッドシート、メールのやり取り、カンバンボードを使用しており、アイテムの紛失や期限の遅延が発生し、承認状況を誰も追跡できない状態でした。
AAA LifeがAprooveを選んだ理由
チームには、プロジェクト管理とコンテンツレビューを統合できるプラットフォームが必要でした。ツールを切り替える作業が業務の遅延を招き、ミスの原因となっていたからです。
Aprooveとは？
Aprooveは、プロジェクト管理、コンテンツ校正、コンプライアンス追跡を一つのプラットフォームに統合したソリューションです。スピードが求められる一方でミスが許されない規制産業向けに設計されており、AIによるバージョン比較や自動ワークフローによる承認ルート設定が可能です。すべてのプロセスが監査用に記録されるため、スプレッドシートやメール、個別のツールを一つのシステムに置き換えることができます。
結果： コンプライアンスリスクを抑え、迅速なローンチを実現。
AAA Lifeはいかにしてコンプライアンスを維持しつつレビュー時間を短縮したか
AAA Lifeは、主要な業務領域にAprooveを戦略的に導入しました。各領域で発生していたボトルネックを解消しています。
マスターファイルの比較
AAA Lifeは承認済みのマスターファイルを基準として読み込み、州ごとのバリエーションをピクセル単位で比較できるようにしました。レビュー担当者は変更箇所のみを確認すればよいため、全ページを読み込んで差異を探す必要はもうありません。
自動化された単一ワークフロー
プロジェクトの種類、州の要件、ルーティングルールなどのメタデータを事前に定義することで、プラットフォームが自動的に処理を実行します。マーケティング、アクチュアリー、コンプライアンス、印刷ベンダーへのルーティングが常に正確に行われます。 レビュー時間は5日から2〜3日に短縮されました。
監査に対応した自動ドキュメント作成
すべてのコメント、決定事項、承認プロセスが自動的に記録されます。数ヶ月後に規制当局から問い合わせがあっても、AAA Lifeは即座に記録を提示できます。
コンフリクトアラートシステム
レビュー担当者間で意見が食い違ったり、期限が迫ったりすると、コンフリクトマネージャーに通知が届きます。プロジェクトが遅延する前に問題を解決できます。
全関係者を一つのシステムへ
社内チーム、コンプライアンス担当者、印刷ベンダーが同じプラットフォーム上で作業を行うようになりました。全員が最新のステータスを把握でき、個別のタスクリストとリマインダー機能が業務の停滞を防ぎます。
