ほとんどのプラットフォームでは、DAMとワークフローを同期させる必要がありますが、Aprooveではそれらを同一のドライブとして利用できます。

なぜ重要なのか

エンタープライズマーケティング業務の標準的なパターンは、アセットを保存するDAMとレビューを実行するワークフローツールの2つのシステムです。これらの間には統合があります。承認ワークフローを備えたこのようなオンラインブランドポータルソフトウェアは、簡単に機能しなくなります。DAMにはマスターファイルが保持されます。ワークフローツールはそれをダウンロードしてレビューします。レビューされたバージョンがアップロードされます。承認されたバージョンがDAMにプッシュされます。バージョンが増え、同期が壊れ、真の情報源が不明確になります。

Aprooveは同期を排除します。ファイルは1か所にあります。ワークフローは、その場所にあるファイルに対して実行されます。承認されたファイルは他の場所にプッシュされず、承認済みとしてマークされ、元の場所に留まります。検索結果は、レビュー中のプルーフを保持しているのと同じドライブから返されます。

この統合は、利便性以上の影響があります。プロジェクトへのアクセスを制限する権限モデルは、ファイルへのアクセスも制限します。決定を記録する監査証跡は、ファイルの履歴も記録します。

管理者が管理する統合サーフェスは、「DAMとワークフローの同期」から「ドライブ」へと縮小します。ファイルは異なるメタデータを持つ2つの状態で存在するのではなく、1つの状態で存在します。

既にエンタープライズDAMを導入している組織の場合、アセットブラウザーはAPI経由でAprooveドライブの代わりに（または並行して）外部システムを参照するように変更できます。Aprooveは、お客様が既存のシステムを置き換えることを要求しません。

仕組み

ファイルの取り込み

ファイルは、以下のいくつかの方法で Aproove Drive に取り込まれます。

• Aproove インターフェイスのターゲット フォルダーに直接ドラッグ アンド ドロップ。
• クラウド ストレージからのアップロード: Dropbox、Box、OneDrive、または Google Drive。接続ウィザードは、クラウド アカウントごとに 1 回実行されます。
• アップロード リクエスト タスク適切な権限を持つユーザーは、別のユーザー (内部ユーザーまたはゲスト) に特定のドライブ ロケーションへのファイルのアップロードを依頼できます。依頼されたユーザーは通知を受け取り、ファイルをアップロード エリアにドロップし、リクエスト元に配信完了の通知が届きます。これらのタスクは、事前定義されたワークフローの一部にすることができます (たとえば、依頼者にクリエイティブ ブリーフを要求するプロジェクト キックオフ タスク)。
• ホット フォルダー と API 取り込み により、本番システム、スケジュール ツール、または外部統合からのシステム駆動のアップロードが可能です。

180 種類以上の形式のプレビュー

すべてのファイルは、アップロード時にプレビューが生成されます。単一ページのアセットには 1 つのプレビューが、複数ページのドキュメントにはすべてのページのプレビューが表示されます。Office ファイル、PDF、画像、ビデオ、およびサポートされている 180 種類以上のその他の形式はすべて、ネイティブ アプリケーションなしでブラウザーでプレビューできます。レビュー担当者と関係者は、Adobe Creative Cloud、Microsoft Office、またはファイルを作成したアプリケーションがインストールされていないデバイスでも、ファイルの内容を一目で確認できます。

整理とナビゲーション

ドライブはフォルダー階層を使用しており、適切な権限を持つユーザーはフォルダーを作成、移動、名前変更、削除できます。ファイルには、検索やフィルタリングに関係するタグやメタデータを含めることができます。画面左側のアセットブラウザーのファイルツリーでは、フォルダーごとにナビゲートできます。右側のコンテンツパネルには、選択したフォルダーの内容が表示されます。

表示されているすべてのものを検索

検索は、ファイル名、フォルダー名、タグ、メタデータ、プロジェクト名など、ユーザーがアクセス権限を持つファイルの範囲で実行されます。検索は、最上位レベルから、または特定のフォルダー内から実行して、結果セットを絞り込むことができます。エンタープライズ版のユーザーの場合、高度なフィルターと保存済み検索により、チームは共通のクエリを再利用できます。

見つけたものを活用する

アセットブラウザーでファイルを選択すると、次の一連のアクションが開きます。

• ファイルをプレビューします。 単一ページまたは複数ページのプレビューがインラインで開きます。複数ページのドキュメントは、プレビューですべてのページを表示します。
• 関連付けられたプロジェクトを開きます。 ファイルが Aproove プロジェクトの一部である場合、ボタンをクリックすると、そのプロジェクトが直接開きます。
• ファイル ツリーで表示します。 ボタンをクリックすると、フォルダ内のファイルの位置が表示され、移動やコンテキスト チェックに便利です。
• レビュー インターフェイスで開きます。 ファイルが Aproove のプルーフとして保存されている場合、プレビューをクリックすると、ユーザーはプルーフ インターフェイスに直接移動して注釈を付けることができます。
• コレクションに追加します。 コレクションに追加されたファイルはバスケットに蓄積されます。バスケットは、ダウンロード (元の形式または JPEG 形式)、安全なダウンロード リンクによる共有、または新しいプロジェクトの作成に使用できます。

