Toutes les entreprises et organisations gèrent au moins un flux de travail, et les agences de design graphique ne font pas exception. Plus une entreprise est efficace dans l'exécution de ses flux de travail, plus elle sera performante et productive. C'est là qu'intervient la gestion des flux de travail.
La gestion des flux de travail consiste à cartographier, analyser et optimiser un flux de travail afin de le rendre aussi efficace que possible. Cependant, dans les agences de design graphique et les entreprises créatives, un défi majeur de la mise en œuvre de la gestion des flux de travail est de trouver le juste équilibre entre le maintien de la créativité et l'optimisation du flux de travail.
La gestion des flux de travail consiste essentiellement à structurer un flux de travail pour en garantir l'efficacité. Il est également bien connu que la structure et la rigidité peuvent limiter la créativité, pourtant essentielle pour une entreprise créative comme une agence de design graphique.
Dans ce guide, nous aborderons la mise en œuvre efficace de la gestion des flux de travail en design graphique, en couvrant les éléments suivants :
- Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ?
- Défis spécifiques à la mise en œuvre de la gestion des flux de travail en design graphique
- Anatomie typique d'un flux de travail en design graphique
- Guide étape par étape pour la mise en œuvre de la gestion des flux de travail en design graphique
Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ?
Flux de travail : Définition
Pour répondre à la question de la gestion des flux de travail, il faut d'abord comprendre ce qu'est un « flux de travail ».
On peut définir un flux de travail comme un ensemble de tâches, généralement séquentielles, qui, une fois exécutées, permettent d'atteindre (avec ou sans succès) un objectif précis. On peut se représenter un flux de travail comme une carte qui vous guide du point A au point B dans un projet.
Spécifiquement en conception graphique, un flux de travail de conception graphique désigne toutes les tâches et étapes nécessaires à la réalisation d'un livrable graphique (à la direction ou au client). Comme nous le savons, un projet de conception graphique peut impliquer de nombreux éléments interdépendants, et il est également important de comprendre que chaque projet et chaque flux de travail est unique, avec ses propres objectifs. Différents types de flux de travail : Il existe trois types de flux de travail, chacun présentant des caractéristiques uniques : Flux de travail de processus : souvent appelé « processus métier » ou simplement « processus », il s'agit d'un flux de travail aux étapes prévisibles et reproductibles. Reproductible signifie ici que, lorsqu'un flux de travail de processus reçoit les mêmes données d'entrée, il doit produire les mêmes résultats (ou du moins avec des variations minimes). Un processus d'approbation client est un exemple de flux de travail de processus dans le contexte d'une entreprise de conception graphique. Flux de travail de projet : un flux de travail de projet comporte également des étapes/tâches prévisibles, mais il n'est pas reproductible. Avec les mêmes données d'entrée, deux projets différents produiront des résultats différents. Un projet de conception graphique commandé par un client est un exemple évident de flux de travail de projet.
Gestion des flux de travail : Le concept
Maintenant que nous avons compris la définition et le concept d'un flux de travail, qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des flux de travail ?
On peut définir la gestion des flux de travail comme l'ensemble des actions visant à gérer et optimiser le flux de travail afin de garantir son exécution la plus efficace possible. Bien que les pratiques de gestion des flux de travail puissent varier selon le flux lui-même et l'agence de design graphique, un processus typique se compose de trois phases principales :
- Cartographie du flux de travail : cartographie et documentation du flux de travail sous forme de diagramme. Généralement, il s'agit d'un organigramme représentant fidèlement l'exécution actuelle du flux de travail.
- Analyse du flux de travail : analyse du diagramme de flux de travail et des données recueillies lors de la cartographie afin d'identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités. Dans cette phase, nous créons également un plan d'amélioration du flux de travail.
- Optimisation du flux de travail : optimiser le flux de travail conformément au plan d'amélioration créé lors de la phase d'analyse du flux de travail. Après la mise en œuvre des modifications, il convient de continuer à les surveiller afin de garantir impacts positifs sur l'efficacité du flux de travail. Si nécessaire, une autre analyse et optimisation peut être effectuée.
Flux de travail typique en conception graphique
Bien que les flux de travail puissent varier d'une agence de conception graphique à l'autre, voire d'un processus/projet à l'autre au sein d'une même agence, un flux de travail typique en conception graphique comprendra les étapes/tâches suivantes :
1. Réception et examen du cahier des charges
Un projet de conception graphique commence généralement par la réception, par l'équipe de conception graphique, d'un cahier des charges (de la part des clients ou de la direction).
Ce cahier des charges doit inclure toutes les informations nécessaires à la réalisation et à la finalisation du projet : le public cible, les spécifications des livrables, les références et toute autre information pertinente.
