ワークフローは1つ。数十のブランドに対応。コピー＆ペーストは不要。

なぜ重要なのか

エンタープライズ マーケティング ワークフロー管理には、多くの場合、根本的なパラドックスが存在します。プロセスは一貫しているものの、担当者が一貫していないのです。すべてのブランドには独自のクリエイティブ チームがあり、すべての地域には独自の法務顧問がいます。すべての製品カテゴリには独自のコンプライアンス スペシャリストがいます。Kroger King Soopers のチラシを承認するワークフローは、Kroger Fred Meyer のチラシを承認するワークフローと構造的に同じですが、実際に作業を行う担当者は全く異なります。

ほとんどのプラットフォームでは、選択を迫られます。次のいずれかを選択できます。

• ブランド、地域、またはバリエーションごとに個別のワークフローを維持する。割り当ては明確ですが、ワークフローが増殖し、コピー間でずれが生じ、メンテナンスが大変になります。
• プロジェクトごとに手動で再割り当てする共有ワークフローを 1 つ維持する。増殖はありませんが、すべてのプロジェクトで手動で段階的な割り当てが必要となり、拡張性に欠けます。

どちらのアプローチも、エンタープライズ マーケティング業務が実際に実行されている規模では機能しません。

• Krogerの22ブランドは、22の別々のワークフロー、または毎週数千件の手動再割り当てを意味します。どちらのオプションも、その負担に耐えきれません。
• Aprooveのスマートルーティングは、メタデータ駆動型の動的割り当てでこの問題を解決します。ワークフローテンプレートはプロセスです。メタデータはブランド、地域、またはバリエーションです。プラットフォームは、実行時にメタデータを適切なチームに解決します。1つのワークフローテンプレートを、必要な数のブランドに拡張でき、増殖や手動割り当ては不要です。

仕組み

3つの要素が連携して動作します。

1. ワークフロー テンプレート (プロセス)。 ワークフローは、作業に適用される手順、決定、分岐、並列パス、ルールとともに一度定義されます。各手順には担当者がいますが、担当者は固定された人物ではありません。担当者は、「プロジェクトのブランドのブランド ディレクター」や「プロジェクトの地域の法務レビュー担当者」などのメタデータ駆動型の参照です。

2. スマート プロジェクト作成フォーム (メタデータの取得)。 新しいプロジェクトが作成されると、スマート フォームがプロジェクトを定義するメタデータ (ブランド、地域、製品ライン、規制カテゴリ、市場、顧客セグメント、またはビジネスで使用するカスタム フィールド) を取得します。フォームはワークフローのメタデータ要件に基づいて作成されるため、作業を開始する前に適切な情報が事前に取得されます。

3.実行時の解決 (割り当て)。 ワークフローが実行され、各ステップに到達すると、メタデータ駆動型の担当者プレースホルダーが実際の人、チーム、または役割に解決されます。「ブランド ディレクター」と書かれたステップは、プロジェクトのブランド メタデータが King Soopers の場合は King Soopers のブランド ディレクターに、ブランド メタデータが Fred Meyer の場合は Fred Meyer のブランド ディレクターに、Kroger の 22 ブランドの場合は Harris Teeter のブランド ディレクターに解決されます。

オプションのレイヤーでさらに拡張できます。ワークフローの条件付きロジックは、メタデータに基づいてステップ全体を含めるか除外することができます (たとえば、規制対象製品に対してのみ実行されるステップ)。ワークフローの分岐は、メタデータに基づいて異なる経路でルーティングできます (製品カテゴリごとに異なる経路)。メタデータ モデルは階層構造（ブランドから地域、店舗クラスター、個々の店舗まで）にできるため、作業に必要なあらゆる詳細レベルまで掘り下げて解決できます。

Kroger のアンカー

Kroger プロモーション実行センター オブ エクセレンスは、このパターンをフルスケールで実証しています。

Kroger プロモーション実行センター オブ エクセレンス変革に関するホワイト ペーパー (Aproove、2021 年 10 月) で引用されているように、Kroger は、メタデータ駆動型の割り当てを備えた共有ワークフロー テンプレートを使用して、22 の異なる小売ブランドにわたってマーケティング コンテンツのワークフローを運用しています。ケース スタディでは、実装を 「メタデータ駆動型の複雑な校正プロジェクトとキャンペーンのセットアップとテンプレート化」 と説明し、「適切なチーム/地域にのみ表示される表示可能なセクションを自動的に作成するファイル命名規則のサポート」 が基本的な要件であったことを指摘しています。

実際には、これは単一の Kroger ワークフロー テンプレートが、22 のすべてのブランドのプロモーション コンテンツ レビューに使用されていることを意味します。同じワークフローで、キング スーパースの週刊チラシも、フレッド メイヤーの週刊チラシも、ハリス ティーターの週刊チラシも処理できます。構造的なプロセスは同じです。レビューを実行するチームは全く異なります。プラットフォームは、プロジェクト作成時に取得されたメタデータに基づいて、各プロジェクトを適切なチームに自動的にルーティングします。