共有と配布

ファイルとフォルダは、電子メールで配信される安全なリンクを介して、Aproove 内外のユーザーと共有できます。受信者は共有ファイルまたはフォルダに直接アクセスし、ドライブ上の他の場所にアクセスすることはできません。リンクには有効期限を設定できます。共有はワークフロー手順の一部として自動化することもできます（たとえば、プロジェクトが承認されたときに、承認されたすべてのプロジェクトファイルを特定の外部配布リストと共有するワークフローアクション）。

大規模な配布の場合、コレクションバスケットパターンを使用すると、ユーザーはアセットを選択して、共有可能な単一のダウンロードリンクを作成するか、コレクションを開始アセットとして使用する新しいプロジェクトをトリガーできます。

ファイルをプルーフに変換する

ドライブ内の任意のファイルは、単一のアクションでレビュー用の Aproove プルーフに変換できます。つまり、元々プルーフとして作成されていない保存済みアセット（参照資料、履歴ファイル、提供されたクリエイティブ）は、プラットフォームから離れることなくレビューサイクルに入ることができます。

既存の DAM または ERP との統合

エンタープライズ DAM（Xinet、FullPress、MediaBeacon など）または ERP システムを使用している顧客は、Aproove API を介してアセットブラウザーをその外部システムに向けることができます。アセットブラウザーのナビゲーション、検索、および選択パターンは、外部リポジトリに対して実行されます。これにより、組織は既存のアセットライブラリを信頼できる情報源として維持しつつ、ワークフローと校正レイヤーにAprooveを使用することができます。

メリット

• 唯一の信頼できる情報源。 チームがレビューするファイルは、ライブラリに保存されているファイルと同じです。DAM とワークフロー間の同期は不要です。
• ファイル形式の制約なし。 複数ページのドキュメントを含む 180 種類以上の形式のプレビューにより、レビュー担当者や関係者はネイティブ アプリケーションを使用せずにファイルの内容を確認できます。
• 権限を横断した検索。 すべてのユーザーは、閲覧権限のあるものだけを表示でき、検索とフィルタリングはそのビューにスコープされます。
• 複数のファイル取得方法。 ドラッグ アンド ドロップ、クラウド接続、アップロード リクエスト タスク、ホット フォルダー、API。適切なシナリオに最適な方法。
• 制御された共有。 有効期限付きのメール リンクとスコープ付きアクセスにより、外部共有が永続的に開かれた扉になることはありません。
• 保存されたファイルを新しい作業にアクティブ化。 任意のファイルをプルーフに変換します。コレクションを使用して新しいプロジェクトを開始します。選択したアセットからタスクをトリガーします。
• 既存のDAMと統合します。エンタープライズDAMまたはERPをお持ちのお客様は、API経由でアセットブラウザーをそのDAMまたはERPに指定できます。‍
• 権限、監査、ワークフローが統合されています。ドライブは、プラットフォームの他の部分と同じ権限モデル、監査証跡、ワークフロー統合を使用します。

対象ユーザー

• 大規模なアセットプログラムを運用し、アクティブな作業と承認済みアーカイブ全体で単一の情報源を必要とするマーケティングオペレーションリーダー。
• 制作作業と継続的なアセットライブラリの両方を管理するブランドおよびクリエイティブチーム。
• 複数のクライアントと契約しており、各クライアントのアセットを明確に分離して外部に配信する必要がある代理店。
• ストレージレイヤーがワークフローレイヤーと同じ権限と監査モデルを共有する必要があるコンプライアンスおよび規制チーム。
• 2つのシステム（DAM + ワークフロー）を維持するか、1つに統合するかを検討しているITおよびプラットフォームオーナー。
• 既存のDAMまたはERPを使用しており、現在のアセットライブラリの上にワークフローとプルーフ機能を追加したい顧客。

内部構造

Aproove Drive は Aproove プラットフォームの基盤となるストレージ レイヤーであり、プロジェクト ファイル ビュー (プロジェクト内コンテキスト) とアセット ブラウザー (プロジェクト間コンテキスト) の 2 つのプレゼンテーション レイヤーからアクセスできます。どちらのレイヤーも同じストレージに対して実行され、同じ権限が適用されます。ファイルのプレビューは、アップロード時に Aproove 処理エージェントによって生成され、複数ページのドキュメント レンダリングを含む 180 を超えるファイル フォーマットをサポートしています。アップロード パスには、ドラッグ アンド ドロップ、OAuth を介したクラウド ストレージ コネクタ (Dropbox、Box、OneDrive、Google Drive)、ワークフロー エンジンを介して発行されるアップロード リクエスト タスク、システム ドライブによるアップロード用のホット フォルダーの取り込み、および API による直接アップロードが含まれます。共有は、特定のファイルまたはフォルダーにスコープされた、設定可能な有効期限を持つ署名付き URL を介して実行されます。アセット ブラウザーは、Aproove API コネクタ パターンを介して外部の DAM または ERP システムへの再指定をサポートしており、顧客は既存のアセット リポジトリを基盤となるソースとして使用しながら、ナビゲーション、検索、およびプロジェクト作成のために Aproove アセット ブラウザーの UI を維持できます。すべてのファイル操作（アップロード、移動、名前変更、削除、共有、バージョン管理、変換）はプロジェクトの監査ログに記録されます。