一日中アプリの中にいるわけにはいきません。アプリがあなたの元へやってくるのです。
カスタムアラート機能を使えば、プロジェクト管理ダッシュボードを見ていない時でも、常に最新情報を把握できます。Aprooveは、ユーザーが関心のあるプロジェクトやタスクについて、3つのレベルの情報を提供します。継続的な可視性を求めるユーザー向けに、アプリ内でリアルタイムのアクティビティフィードを提供します。日次または週次の要約メールを好むユーザー向けに、スケジュールされたメールサマリーを提供します。重要な特定の瞬間（校正の承認、タスクの割り当て、新バージョンのアップロードなど）には、イベント駆動型のメール通知が届きます。各ユーザーは、通知チャネル、頻度、イベントを選択できます。Aprooveは、ユーザーの作業環境に合わせてプラットフォームを提供します。
概要
アラートと通知は、Aproove のレイヤーで、アプリ内に留まることを強制することなく、プロジェクトのアクティビティに関する情報をユーザーに提供します。制作追跡ソフトウェアは、作業日を通してユーザーと共に移動します。アラートと通知は、連携して動作する 4 つの設定可能なメカニズムで構成されています。
- 最近のアクティビティ ウィジェット ホーム ダッシュボード上に表示されます。ユーザーがアクセスできるプロジェクトのプロジェクト、校正、メモ、タスク、ワークフロー イベントのライブ リアルタイム フィードです。
- スケジュールされたアクティビティ レポート ユーザーが選択した頻度 (1 時間ごと、毎日、毎週) で配信される、同じアクティビティ ストリームの電子メール サマリーです。ライブ フィードを視聴できないユーザーのためのフォールバックです。
- プロジェクト メール通知 ユーザーが関心のある特定のプロジェクトのマイルストーン (新しい校正バージョン、承認、メモ、完了したタスク) に関するイベント駆動型のメールです。
- 最近のアクティビティ ウィジェット ホーム ダッシュボード上に表示されます。ユーザーごとに一度設定すれば、参加するすべてのプロジェクトに自動的に適用されます。
- タスクメールのグループ化 ユーザーのキューに届いたタスク専用のメール通知で、グループ化オプション（即時、毎日、毎週、プロジェクトごと）があります。
なぜ重要なのか
通知疲れはコラボレーション プラットフォームの静かなる脅威です。メールが多すぎるとユーザーはミュートしてしまい、重要なメールを見逃してしまいます。少なすぎるとユーザーはサイド チャンネルで「これ見た？」と互いに尋ね始めます。全員に同じ通知モデルを強制すると、この 2 つの失敗の 1 つが必ず発生します。
現実の世界はもっと多様です。プロジェクト マネージャーは、動いているすべてのものを把握する必要があります。専門のレビュー担当者は、自分の作業が届いたときだけ通知が必要です。承認者は、先週完了した作業の月曜日の朝のダイジェストを希望します。外部代理店の担当者は、ほとんどの日アプリにログインしていないため、メールのみを希望します。単一の通知ポリシーでは、これらすべてに対応できません。
Aproove のアプローチは、各ユーザーにコントロールを与え、各自の作業パターンに合わせて調整できるようにすることです。最近のアクティビティ ウィジェットは、常にオンラインのユーザー向けです。スケジュールされたアクティビティ レポートは、ダイジェストを必要とするユーザー向けです。プロジェクト メール通知は、イベント駆動型の承認者向けです。グループ化されたタスク メールは、タスク中心のレビュー担当者向けです。プラットフォームが決定するのではなく、ユーザーが決定します。
その結果、雑音のない認識が得られ、何も見逃すことはありません。
仕組み
最近のアクティビティ ウィジェット
プロジェクト管理ダッシュボードの最近のアクティビティ ウィジェットは、プロジェクト イベントをリアルタイムで配信します。各ユーザーは、プロジェクト ダッシュボードでアクセス権のあるプロジェクトのアクティビティを確認できます。イベントが発生すると、フィードに簡単な説明と開始ユーザーのアバターが表示され、プレビュー (可能な場合) とイベントへの直接リンクが表示されます。リンクをクリックすると、アクティビティが発生した場所 (証拠) に直接移動します。
アクティビティが発生すると、[最近アクセスしたプロジェクト] ビューと [マイ プロジェクト] ビューのプロジェクトの横に赤い点が表示されるため、ユーザーはどのプロジェクトが移動したかを一目で確認できます。
各ユーザーは、[設定] の [ダッシュボード イベント フィルター] を使用して、フィードに表示される内容を制御できます。
フィルターは、5 つのカテゴリ (プロジェクト、証明、メモ、タスク、ワークフロー ステップ) をカバーし、各カテゴリ内には詳細なイベントが含まれています。
スケジュールされたアクティビティ レポート
最近のアクティビティ フィードはリアルタイムであるため、イベントが発生した瞬間にダッシュボードを監視していないユーザーは、イベントを見逃す可能性があります。スケジュールされたアクティビティ レポートは、セーフティ ネットです。
ユーザーは、同じアクティビティ ストリームの定期的なメール サマリーを、作業パターンに合わせて、1 時間ごと、毎日、または毎週の頻度で設定します。毎日では、ユーザーは 1 日の時間を選択できます。毎週では、ユーザーは曜日と時間を選択できます。同じ 5 つのカテゴリのフィルターが適用されるため、
プロジェクトのメール通知
プロジェクトのメール通知は、アクティビティ ストリーム全体ではなく、特定のマイルストーンで発生します。ユーザーはデフォルト設定を一度構成すると、そのデフォルト設定は、今後追加されるすべてのプロジェクトに自動的に適用されます。サポートされているイベント:
- ユーザーがプロジェクトに追加されたとき
- 新しい校正バージョンについて
- 校正が承認されたとき
- メモについて
