ファイルは一箇所に保存されます。チームメンバーはどこからでもそのファイルを使って作業できます。

なぜ重要なのか

ほとんどのレビュープラットフォームは、依然としてダウンロードして編集するモデルで動作しています。ファイルが送信され、ユーザーがローカルで開きます。ユーザーのローカルコピーにコメントが追加され、コメントが返送されます。バージョンが増殖します。ファイルがプラットフォームから離れた瞬間にセキュリティが侵害されます。

このモデルは、次の3つの側面で破綻します。

• セキュリティ ファイルがダウンロードされると、プラットフォームは誰がそれを見るかを強制できません。規制対象コンテンツ（PHI、PII、財務上の機密情報、規制対象マーケティング）は、管理された環境にとどまる必要があります。ダウンロードは、プラットフォームが防御できない境界を作り出します。
• 同時実行性 300ページのファイルや複数のアセットのキャンペーンを、各人が自分のコピーをダウンロードして後でコメントをマージする場合、20人が並行してレビューすることはできません。マージの問題だけでも、モデルが破綻します。
• パフォーマンス 数ギガバイトのファイルのダウンロードにはかなりの時間がかかります。レビュー担当者は待ちます。ファイルサイズが大きい場合、一部のレビュー担当者は作業場所からレビューを行うことができません。

Performant File Streamingは、これら3つの制約を一度に解消するように設計されており、規制対象チームに安全なファイル共有のためのより安全なモデルを提供します。ファイルは一度処理され、必要に応じてストリーミングされます。レビュー担当者は、ファイルサイズに関係なく、すぐにファイルを確認できます。数百人のレビュー担当者が同じファイルで同時に共同作業を行うことができ、コメントや注釈はリアルタイムで表示されます。ファイル自体は安全な環境から決して離れません。

これにより、コンプライアンスレベルのレビューを大規模に実施することが可能になります。

ストリーミングアーキテクチャ

このアーキテクチャは 3 つのレイヤーで構成されています。

1. 処理とタイル化。 アップロード時に、処理エージェントが重い処理を実行します。ファイルを RIP (Web 表示用にラスタライズ) し、フォーマットに適したプロバイダー (PDF の場合は Adob​​e PDF ライブラリ、ビデオ、画像、HTML5、CAD、Office フォーマットの場合は専用プロバイダー) を介して処理し、Aproove 独自のタイル化エンジンを使用して複数のズーム レベルでタイルを生成します。タイルによって、ディープ ズームが可能になります。レビュー担当者は、再ダウンロードや再レンダリングを行うことなく、ページ レベルからピクセル レベルに移動できます。タイルは一度生成され、すべてのレビュー担当者に再利用されます。

2. 安全なホスト。 処理されたタイルと元のファイルは、暗号化されたインフラストラクチャ (保存時の暗号化、テナント分離、転送時の TLS 1.2+) に保存されます。元のファイルは、フォレンジックおよび監査目的でタイルとともに保存されますが、レビュー担当者が操作するのは元のファイルではありません。 3. レビュー担当者にストリーミングします。 レビュー担当者が校正刷りを開くと、適切なズームレベルの適切なタイルがオンデマンドでブラウザにストリーミングされます。パン、ズーム、ページへのジャンプ: Aproove は関連するタイルをリアルタイムでストリーミングします。 レビュー担当者のデバイスにはファイルの完全なコピーは保存されません。タイルは小さく、事前に生成されているためストリーミングは高速です。各リクエストは認証され、許可されているため安全です。 これにより、帯域幅やデバイスに関係なく、また他のレビュー担当者が何人同じことをしているかに関係なく、マルチギガバイトの CAD 図面や 400 ページの PDF をレビュー担当者のブラウザに瞬時に読み込むことができます。作業の同期が行われます。

ライブ注釈プッシュ 1 人のレビュー担当者がメモを追加したり、領域をマークしたり、テキストをハイライトしたり、タグを適用したりすると、その変更は、同じ校正刷りを見ている他のすべてのレビュー担当者にリアルタイムでプッシュされます。レビュー担当者は、同僚の作業が行われているのをリアルタイムで確認できます。更新もマージも、事後に遅れて到着するコメントもありません。

プロジェクトチャット すべてのプロジェクトには、プロジェクトダッシュボード、タスクウェルカム画面、レビューインターフェイス、およびユーザーダッシュボードからアクセスできるチャットルームが含まれています。レビュー担当者とステークホルダーはコンテキスト内でコミュニケーションを取り、@ メンションによってタスクと通知が作成されます。チャットメッセージはプロジェクトの監査証跡の一部であり、メッセージが後で編集または削除された場合でも、元のメッセージが保持されます。