メタデータ駆動型のスマート ルーティングがなければ、クローガーのプログラムでは、22 個の個別のワークフロー テンプレート (それぞれがメンテナンスの負担となり、ブランド間で必然的にずれが生じる) が必要になるか、毎週数千件の手動再割り当て (ケース スタディで文書化された 600 を超える週刊バージョンと 42,000 を超える月次校正の量では不可能) が必要になります。大規模なスマート ルーティングが、運用モデルを機能させるのです。

一般的なパターン

顧客が使用する 3 つのパターン:

マルチ ブランド運用 (クローガー パターン)。 単一のワークフロー テンプレートが、企業内の複数の異なるブランドに対応します。メタデータはプロジェクトがどのブランドに属するかを記録し、ワークフローは各ステップで適切なブランドチームに解決します。

複数地域での運用。 単一のワークフローテンプレートは、それぞれ独自の法務、規制、およびブランドチームを持つ地理的地域をまたがるキャンペーンに対応します。地域のメタデータは、適切な現地の関係者にルーティングします。北米向けのキャンペーンは、EMEA向けのキャンペーンと同じワークフローを実行しますが、各ステップで異なるレビュー担当者が担当します。

複数バリアントでの運用。 単一のワークフローテンプレートは、製品またはキャンペーンの複数のバリアントに対応します。製品カテゴリ、顧客セグメント、または規制クラスのメタデータは、適切な専門家にルーティングします。OTC製品のキャンペーンは、規制対象の医薬品製品に適用される同じキャンペーンテンプレートとは異なる条件付きステップを実行し、異なるレビュー担当者に解決されます。

どのパターンでも、原則は同じです。プロセスを一度定義し、バリアントを記録するメタデータモデルを定義し、プラットフォームがプロジェクトごとに適切なチームを解決します。

メリット

• 1つのワークフローで、多くのブランドに対応。 1つのテンプレートで、数十のブランド、地域、またはバリエーションに対応できます。ワークフローが増殖することはありません。
• エンタープライズ規模でのプロセスの一貫性。 関係者が全く異なる場合でも、すべてのブランドで同じレビュープロセス構造に従います。
• プロジェクトごとに手動で割り当てる必要はありません。 プロジェクト作成時に取得されたメタデータにより、割り当てが自動的に行われます。プロジェクトマネージャーは、段階的に割り当てる必要はありません。
• 新しいブランドの追加はメタデータであり、コードではありません。 新しいブランドまたは地域がオンラインになった場合でも、ワークフローを変更する必要はありません。メタデータモデルと解決マッピングにブランドを追加するだけです。
• 一元的なメンテナンス。 ワークフローの変更は、すべてのブランドに一度に適用されます。コンプライアンス手順を更新すると、ワークフローを使用しているすべてのブランドに即座に反映されます。
• 監査証跡がより明確になります。 ワークフローは多くのブランドにまたがって実行されますが、プロジェクトごとの監査証跡は明確で、ブランド固有のものとなります。‍
• メタデータによる条件付きロジック。 ワークフローの手順は、メタデータに基づいて含めるか除外するかを選択できます（たとえば、規制対象製品に対してのみ実行される規制手順など）。

対象者

• マルチブランド企業 複数の異なる事業（複数のブランドを持つ小売業、複数の製品ラインを持つ消費財、複数の施設を持つホスピタリティなど）にわたってマーケティング業務を運営している企業。
• 複数地域での事業運営 現地のチームと異なる規制体制のもと、地理的な市場全体にわたる審査を管理している企業。
• 複数製品または複数カテゴリーのプログラム 審査プロセスは構造的に類似しているが、カテゴリーごとに異なる専門家がいる企業。
• マーケティングサービス代理店 さまざまなステークホルダーチームと連携し、多くのクライアント案件にわたって共有プラットフォームを運営している企業。‍
• オペレーションリーダー プロセス保守を拡大することなく、プロセス規律を拡大しようとしている企業。

内部構造

大規模なスマートルーティングは、Aprooveのステップゲスト割り当てモデルとプロジェクト作成フォームの設定によって実現されます。ステップゲスト（ワークフローステップの担当者）は、固定の連絡先、連絡先グループ、またはプロジェクトメタデータに基づいて実行時に解決されるメタデータ駆動型の値として定義できます。プロジェクト作成フォームは、解決の原動力となるメタデータをキャプチャし、フォームフィールドはワークフローに必要なメタデータを表示するように設定できます。ワークフローの実行時に、ステップの担当者解決機能がプロジェクトのメタデータを評価し、適切な連絡先、連絡先グループ、または役割を返します。解決には、条件付きロジック（メタデータが特定の条件に一致する場合にのみ実行されるステップ）と階層ルックアップ（ブランドから地域、市場へと続く階層構造で、最も具体的な一致に解決される）を含めることができます。ワークフローテンプレート自体は単一の情報源であり、担当者解決のみがプロジェクトごとに異なります。プロジェクトごとの監査証跡には、解決された担当者、決定、およびタイムスタンプが記録され、ルーティングの複雑さがエンドユーザーに公開されることはありません。