ビジネスとは、本質的にはビジネスプロセスの集合体です。
ビジネスプロセスとは、測定可能なビジネス目標を達成するために利害関係者のグループによって実行される一連のタスクと定義できます。すべてのビジネスには、少なくとも1つのビジネスプロセスが含まれます。
すべてのプロセスを効率的に実行すれば、ビジネスは完全に効率的であると言えますが、実際には、すべてのプロセスには何らかの形で非効率性が存在します。
ワークフロープロセスマッピングは、ビジネスプロセスをワークフロー図に視覚化するプロセス（ビジネスプロセスワークフローの作成）であり、プロセスを評価して非効率性を特定し、プロセスを最適化して組織が最高のパフォーマンスを発揮できるようにします。
ワークフロープロセスマップは、ビジネスプロセス管理（BPM）の構成要素の1つです。これはBPMプロセス全体の基盤と考えることができますが、それ自体でも組織にさまざまなメリットがあります。
- ボトルネックと潜在的な改善点の特定:ワークフロープロセスマップを使用すると、ビジネスオーナーとステークホルダーはビジネスプロセスを正確に分析し、非効率性を特定して改善を計画できます。
- プロセスの標準化:最適化後、ワークフローマップを使用してプロセスの実行方法を正確に伝えることができるため、すべての従業員が標準化された方法でプロセスを実行できます。
- 誰もがアクセスできる統一された視覚的なワークフロー:ワークフローマップを従業員のトレーニングや新入社員のオンボーディングのガイドラインおよびSOPとして使用できます。
このガイドでは、簡単な手順でワークフローマッピングを実行する方法について説明します。しかし、これらの手順について話す際に同じ認識を持つために、まずワークフロー マッピングの概念自体について説明しましょう。
ワークフロー マッピング プロセスとは？
名前が示すように、ワークフロー マッピング プロセスとは、ビジネス プロセスの視覚的なマップを作成することであり、したがって、ビジネス プロセス ワークフロー を作成することです。
このプロセスの結果はワークフロー マップであり、これは、ビジネス プロセスで目的を達成するために実行される一連のタスク、アクション、決定、およびタスクを視覚的に表現したものです。
ワークフロー マップを使用すると、ビジネス プロセスの開始から終了まで、含まれるすべてを俯瞰的に把握できます。
これにより、ボトルネック、非効率性、無駄な作業を特定し、これらの非効率性を排除してプロセスを最適化し、最適化されたプロセスでワークフロー マップを修正することができます。
ワークフロー マップでは、プロセスの各部分を誰が実行するかをグラフィカルに示すこともできるため、チーム メンバーは誰が何に取り組んでいるのか、そして各メンバーがどのように連携してプロセスを完了するのかを理解できます。
ワークフロー マップがない場合、作業員が同僚の作業を認識していないことがよくあり、誤解や、さらに悪いことに、衝突につながる可能性があります。
ワークフロー マップはフローチャート (ワークフロー 図) で視覚化されますが、特定の種類のプロセスにより適した他の方法を使用することもできます。このガイドでは、主に基本的なフローチャートを使用したワークフロー マッピングに焦点を当てます。
ワークフロー マッピングのための基本的なフローチャート シンボル
フローチャートは技術的には手順のグラフィカル表現であり、さまざまなシンボルを使用して手順を順番にグラフィカルに表示します。フローチャート内のさまざまな記号は、それぞれ異なるものを表します。フローチャートには他にも多くの記号がありますが、ワークフローマッピングでは特に次の4つが重要です。
ターミネーター：楕円形は、プロセスの開始点と終了点を表します。
決定: ひし形は、次のステップに進む前に決定（はい/いいえ）を下す必要があるプロセス上のポイントを表します。ステップ。
矢印: プロセス内のさまざまな形状を接続し、情報の方向と流れを表します
ワークフロープロセスマッピングの主要原則
- 建設的な目標に焦点を当てる
ワークフロー プロセスのマッピングを行う際には、チーム全体で建設的でオープンな環境を維持することが重要です。
- 人ではなくプロセスに焦点を当てる
私たちはプロセスを改善するためにここにいるのであって、現在（非効率的な）プロセスを実行している人を判断するためにいるのではありません。それらの人々は、仕事を遂行するための適切なツールを持っていない可能性があります。
- 客観的に分析し、変動を検証する
