すべての企業や組織は常に少なくとも1つのワークフローを扱っており、グラフィックデザイン企業も例外ではありません。企業がワークフローを効率的に実行できるほど、組織としてより効果的かつ生産的になります。ここでワークフロー管理が登場します。
ワークフロー管理とは、ワークフローをできる限り効率的にするために、それをマッピングし、分析し、最適化する取り組みです。しかし、グラフィックデザイン企業やクリエイティブ企業においては、ワークフロー管理を導入する際の重要な課題は、創造性の維持とワークフローの最適化との間の適切なバランスを見つけることです。
ワークフロー管理とは、本質的には、効率性を確保するためにワークフローに構造を与えることです。とはいえ、構造や硬直性が創造性を制限しかねないこともまた周知の事実であり、その創造性はグラフィックデザインエージェンシーのようなクリエイティブ企業にとって不可欠なものです。
本ガイドでは、グラフィックデザインにおいてワークフロー管理を効果的に導入する方法について、次の要素を取り上げながら解説します。
- ワークフロー管理とは何か
- グラフィックデザインにおけるワークフロー管理導入の独自の課題
- グラフィックデザインワークフローの典型的な構造
- グラフィックデザインにワークフロー管理を導入するためのステップバイステップガイド
ワークフロー管理とは？
ワークフロー：その定義
ワークフロー管理とは何かに答えるには、まず「ワークフロー」を理解する必要があります。
ワークフローとは、一連のタスク（通常は連続したもの）であり、実行されると特定の目的を（成功か失敗かはともかく）達成するものと定義できます。ワークフローは、プロジェクトにおいてA地点からB地点へと導く地図のようなものだと考えることができます。
グラフィックデザインに特化して言えば、グラフィックデザインワークフローとは、グラフィックデザインの成果物を（上層部やクライアントに）提示できるようになる前に完了しなければならない、すべての必要なタスクやステップを指します。
ご存知のとおり、グラフィックデザインプロジェクトには多くのさまざまな可動要素が関わり得ますし、あらゆるプロジェクトやワークフローがそれぞれ異なる目標を持つ独自のものであることを理解することも重要です。
さまざまな種類のワークフロー
ワークフローには3つの異なる種類があり、それぞれに独自の特徴があります。
- プロセスワークフロー：しばしば「ビジネスプロセス」または単に「プロセス」と呼ばれ、予測可能なステップを持ち、なおかつ反復可能なワークフローです。ここでの反復可能とは、プロセスワークフローに同じ入力が与えられたとき、同じ出力を（少なくとも最小限のばらつきで）生み出すべきであることを意味します。クライアントの承認プロセスは、グラフィックデザインのビジネス環境におけるプロセスワークフローの一例です。
- プロジェクトワークフロー：プロジェクトワークフローも予測可能なステップ／タスクを持ちますが、反復可能ではありません。同じ入力が与えられても、2つの異なるプロジェクトは異なる結果を生み出します。クライアントからのグラフィックデザインプロジェクトは、プロジェクトワークフローの明白な例です。
- ケースワークフロー：ケースワークフローは、予測不可能（より多くの情報を集めるまでステップ／タスクが分からない）であり、かつ反復不可能でもあります。クライアントの苦情への対応は、グラフィックデザイン企業におけるケースワークフローの一例です。
ワークフロー管理：その概念
ワークフローの定義と概念を理解したところで、ワークフロー管理ソフトウェアとは何かを見ていきましょう。
ワークフロー管理とは、ワークフローができる限り効率的に実行されるように、それを管理し最適化する行為と定義できます。実際のワークフロー管理の実践は、ワークフローそのものやグラフィックデザインエージェンシーによって異なり得ますが、典型的なワークフロー管理プロセスは3つの主要なフェーズで構成されます。
- ワークフローのマッピング：ワークフローをマッピングし、ワークフロー図として文書化すること。通常はフローチャートの形式で、ワークフローが現在どのように実行されているかを正確に表現します。