Si un client vous confie un projet, le cahier des charges est généralement établi lors d'une réunion. Profitez de cette réunion pour recueillir un maximum d'informations pertinentes sur le projet.
L'objectif du brief est d'aider l'agence/l'équipe de conception graphique à comprendre la portée du projet et le résultat souhaité. Il doit inclure les informations suivantes :
- Les informations relatives à l'organisation du client pertinentes pour le projet
- La charte graphique
- Le public cible du projet
- Un profil d'acheteur (modélisant le comportement et les attentes du public)
- Type de livrable
- Le calendrier du projet (décomposé en étapes clés)
- Le budget du projet
- Des références (produits/projets similaires)
Il s'agit sans doute de l'étape la plus cruciale du processus de conception graphique, car elle influencera considérablement toutes les autres étapes. Ainsi, faites vos recherches et essayez de recueillir autant d'informations que possible sur les préférences du client, son public cible et ses concurrents, que nous aborderons dans la prochaine étape.
2. Phase de recherche
Une étape cruciale de tout projet de conception graphique est la phase de recherche, qui vous permet de comprendre tous les différents aspects du livrable du projet. Dans cette phase, le graphiste (ou l'équipe de conception graphique) doit effectuer une étude de marché approfondie afin de recueillir un maximum d'informations pour faciliter l'exécution du projet.
Plus vous en saurez sur le public cible du projet, mieux vous pourrez définir l'orientation générale du projet de conception graphique, ce qui influencera toutes les décisions futures qui s'y rapportent.
Envisagez de recueillir des informations concernant les aspects suivants du projet :
- Le client : activités de l'organisation, conceptions de ses anciens produits/supports marketing, etc.
- Le public cible du projet
- Les concurrents du client et leurs conceptions
- Les tendances actuelles du secteur concerné
Cette recherche vise à prendre des décisions importantes concernant les caractéristiques du produit graphique.
3. Création de planches d'inspiration
Une fois la phase de recherche terminée, vous devriez maintenant comprendre les besoins du client et du public cible.
Cette phase consiste à déterminer comment répondre à ces besoins, et la meilleure approche est de réaliser un brainstorming et de créer des planches d'inspiration.
En conception graphique, une planche d'inspiration désigne un ensemble d'éléments visuels permettant de saisir l'« ambiance » souhaitée du projet, d'où son nom. L'idée principale est que, grâce à ces éléments visuels compilés à partir de l'interprétation du cahier des charges, le graphiste peut mieux appréhender le résultat final.
Un mood board doit être élaboré en fonction du cahier des charges du projet et peut également offrir les avantages suivants :
- Aider l'équipe de conception graphique à rester concentrée en lui rappelant le produit et l'ambiance souhaités pendant qu'elle travaille sur le projet
- Faciliter la collaboration, car les membres de l'équipe peuvent facilement consulter le mood board en cas de doute sur le projet.
- Une visualisation complète fournie par le mood board peut faciliter le travail.
Utilisez le processus de création du mood board comme une opportunité de recueillir des idées et de collaborer avec les membres de votre équipe. Impliquez votre client lorsque cela est possible afin de définir les éléments essentiels du projet avant la conception proprement dite.
Une fois le mood board terminé, présentez-le au client et vous pouvez commencer la phase suivante : le brainstorming.
4. Brainstorming
Le brainstorming est, en résumé, une discussion interne avec votre équipe (ou vous-même) pour décider de ce que vous allez concevoir pour le client, conformément à son brief et au mood board approuvé.
Si vous travaillez seul (c'est-à-dire en tant que freelance), vous pouvez effectuer le brainstorming seul, mais l'objectif reste le même : trouver des idées créatives pour répondre aux demandes du client.
5. Créez votre première ébauche
À cette étape, vous pouvez commencer à travailler sur la conception en vous basant sur les résultats du brainstorming. Généralement, la plupart des designers commencent par réaliser une esquisse préliminaire de la conception du projet. Certains designers peuvent choisir de dessiner à la main (y compris avec des stylets numériques), mais vous pouvez également utiliser d'autres outils et solutions technologiques selon votre style.
Néanmoins, utilisez le mood board créé à l'étape précédente comme guide pour réaliser cette première ébauche. L'objectif de cette étape est d'affiner vos idées : testez celles qui fonctionnent et celles qui ne fonctionnent pas.
6. Développement du concept
Après votre première ébauche, vous devriez commencer à identifier les idées prometteuses. Cette étape consiste principalement à trier vos idées : choisir la solution la plus adaptée aux problématiques du client, conformément au cahier des charges.
Réduisez vos idées à un seul concept final et présentez-le au client.
Ce concept doit être en adéquation avec le cahier des charges du client et adapté à son public cible. Cependant, il doit aussi être unique et se différencier clairement de ce qui existe déjà sur le marché.