- ユーザー自身のメモへのコメントについて
- タスクが完了したとき
- ワークフロー ステップが完了したとき
- プロジェクトが承認されたとき
各イベントは、なし、即時送信、時間ごとのグループ化、または日ごとのグループ化の 4 つの頻度のいずれかに設定できます。
重要な詳細: プロジェクトが作成されると、開始者はその特定のプロジェクトに対して個々のユーザーのデフォルトのメール設定を上書きできます。緊急プロジェクトは、ユーザーのデフォルトに関係なく、即時通知を送信するように構成できます。通常の作業ではユーザーの設定が尊重されます。例外はプロジェクト開始者の権限でカバーされます。
タスク メールのグループ化
タスク メールのグループ化は、タスク専用の並行メカニズムです。ユーザーのTo-Doリストと連携して動作します。多くのAprooveユーザーはアプリを開いたままにして、メールなしでリアルタイムのTo-Doリストから作業することを好みます。一方、他のアプリケーションで1日の大半を過ごし、タスクが届いた瞬間にメールを受け取りたいユーザーもいます。
ユーザーは次の3つのパターンから選択できます。
- メールなしユーザーはAproove内のTo-Doリストからタスクを選択します。
- 即時タスクが割り当てられるたびにメールが届きます。
- スケジュールされたグループ化タスクは、ユーザーが選択した頻度（毎日、毎週、指定した時間帯）で1通のメールにまとめられます。オプションでプロジェクトごとにグループ化できます。オプションで新しいタスクのみに制限できます。
ユーザーがメールを受信するかどうかに関わらず、タスクは常にアプリ内のTo-Doリストに表示されます。メールは最上位のレイヤーであり、唯一のチャネルではありません。
メリット
- 通知疲れはユーザーレベルで管理されます。 各ユーザーは、プラットフォームのデフォルトではなく、自分の作業に適したチャネルと頻度を選択できます。
- 3つのチャネル、1つの基盤となるアクティビティ ストリーム。 アプリ内のライブ フィード、スケジュールされたメール サマリー、イベント駆動型メールはすべて同じプロジェクト アクティビティから取得されるため、ユーザーはカバレッジを失うことなく適切な形式を選択できます。
- デフォルトはユーザーとともに移動します。 プロジェクト通知設定は一度構成すると、すべての新しいプロジェクトに自動的に適用されます。新しいプロジェクトに参加する際に、毎回設定をリセットする必要はありません。
- プロジェクトの開始者は上書き権限を保持します。 緊急プロジェクトでは、ユーザーのデフォルト設定に関係なく即時通知を強制できるため、重要な作業が誰かの毎日のダイジェストに埋もれることはありません。
- 各ユーザーが関心のあるものにフィルタリングされます。 5 つのアクティビティ カテゴリ (プロジェクト、プルーフ、メモ、タスク、ワークフロー ステップ) はすべてユーザーごとに個別にフィルタリングできるため、ノイズ フロアを低く抑えることができます。
- メールとアプリ内通知は補完的であり、重複するものではありません。 アプリを頻繁に利用するユーザーはライブ フィードに依存します。そうでないユーザーはメールを受け取ります。ほとんどのユーザーは両方を組み合わせて使用します。
- タスクは常に To-Do リストに表示されます。 メールはオプションです。アプリ内のタスク キューが真の情報源であるため、通知を無効にしても作業が失われることはありません。
対象者
- 複数の同時進行プロジェクトの活動を追跡し、どのイベントが表示されるかを細かく制御する必要があるプロジェクトマネージャー。
- 作業が発生したときのみ通知を受け取り、活動ストリーム全体は受け取りたくないレビュー担当者とスペシャリスト。
- 継続的なフィードや完全なプロジェクト管理ダッシュボードよりも、日次または週次のダイジェストを好む承認者と経営幹部。
- Aprooveの外でほとんどの時間を過ごし、メールによるやり取りを必要とする外部代理店担当者とフリーランサー。
- 「ユーザーが自分の通知プロファイルを制御できるか、それとも初日から通知疲れと戦うことになるか」という疑問に基づいてプラットフォームを評価する運用リーダー
内部構造
アラートと通知は、Aproove の基盤となるアクティビティ ストリームの上に、ユーザーごとの設定レイヤーとして機能します。アクティビティ ストリームは、プロジェクト、証明、メモ、タスク、ワークフロー イベントが発生するとそれをキャプチャし、次の 4 つのチャネルを通じて購読者に配信します。最近のアクティビティ ウィジェット (アプリ内リアルタイム フィード)、スケジュール済みアクティビティ レポート (ユーザーが設定した頻度でバッチ処理されたメール サマリー)、プロジェクト メール通知 (設定可能なイベントと設定可能な頻度でイベント駆動型メール)、グループ化タスク メール (グループ化 オプション付きのタスク固有のメール)。各ユーザーのフィルタ セット、頻度の選択、チャネル設定はユーザー レベルで保存され、ユーザーが新しいプロジェクトに追加されると自動的に適用されます。プロジェクトの開始者はプロジェクトごとに上書き権限を保持し、緊急のプロジェクトではユーザーのデフォルト設定に関係なく即時通知を強制できます。最近のアクティビティ イベントが発生すると、最近アクセスしたプロジェクトとマイ プロジェクト ビューに赤いドット インジケーターが表示され、新しいアクティビティがあるプロジェクトを視覚的に確認できます。すべての通知はユーザーのアクセス権限を尊重します。ユーザーは、閲覧権限のないアクティビティに関する通知を受け取ることはありません。
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More ways to streamline high-stakes workflows
各ユーザーが自分の通知プロファイルをどのように制御するかを確認してください。