異常、変動、非効率性を特定する際には、その事象が一度限りの出来事なのか、実際のプロセスの一部なのかを検証します。
- 最適化されたプロセスではなく、現在のプロセスをマッピングする
正直に、現状のプロセスをマッピングします（理想のプロセスではなく）。これは、欠陥を正確に特定して改善するために重要です。
- ワークフロー プロセスのマッピングは、一度きりのプロセスではなく、継続的なプロセスです
完全に最適化されたワークフロー マップは決して得られないという事実を受け入れ、代わりに、それを何度も繰り返し改善していきます。
ワークフロー プロセスのマッピングのための 5 つの簡単なステップ
ステップ 1: プロセスを選択する
何よりもまず、会社が複数のプロセスで構成されている場合 (ほとんどの企業はそうです)、マッピングする単一のプロセスを選択します。
リソースと時間は限られており、すべてのプロセスをマッピングする必要はありません。
では、どのように選択すればよいでしょうか?選択肢はいくつかあります。
- 組織内で現在パフォーマンスが低い領域を特定します。たとえば、部門が繰り返し期限を守れていない場合などです。
- 明らかなボトルネックのあるプロセスを探します。
- 改善すれば、全体的なビジネス目標に大きな影響を与えるプロセスを探します。
ワークフローマッピングはすべてのプロセスに適用できるわけではなく、考慮すべきビジネスプロセスにはいくつかの種類があることを理解しておくことも重要です。
さまざまな種類のビジネスプロセス
一般的に、さまざまなビジネスプロセスは3つの主要なタイプに分類できます。
- トランザクション型ビジネスプロセス: 結果重視のビジネスプロセスで、ほとんどの場合、シーケンシャルな性質を持ちます
- 変革型ビジネスプロセスプロセス: ある形態から別の形態への変換（つまり、原材料から完成品への変換）を伴う
- 意思決定ビジネスプロセス: 複雑な承認プロセスやさまざまなシーケンスのバリエーションを伴う場合があります。
選択したビジネスプロセスのタイプを特定し、収集した予備的な詳細に基づいてプロセスをマッピングできるかどうかを判断します。
基本的なフローチャートでプロセスをマッピングできない（または少なくともあまり効果的ではない）場合があります。それでも、プロセスに異なるステークホルダーや部門間で異なるフローがある場合は、スイムレーン図などの他の手法を使用できます。
ステップ 2: ワークフロー プロセス マッピング チームを作成する
これを正確に行うには、ワークフロー マッピング プロセスを担当するチームを編成することをお勧めします。グループ内にワークフロー/プロセスの専門家がいる場合は、その専門家がプロジェクトを主導し、従業員と上級管理職の両方をチームに参加させる必要があります。
マッピング対象のプロセスに関係するすべての部門を参加させるのが最善です。
チームは 8 ～ 10 人程度の小規模にしてください。これは、次のステップに進む際にイニシアチブの俊敏性を維持するためです。
ワークフローマッピングの目的についてチームに十分に説明してください。
- プロセスの各ステップで発生するタスクを特定する
- プロセスの各ステップを実行する責任者を特定する
- 各タスクを視覚的に明確かつアクセスしやすい方法で詳細化する
- 非効率性、ボトルネック、その他の遅延を特定する
- ワークフローを分析して、改善できる可能性のある領域を特定する
したがって、ワークフロープロセスマッピングは、当該プロセスの改善のための実行可能な計画を作成できる場合にのみ完了することを覚えておいてください。
ステップ 3: 詳細を収集する
このステップはいくつかのサブステップに分けることができます。
プロセスの開始と終了を特定する
プロセスによっては開始と終了が明確な場合もありますが、ビジネスプロセスには必ずしも明確な開始と終了があるとは限りません。
この点が不明な場合は、プロセスに直接関わっているチームメンバーや関係者に相談してください。
手順の詳細をできるだけ詳しく把握する
チームメンバーは、業務プロセスを軽微な（または重大な）変更を加えて実行する場合があります。プロセスに直接携わっている管理職や従業員に、これらの変更（ある場合）についてインタビューし、これらの変更に基づいて最適なアプローチを検討する必要があります。
従業員にインタビューする際には、次のような重要な質問もする必要があります。
- どのタスクの担当者は誰か？
- 完了しなければならないタスクの順序（プロセスが順次実行される場合）
- 各プロセスステップの期限
- プロセス/特定のタスクを改善する方法についての意見
