校正は従来、ファイルが印刷機に届く前に、作成されたハードコピーの校正物を読むことで手作業で行われていました。
今日では、従来の印刷よりもはるかに多くのプラットフォームにわたる、はるかに多くのコンテンツがあります。Webコンテンツ、動画、音声、インタラクティブなファイルは現代の世界ではありふれており、これらの形式のどれも物理的な校正物を使ってチェックすることはできません。多くの企業は複数の出力形式を持ち、校正プロセスでこれらすべての異なる形式に対応する必要があります。
ファイルは、印刷されたり、Webサイトやソーシャルメディアに公開されたり、テレビで放送されたりすることがあります。校正は進化しており、高品質なオンライン校正ソフトウェアを使うことが、レビューと承認に最もコスト効率が高く環境に優しい方法です。
ここでは、オンライン校正ツールを使うという概念と、それをビジネスプロセスワークフローで効果的に使う方法について述べます。ただしまずは、このテーマの定義について述べましょう。
オンライン校正とは何か
校正プロセスはハードコピーの校正物を使って手作業で行うことができます（ただし、画像やPDFなどの静的ファイルに限られ、動画のような動く対象は校正できません）。この方法は時間がかかり、一元化されておらず、分散したチームには適さず、環境にも優しくありません。要するに、この方法は高コストで非効率です。
多くの企業は、PDFや画像の校正物をメールで配布します（これも、動画のような動く形式には適していません）。しかし、この方法は校正ツールとしてはひどいものです。
レビュープロセスに、専用のオンライン校正ソフトウェアではなくメールを使うことの落とし穴のいくつかは、一元化がない、他のレビュアーのコメントが見えない、古い校正バージョンにマークアップしてしまうリスクがある、誰が校正物を見たのかを追跡する方法がない、そしてメールを送った人がすべてのフィードバックを手作業で取りまとめなければならない、といった点です。メールは校正には適さず、プロセスにリスクと遅延を持ち込む可能性が高いです。
ここでオンライン校正ソフトウェアの出番です。
校正ツールを使うことで、Webデザイナー、フォトグラファー、クリエイティブ・グラフィックデザイナー、さらには音声・動画プロデューサーでさえ、単一の共有プラットフォームでリアルタイムに校正プロセスを実行できます。これにより、デザイナーと承認側の当事者は、レビューファイルを簡単に共有・受信し、単一のダッシュボードで評価し、コラボレーションできます。
今日の市場の需要、分散した労働力、マルチチャネルの出力要件、そしてより迅速な納品への期待により、ますます多くのレビューと校正がオンラインで行われています。これにより、すべての当事者が情報の流れをより明確に把握できると同時に、共有、コラボレーション、承認プロセスのスピードが向上します。その結果、修正が減り、最終製品のより迅速な納品が可能になります。
効果的な校正プロセスは、プラットフォームと、それがデスクトップとモバイルの両方で機能する能力に依存します。共有、閲覧、リアルタイムのコメント、コラボレーションは、どのデバイスであれ、単一のアプリケーション内で行われるべきです。以下では、オンライン校正ソフトウェアが効果的かどうかを判断する方法について述べます。
オンライン校正ツールのメリット
一般的に、複数の人の入力や承認を必要とするどのデザインプロジェクトも、オンライン校正ソフトウェアを使うことで大きな恩恵を受けます。校正プラットフォームはリアルタイムの更新とコラボレーションを可能にし、アイデアが適切に視覚化されない限り伝えるのが難しいあらゆるクリエイティブプロジェクトにメリットをもたらします。
その上で、校正ツールを使う主なメリットをご紹介します。
- 何がレビューされているのか、いつレビューされるのか、ステータスの追跡、何が更新されているのかが、はるかに明確になります。
- 校正ツールを使えば、プロジェクトの異なる反復やバージョンを切り替えて以前の更新を確認できます。これにより、より明確な監査が可能になります。
- 異なる当事者がリアルタイムで新しい更新を受け取りながら、監視、評価、レビュー、承認できる、より効率的でシームレスな承認プロセス。
- 製品のより迅速な納品・回転。これはより良いコスト効率にもつながります。また、修正が少なければ、多くの場合、コストの低下にもつながります。
- 冗長な事務作業を回避できる
実際、承認とデザインのプロセスに関わる人が多いほど、そしてプロジェクトの量が多いほど、校正ソフトウェアから得られるメリットは大きくなります。