- ワークフローの分析：ワークフローのマッピングプロセス中に収集したワークフロー図を分析するとともに、データを分析して、ワークフロー内のボトルネックや非効率を特定します。このフェーズでは、ワークフローの改善計画も作成します。
- ワークフローの最適化：ワークフロー分析フェーズで作成した改善計画に従ってワークフローを最適化します。変更が実施された後も、ワークフローの効率性への好ましい影響を確認するために、それらを引き続きモニタリングすべきです。必要に応じて、もう一度分析と最適化を行うこともあります。
典型的なグラフィックデザインワークフロー
ワークフローは、グラフィックデザインエージェンシーごとに、さらには1つのエージェンシー内の異なるプロセス／プロジェクト間でも異なり得ますが、典型的なグラフィックデザインワークフローには、次のようなステップ／タスクが含まれます。
1. プロジェクトブリーフの受領とレビュー
グラフィックデザインプロジェクトは通常、グラフィックデザインチームが（クライアントや上層部から）プロジェクトブリーフを受け取ることから始まります。
プロジェクトブリーフには、プロジェクトを実行し完了するために必要なあらゆる種類の情報が含まれているべきです。ターゲットオーディエンス、成果物の仕様、参考資料、その他の関連情報などです。
クライアントがプロジェクトを依頼する場合、ブリーフは通常、クライアントとの打ち合わせを通じて提示されます。この打ち合わせを、プロジェクトに関する関連情報をできる限り多く集める機会として活用しましょう。
ブリーフの目的は、グラフィックデザインエージェンシー／チームがプロジェクトのスコープと望ましい結果を理解する手助けをすることであり、次の情報を含むべきです。
- プロジェクトに関連するクライアントの組織情報
- ブランドガイドライン
- プロジェクトのターゲットオーディエンス
- バイヤーペルソナ（オーディエンスの行動や期待をモデル化したもの）
- 成果物の種類
- プロジェクトのスケジュール（マイルストーンに分解されているべき）
- プロジェクトの予算
- 参考資料（類似の製品／プロジェクトなど）
これは間違いなく、他のすべてのステップに大きく影響するため、グラフィックデザインワークフローで最も重要なステップだと言えます。したがって、下調べをしっかり行い、クライアントの好み、ターゲットオーディエンス、競合についてできる限り多くの情報を集めるようにしましょう。これについては次のステップで取り上げます。
2. リサーチフェーズ
あらゆるグラフィックデザインプロジェクトにおける重要なステップが、プロジェクトの成果物のさまざまな側面を理解するためのリサーチフェーズです。このフェーズでは、グラフィックデザイナー（またはグラフィックデザインチーム）は、プロジェクトの実行に役立つ情報をできる限り多く集めるために、徹底的な市場調査を行うべきです。
プロジェクトのターゲットオーディエンスについての情報が多いほど、グラフィックデザインプロジェクト全体の方向性をより明確に定義でき、それがこのプロジェクトに関連する今後のすべての意思決定に影響を与えます。
プロジェクトの次の側面に関する情報を集めることを検討しましょう。
- クライアント：その組織が何をしているか、過去の製品／マーケティング素材のデザインなど
- プロジェクトのターゲットオーディエンス
- クライアントの競合とそのデザイン
- その特定の業界における現在のトレンド
このリサーチは、デザイン製品がどうあるべきか、どうあるべきでないかについて重要な意思決定を行うことを目的としています。
3. ムードボードの作成
リサーチフェーズが完了すると、クライアントとオーディエンスの要望が理解できているはずです。
このフェーズは、これらの要望をどのように満たせるかを考え出すことがテーマであり、最善のアプローチはブレインストーミングを行いムードボードを作成することです。
グラフィックデザインの環境において、ムードボードとは、プロジェクトの意図する「ムード（雰囲気）」を把握する手助けをするビジュアルの集まりを指し、その名がついています。ムードボードの基本的な考え方は、プロジェクトブリーフの解釈に基づいてまとめられたこれらのビジュアルを見ることで、グラフィックデザイナーがプロジェクトの結果をよりよく把握できるというものです。