7. Explorer les idées et affiner le concept
Cette étape consiste à expérimenter. C'est à ce stade que votre design commence à ressembler à ce que vous pourriez présenter au client. Explorez différentes idées et utilisez les outils et logiciels qui vous semblent appropriés pour affiner votre concept.
Vous pouvez également intégrer une solution d'automatisation des flux de travail afin de rationaliser le flux de travail et de faciliter la communication et la collaboration. Un logiciel de gestion des flux de travail facilitera également le processus d'approbation/de relecture pour les graphistes, que nous aborderons dans les étapes suivantes.
Tout au long du processus, évaluez en continu votre conception et vérifiez sa conformité avec le cahier des charges. Assurez-vous également que le design soit adapté à la cible et suffisamment original par rapport à la concurrence.
Continuez à peaufiner votre design et à explorer de nouvelles idées jusqu'à ce que vous soyez convaincu qu'elles répondent aux attentes du client, conformément au cahier des charges.
Présentez le design finalisé à votre client une fois que vous avez répondu positivement à toutes les questions précédentes.
8. Révision du design suite aux commentaires du client
Si votre client a immédiatement accepté votre design, félicitations ! Vous pouvez passer à l'étape suivante.
Cependant, nous savons tous que, dans la plupart des cas, la révision du design suite aux retours du client est une étape incontournable du processus de conception graphique.
Bien que le client soit roi, il est essentiel de vérifier au préalable si ses commentaires sont constructifs et conformes au cahier des charges initial.
Évaluez également si les modifications demandées sont réalisables dans les délais impartis. N'hésitez pas à communiquer avec le client pour trouver une solution. Il est primordial de définir clairement les limites des révisions afin de minimiser les allers-retours et d'éviter que le projet ne s'enlise dans la phase d'approbation.
Certains clients peuvent changer d'avis après un certain temps ; laissez-leur donc un jour ou deux pour réfléchir à leurs commentaires, puis demandez-leur confirmation avant de procéder aux révisions. Ceci afin d'éviter des cycles de révision inutiles.
Si possible, fixez une limite au nombre maximal de révisions avec vos clients afin de garantir le respect des délais (et du budget) de votre projet.
Un point essentiel à prendre en compte à cette étape pour les graphistes est de ne pas trop s'attacher à leur création. N'oubliez pas que le client paie, vous devez donc vous concentrer sur la satisfaction de ses attentes. Retravaillez le design jusqu'à ce que votre client soit satisfait, puis passez à l'étape suivante.
9. Obtention de l'approbation du client
Il est enfin temps de présenter votre livrable final au client. Selon le client, vous devrez peut-être présenter la conception finale à une personne ou à une équipe ; vous devrez donc peut-être l'accompagner d'une présentation détaillée.
Cette étape vise à obtenir l'approbation finale du client.
10. Finaliser le produit du design
Selon le type de travail de conception graphique que vous effectuez, vous devrez peut-être produire le produit (par exemple, une affiche ou un emballage). Cependant, si le produit est numérique (par exemple, un site web), vous pouvez passer directement à son lancement.
Cette étape doit également inclure une dernière vérification du respect des directives définies dans le cahier des charges du projet (afin d'éviter tout litige ultérieur). Assurez-vous également d'avoir obtenu la validation écrite du client pour pouvoir clôturer ce projet (et envoyer votre facture).
Comment optimiser votre flux de travail en conception graphique
Comme nous l'avons vu, la gestion et l'optimisation de votre flux de travail en conception graphique comprennent trois phases principales : la cartographie du flux de travail, l'analyse du flux de travail et l'optimisation du flux de travail. L'objectif de ces phases est de vous permettre de mener à bien le processus de conception graphique avec un minimum de ressources (et de temps) sans compromettre la qualité.
Si la mise en place d'une gestion des flux de travail pour la conception graphique peut paraître complexe au premier abord, elle se fait en quelques étapes simples :
Étape 1 : Collecte d'informations
La première étape, et sans doute la plus cruciale, consiste à recueillir un maximum d'informations sur votre processus de conception.
Une bonne approche consiste à interroger les membres de l'équipe et les parties prenantes impliqués dans le processus de conception graphique, à observer ce dernier du début à la fin et à analyser les indicateurs clés de performance.
Vous devriez collecter au moins les informations suivantes :
- Les déclencheurs du début et de la fin du flux de travail
- Toutes les tâches nécessaires pour terminer le flux de travail
- La séquence exacte des tâches/étapes
- Qui est responsable de la supervision et de l'exécution de chaque tâche
- Les échéanciers de chaque tâche
- Les ressources/informations nécessaires pour accomplir chaque tâche
Plus vous collecterez d'informations, plus votre diagramme/carte de flux de travail sera précis. Prenez donc votre temps.
