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Logiciel de gestion de tâches
Task Management avec Aproove Work Management

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Le logiciel de gestion des tâches Aproove permet de confier les tâches aux bonnes personnes au bon moment, afin de maintenir vos projets sur la bonne voie !

AUne journée de travail standard nécessite généralement que votre personnel accomplisse de nombreuses tâches pour que les projets soient menés à bien et les délais respectés.

WLes demandes de travail sont souvent envoyées sous différentes formes, par exemple par courrier électronique, verbalement, ou même par une note autocollante laissée sur votre bureau ! Sans logiciel de centralisation et de gestion des tâches, il n'est pas étonnant que des instructions de travail soient manquées. Ajoutez à cela des délais peu clairs ; de nombreux employés et fournisseurs ont du mal à hiérarchiser les travaux, ce qui entraîne une pression excessive et met en péril les délais des projets.

Aproove Work Management fournit aux utilisateurs les outils de gestion des tâches dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin pour exécuter les tâches et les demandes de travail. Plus besoin de noter les demandes sur papier ; chaque utilisateur dispose de sa propre liste de tâches à effectuer, qui est automatiquement complétée et mise à jour au fur et à mesure qu'il reçoit et exécute les tâches qui lui sont assignées.

  • Assurer le respect des étapes de conformité
  • Veiller à ce que les délais soient clairs grâce à des rappels automatisés et des indicateurs d'alerte précoce
  • Fournir une piste d'audit complète de qui a fait quoi et quand
  • Assurer une supervision complète de la gestion entre les services et les fournisseurs

Découvrez comment le logiciel de gestion des tâches d'Aproove peut améliorer l'efficacité de votre organisation et réduire les risques.

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Les notifications par courrier électronique fonctionnent parallèlement aux listes de tâches individuelles et collectives !

Les utilisateurs peuvent recevoir des demandes de travail directement dans leur boîte de réception. L'invitation leur donne un lien direct vers la tâche demandée et leur donne automatiquement les autorisations et les outils de gestion de tâches appropriés pour effectuer le travail.

Les utilisateurs enregistrés disposent également d'une liste personnelle de tâches à faire dans la demande. Cette liste donne une liste complète des travaux à effectuer ainsi que les délais et d'autres informations utiles sur le projet. Lorsqu'un utilisateur termine une tâche, celle-ci est automatiquement retirée de la liste des tâches à effectuer.

La liste "To-Do" de l'équipe permet d'assigner une tâche à une équipe, elle apparaîtra dans la liste "to do" de tous les utilisateurs de l'équipe, et elle aura un label "non assigné". La tâche peut alors être auto-attribuée par un membre de l'équipe, ou le chef d'équipe peut l'attribuer à un membre de l'équipe.

Les listes de tâches à faire et les notifications permettent à votre équipe de visualiser et de comprendre les priorités de travail de manière centralisée 

 

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Assignation automatique et manuelle
des tâches pour répondre à tous les scénarios !

Configuration des tâches à envoyer (automatiquement) dans le cadre d'un workflow pré-configuré. Les tâches peuvent être assignées en utilisant des règles préconfigurées dans le workflow ou en utilisant des valeurs de métadonnées envoyées via un système tiers ou un formulaire Aproove. Cette flexibilité et cette puissance permettent d'envoyer des invitations à tâches en fonction des étapes du workflow ou des décisions prises dans le cadre du workflow. 

Il peut arriver que vous ayez besoin d'un membre de l'équipe pour effectuer une tâche qui n'est pas liée à un workflow spécifique. Nous appelons cela une tâche "ad hoc". Créez une nouvelle tâche dans l'outil de gestion des tâches et attribuez-la à un utilisateur ou à une équipe. L'utilisateur en sera automatiquement informé par courrier électronique ou par la liste des tâches à effectuer (ou les deux). 

L'intelligence de la gestion des tâches permet d'envoyer les tâches au bon moment, ce qui permet aux utilisateurs de se concentrer sur les tâches qui comptent !

 

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Les gestionnaires de conflits font avancer vos projets !