ムードボードはプロジェクトブリーフによって方向づけられるべきであり、次のようなメリットももたらします。
- チームがプロジェクトに取り組んでいる間、望ましい製品やムードを思い出させることで、グラフィックデザインチームが軌道に乗った状態を保つ手助けをする
- チームメンバーがプロジェクトについて確信が持てないときにいつでもムードボードを参照できるため、コラボレーションが容易になる
- ムードボードが提供する包括的な可視化によって、より容易になる
ムードボードの作成プロセスを、チームメンバーからアイデアを集め、彼らと協働する機会として活用しましょう。可能な場合はクライアントを巻き込み、実際のデザインの前にプロジェクトの本質的な要素を決めましょう。
ムードボードが完成したら、それをクライアントに提示し、次のフェーズであるブレインストーミングを始めることができます。
4. ブレインストーミング
ブレインストーミングとは、端的に言えば、クライアントのブリーフと承認されたムードボードに従って、クライアントのために何をデザインするかを決めるための、チーム（または自分自身）との内部的な議論です。
一人で働いている場合（ソロのフリーランサーなど）は、ブレインストーミングを自分一人で行うこともできますが、目標は同じです。クライアントの要望をどのように満たすかを考え出すための、創造的なアイデアを生み出すことです。
5. 最初のドラフトを作成する
この段階では、ブレインストーミングの結果に基づいてデザインの作業を始めることができ、通常、ほとんどのデザイナーはまずプロジェクトのデザインのラフスケッチを作成します。手描き（デジタルペンを含む）でスケッチすることを選ぶデザイナーもいますが、自分のスタイルに応じて他のツールやテクノロジーソリューションを使うこともできます。
いずれにせよ、この最初のドラフトを作る際は、前のステップで作成したムードボードをガイドとして使いましょう。このステップの焦点は、アイデアを微調整することです。どのアイデアがうまくいき、どれがうまくいかないかを検証しましょう。
6. コンセプト開発
最初のドラフトの後、どのアイデアがうまくいき、どれがうまくいかないかが見え始めるはずです。このステップは主に、アイデアを整理することがテーマです。ブリーフに従ってクライアントの課題に応えるのに最も適したものを選びます。
アイデアをたった1つの最終コンセプトに絞り込み、それをクライアントに提示しましょう。
このコンセプトはクライアントのブリーフと整合し、クライアントのターゲットオーディエンスにふさわしいものであるべきです。しかし同時に、現在市場に出回っているものと明確に差別化された、独自のものであるべきです。
7. アイデアの探求とコンセプトの洗練
このステップは実験がテーマであり、ここであなたのデザインは、クライアントに提示するかもしれないものらしく見え始めます。さまざまなアイデアを探求し、適切だと思うあらゆるツール／ソフトウェアソリューションを使ってコンセプトを洗練させましょう。
ワークフローを効率化し、コミュニケーション／コラボレーションを促進するために、ワークフロー自動化ソリューションを取り入れることも検討するとよいでしょう。ワークフロー管理ソフトウェアは、後のステップで取り上げるグラフィックデザイナー向けの承認／校正プロセスにも役立ちます。
その過程で、これまでにデザインしたものがプロジェクトブリーフとよく整合しているかどうかを継続的に評価しましょう。また、デザインがターゲットオーディエンスによく合っているか、同時にクライアントの競合と比べて十分に独自性があるかどうかも評価しましょう。
ブリーフに従ってクライアントの期待に応えられると確信できるまで、デザインを洗練させ続け、アイデアを実験し続けましょう。
上記のすべての問いにイエスと答えられたら、洗練したデザインをクライアントに提示しましょう。
8. クライアントのフィードバックに応じてデザインを修正する
クライアントがすぐにあなたのデザインを受け入れてくれたなら、おめでとうございます。このステップは飛ばして構いません。
