ファイル内のテキストは、単にレンダリングされるだけではありません。アクセス可能な状態になっています。

なぜ重要なのか

読み取りはできるが検索、コピー、編集、分析ができないファイルは、レビューサイクルごとにチームの時間を浪費します。レビュー担当者はコメントしたい箇所を再入力し、コンテンツコンプライアンスチームはスキャンされたPDFを凝視して特定の主張を探します。AIツールは文字を認識できないため役に立ちません。編集には、ファイルを別のツールにエクスポートして結果を再アップロードする必要があります。

Aprooveはこれらのギャップを解消します。テキストが抽出されると、抽出されたままになり、ファイルの内容を知ることでメリットが得られるプラットフォームのすべての部分からアクセスできます。検索はプロジェクトを横断して実行されます。変更されたテキストをバージョン間で比較できます。AIエージェントは文章を読み取り、リスクをフラグ付けします。Microsoft 365との統合により、レビュー担当者はプラットフォームを離れることなく、必要な変更を見つけてから変更を行うことができます。これは、プロセスを重荷にしない規制承認とバージョン追跡のためのソフトウェアです。

ファイル内のテキストは、レビュー体験において第一級の要素となります。

抽出方法 2 つ

独自の Agent による PDF テキストの抽出。 PDF やその他のテキストを含むフォーマットは、Aproove の処理エージェントによって処理され、ファイル構造から直接テキストが抽出されます。PDF は、単語や文ではなく文字とその位置座標を保存するため、テキストの抽出が非常に難しいことで知られています。Aproove のエンジンは、文字レベルのデータから単語の概念を再構築するため、ページ上で文のように見えるものは、検索、コピー操作、および AI 分析では文として認識されます。PDF のハイパーリンクは同じパスで抽出され、レビュー インターフェイスでクリック可能になります。

非テキスト フォーマット向けの AI による OCR。 画像のみの PDF、スキャンされた文書、文書の写真、または埋め込みテキストを持たないファイルの場合、Aproove の AI インフラストラクチャは、レンダリングされた視覚表現に対して OCR を実行します。これにより、レガシーアセット、写真、スキャンベースのコンテンツが、ネイティブファイルと同じテキスト認識エクスペリエンスになります。

ユーザーはどのメソッドが適用されるかを知る必要はありません。Aproove は処理時に判断し、適切なアプローチを自動的に適用します。

抽出されたテキストでできること

ファイル全体にわたる詳細なプロジェクト検索。キーワード、クレーム、開示、ブランド用語、または禁止語句を検索すると、Aproove はプロジェクト内でそれが表示されるすべてのファイルとその場所を返します。検索は、ソース形式に関係なく、プロジェクト内のすべてのプルーフに対して実行されます。規制対象のクレームが表示されるすべての場所、特定の製品に言及するすべてのファイル、または同じ改訂が必要なすべての開示を見つけるのに役立ちます。

プルーフから直接コピー、貼り付け、選択。レビュー担当者は、レンダリングされたプルーフのテキストをハイライトしてコピーできます。テキスト抽出マークアップツールを使用すると、レビュー担当者はテキスト領域を囲んで、その内容をメモに取り込むことができます (メモは作成後も編集可能です)。再入力は不要です。スクリーンショットと OCR による回避策はありません。

バージョン間で変更されたテキストを正確に確認できます。 テキスト抽出と組み合わせた比較ビューにより、校正バージョン間のテキストレベルの違いが明らかになります。レビュー担当者は、ラウンド間で追加、削除、または変更された単語を正確に確認できます。開示文書内の 1 つの単語が資産の承認の可否を左右するコンプライアンス レビューでは、これは非常に重要です。

クリックするだけでフォント、タイプ サイズ、スタイルを設定できます。 校正文書内の任意のテキストをハイライトすると、そのテキストのフォント名とタイプ サイズが表示されます。規制対象の開示文書でフォント ウェイトが間違っていることに気づいた制作チームや、ブランド指定のフォントが使用されていることを確認している制作チームは、レビュー インターフェイスを離れることなく必要なものを確認できます。

読み取り、推論、フラグ付けを行う AI エージェント。 Aproove の AI エージェントは、抽出されたテキストに直接作用します。スペル チェック エージェントはスペルミスを検出します。規制エージェントは開示文書の言語を読み取り、根拠が必要な主張にフラグを付けます。ブランド エージェントはテキストをスタイル ガイドと比較し、逸脱にフラグを付けます。テキストは構造化され、ファイル内の場所に紐付けられているため、エージェントの調査結果には、どの段落、どのページ、どのコンポーネントかといった正確な参照情報が含まれます。

