レビュー担当者間で意見が一致しない場合、ワークフローは対処方法を把握している。

なぜ重要なのか

大規模なコンプライアンスレビューは、さまざまな権限を持つ人々が関わる一連の意思決定です。法務部門はクレームリスクに関心を持ち、ブランド部門は一貫性に関心を持ち、規制部門は管轄区域の用語に関心を持ち、マーケティング部門はメッセージとタイミングに関心を持ちます。これらの権限は重要ですが、同時に意見の相違が生じる確実な原因でもあります。

ほとんどのレビュープラットフォームでは、これらの関係者の意見の相違は非公式に行われます。誰かが衝突に気づき、メールを送信し、会議をスケジュールし、状況を把握しているかどうかわからないマネージャーにエスカレーションします。プロジェクトは待機状態になります。意見の相違が解決される頃には、何が起こったかの監査証跡は受信トレイやカレンダーの招待に散らばり、プロジェクトは数日のサイクルタイムを失っています。

Conflict Manager はこのパターンを構造化します。プラットフォームは衝突が発生したことを認識し、それをルーティングします。Conflict Manager は、各担当者が何を言ったか、どのようなメモを添付したか、どのファイルまたはコンポーネントが問題になっているかの完全な情報を受け取ります。決定が下され、記録されます。ワークフローは継続されます。

調整会議は不要です。

このシナリオでは、規制当局の承認用ソフトウェアは、時間のロスなくバージョン管理と説明責任を果たします。

コンフリクトが発生する原因

設定可能な 3 つのトリガーによって、ステップがコンフリクト マネージャーにルーティングされます。トリガーは個別に、または組み合わせて使用​​できます。

設定された決定ルールに関する合意がない場合 ステップが全員一致の合意を必要とするように設定されていて、担当者が同意しない場合、コンフリクトが発生します。ステップが多数決による回答を必要とするように設定されていて、明確な多数決が得られない場合、コンフリクトが発生します。決定ルール自体はステップごとに定義されるため、異なるステップで異なる合意要件を設定できます。

期限切れ ステップに期限が設定されていて、期限が過ぎる前に必要な担当者全員が回答しない場合、未回答または保留中の決定は、プロジェクトを無期限にブロックするのではなく、コンフリクト マネージャーにルーティングされます。コンフリクト マネージャーは、判断を下すか、さらにエスカレーションします。

レビュー担当者による不確実性のフラグ付け 必要に応じて、個々の担当者は、単独では判断に自信がない決定としてフラグを付けることができます。ワークフローは、レビュー担当者が望まない回答にコミットすることを強制するのではなく、レビュー担当者の推論を保持したまま質問を紛争マネージャーにルーティングします。

各トリガーは構成可能です。スピードが求められるステップでは、紛争マネージャーによるフォールバックを伴う多数決ロジックを使用する場合があります。確実性が求められるステップでは、異議を聞き入れる紛争マネージャーによる全員一致の合意を使用する場合があります。専門家の判断が求められるステップでは、レビュー担当者がフラグを立てたエスカレーションに依存する場合があります。ルールは作業内容に合わせています。

紛争マネージャーの役​​割を担うのは誰か

Aproove は、紛争マネージャーが誰でなければならないかを規定していません。役割はワークフロー構成中に割り当てられ、顧客は組織に合わせて割り当てを調整します。

一般的なパターンをいくつか示します。

• 解決者としてのマネージャー。紛争マネージャーは、担当者の上位のチームマネージャーです。ブランドチームの意見の相違は、ブランドディレクターにエスカレーションされます。法的意見の相違は、副法務顧問にエスカレートします。
• オペレーションが解決者。 指定されたオペレーションまたはプログラム管理の役割 (コンプライアンス オペレーション、プロジェクト ディレクター、アカウント リード) が、単一のチームが決定権を持たない部門横断的な対立を処理します。
• SME が解決者。 専門知識を必要とする決定を裁定するために、主題専門家が招集されます。規制に関する質問では、規制専門家が決着をつけます。ブランド ディレクターは、ブランドに関する紛争を裁定します。
• 段階的エスカレーション。 複数のコンフリクト マネージャーを順番に構成できます。最初のコンフリクト マネージャーが解決を試みます。解決できない場合、または時間内に行動しない場合は、対立がさらにエスカレートします。

選択は、組織構造、作業の性質、および単一の役割にどれだけの権限を集中させたいかによって異なります。ワークフローによって、異なるパターンを使用できます。同じコンフリクトマネージャは、ソフトウェア内でのコンフリクト管理のための複数のワークフローに対応できます。

コンフリクトマネージャが見るもの

コンフリクトマネージャは、何が起こったかを再構築する必要はありません。ファイルには、以下の完全なコンテキストが既に添付された状態で届きます。

• ステップに割り当てられた担当者と回答者。
• 各担当者の回答内容（承認、却下、変更が必要、エスカレーションなど）。
• 回答の理由（メモ、タグ、追加したコメント）。
• 問題となっているファイルの特定のコンポーネント。意見の相違が特定の段落、画像、またはページに関するものである場合、そのコンポーネントが強調表示されます。
• 決定に関連する過去の履歴。以前のレビューラウンド、関連する決定、該当する場合はAIエージェントの調査結果など、すべて表示されます。
• 担当者が行うべき決定。元の担当者がアクセスできたのと同じ決定ボタン（または設定されている場合、拡張されたボタン）が表示されます。