タスクチャット 特定のタスクには、タスクの担当者のみに表示される (プライベート) チャットルーム、またはより広範なプロジェクトチャットにスレッド化されたチャットルームがあります。これにより、専門的な会話 (規制のエスカレーション、ブランド決定の議論) は、メインのプロジェクトの会話を汚染することなく、必要な人に限定されます。

意思決定支援。 ステップに複数の意思決定者が必要な場合、リアルタイムの注釈とチャットにより、それらの決定を迅速に統合できます。ステップの決定に投票するチームは、回答を作成する際に、互いのメモとチャットのやり取りを見ることができます。エスカレーションが発生すると、コンフリクト マネージャーのレビューでスレッド全体を確認できます。

意思決定のスループット、特に複数の利害関係者や大規模な入力プールが関係する意思決定は、このリアルタイムの可視性に依存します。ストリーミングにより、これが可能になります。

大規模な同時レビュー担当者

ファイルは分散ではなくストリーミングされるため、同時レビュー担当者の数は、モデル自体ではなく、インフラストラクチャの容量によって制限されます。 Aprove の顧客は、複数のプロジェクトにわたって数百人の同時レビュー担当者によるレビュー プログラムを定期的に実行しています。

実用的な意味:

• キャンペーン アセットは、法務、ブランド、規制、マーケティング オペレーション、外部代理店のレビュー担当者によって同時に開かれ、全員が同じプルーフを表示し、互いの作業を確認できます。
• 複数の専門家レビュー担当者がいる 300 ページのドキュメントでは、レビュー担当者が異なるセクションに焦点を当てて並行して作業でき、プラットフォームは各レビュー担当者を割り当てられたコンポーネントにルーティングします。
• すべての担当者が同じ真実のソースを見ているため、複数担当者による投票 (全員一致、多数決、競合管理) による意思決定ステップが機能します。

従来、同時レビューを制限していた制約 (全員がファイルの独自のコピーを必要とし、その後コピーをマージする必要があった) が取り除かれました。ストリーミングにより同時実行の問題はなくなります。

コンポーネントレベルのストリーミングとアクセス制御

プラットフォームはファイルを配信するのではなくストリーミングするため、各レビュー担当者がストリームで何を見るかをプラットフォームが制御します。これにより、コンポーネントレベルの権限は概念的なものではなく、強制力を持つものになります。

いくつかの実用的なパターン:

• リスクタグ付きコンポーネントは特定のレビュー担当者にルーティングされます。 重大度の高い規制としてタグ付けされたページは、法務および規制レビュー担当者にストリームされます。同じページは、マーケティングレビュー担当者のストリームには表示されません。同じファイルでも、ビューは異なり、すべて同じソースからです。
• 役割によってゲートされる機密コンテンツ。 PHI、PII、または制限付き資料は、適切なクリアランスを持つ役割にのみストリーミングするように構成できます。他のレビュー担当者は、機密コンポーネントがストリームから除外されたファイルを見ることができます。
• 意思決定主導の可視性。 ワークフローの決定により特定のコンポーネントが専門家にルーティングされると、専門家はストリームでそれらのコンポーネントを受け取ります。ファイルの残りの部分は、彼らのビューの一部ではありません。
• ステージベースのアクセス。 コンポーネントは、ワークフローのあるステージでは特定のレビュー担当者に表示され、別のステージでは表示されない場合があります。ストリーミング レイヤーは、レビュー担当者ごとにこれらの状態ベースのゲートを適用します。

これは、ファイル レベルで適用されるアクセス許可の適用です。レビュー担当者が表示すべきでないコンテンツを含む完全なファイルのコピーは、レビュー担当者のデバイスに存在しません。ビューはファイルです。

デプロイメントの選択肢: Aproove ホスト、セルフ ホスト、オンプレミス

Performant File Streaming は、セキュリティと運用要件に適合するデプロイメント モデルで実行されます。

• Microsoft Azure 上の Aproove ホスト。 デフォルトのデプロイメントです。Aproove は、専用の Azure インフラストラクチャでプラットフォームを実行し、HIPAA に準拠した構成、継続的な SOC および HIPAA 準拠の証拠収集、保存時の暗号化、テナントの分離、および転送時の TLS 1.2+ を使用します。ほとんどの規制対象企業およびエンタープライズ顧客に適しています。
• クラウドでのセルフホスト。 インフラストラクチャを完全に制御する必要がある組織の場合、Aproove は、プロビジョニングおよび管理するインフラストラクチャ上のクラウド環境内にデプロイできます。プラットフォームはネットワーク上で動作します。データの所在地、ネットワークの分離、およびアクセス制御は、お客様の管理下にあります。
• オンプレミス。 クラウドが選択肢にならない環境 (主権環境、エアギャップ展開、厳格な所在地要件を持つ規制対象業界) の場合、Aproove はオンプレミスのデータセンターにデプロイできます。ストリーミングアーキテクチャは同じように動作します。処理、タイル化、ホスト、ストリームはすべて、お客様の物理インフラストラクチャ内で実行されます。

