Découvrez comment l'une des marques de luxe les plus reconnues au monde, Armani, a travaillé avec Aproove pour surmonter des défis métier critiques. Armani s'est appuyé sur les capacités existantes d'épreuvage en ligne d'Aproove et a adopté les fonctionnalités d'automatisation du workflow et des formulaires d'Aproove pour accélérer considérablement le cycle de vie des projets, standardiser les processus et réduire les coûts.
Avant d'adopter Aproove en 2014, Armani choisissait trois clichés de photographie par campagne ;
Les trois images devaient ensuite faire l'objet de variantes localisées pour le marché mondial avant d'être intégrées au contenu principal permettant de lancer la production de la campagne. Armani recevait également des Cromalin (épreuves papier) des agences externes. Les Cromalin étaient fournis par des coursiers, ce qui posait plusieurs problèmes ;
Les délais d'exécution étaient de 24/48 heures, dont une grande partie était consacrée à attendre l'arrivée des épreuves physiques. Cela réduisait la capacité et augmentait les coûts. Le coût de l'épreuve physique, des coursiers et des frais d'agence était élevé.
Armani a limité les fournisseurs auxquels elle pouvait faire appel en fonction de la proximité de ses bureaux (en raison du délai de livraison par coursier), ce qui a réduit la réserve de talents disponibles.
Armani devait sélectionner les fournisseurs en fonction des équipements d'épreuvage qu'ils possédaient, ce qui restreignait à nouveau le vivier de talents.
L'objectif principal en 2014 était de réduire les temps de cycle de production, de réduire les coûts, d'étendre la capacité et d'augmenter le vivier de talents d'agences externes qu'Armani pouvait utiliser.
Grâce au moteur de gestion des couleurs d'Aproove et aux bibliothèques Adobe, Armani avait la certitude que ce qu'ils voyaient à l'écran serait représenté à l'impression ou en ligne. L'adoption d'Aproove a permis de réduire considérablement la sélection des photographies, les cycles de révision et la signature de l'épreuve finale.
Cependant, Armani préférait disposer d'une épreuve contractuelle physique au stade de la signature finale. Grâce à l'option d'épreuve contractuelle d'Aproove, Armani a pu demander aux agences externes d'envoyer automatiquement les épreuves via une tâche Aproove directement dans les imprimantes Epson collaborant avec Armani pour la signature de l'épreuve finale.
Cette possibilité a permis à Armani de faire appel à des freelances externes qui n'avaient pas accès à des équipements d'épreuvage haut de gamme, et de supprimer totalement le recours à des coursiers. L'utilisation de l'épreuvage en ligne jusqu'au stade de l'épreuve finale du contrat a constitué un équilibre parfait pour Armani, qui a obtenu trois résultats instantanés ;
En adoptant Aproove, Armani disposait d'une capacité de production beaucoup plus importante. Cette capacité supplémentaire a été très appréciée, car les exigences du marketing multicanal se sont étendues de l'impression aux médias en ligne et sociaux, le tout avec des délais d'exécution beaucoup plus rapides. Armani produit désormais ;
3
Images "Egérie"
(plutôt qu'une seule)
12
Images "Point of Sale"
Images Produits
(plutôt que 3)
+450
Versions Localisées
Au départ de 15 images par campagne
Globale
Distribution
avec de nombreux nouveaux marchés émergents ajoutés
Le monde moderne des détaillants évoluait déjà à un rythme effréné. Pourtant, avec l'introduction de Covid-19 et une pandémie mondiale, Armani a dû rapidement s'adapter à une main-d'œuvre mobile.
Armani était conscient qu'Aproove avait évolué et offrait bien plus que la simple épreuvage en ligne. Avec l'introduction des tableaux de bord, Gestion de tâches, Automatisation du workflow, et la gestion des processus métiers, il était temps pour Armani de revisiter Aproove Work Management afin d'explorer les autres défis commerciaux qu'il pouvait résoudre en amont et en aval du processus de production.
Armani utilisait le courrier électronique, des feuilles de calcul et des processus manuels pour lancer les projets et suivre leur progression tout au long de leur cycle de vie. Le studio, le marketing, le trafic et les fournisseurs externes avaient tous des workflows indépendants. La progression du projet devenait invisible pour chaque équipe tant qu'elle n'était pas de son ressort.