コンフリクトマネージャーは、元の担当者と同じレビューインターフェイス内で決定を下します。担当者が使用されました。担当者の決定は、帰属、オプションの電子署名確認、および完全な監査証跡とともに記録されます。

解決がワークフローにどのように反映されるか

コンフリクト マネージャーの決定がステップの決定になります。ワークフローは、待機していた場所から続行されます。プロジェクトを再開するための手動ステップはなく、元の担当者へのバックチャネル通知も、「オフラインで決定しましたので、システムを更新してください」というメッセージもありません。プラットフォームがすべてを処理します。

• 決定はプロジェクトの監査証跡に記録されます。
• 元の担当者には、解決と理由が通知されます (コンフリクト マネージャーが共有することを選択した場合)。
• ワークフローは、解決された決定がルーティングされるステップに進みます。
• 下流のアクション (ワークフロー アクション、AI エージェント トリガー、通知) は、元のステップが競合せずに解決された場合と同様に実行されます。

コンフリクトは、解決されると、監査記録に永続的に含まれます。プロジェクトを審査する規制当局や監査人は、最終決定だけでなく、その決定に至るまでの過程、意見の相違とその解決方法も確認します。

メリット

• 意見の相違はワークフロー内に留まります。 メールのやり取り、会議の招待、裏ルートでの調整は不要です。競合は自動的にルーティング、解決、記録されます。
• 停滞したプロジェクトは無期限に停滞しません。 期限トリガーのエスカレーションにより、回答が欠落してもプロジェクトが凍結されるのではなく、競合マネージャーのタスクになります。
• 適切な人が適切な競合を解決します。 競合マネージャーの割り当てはステップごとに構成できるため、解決者は行われる決定の種類と一致します。
• レビュー担当者は、ブロックせずに不確実性をフラグ付けできます。 レビュー担当者が所有したくない回答にコミットすることを強制するのではなく、プラットフォームはレビュー担当者が開始するエスカレーションをサポートします。
• 監査証跡には、解決だけでなく競合も記録されます。 規制当局と監査担当者は、エスカレーションをトリガーした意見の相違を含む、完全な意思決定チェーンを確認できます。
• 階層型エスカレーションは、複雑な階層を処理します。 階層型エスカレーションを必要とする組織では、複数の競合マネージャーを順番に構成できます。解決。調整の手間なし。 プラットフォームが通知、表示、ルーティングを行います。プロジェクトマネージャーは、意見の相違を仲介するために時間を費やす必要はありません。

対象者

• コンプライアンス、法務、規制関連の業務リーダー 利害関係者間の意見の相違が頻繁に発生する複数チームによるレビュープログラムを管理している方。
• マーケティング業務、代理店との連携、エンタープライズコンテンツプログラムにおいて、意思決定の調整に多くの時間を費やしているプロジェクトおよびプログラムマネージャー。
• マーケティングチーム、地域チーム、外部パートナーからの相反する意見のバランスを取っているブランドおよびクリエイティブガバナンスチーム。
• 複数の利害関係者によるレビューは対立を生み出し、対立の解決が業務時間のかなりの部分を占めるという現実を踏まえてワークフロープラットフォームを評価している業務リーダー。‍
• 意見の相違がどのように解決されたか、最終的な結果だけでなく、その解決方法についても説明可能な記録が必要な監査およびコンプライアンスチーム

内部構造

Conflict Manager は、Aproove のワークフロー エンジン内でステップ グループ構成の一部として動作します。ワークフローの各ステップは、1 つ以上のステップ ゲスト (担当者) を含むステップ グループで構成できます。ステップの決定ルール (全員一致ロジックの場合は「すべての回答が正しい」、多数決または最初の決定ロジックの場合は「少なくとも 1 つの回答が正しい」として構成可能) によって、ステップが正常に解決されるタイミングが決まります。ルールが満たされない場合 (全員一致ロジックで担当者の意見が一致しない、多数決が成立しない、または十分な回答がないまま期限が過ぎる)、ステップは決定競合状態になります。設定された時間枠が経過すると、別の期限競合状態がトリガーされます。競合状態は、指定された Conflict Manager (ステップごとに構成され、単一のユーザー、ロール、連絡先グループ、またはメタデータ解決値にすることができます) にルーティングされます。

コンフリクトマネージャーは、すべての元の担当者、その決定とメモ、問題となっているファイルコンポーネント、およびファイルに関するAIエージェントの検出結果を含む、タスクの完全なコンテキストを受け取ります。コンフリクトマネージャーの解決決定はステップの決定となり、下流のワークフローアクションをトリガーします。すべてのコンフリクトイベント（コンフリクト状態への移行、コンフリクトマネージャーの割り当て、解決、エスカレーション）は、プロジェクトの監査ログに記録されます。コンフリクトマネージャーの割り当ては階層化でき、プライマリのコンフリクトマネージャーが定義された時間内に応答しない場合にエスカレーションを受け取るようにセカンダリのコンフリクトマネージャーを設定できます。