Formulaires et capture de données

Formulaires

Créer des formulaires conviviaux pour améliorer le processus d'entreprise

Formulaires personnalisés

Les formulaires personnalisés d'Aproove Work Management permettent de saisir les informations relatives aux projets et aux tâches n'importe où dans un flux de travail.

Les formulaires offrent aux entreprises des possibilités infinies d'améliorer et d'automatiser les flux de travail. La collecte de données à partir de n'importe quelle source, interne ou externe, est possible grâce à la fonction formulaires. 

Les formulaires offrent des possibilités infinies ; par exemple, vous souhaitez collecter des informations vitales qui permettront de lancer un projet ou rassembler des documents essentiels via la fonction de téléchargement à l'intérieur d'un formulaire.

Faites vos demandes de manière structurée en remplissant les informations nécessaires dans des formulaires pré-établis et pertinents pour vos process. Cela permet de faire avancer le projet/les tâches sans perdre de temps à essayer de collecter des informations essentielles pendant le projet. Les formulaires permettent d'économiser du temps et de l'argent ! 


Présenter les formulaires aux utilisateurs n'importe où dans un flux de travail et les données qui sont saisies sont stockées dans la base de données AWM, ce qui permet de réutiliser les informations collectées plus tard dans le flux de travail sous forme de métadonnées stockées. 

Les formulaires peuvent être le “GPS" de votre flux de travail

Pour l'utilisateur final, un formulaire est un point de saisie et de téléchargement de données sans effort. Chaque formulaire peut être personnalisé en fonction de son public. Les utilisateurs peuvent même choisir d'afficher des métadonnées personnalisées dans le tableau de bord de leur projet, ce qui permet de les identifier, de les rechercher, de les filtrer et d'établir des rapports. 

Les informations commerciales saisies par un utilisateur peuvent automatiquement guider le déroulement du travail, tout comme le code postal dans un système de navigation par satellite.
 

Par exemple, les informations sur l'entreprise saisies par l'utilisateur peuvent guider automatiquement l'orientation du flux de travail, tout comme le code postal dans un système de navigation par satellite ;

  • Un formulaire de "lancement de projet" est présenté à un demandeur qui souhaite lancer un projet. 
  • Une fois que le formulaire est rempli, il envoie une notification de tâche d'équipe à l'équipe de gestion du compte avec un fichier d'information qui a été téléchargé dans le formulaire. 
  • Un responsable de compte prend la tâche, l'examine et clique sur le bouton "Projet accepté".
  • Le bouton "Projet accepté" présente au gestionnaire de compte un formulaire d'"instruction de travail". 
  • Le gestionnaire de compte remplit le formulaire d'"instruction de travail" en sélectionnant les groupes d'acteurs du projet, ainsi que le flux de travail qu'ils souhaitent utiliser pour ce projet
  • Une fois le formulaire rempli, il déclenche le flux de travail approprié, qui recherche automatiquement les informations relatives aux parties prenantes saisies dans le formulaire "instruction de travail" avant d'envoyer les tâches appropriées pour commencer le travail
  • Plus tard dans le flux de travail, un autre formulaire peut faire partie d'une étape et, en fonction des informations saisies, le flux de travail peut changer de direction ou même passer à un autre flux de travail
Les formulaires peuvent également être utilisés pour des tâches ponctuelles, afin de confier des tâches à quelqu'un en dehors d'un flux de travail. Par exemple, vous pouvez remplir un formulaire de base appelé "tâche ad hoc" dans lequel vous indiquez votre nom, fixez une date limite et tapez quelques instructions avant de l'attribuer à un autre coéquipier. Cette simple demande sera déposée dans la liste des tâches des utilisateurs assignés où ils pourront revoir la tâche et cliquer sur "J'ai terminé" une fois qu'elle sera terminée. Le demandeur sera alors informé que la tâche est terminée.. 

Forms can also be used for ad-hoc tasks as a way of tasking someone outside of a workflow. For example, you could fill out a basic form called "ad-hoc task" where you populate your name, set a deadline, and type out some instructions before assigning it to another teammate. That simple request will drop into the assigned users' "to-do" list where they can review the task and hit "I'm done" once completed. This will notify the requester that the task has been completed.

Mise en place des formulaires;

Un formulaire est un groupe de champs de métadonnées assemblés dans une mise en page avec des contraintes d'affichage spécifiques. Le rendu du formulaire est basé sur de multiples grilles dynamiques de colonnes et de lignes. Tous les champs seront répartis en fonction des biens disponibles dans le navigateur.

L'administrateur qui crée les formulaires peut en définir l'apparence et décider des informations requises à l'intérieur de chaque formulaire. Les champs peuvent être rendus obligatoires et différents types de champs sont pris en charge, notamment le texte libre, les sélections déroulantes, les champs de recherche, les champs de date, les booléens, et bien d'autres encore.

L'administrateur peut décider quelles valeurs de champ doivent être stockées sous forme de métadonnées, avant de rappeler ces métadonnées à un autre endroit du flux de travail.

Un autre avantage important est la fonctionnalité étendue du déclencheur et des actions AWM. Des déclencheurs et des actions spécifiques ont maintenant la possibilité de rechercher des métadonnées stockées pour remplir des champs variables au moment de l'exécution.

Par exemple, une approbation dans le flux de travail déclenche une action pour envoyer la preuve finale au demandeur initial. Auparavant, vous deviez configurer manuellement le courrier électronique du demandeur. Désormais, l'adresse électronique peut être automatiquement extraite des métadonnées stockées, simplement parce que le demandeur a saisi l'adresse électronique au début du flux de travail lorsqu'il a rempli le formulaire de demande de projet.

Aproove n'a pas seulement introduit des fonctionnalités de formulaire. Nous sommes allés beaucoup plus loin et avons créé d'énormes synergies avec nos déclencheurs et actions existants, les métadonnées et les schémas de projet qui permettent un contrôle granulaire de l'apparence du formulaire, des autorisations et de l'interaction avec nos autres fonctionnalités existantes.

Les formulaires peuvent récolter des données qui peuvent être extraites et réutilisées n'importe où dans le flux de travail, ce qui, en fin de compte, détermine les itinéraires, les variables et les résultats du flux de travail. Cette fonctionnalité permet à des formulaires simples et conviviaux de gérer des flux de travail complexes qui n'ont pas besoin d'être exposés aux utilisateurs finaux".