Cette façon manuelle de travailler ne donnait pas une visibilité centralisée de la progression d'un projet. Elle s'appuie fortement sur les individus pour faire avancer les projets, sans indicateurs d'alerte précoce ni visibilité centralisée de tous les projets en cours à des fins de gestion.
Ce problème s'est amplifié lorsque les parties prenantes internes se sont mises à travailler à distance et que les fournisseurs externes se sont retrouvés dans la même situation. Aujourd'hui, plus que jamais, ces processus doivent être rationalisés, automatisés et visibles de manière centralisée pour éviter les retards et les erreurs.
C'est là qu'Aproove ajoute une énorme valeur en permettant aux parties prenantes de placer la tâche requise dans leur liste de tâches à faire ( "to-do" list ), avec un délai précis et les outils nécessaires pour l'exécuter. Tous ces processus sont automatisés dans le cadre d'un workflow plus étendu. Le workflow lui-même peut être piloté par des décisions et des actions prises par les parties prenantes.
Ce niveau de contrôle granulaire des processus métier a permis à Armani de centraliser le processus de révision et d'approbation et l'ensemble des processus métier pour le Studio, le Marketing, le Trafic et les fournisseurs externes. La mise en correspondance des processus métier de chaque équipe en workflows décisionnels, leur automatisation et leur visibilité à partir d'un tableau de bord central, ainsi que des rappels automatiques et des indicateurs d'alerte précoce ont permis de garantir le respect des délais et la résolution rapide des conflits.
La collecte de tous les fichiers envoyés par les studios externes a été un autre défi qui a pris beaucoup de temps. Les fichiers étaient envoyés sur des disques, par FTP, par e-mail et par des applications telles que DropBox. Les noms de fichiers n'étaient souvent pas pertinents pour Armani. Tous les fichiers devaient être rassemblés, ouverts manuellement (pour identification), puis renommés avant d'être stockés au bon endroit. Ce processus prenait beaucoup de temps et entraînait souvent une confusion et de nombreuses interventions manuelles.
Les formulaires étaient l'une des caractéristiques les plus attrayantes pour Armani. Les formulaires semblent simples (ce qui est l'objectif), mais ils peuvent masquer une grande quantité de complexité commerciale.
Pour l'utilisateur final, un formulaire est un point de saisie et de téléchargement des données sans effort. Chaque formulaire peut être personnalisé en fonction du public visé et présenté à n'importe quel endroit du workflow où des données sont requises. Les informations commerciales saisies par tout utilisateur peuvent même être stockées sous forme de métadonnées pour guider automatiquement le workflow.
Armani a vu la valeur des formulaires et a demandé à Aproove d'étendre cette fonctionnalité. Si Aproove pouvait développer davantage les formulaires, cela leur permettrait de supprimer du workflow les feuilles de calcul ad-hoc, décentralisées et générées manuellement.
Commençons par les parties prenantes
L'équipe marketing d'Armani s'occupe de nombreux nouveaux produits qui changent ou évoluent constamment. L'équipe marketing a continuellement besoin de nouvelles photos, et ces photos doivent être retouchées, localisées et incorporées dans les campagnes de marketing plus larges pour les campagnes en ligne et hors ligne.
L'équipe marketing d'Armani devait fournir au Studio Armani des instructions relatives à la campagne pour permettre au Studio de commencer à travailler ; cependant, ce processus n'était pas normalisé. Chaque membre de l'équipe marketing adoptait une approche différente. L'information pouvait provenir d'un courriel, de notes autocollantes ou, au mieux, d'une feuille de calcul.
En raison de la complexité des informations dont Studio avait besoin pour démarrer un projet, l'approche du tableur semblait être le moyen le plus logique de standardiser la transmission des informations nécessaires.
Les feuilles de calcul manuelles étaient en fait les "fiches d'instructions" de Studio, qui étaient, bien sûr, vitales pour le projet. L'inconvénient de ces feuilles de calcul manuelles était qu'elles étaient extrêmement longues à remplir, décentralisées, sujettes à l'erreur humaine et qu'elles n'offraient aucune automatisation.