どの展開モードでも、ストリーミングレイヤーの動作は同じです。ファイルは一度処理され、タイル化され、安全に保存され、認証されたレビュー担当者にオンデマンドでストリーミングされます。レビュー担当者はダウンロードしません。プラットフォームの動作は一貫しています。変わるのは、インフラストラクチャの所有者とデータの所在地です。

メリット

• ファイルサイズに関係なく、瞬時に読み込まれます。 数ギガバイトのCAD図面や400ページのPDFも、最初のタイルと同じ速度でレビュー担当者のブラウザで開きます。待つことなくピクセル単位で深くズームできます。
• 数百人の同時レビュー担当者が、信頼できる唯一の情報源を共有します。 ストリーミングにより、マージの問題が解消されます。すべてのレビュー担当者が同じファイルをリアルタイムで確認でき、互いの注釈がリアルタイムで表示されます。
• リアルタイムコラボレーションにより、意思決定が迅速化されます。 プロジェクトチャット、タスクチャット、ライブ注釈プッシュ、@メンションによる通知により、外部の調整ツールなしで、複数の関係者によるレビューをスムーズに進めることができます。
• ダウンロードなしで安全なファイル共有が可能です。 ファイルはプラットフォームから離れることはありません。ダウンロードはレビューモデルの一部ではありません。機密性の高いコンテンツは、管理されたインフラストラクチャ内に保持されます。
• アクセス許可の適用は構造的です。 コンポーネントレベルのアクセスはストリーミング層で適用されます。レビュー担当者のデバイスには、表示すべきでないコンテンツを含むファイルの完全なコピーは存在しません。
• 3つのデプロイメントモデル。 Azure 上で Aproove をホスト（HIPAA 準拠）、クラウドでセルフホスト、またはオンプレミス。ストリーミング動作は一貫しており、インフラストラクチャの所有権はお客様が選択できます。‍
• 1 つのファイルで、複数のビュー。 コンポーネントは、タグ、アクセス許可、ワークフローの状態に基づいて、適切なレビュー担当者にルーティングされます。同じファイルがマーケティング、法務、規制、ブランド、および制作チームに提供され、それぞれが適切なものを見ることができます。

対象者

• ダウンロードされたファイルがセキュリティと監査上の問題となる業界のコンプライアンスおよび規制チーム。
• 従来のレビューツールでは処理できない、数ギガバイトのCAD、プリプレス、またはビデオファイルを扱う制作およびプリプレスチーム。
• 法務、ブランド、規制、代理店、制作部門にわたる数百のステークホルダーが関わるレビュープログラムを実行する運用リーダー。
• データ所在地、アクセス制御、およびコンプライアンス要件に対してレビュープラットフォームのセキュリティモデルを評価するITおよびセキュリティチーム。
• 導入の柔軟性が調達要件となる規制対象業界（製薬、ヘルスケア、金融サービス、政府）の顧客。

内部構造

高性能ファイルストリーミングは、Aproove の処理エージェント、タイルエンジン、およびセキュア配信レイヤーによって実装されています。処理エージェントはソースファイルを取り込み、フォーマット固有のプロバイダー (PDF 用 Adob​​e PDF ライブラリ、画像、ビデオ、HTML5、CAD、および Office フォーマット用の専用プロバイダー) を介して処理し、複数の解像度レベル (高速レビュー用の 120 DPI から高品質の印刷校正用の 768 DPI まで設定可能) でレンダリングされたプルーフを生成します。タイルエンジンは、レンダリングされたプルーフからズームレベルのタイルを生成し、ズームごとに再レンダリングすることなく、ディープズームナビゲーションを可能にします。タイルとソースファイルは、テナント分離を備えた暗号化されたインフラストラクチャに保存され、転送は TLS 1.2 以降です。レビューインターフェイスは、ビューポートとズームレベルに基づいて、認証されたレビュー担当者にオンデマンドでタイルをストリーミングし、コンポーネントレベルのアクセス制御をサポートするために、タイル要求ごとに権限が適用されます。リアルタイムコラボレーションは、プッシュ型チャネルを通じて実現され、同じプルーフ内で同時に参加する複数のレビュー担当者間で注釈、メモ、タグ、チャットが同期されます。Aprooveホスト型デプロイメントは、HIPAA準拠構成と継続的なSOCおよびHIPAAコンプライアンス証拠収集を備えたMicrosoft Azure上で実行されます。セルフホスト型およびオンプレミス型デプロイメントは、顧客がプロビジョニングしたインフラストラクチャ上で同じソフトウェアスタックを使用します。監査証跡には、プロジェクトレコード内のすべての注釈、チャットメッセージ、および決定イベントが記録されます。