Microsoft 365 を介して Word、Excel、PowerPoint を直接編集できます。 Aproove の Microsoft 365 統合により、レビュー担当者はプラットフォームを離れることなくレビューから編集に移行できます。Word、Excel、PowerPoint ファイルは、プレビュー (読み取り専用)、編集 (変更を確定)、共同編集 (他のユーザーとのリアルタイムの共同編集) の 3 つのアクセス許可モードで、Microsoft 365 for web で開きます。変更は自動的に保存されます。レビュー担当者はツールを切り替えることなく、Aproove 内で Word、Excel、PowerPoint で作業できます。編集が完了すると、ワークフローはレビューが中断したところから再開されます。

メリット

ドキュメント校正ソフトウェアの高度なテキスト抽出により、より迅速かつ正確な承認が可能になります。

• 再入力不要。 ファイル内のテキストは一度抽出され、レビュー担当者やエージェントが必要とするあらゆる場所（検索、コピー、AI分析、編集）で利用できます。
• スキャンされたファイルが一流のドキュメントになります。 AI搭載OCRにより、画像のみのドキュメントもネイティブファイルと同じテキスト認識エクスペリエンスになります。従来のアーカイブ、PDFスキャン、写真付きドキュメントも行き止まりではなくなります。
• プロジェクト間の可視性。 検索では、プロジェクト内のすべてのファイルにわたってフレーズ、主張、用語のすべてのインスタンスが見つかります。レビュー担当者は、一貫性を確認したり、同じ編集が必要なすべての開示を見つけたり、コンプライアンスフレーズについてキャンペーンを監査したりできます。
• バージョン間のテキスト精度。 比較では、変更されたページだけでなく、ラウンド間で変更されたすべての単語が強調表示されます。規制対象の開示内容が単語一つだけ異なり、その単語が重要な場合、これは非常に重要です。
• オンデマンドのフォント準拠。任意の箇所をハイライトすると、フォントと文字サイズが表示されます。ブランドチームとプリプレスチームは、ファイルを検査ツールにエクスポートすることなく、タイプ関連の問題を確認または検出できます。
• 実際のテキストに対するAI。エージェントは、スクリーンショットではなく、抽出された実際のテキストを読み取ります。結果は正確で、特定のコンポーネントに帰属し、実行可能です。‍
• 1つのプラットフォームでレビューと編集。Microsoft 365との統合により、レビュー担当者はテキストの問題をその場で修正できます。ダウンロードもアップロードも、バージョン管理も不要です。

対象者

• コンプライアンスおよび規制チーム 必要な言語、禁止語句、または主張の正確性を確認するためにファイルをスキャンします。
• ブランドチーム 承認された言語と承認されたフォントが市場とチャネル全体で一貫して使用されていることを確認します。
• 制作およびプリプレスチーム 制作用ファイルのフォント、タイプサイズ、およびスタイルを確認します。
• マーケティングおよびクリエイティブチーム Word または PowerPoint ファイルのレビューと編集をスムーズに切り替えます。
• 法務チーム アセットのバージョン間で開示言語を比較して、必要な編集が行われたことを確認します。‍
• オペレーションリーダー 画像ベースのアーカイブ、スキャンされたドキュメント、またはその他の非テキスト形式を含むレビュープログラムを管理します。

内部構造

Aproove のテキスト抽出は、処理エージェントを介してアップロード時に実行されます。PDF の場合、テキストは文字レベルで抽出され (PDF 仕様では、テキストは単語や文ではなく、位置座標を持つ文字として格納されます)、Aproove の単語抽出ロジックによって単語レベルの構造に再構成されます。設定オプションで、文字レベルと単語レベルの抽出粒度を制御できます。PDF のハイパーリンクはテキストとともに抽出され、レビュー インターフェイスでクリック可能になります。画像ベースのファイルの場合、マルチモーダル AI モデルを使用した AI パワー OCR によって、レンダリングされたページからテキストが識別され、抽出されます。抽出されたテキストはプロジェクトレベルの検索用にインデックス化され、実行時に AI エージェントのプロンプトにフィードするシステム タグ (currentProofsRawTextContent、currentProofsTextContentAsJson) で使用可能になり、プルーフにバインドされるため、マークアップ ツール (テキスト抽出ツールを含む) がテキストをノートに取り込むことができます。 PDF のフォントと文字サイズのメタデータは、Adobe PDF Library (APDFL) を介してレンダリングされ、ユーザーが設定可能なオプションとしてレビュー インターフェイスに表示されます。Microsoft 365 との統合により、Word、Excel、PowerPoint ファイルは Microsoft のサービスを介してブラウザー内でレンダリングされ、ワー​​クフロー ステップまたはスキーマごとにアクセス許可レベル (プレビュー、編集、共同作成) を設定できます。