しかし、ほとんどの場合、クライアントのフィードバックに応じてデザインを修正することが、グラフィックデザインワークフローにおいて避けられない側面であることは誰もが知っています。
クライアントが王様であることは確かですが、まずはクライアントのフィードバックが建設的であり、最初のブリーフとよく整合しているかどうかを評価することが不可欠です。
また、クライアントが要求した変更が、プロジェクトの納期内に実行可能かどうかも評価しましょう。状況をクライアントに伝え、解決策を見つけることを恐れないでください。プロジェクトが承認プロセスで行き詰まらないよう、修正サイクルを最小限に抑えるために、修正に関する明確な境界を確立することが不可欠です。
クライアントによっては、時間を置いてから考えを変えることもあるため、フィードバックについて考える時間を1日ほど与え、修正を進めるべきかどうか改めて確認を求めましょう。これは不要な修正サイクルを防ぐためです。
可能であれば、プロジェクトが納期（と予算）の範囲内に収まるように、クライアントとの間で修正回数の上限を設定しましょう。
このステップでグラフィックデザイナーが考慮すべき重要な点は、自分がデザインしたものに執着しすぎないことです。クライアントが対価を支払っていることを忘れず、彼らの期待に応えることに集中すべきです。クライアントが満足するまでデザインを修正すれば、次のステップに進むことができます。
9. クライアントの承認を得る
いよいよ最終成果物をクライアントに提示するときです。クライアントによっては、最終デザインを個人またはチームに提示する必要があるため、デザインに包括的なプレゼンテーションを添える必要があるかもしれません。
このステップは、クライアントの最終承認とサインオフを得ることを目的としています。
10. デザイン製品を仕上げる
行っているグラフィックデザインの仕事の種類によっては、製品（ポスターや製品パッケージなど）を製造する必要があるかもしれません。しかし、製品がデジタルなもの（ウェブサイトなど）であれば、そのまま製品のローンチに進むことができます。
このステップには、（将来の紛争を避けるために）プロジェクトのブリーフで定められたガイドラインを満たしたかどうかの最終確認も含めるべきです。このプロジェクトを完了できる（そして請求書を送れる）ように、クライアントのサインオフを書面で確保したことも確認しましょう。
グラフィックデザインワークフローを最適化する方法
これまで述べてきたように、グラフィックデザインワークフローの管理と最適化には、ワークフローのマッピング、ワークフローの分析、ワークフローの最適化という3つの主要なフェーズが関わります。これらのフェーズの目標は、品質を犠牲にすることなく、できる限り少ないリソース（と短い時間）でグラフィックデザインワークフローを完了できるようにすることです。
グラフィックデザインワークフローにワークフロー管理を導入することは、最初は気が引けるかもしれませんが、ほんの数個のシンプルなステップで実現できます。
ステップ1：情報収集
最初の、そしておそらく最も重要なステップは、デザインワークフローについてできる限り多くの情報を集めることです。
良いアプローチは、グラフィックデザインワークフローに関わるチームメンバーや関係者にインタビューし、ワークフローを最初から最後まで観察し、主要なパフォーマンス指標を分析することです。
少なくとも次の情報を収集すべきです。
- ワークフローの開始と終了のトリガー
- ワークフローを完了するために必要なすべてのタスク
- タスク／ステップの正確な順序
- 各タスクの監督と実行に責任を持つ人
- 各タスクのタイムライン
- 各タスクを遂行するために必要なリソース／情報
集められる情報が多いほど、ワークフロー図／マップはより正確になります。ですので、時間をかけましょう。
ステップ2：グラフィックデザインワークフロー図をマッピングする
前のステップで集めた情報に基づいて、ワークフロー図の形でワークフローの視覚的表現を作成し始めることができます。