Bien qu'Armani ait fait le premier pas pour normaliser les instructions de travail à l'intention du studio (par le biais des feuilles de calcul), elle savait qu'il fallait poursuivre le travail. Ce processus critique ajoutait du temps au cycle de vie du projet et gaspillait beaucoup d'énergie.
Présentation de la fonction " Grille-Formulaire " d'Aproove !
Aproove a travaillé avec Armani pour comprendre le cas d'utilisation et incorporer des fonctions de type tableur dans la fonctionnalité de formulaire existante d'Aproove.
Ainsi, l'équipe marketing peut lancer un projet en remplissant un formulaire qui sera ensuite utilisé pour lancer le travail dans Studio. Cette approche signifiait que la livraison des instructions de travail avait toujours un format standard, initié par un formulaire en ligne qui lançait le workflow et notifiait automatiquement les parties prenantes.
Cependant, cette approche n'était que partiellement utile car le formulaire devait encore être rempli par l'équipe marketing, ce qui prend beaucoup de temps et peut donner lieu à des erreurs humaines. Aproove, en collaboration avec Armani, a identifié et créé plusieurs grilles de formulaires "pré-remplis" pour différents types de projets, par exemple Soins de la peau, Parfums, Cosmétiques. L'équipe marketing sélectionnait le formulaire approprié pour le projet, et tous les champs étaient déjà pré-remplis sur la base d'un projet "typique" de cette nature. Cela signifie que l'équipe marketing n'avait qu'à modifier le formulaire (si nécessaire) plutôt que de le remplir à chaque fois.
Aproove a également constaté que certaines variables utilisées dans les options déroulantes n'étaient pas toujours nécessaires en fonction de la sélection des champs précédents et a donc intégré des "champs dynamiques" qui sont remplis en fonction des choix précédents. Tout ce contrôle granulaire est à la disposition de l'administrateur Aproove, ce qui lui permet d'exposer des formulaires commerciaux pertinents et personnalisés à la bonne étape d'un workflow contrôlé par des permissions et des automatismes.
Une fois le formulaire complété, Aproove envoie automatiquement des notifications de tâches au studio externe choisi, et la tâche inclut les instructions de travail fournies dans le formulaire. Pour compléter la tâche, le studio externe doit télécharger les fichiers commandés par l'équipe d'Armani Marketing.
Mais comment Armani a-t-il rationalisé la dépôt de fichiers avec la bonne convention de nom (nommage des fichiers) ?
Aproove a toujours supporté les "conventions de nommage" de fichiers en utilisant des expressions régulières ; cependant, Aproove a mis à jour cette fonctionnalité permettant à Armani de faire respecter le nommage des fichiers et de fournir des informations claires et accessibles si un fichier ne répond pas aux normes de nommage requises. Le fait d'expliquer la raison pour laquelle le fichier n'est pas nommé correctement et la façon de résoudre le problème a considérablement réduit les demandes de support de la part des studios externes.
Maintenant que les fichiers étaient nommés correctement, ils pouvaient être classés automatiquement. Les conventions de nommage permettent également à Armani de contrôler qui peut voir quels fichiers en fonction du nom du fichier lui-même.
Cette fonctionnalité permet à Armani de gagner un temps considérable.
Cette vidéo présente la fonctionnalité de convention de nommage en action.
La vidéo est un extrait du webinaire Aproove "Métadonnées et formulaires" qui s'est tenu en mai 2021.
Le webinaire complet "Formulaires et métadonnées", se trouve ici, et il présente également la fonction "grille de formulaires".
Une fois la "grille de formulaires" Aproove terminée, toutes les données sont stockées sous forme de métadonnées dans la base de données Aproove. Ces informations peuvent être utilisées pour piloter le workflow et remplir les champs "variables" au cours du workflow.
Une fois le formulaire complété, le projet est lancé, et nous entrons dans le processus métier de Workflow présenté ci-dessous ; (Veuillez noter ; Cet exemple de workflow est basique et Armani a beaucoup de scénarios de workflow plus complexes).
Dans le formulaire, l'équipe marketing indique quelle agence externe sera utilisée et vérifie que la "liste des prises de vue" est remplie avec précision.
Le studio externe reçoit un e-mail automatisé d'Aproove indiquant les produits à photographier et les instructions de travail. Ces informations sont extraites des données du formulaire rempli par l'équipe marketing.
