ほとんどのワークフローツールは作業を追跡するだけですが、Aprooveのトリガーとアクションは実際に作業を実行します。

仕組み

トリガーはワークフローイベントです。 Aproove はプロジェクトとワークフロー内のさまざまなイベントを監視します。一般的なカテゴリには、次のものがあります。

• 決定と状態の変更 (プロジェクトが承認または却下された、プロジェクトの状態が変更された、プロジェクトがロックまたはロック解除された、校正が承認または却下された)。
• 期限と競合 (期限に達した、期限の競合、決定の競合)。
• ファイルとバージョン (ファイルのアップロード、プロジェクト バージョンの作成、ファイルのチェックの合格または不合格)。
• メモと注釈 (メモの追加、メモの解決または未解決、メモ タグの追加または削除)。
• フォームとメタデータ (フォームの保存、特定のフォーム フィールドの設定または変更)。
• プロジェクトのライフサイクル (プロジェクトの作成、プロジェクトのアーカイブ、プロジェクトの削除、プロジェクトの空化)。

アクションは、Aproove がそれに応じて行うことです。 トリガーが発火すると、1 つ以上のアクションが実行されます。一般的なカテゴリには、次のものがあります。

• ファイル操作 (FTP への送信、ファイルのコピーまたは移動、PDF のエクスポート、ファイルの削除、ホット フォルダーの有効化または無効化)。
• プロジェクト ライフサイクル (アーカイブ、復元、削除、名前変更、クリーン、リセット、状態の変更、スキーマの変更、プロジェクトの色の変更)。
• ワークフロー制御 (フローの保留または解放、レビュー タスクの送信、アップロード タスクの送信、タスクの期限の変更)。
• 通知 (電子メールの送信、CSV 形式でのプロジェクト履歴の電子メール送信、招待の期限切れ)。
• 注釈操作 (メモの追加、タグの追加、タグの削除、メモ ツールの有効化または無効化、メモの移動)。
• 統合 (外部 API へのコールバック URL、HTTP リクエスト、サードパーティ スクリプトの実行、メタデータの編集)。

アクションは連鎖できます。 1 つのトリガーで、多くのアクションが順番に実行され、あるアクションの結果が、別のトリガーを発動させることがあります。プロジェクト承認によって、ファイルがFTPに送信され、プロジェクトの状態が「リリース済み」に変更され、コールバックURLを介してERPに通知され、プロジェクトマネージャーに確認メールが送信され、30日後にプロジェクトがアーカイブされるといった処理が行われます。これら5つの処理はすべて自動的に実行されます。 PMはそれらを覚えておく必要はありません。

自動化できること

お客様が現在実行している実際の例：

• 最終承認が記録された瞬間に承認済みのアートワークを印刷会社のFTPに送信するため、月曜日の朝ではなく夜間に生産が開始されます。
• プロジェクトの状態が「リリース済み」に変更されてから30日後に完了したプロジェクトを自動的にアーカイブし、手動でクリーンアップすることなくアクティブなダッシュボードをクリーンに保ちます。
• コールバックURLを介してすべての決定について下流システムに通知するため、ERP、DAM、または計画ツールはAprooveが行ったことと同期します。
• 却下された校正刷りを承認されたものとは異なるフォルダにルーティングするため、再作業の山と生産の山が混ざりません。
• 規制に関する注記に「却下」タグが付けられたときに、プロジェクトコンテキストを添付してコンプライアンスマネージャーにエスカレーションします。
• 毎日のプロジェクト履歴を送信します。 CSVファイルをステークホルダーのメーリングリストに送信することで、変更内容を知る必要のある人が手動でエクスポートすることなく、クリーンな記録を取得できます。
• プロジェクトが規制レビュー状態に入った瞬間に、プロジェクト内のすべての証明をロックし、コンプライアンス期間中の意図しない編集を防ぎます。
• サードパーティのスクリプトを実行して、アップロードされたファイルをレビューワークフローに入る前に前処理または変換します。

手順は常に同じです。ルーチンを特定し、トリガーを設定し、アクションを設定します。その後は自動的に実行されます。

メリット

• 自動化は24時間365日稼働します。ワークフローイベントは、夜間、週末、祝日を含め、発生するたびにアクションをトリガーするため、PMがオンラインに戻るのを待つ必要はありません。
• 設定による一貫性。アクションは、トリガーが発火するたびに同じ方法で実行されるため、手動処理によるばらつきがなくなります。
• PMは判断作業を行い、ルーチン作業は行いません。日常的なタスク（ファイルルーティング、通知、アーカイブ、FTP送信）は自動的に実行されます。PMは、人間だけが行える決定に集中できます。
• 手順の漏れなし。トリガーが発火すると、アクションが実行されます。 「FTPでファイルを転送し忘れた」とか「ERPに伝え忘れた」といった言い訳は通用しません。
• 複雑なシーケンスのためのチェーン。 1つのトリガーで複数のアクションを順番に実行できるため、プロジェクトが承認されると、プロジェクト終了時のセレモニー（リリース、通知、アーカイブ、ログ記録）がすべて自動的に実行されます。
• Aprooveを超えた統合。 コールバックURL、HTTPリクエスト、およびスクリプト実行アクションにより、Aprooveは外部システム（ERP、DAM、MAM、プランニング、印刷）を同じ自動化の一部として制御できます。‍
• ワークフローごとに設定可能。 トリガーとアクションはプロジェクト、ワークフロー、またはタスクレベルで設定されるため、異なる作業パターンでも互いに影響を与えることなく、異なる自動化が適用されます。

対象者

• オペレーションおよびPMOリーダーすべてのプロジェクトに伴うルーチン作業を標準化し、個々のPMが記憶しておく必要がなくなります。
• 制作およびプリプレスチーム承認時にファイルが自動的に適切な場所に配置されるようにする必要があります。
• ITおよび統合チームコールバックURLとHTTPリクエストを介してAprooveをERP、DAM、MAM、プランニング、または印刷システムに接続します。
• コンプライアンスおよび規制チーム強制エスカレーションパスを通じてメモ、プロジェクト、および決定をルーティングします。
• マーケティングオペレーションすべてのキャンペーンサイクルに伴うルーチン簿記（アーカイブ、通知、コピー、ロック）を自動化します。