さまざまなツールや手法（ペンと紙でも構いません）を使えますが、ワークフロー管理ソリューション上の組み込みのビジネスワークフロービルダーツールを使うことをお勧めします。こうすることで、マッピング、分析、最適化に同じプラットフォームを使い、ワークフロー管理プロセスを効率化できます。
標準的なフローチャートを使ってワークフロー図のマッピングを始めることができます。正確な分析プロセスを確保するために、ワークフローはあるべき姿（効率的に実行してほしい姿）ではなく、現状のまま（現在どのように実行されているか）をマッピングすべきです。
ですので、できる限り正確であることを目指しましょう。ここでも、チームメンバー／関係者をマッピングプロセスに巻き込み、彼らの意見やフィードバックをもらいましょう。
ステップ3：ワークフローの分析
グラフィックデザインプロセスの正確なマッピングができたら、分析フェーズに進むことができます。ここでも、ワークフロー図が正確であるほど、分析を行うのが容易になります。
この分析フェーズは、非効率やボトルネックを特定し、デザインワークフローの最適化計画を立てられるようにすることを目的としています。
ワークフローの定性的側面と定量的側面の両方を分析しましょう。
定量データ：
- グラフィックデザインワークフローは、特定の期間（月次など）にどのくらいの頻度で実行されるか
- 各タスクを完了するのにかかる平均時間は
- 各タスクの成功率
- どのチームメンバー／デザイナーが各タスクの完了に最も時間がかかっているか、または最も時間がかからないか
- デザインワークフローには誰が関わっているか
- ワークフローの実行中にどのような情報が関わり、その情報はワークフロー全体を通じてどのくらいの頻度で使われるか
- ワークフローはあなたの企業の方針にどのように準拠しているか
また、ワークフローの主要なパフォーマンス指標をモニタリングし、冗長性やボトルネックを特定することを目指しましょう。この分析の結果に基づいて最適化計画を作成しましょう。
グラフィックデザインワークフローに特有の点として、承認／レビュープロセスに特に注意を払いましょう。承認プロセスはグラフィックデザインワークフローにおいてしばしば大きなボトルネックであり、それをうまく最適化できるほど、ワークフロー全体がより効率化されます。修正サイクルの回数を減らし、承認プロセスを迅速化することに集中しましょう。
ステップ4：ワークフローの最適化
ワークフロー分析の結果に基づいて、このステップは計画した変更を実施することがテーマです。
意図した各変更を実施するにつれてワークフロー図を修正し、それらの変更がグラフィックデザインワークフローに実際に好ましい改善をもたらすことを確認するために、変更を検証しましょう。
ここでも、チームメンバーや関係者を巻き込み、彼らが変更をレビューしてフィードバックをくれるようにしましょう。計画した変更が計画通りに進まない場合は、ワークフロー分析フェーズ（あるいはマッピングフェーズ）に戻ってすべてを再分析しても構いません。
必要に応じてワークフローを最適化し、目標はワークフローをできる限り効率的にすることであることを忘れないでください。
ステップ5：最適化したワークフローのモニタリング
これらすべての変更が実施されたら、ワークフローのパフォーマンスを継続的にモニタリングしましょう。
ワークフロー管理は一度きりのものとしてではなく、継続的なプロセスとして捉えるべきです。ワークフローがすでに効率的であっても、新しいテクノロジーや新しい課題が現れ、グラフィックデザインワークフローを再び最適化し直す必要が生じるかもしれません。
可能であれば、クライアントからフィードバックを集め、これらの洞察を活用してワークフローをさらに改善しましょう。
まとめ
グラフィックデザインワークフローにワークフロー管理を導入することは、グラフィックデザイン事業の性質上、かなり難しい場合があります。一方でグラフィックデザインは創造性と自由がテーマであり、他方でワークフロー管理は本質的にプロセスに構造を与えることがテーマです（それは誤って行われると創造性を制限しかねません）。
ここで最適なバランスを見つけることが極めて重要ですが、上記で共有したヒントに従うことで、グラフィックデザインワークフローの作成と最適化を始めることができます。