Le studio de photographie reçoit également une tâche de "téléchargement" lui permettant de glisser et déposer les fichiers demandés par Armani directement dans le workflow en utilisant la convention de dénomination correcte.
Une fois que le studio externe a envoyé les fichiers, ils sont automatiquement soumis à un cycle de révision entre le studio Armani et le studio externe (étapes 1 et 2). Ce cycle de révision peut être répété autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que le studio Armani sélectionne l'option "envoyer au marketing", ce qui fait passer les fichiers à l'étape 3 du workflow.
L'étape 3 est celle où l'équipe marketing d'Armani vérifie la photographie et les retouches effectuées par le fournisseur externe et le Studio Armani. Si l'équipe marketing exige des modifications, elle rejette le fichier, ce qui le renvoie aux étapes 1 et 2. Si elle approuve le master, le workflow passe à l'étape 4.
À l'étape 4, le master entre dans la phase de "variance", traitée exclusivement par l'équipe marketing d'Amani et les agences externes.
Après approbation (étape 3), l'agence externe envoie automatiquement le ou les fichiers maîtres pour créer les variantes régionales (étape 4). Là encore, Aproove automatise ce processus en utilisant les données saisies dans le formulaire au début du workflow et fournit à l'agence externe le fichier, les instructions de travail nécessaires et une tâche de téléchargement pour renvoyer les écarts.
Une fois que l'agence a téléchargé les écarts régionaux, le workflow passe à l'étape 5, où l'équipe d'Armani Marketing vérifie le travail téléchargé. Si elle demande des modifications, elle passe à l'étape 6, une boucle d'approbation entre l'agence externe et Armani Marketing. Une fois que l'équipe marketing a approuvé la variance, on passe à l'étape 7.
Les étapes 7 et 8 font appel à l'équipe de trafic Armani. L'équipe chargée du trafic reçoit le ou les fichiers maîtres pour les vérifier et s'assurer qu'ils répondent aux spécifications d'Armani. Elle créera des mots-clés pour les fichiers et les stockera dans le système de gestion des contenus numériques d'Armani.
Aproove peut se connecter à des systèmes de fichiers externes, des PIM ou des systèmes ERP, ce qui permet d'interagir avec d'autres systèmes critiques de l'entreprise à partir de l'interface Aproove.
Armani peut ainsi alimenter des formulaires avec des contenus stockés sur le DAM interne lors de la révision de fichiers dans l'interface Aproove.
Armani développe activement d'autres workflows critiques qui seront adoptés par l'ensemble de l'entreprise au cours de l'année 2021. Armani sera bientôt en mesure de tirer parti des plugins Adobe et Microsoft d'Aproove qui permettent aux opérateurs de voir les annotations créées par les réviseurs en temps réel directement dans l'application. En outre, Aproove ajoute la possibilité d'envoyer des tâches automatisées aux éditeurs de bureau. Cette tâche contiendra un lien pour ouvrir le fichier annoté où les annotations seront affichées dans l'interface de PAO telle que Photoshop ou InDesign. Ce plugin peut être utilisé par du personnel interne ou externe.
Aproove Work Management offre de puissantes fonctions de workflow et de gestion des tâches qui permettent aux utilisateurs d'accomplir leurs tâches (comme les outils de gestion de projet) ; il fournit l'outil pour réaliser le travail. Avec l'introduction de la gestion des ressources, Aproove est un guichet unique pour toute installation de production.
L'objectif de cette étude de cas est d'exposer la puissance des formulaires dans un workflow.
Les formulaires peuvent piloter des flux de travail entiers et masquer facilement des processus métier complexes derrière de simples formulaires invoqués n'importe où dans un workflow. Les données saisies peuvent être utilisées pour diriger le workflow et remplir les champs variables.
La puissance des formulaires est immense et offre aux entreprises une automatisation rationalisée qui permet de piloter les workflows avec précision et d'économiser beaucoup de temps et d'argent.
Dans cet exemple de base, nous ne présentons qu'un simple workflow. Armani a de nombreux autres workflows qui fonctionnent en parallèle.
Veuillez consulter le webinaire "Formulaires et métadonnées", qui présente la puissance des formulaires et des métadonnées dans votre workflow.
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