担当者が決まっている仕事もあれば、単に手が空いている人に任せれば良い仕事もある。
チームタスクは、Aprooveのコラボレーション型ワークマネジメントソフトウェアに柔軟な割り当てモデルをもたらします。ワークフローの各ステップを特定の個人ではなくチームに割り当てることができます。タスクはすべてのチームメンバーのキューに未割り当てとして表示され、そのメンバー（またはそのマネージャー）がタスクを引き受けると、そのメンバーのタスクになります。他のチームメンバーの表示は即座に更新されます。プロジェクトマネージャーは誰が担当するかを事前に推測する必要なく、作業は対応可能なメンバーに流れていきます。
概要
ほとんどのコラボレーション型プロジェクト管理ツールは、プロジェクトマネージャーが各ステップを誰が担当するかを正確に把握していることを前提としています。しかし実際には、多くのステップはそうはいきません。法務レビューは、資格のある法務レビュー担当者であれば誰でも行うことができます。レタッチ作業は、クリエイティブチームのどのデザイナーでも担当できます。マーチャンダイジングチェックは、シフト中のどのマーチャンダイザーでも担当できます。
チームタスクは、これを直接モデル化しています。ワークフローのステップは、個人ではなくチーム（法務、クリエイティブ、マーチャンダイジング、レタッチ、バイヤー、またはAprooveで設定された任意のグループ）を対象とします。ステップがアクティブになると、タスクはすべてのチームメンバーのToDoリストに未割り当てとして表示されます。チームは自己組織化します。タスクを引き受けた人がそのタスクの所有者になります。引き受けなかった人は、他の誰かがタスクを引き受けた瞬間に、自分のキューからタスクが消えるのを確認できます。
プロジェクトマネージャーが誰が作業を行うべきかを把握しているステップについては、個人割り当てが引き続き適用されます。チームタスクは、同じワークフロー内で名前付き割り当てと共存します。
パターンはプロジェクトごとではなく、ステップごとに選択されます。
仕組み
チームへの割り当て ワークフロー ステップは、特定のユーザーではなく、チームを受信者として構成されます。ステップがアクティブになると、タスクはすべてのチーム メンバーの To Do リストに「未割り当て」ラベル付きで表示されます。
自己割り当て チーム メンバーは、タスクを開いてタスクを要求できます。タスクはすぐに個人の To Do リストに移動します。他のチーム メンバーには表示されなくなります。
マネージャーによる割り当て 適切な権限を持つユーザー (通常はチーム リーダーまたは PM) は、チームに代わって特定のチーム メンバーにタスクを割り当てることができます。効果は同じです。タスクはその人のキューに移動し、他のチーム メンバーからは削除されます。
再割り当てと割り当て解除 マネージャーは、タスクを別のユーザーに再割り当て (元の担当者が病気、休暇中、または過負荷の場合) したり、チーム キューに戻して誰でも再度取り掛かれるようにしたりできます。タスクは、一度担当者が割り当てられたからといって、特定の担当者に固定されるわけではありません。
改訂版の割り当てはオプションです。 ワークフローの後半で同じタスク（同じ校正の新しい改訂版、変更のフォローアップラウンドなど）が再び発生した場合、Aproove は、元のラウンドを担当したユーザーに自動的に再割り当てするように設定できます。そのため、v1 を作成したデザイナーは、プロジェクトマネージャーが誰だったかを覚えておく必要なく、v2 の修正を引き受けることができます。または、継続性が不要な場合は、タスクは未割り当ての状態に戻り、資格のあるチームメンバーであれば誰でも引き受けることができます。
メリット
- 人ではなく役割に割り当てます。 タスクは適切なチームに割り当てられ、プロジェクトマネージャーは誰が余裕があるかを推測する必要がありません。チームは作業を中心に自己組織化されます。
- 適切な人が適切なタイミングで。 利用可能で資格のある人がタスクを引き受けます。 PM はルーティング決定のボトルネックになりません。
- 不在の担当者に作業が滞ることはありません。 チームメンバーが病気や休暇の場合、マネージャーはタスクを再割り当てしたり、チームキューに戻したりして、作業を継続できます。
- 重要な場面での継続性。 オプションの固定割り当てにより、同じ担当者が同じ校正の次のラウンドまで引き継がれるため、ファイルを知っているデザイナーが修正を担当します。
- 継続性が重要でない場合の柔軟性。 固定割り当てを無効にすると、各ラウンドは次に利用可能な担当者にチームに戻されます。
- 名前付き割り当てと共存します。 厳格なコラボレーション プロジェクト管理ツールとは異なり、チーム タスクは個々の割り当てと同じワークフローで動作します。PM は、作業に実際に必要なものに基づいて、ステップごとにパターンを選択します。
対象者
- クリエイティブエージェンシーレタッチ、レイアウト、デザイン作業をチームに割り当て、どのデザイナーでも作業できる場合。
- 法務、規制、コンプライアンスチーム資格のあるレビュー担当者であれば誰でもコンテンツを承認できる場合。
- マーチャンダイジングおよびカテゴリーチーム複数のスペシャリストがそれぞれの分野をレビューできる場合。
- 制作およびプリプレス業務シフト制の作業と複数の資格のあるオペレーターがいる場合。
- 運用およびPMOリーダー特定の担当者に縛られることなく、可用性に合わせてワークフローを調整したい場合。
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