Envoyer des tâches, c'est bien beau, mais que se passe-t-il si jamais vous avez  "un "conflit" dans votre workflow ? Les conflits sont un phénomène commercial naturel, même dans les workflows manuels. Toute gestion des tâches doit tenir compte de facteurs tels que ;

  • les utilisateurs qui n'achèvent pas une tâche avant la date limite requise
  • La possibilité d'affecter et de réaffecter les utilisateurs à des tâches
    Intervenir en cas de conflit entre les utilisateurs sur les décisions, par exemple, un utilisateur approuve et un autre rejette une preuve, le gestionnaire de conflit prend une décision finale


    Vous n'êtes pas limité à un seul conflict manager. Au fur et à mesure que le workflow progresse, vous pouvez avoir besoin de différents gestionnaires de conflits pour tenir compte des différentes équipes ou des différents processus métiers. Les gestionnaires de conflits sont automatiquement informés dans l'outil de gestion des tâches lorsque les échéances approchent ou qu'un conflit survient dans le workflow.

Ne laissez pas votre workflow s'enliser. Les gestionnaires de conflits font avancer le travail.

Pourquoi devriez-vous Aproover ?

Quelques raisons pour lesquelles vous devriez confier à Aproove tous vos besoins en matière de gestion des tâches !

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Listes de "choses à faire" individuelles et collectives

Les tâches directes apparaissent dans la liste des "To-Do" de l'utilisateur ou des équipes. Une vue centrale avec des délais clairs pour toutes les tâches assignées.



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Alertes et notifications

Les notifications In-App apparaissent en temps réel. Les utilisateurs ont la possibilité de configurer les colonnes du tableau de bord et les préférences de notification en fonction de leurs besoins personnels.



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Gestionnaires de conflits

Désignez des gestionnaires de conflits pour assurer le bon déroulement des projets et résoudre rapidement et efficacement tout problème de délai ou de conflit.



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@Mentions

@mentionnez les utilisateurs directement dans un projet si vous souhaitez obtenir une opinion ou des éclaircissements sur une tâche. Les @mentions peuvent même être limitées aux domaines de la liste blanche !



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Pointage des temps

Les feuilles de temps peuvent éventuellement apparaître à la fin de n'importe quelle tâche, ce qui permet aux utilisateurs de remplir le temps pour la tâche qu'ils viennent de terminer plutôt que d'essayer de s'en souvenir à la fin de la journée !

 



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Partage instantané

Mettez à la tâche les utilisateurs en dehors d'un workflow en utilisant la fonction de partage instantané. Envoyez instantanément une grande variété de tâches aux utilisateurs ou aux invités !



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 AVEC  Gestion des tâches

 

  • Donnez de la clarté aux utilisateurs grâce à une liste centrale de "choses à faire" où ils peuvent travailler sur toutes les tâches qui leur sont assignées.

  • Chaque tâche assignée donne à l'utilisateur les autorisations appropriées pour effectuer le travail demandé.

  • Des délais clairs et des rappels automatisés. Des indicateurs visuels d'alerte précoce dans le tableau de bord de gestion des tâches.

  • La direction dispose d'une vue unique de tous les projets de toutes les équipes ou de tous les départements pour suivre et vérifier la santé et la progression du projet.
  • La liste des tâches à effectuer par l'équipe permet d'attribuer les tâches à une équipe plutôt qu'à un individu, ce qui est idéal lorsque vous disposez d'un groupe de personnes dans un département et que n'importe qui peut s'approprier la tâche.
  • Des formulaires peuvent être présentés aux utilisateurs, ce qui permet de gérer les workflows et les notifications.
  • Les gestionnaires de conflits veillent à ce que les tâches continuent à progresser à l'approche des échéances ou en cas de décisions contradictoires.
 SANS  Gestion des tâches

 

  • Les demandes de travail se présentent sous différentes formes, telles que les courriels, les conversations, les notes autocollantes, etc.
  • Il est extrêmement difficile de comprendre les priorités et les délais.
  • Pas de visibilité du projet dans les différentes équipes et départements.
  • Pas d'indicateurs d'alerte précoce pour mettre en évidence les projets "à risque".
  • Les gestionnaires sont souvent impliqués dans des conflits tels que le non-respect des délais, etc. après l'événement, généralement lorsqu'il est trop tard.
  • L'absence de gestion des tâches signifie que des étapes peuvent facilement être manquées ou sautées.
  • Beaucoup de temps et d'efforts sont gaspillés en raison d'une mauvaise communication.
  • Pas de piste d'audit pour la conformité.