従来の、あるいは静的な校正では、次のような重大な欠点が予想されます。
- 物理的な校正はもちろん可能であり、対面でのやり取りは確かに効果的ですが、コスト（紙とインク）がかかり、届けるのに時間がかかります。また、レビュアーやクライアントが同じ場所にいない場合、配達業者や配送の時間とコストが加わります。この方法は今日では実行可能なビジネスの選択肢ではありません。
- メール承認のために送信可能なファイルをエクスポートするのは時間がかかり、プロジェクト期間全体で積み重なる可能性があり、ファイルサイズがメールサーバーを詰まらせることがあります。
- 静的な校正プロセスでは、動画コンテンツやインタラクティブコンテンツの校正は不可能です。
- 従来の校正では、特に小さな段階的な編集が多く関わる場合、バージョン間の比較は非常に難しいプロセスになり得ます。
- 物理的な校正物からのフィードバックの監査は時間がかかって非効率であり、しばしば混乱や対立さえ招きます。
オンライン校正ソフトウェアで注目すべき主要な機能
さまざまな機能セットを備えたオンライン校正ソフトウェアを提供するさまざまなソリューションがありますが、異なる校正ソリューションの間で決める際に注目すべき重要な機能をいくつかご紹介します。
ファイル形式のサポート
オンライン校正ソフトウェアを選ぶ際の重要な検討事項は、使用するファイル形式を必ずサポートしていることです。ほとんどのソフトウェアが、標準的な画像ファイル形式（JPG、PNG）、GIF、HTML、PDF、標準的な音声・動画ファイルに対応しているのは明白です。プロジェクトのニーズによっては、特定のファイル形式（すなわち3DMAXやCAD）が必要になるかもしれないので、校正ソリューションがこうした必要な特定のファイル形式を提供していることを確認しましょう。たとえば、Aprooveのオンライン校正ソフトウェアは、あらゆるニーズをカバーするはずの180以上のファイル形式に対応しています。
直感的で共有されたワークスペース
ここは、ファイルを共有・アップロードしたり、レビューしたりできる場所であり、オンライン承認プロセスの中核です。校正においては、（クラウドベースのソリューションでは一般的な）ユーザーライセンス数に影響を与えずに、ゲストレビュアーを簡単に招待できる能力を考慮することも重要です。プロジェクトのステップで設定したレビュアーとは別に、プロジェクト中のいつでもゲストユーザーを招待できる能力が欲しいところです。
バージョン比較
どの校正ツールでも必須なのは、レビュー中のファイルの複数バージョンを維持できる能力です。理想的には、より容易な監査のために、すべてのバージョンに残されたすべてのコメントが修正履歴とともに一元化されているべきです。このバージョン比較機能が直感的であるほど、校正ソリューションは優れています。たとえば、Aprooveは、並列、オーバーレイ、ゴースト比較など、複数の方法で校正バージョンを比較する能力を提供します。
マークアップツール
マークアップツールは、セクションをハイライトしたりファイルに注釈を付けたりするために校正ソリューションで使われ、レビュアーが自分の要点を効果的に伝えるのに役立ち、修正の回数を減らしてより効率的な校正プロセスを実現します。優れたオンライン校正ツールは、クリーンで使いやすいレビューインターフェースによって、エンドユーザーから複雑さを隠します。
見えない詳細
多くの校正ソリューションは外見は似て見えるかもしれませんが、神は細部に宿ります。レビュー用に複数ページの文書をアップロードした場合、校正システムがそれを1つの校正物とみなしてしまうと考えたことはありますか。つまり、文書全体を承認または却下することになります。Aprooveのようなスマートなシステムは、複数ページの文書をページ単位で承認、却下、バージョン管理でき、文書を分割するよう求めることは決してありません。
クリエイティブやマーケティングの文書（またはコンテンツのレビューが必要なあらゆるシナリオ）は、校正ソリューションの恩恵を受けられます。既存のワークフローや創造性を損なうことなく、より効率的で効果的な校正と承認のプロセスを作りましょう。その結果、生産性が向上し、コストが削減され、ミスが減り、時間とお金の両方を節約できます。
オンライン校正ツールは複雑で紛らわしいものであるべきではありません。Aprooveは既存のソリューションと簡単に連携して、効率を合理化できます。