Étape 2 : Création d'un diagramme de flux de travail de conception graphique
À partir des informations recueillies à l'étape précédente, nous pouvons commencer à créer une représentation visuelle du flux de travail sous la forme d'un diagramme de flux de travail.
Bien que vous puissiez utiliser divers outils et techniques (même un stylo et du papier peuvent faire l'affaire), nous vous recommandons d'utiliser l'outil intégré de création de flux de travail de votre solution de gestion des flux de travail. Ainsi, vous pourrez utiliser la même plateforme pour la cartographie, l'analyse et l'optimisation afin de rationaliser le processus de gestion des flux de travail.
Vous pouvez utiliser un organigramme standard pour commencer à cartographier le diagramme de flux de travail. Vous devez cartographier le flux de travail tel qu'il est actuellement exécuté, et non tel qu'il devrait être exécuté de manière optimale, afin de garantir une analyse précise.
Visez donc la plus grande précision possible. Impliquez à nouveau les membres de votre équipe et les parties prenantes dans le processus de cartographie afin qu'ils apportent leurs idées et leurs commentaires.
Étape 3 : Analyse du flux de travail
Une fois que vous disposez d'une cartographie précise de votre processus de conception graphique, nous pouvons passer à la phase d'analyse. Là encore, plus le diagramme de flux de travail est précis, plus l'analyse sera facile.
Cette phase d'analyse vise à identifier les inefficacités et les goulots d'étranglement afin que vous puissiez élaborer un plan d'optimisation du flux de travail de conception.
Analysez les aspects qualitatifs et quantitatifs du flux de travail :
Données quantitatives :
- À quelle fréquence le flux de travail de conception graphique sera-t-il exécuté sur une période donnée (par exemple, mensuellement) ?
- Quel est le temps moyen nécessaire pour réaliser chaque tâche ?
- Quel est le taux de réussite de chaque tâche ?
- Quel membre de l'équipe/concepteur met le plus ou le moins de temps à réaliser chaque tâche ?
- Qui participe au flux de travail de conception ?
- Quelles informations sont utilisées lors de l'exécution du flux de travail et à quelle fréquence ?
- Le flux de travail est-il conforme aux politiques de votre entreprise ?
Surveillez également les indicateurs clés de performance du flux de travail et identifiez les redondances et les goulots d'étranglement. Élaborez un plan d'optimisation à partir des résultats de cette analyse.
Spécifique au flux de travail de conception graphique, accordez une attention particulière au processus d'approbation/de révision. Ce processus constitue souvent un goulot d'étranglement important ; plus vous l'optimiserez, plus le flux de travail global sera fluide. Concentrez-vous sur la réduction du nombre de cycles de révision et l'accélération du processus d'approbation.
Étape 4 : Optimisation du flux de travail
Basée sur les résultats de l'analyse du flux de travail, cette étape consiste à mettre en œuvre les changements que vous avez planifiés.
Modifiez le diagramme de flux de travail au fur et à mesure de la mise en œuvre de chaque changement prévu et testez-les pour vous assurer qu'ils améliorent réellement votre flux de travail de conception graphique.
Impliquez à nouveau les membres de votre équipe et les parties prenantes afin qu'ils puissent examiner les changements et donner leur avis. Si les changements prévus ne se déroulent pas comme prévu, il est tout à fait acceptable de revenir à la phase d'analyse du flux de travail (voire à la phase de cartographie) et de tout réanalyser.
Optimisez le flux de travail selon les besoins, en gardant à l'esprit que l'objectif est de le rendre aussi efficace que possible.
Étape 5 : Surveillance du flux de travail optimisé
Une fois toutes ces modifications mises en œuvre, surveillez en continu les performances du flux de travail.
La gestion des flux de travail ne doit pas être considérée comme une action ponctuelle, mais comme un processus continu. Même si le flux de travail est déjà efficace, de nouvelles technologies et de nouveaux défis apparaîtront, et vous devrez peut-être réoptimiser le flux de travail de conception graphique.
Si possible, recueillez les commentaires de vos clients et utilisez ces informations pour améliorer encore votre flux de travail.
En conclusion
Mettre en œuvre la gestion des flux de travail dans un projet de conception graphique peut s'avérer complexe en raison de la nature même de ce métier. D'un côté, la conception graphique est synonyme de créativité et de liberté, tandis que la gestion des flux de travail consiste essentiellement à structurer le processus (ce qui, mal fait, peut limiter la créativité).
Trouver le juste équilibre est crucial, mais vous pouvez commencer à créer et à optimiser votre flux de travail en conception graphique en suivant les conseils que nous avons partagés ci-dessus.