- プロセスの入力、出力、および期間
手順を順番に並べる
プロセスを順次または並行して作成します。ペンと紙、あるいは付箋紙から始めてもいいですし、Aprooveのような作業管理ソフトウェアに直接プロセスを書き込んでも構いません。
マッピングプロセスが最初から完璧であるとは期待しないでください。マップを何度か修正したり、ステップを追加または削除したり、色を変更したりすることを想定しておいてください。
上記のフローチャート記号を使用して、次の例のようにワークフロー マップを作成します。
(https://commons.wikimedia.org/wiki/Flow_chart#/media/File:Flowchart_en.svg)
終了点（「停止」ポイント）に至るまでのタスクの順序に基づいて、さまざまな図形を接続します。
プロのヒントとして、他の図形を先に描き、他のすべての図形が正しい位置にあるまで矢印とコネクタの描画を保留するのが最善です。
ステップ 4: ワークフロー マップを確認する
ワークフロー マップのドラフトができたので、ドラフトを確認して編集し、完全なマップにします。
このプロセスにチームと、当該プロセスに直接関与する従業員および管理職を参加させます。ワークフロー マップが実際のプロセスをすでに正確に表しているかどうかを話し合います。
ここでも、ワークフロー マップ上のボトルネックを特定し、プロセスを改善する領域を見つける必要があります。
ステップ 5: 実行可能な改善計画を作成する
特定されたボトルネックと非効率性をリストアップし、これらの非効率性を排除することでプロセスを改善する方法を検討します。
ここでも、これらのボトルネックについて、プロセスに直接携わる従業員を巻き込みます。
たとえば、従業員がプロセスで使用されているソフトウェアが頻繁にクラッシュすると述べている場合、ソフトウェアをアップグレードする時期かもしれません。非効率性が人的ミスによって発生している場合は、従業員をトレーニングすることが有効な解決策となる可能性があります。
プロセスを改善/最適化しようとする際には、ステークホルダーからフィードバックを得ることが不可欠であり、これはワークフロー マップの正確性を確保するのにも役立ちます。
また、プロセスをより効率的にするために代替経路（ショートカット）を利用できるかどうかを特定し、可能な限りタスクを自動化する機会を積極的に探してください。
ワークフロー プロセスのマッピング：避けるべき間違い
ビジネス プロセスをマッピングしてビジネス プロセスのワークフローを作成する際に避けるべき重要な点は次のとおりです。
- ワークフロー マップを個人（CEO や優秀な従業員など）を中心に設計しないでください。これにより、プロセスの効率を客観的に評価できなくなる可能性があります。
- ワークフロー マップで役割を割り当てる際に、たとえチームが比較的小規模であっても、あるいは部門にスタッフが 1 人しかいない場合でも、個人の名前を関連付けないでください。代わりに、機能的な役割（マーケティング マネージャー、アソシエイト マネージャーなど）を関連付けてください。こうすることで、従業員が別の部門に移動しても、ワークフロー マップを変更する必要がなくなります。
- マッピングするプロセスには、具体的で測定可能な目標があることを確認してください。例えば、明確な決定事項についてはワークフロー マッピングを実行しないでください。
- プロセス マップを単純化したり、過剰に詰め込んだりしないでください。目的は、マップが実際のビジネス プロセスを正確に表していることを確認することです。
- バリエーションや例外に気を取られないでください。それらをメモしますが、ワークフロー マッピングの効率性を維持するために、それらに時間をかけすぎないようにしてください。
まとめ
ワークフロー プロセスのマッピングでは、ビジネス プロセスを「現状のまま」マッピングすることに重点を置く必要があります。つまり、プロセスの開始と終了を定義し、その間のすべての異なるステップを含める必要があります。
実際のビジネス プロセスを表す正確なマップがあれば、ビジネス プロセスの潜在的な非効率性やボトルネックを客観的かつ正確に特定して改善することができます。
ワークフロー マップは、チームの責任感を高めるのにも役立ちます。各ステップに役割を割り当てることで、誰がどのタスクを実行するべきかについて透明性が高まります。これは、チーム内の各個人の生産性を向上させ、役割が明確でない場合によく発生する潜在的な衝突を解消するのに役立ちます。
