複数ページにわたる文書は、一つの証拠ではなく、一つの文書の中に複数の証拠が含まれている。

なぜ重要なのか

ほとんどのドキュメント バージョン管理ソフトウェアでは、複数ページのドキュメントを単一の校正として扱い、単一の決定を下します。50 ページのドキュメントで、修正が必要なページが 3 ページあるレビュー担当者には、ドキュメント全体を却下する (問題のない 47 ページをブロックする) か、ドキュメント全体を承認する (問題のある 3 ページをリリースする) かの 2 つの選択肢があります。どちらも正しくありません。プラットフォームは、レビュー担当者に実際に下した決定について嘘をつくことを強要します。

一般的な回避策は、アップロード前にドキュメントを 1 ページに分割することですが、これによって別の問題が発生します。レビュー担当者は、キューに 50 個の個別の校正、50 個の個別のメール通知、および追跡する必要のある 50 個の個別の決定を受け取ります。制作チームは、50 個の校正からのコメントを手動で元のドキュメントにまとめます。校正ソフトウェアへの投資は、作業を減らすのではなく、増やすことになります。

Aproove のページ レベル モデルは、両方の問題を一度に解決します。ドキュメントは全体として保持されます。レビュー担当者は、キューに 1 つのドキュメントを受け取ります。しかし、各ページは、意思決定、ステータス、通知、およびバージョン管理の目的において、それ自体が証拠として機能します。ドキュメントは、保存とナビゲーションのためのものでもあり、レビューのためのものでも多くあります。

規制対象コンテンツの場合、2番目のメカニズムはさらに重要になります。新しいバージョンがリリースされると、Smart Scanは変更されたすべてのページ（想定される変更）と、変更されるべきでない変更が行われたページ（不正な変更）をフラグ付けします。バージョン12とバージョン11を比較するレビュー担当者は、「14ページ目が要求どおりに更新された」だけでなく、「7ページ目が変更されたが、誰もそれを要求していない」ことも確認できます。コンプライアンスチームは、意図しない変更が本番環境に及ぶ前にそれを検知できます。

仕組み

アップロード 複数ページのドキュメント（PDF、複数ページのTIFF、複数ページのOfficeファイル、またはサポートされている180以上の複数ページ形式のいずれか）を1つのファイルとしてアップロードします。Aprooveの処理エンジンは、処理時にドキュメントをページごとのコンポーネントに分割し、各ページのプレビューとレビュー可能なサーフェスを生成します。

レビュー レビューインターフェイスでは、レビュー担当者はドキュメントをページごとにナビゲートします。Flatplanビューには、各ページが表示され、現在のステータスが色の付いた枠線で示されます（承認済みは緑、却下は赤、注釈付きはオレンジ、ステータスなしは灰色、「変更済み」は青）。レビュー担当者は、1つのページに対して操作を行うか、複数のページを選択して選択範囲全体にステータスを適用できます。

ワークフロー統合 ワークフローアクションは、ページごとに応答するように構成できます。承認済みとマークされたページは、独自のルーティング決定をトリガーできますが、ドキュメントの残りの部分は現在のステップで続行されます。通知はページごと、またはドキュメントごとに発生させることができ、ワークフローごとに設定可能です。

新しいバージョンでのスマートスキャン ドキュメントの新しいバージョンがアップロードされると、スマートスキャンはすべてのページを以前のバージョンと比較して処理します。違いが検出されたページには新しいバージョン番号が割り当てられ、変更されていないページは以前のバージョンが保持されます。Flatplanにはページごとのバージョン番号が表示されるため、レビュー担当者はどのページを再レビューする必要があるかを一目で確認できます。

「変更済み」フィルター Flatplanの「変更済み」ステータスは、以前のバージョンと異なるとフラグが付けられたページのみを表示するようにフィルターします。レビュー担当者は、必要なドキュメントバージョン管理ソフトウェア内の作業に直接移動できます。

メリット

• ドキュメントごとに1つの決定ではなく、ページごとに1つの決定。 レビュー担当者は、良いページを拒否して悪いページをマークしたり、悪いページを承認して良いページをリリースしたりすることなく、ページごとに実際に決定した内容を表現します。
• ドキュメントは完全なままです。 単一ページファイルに分割されません。キューを乱雑にする50個の個別の校正はありません。ドキュメントとしてナビゲートされる1つのファイルで、ページごとにレビューされます。
• 変更された部分のみを再レビューします。 Smart Scanは、実際に移動したページのみを再バージョンします。レビュー担当者は、変更されたページを確認し、変更されていないページを信頼します。サイクルごとにドキュメント全体を再読する必要はありません。
• 不正な変更にはフラグが付けられます。 変更されるべきでないときに変更されたページは、予想される変更とともに強調表示されます。コンプライアンスチームは、出荷前にドリフトを検出します。
• 通知は実際の活動に基づいて発生します。 ページごとのステータス変更により、ページごとの通知が生成されるため、ノイズフロアはドキュメントのサイズではなく、実際に行われた作業と一致します。‍
• Flatplan は、全体像を一目で把握できます。 ページごとのステータスカラー、ページごとのバージョン番号、必要に応じて「変更済み」フィルター。300 ページのドキュメントの状態を 1 つのビューで確認できます。

対象者

• 長文の複数ページ文書を扱う規制対象業界。 製薬、ヘルスケア、金融サービス、メディケアおよびメディケイドのマーケティングなど、100ページを超える文書が日常的に作成され、文書の一部編集が一般的である業界。
• カタログおよびダイレクトメール制作チーム 多数のページを管理する、バージョン間でほとんどのページが変わらない業界。
• ブランドおよびクリエイティブガバナンスチーム 改訂によって文書の他の部分に意図しない変更が生じていないことを検証する業界。
• コンプライアンスおよび監査チーム どのページがいつ変更され、誰が承認したかの、正当性のある記録が必要な業界。‍
• オペレーションリーダー 「このツールは実際の文書サイズに対応しているか、それともファイルを分割して作業する必要があるか」という観点から校正ツールを評価する業界。

内部構造

ページレベルのスマートレビューは、プロジェクトスキーマごとに設定可能です。有効にすると、Aprooveの処理エージェントは、複数ページのドキュメントを取り込み時にページごとのコンポーネントに分解し、各ページを親ドキュメントコンテナ内のレビュー可能なプルーフとして扱います。決定状態、バージョン履歴、および監査証跡はページごとに保持されます。スマートスキャンエンジンは、ページレベルでコンテンツ認識差分を使用して、新しいバージョンの各ページを以前のバージョンと比較します。差異が検出されたページにはバージョン番号がインクリメントされ、変更されていないページは以前のバージョンが保持されます。ワークフローアクションは、ページごとのステータス（承認済み、却下済み、注釈付き、変更済み）に基づいて条件付けされ、ページごとに独立して実行されます。Flatplanビューは、ページごとのステータスとバージョンを単一の視覚表現に集約し、以前のバージョンとの差異があるページのみを表示する「変更済み」ステータスなどのフィルタをサポートします。監査証跡は、ドキュメントレベルのイベントに加えて、ページレベルの決定とバージョンイベントをキャプチャします。