世界中の企業は、より効率的で生産的になることを目指しています。
これらのワークフローが効率的に実行されると、ビジネスも効率的になります。逆に、ワークフローが非効率的だと、納期遅延、機会損失、収益、利益、さらには評判の損失につながります。
しかし、組織、さらには組織内の単一のチームでさえ、性格や論理的見解が異なる多くの人々で構成されている場合があります。
各チームメンバーは、タスクを効率的に実行する方法について異なる考えを持っている可能性があり、多くの場合、万能な答えは存在しません。これはしばしば紛争や混乱につながり、非効率性やその他の問題を引き起こす可能性があります。
では、チームと組織全体で、ビジネス プロセスを毎回一貫して最も効率的な方法で実行するにはどうすればよいのでしょうか?
解決策はワークフロー モデルです。
ワークフロー モデル、または ワークフロー 図 は、ワークフロー、ビジネス プロセス、プロジェクト、またはビジネス ケースの視覚的なマッピングです。ワークフローを正確にモデル化することで、全員が同じビジョンを共有し、同じ方法で実行できるようになります。
このガイドでは、ワークフロー モデルについて知っておくべきことすべてと、組織でそれらを実装する方法について説明します。
このガイドの最後には、次のことを学ぶことができます。
- ワークフロー モデルの概念
- ビジネス環境におけるさまざまな種類のワークフロー
- ワークフローのモデリング方法
- ワークフローをモデル化するメリット
- ワークフロー モデルの分析と最適化方法
その他。
ワークフロー モデルとは？
まず、「ワークフロー」とは何でしょうか？
ワークフローとは、一連のタスクと意思決定を順番に実行することで、特定のビジネス目標を成功または失敗に達成する一連のプロセスと定義できます。
ワークフローには、次の要素が含まれます。
- 原材料を加工済み/完成品に変換する
- 生データを別の形式に変換する
- 人々の間で情報をやり取りする
すべての企業や組織には、少なくとも1つのワークフローが含まれています。ワークフロー。
ビジネスにワークフローが1つしかない場合、組織の効率と生産性は、このワークフローがどれだけ効率的に実行されるかに依存します。
しかし、一部のビジネスでは、複雑に連結された複数のワークフローが関係しているため、ビジネスの効率を最適化することははるかに複雑になります。
ここでワークフローモデルが登場します。
ワークフローモデルまたはワークフロー図は、ワークフローを視覚的に表現したものです。ワークフローをモデル化するにはさまざまな方法がありますが、最も一般的な方法は基本的なANSIフローチャートを使用することです。
ワークフローをワークフローモデルとして適切に視覚化することで、ワークフローに関わるさまざまな関係者がワークフローの実行方法について同じビジョンと意見を持つようになり、一貫性が向上するというのがその考え方です。
2つ目は、正確なワークフローモデルを持つことで、ワークフローの非効率性、ボトルネック、冗長性、その他の問題についてより明確な洞察を得ることができ、ワークフローの効率性を向上させることができるということです。
以下に、Wikipediaの記事フィードバックワークフローのワークフローモデルの例を示します。
ビジネスにおけるさまざまなワークフローの種類
ワークフローの作成と最適化の方法をさらに掘り下げる前に、ビジネス環境には3つの異なるタイプのワークフローがあることを理解する必要があります。
ご存知のように、「ワークフロー」と「プロセス」または「ビジネスプロセス」という用語はしばしば互換的に使用されますが、これらは確かに深く関連していますが、同じではありません。
これらの異なるタイプのワークフローについて学ぶことで、その理由も理解できます。
1.プロセスワークフロー
3つのワークフロータイプの中で、プロセスワークフローは最も一般的で、ほとんどの人にとって馴染み深いものです。
プロセスワークフローは、繰り返し可能で、予測可能なタスクで構成されています。
つまり、プロセスワークフローに同じ入力を繰り返し与えると、ほぼ毎回同じ出力が得られるか、少なくとも最小限の変動で済みます。
プロセスワークフローでは、次のことを明確に定義できます。
- どのタスクをいつ実行する必要があるか
- 各タスクの処理を担当する人/チーム
これらのさまざまなタイプのワークフローの例として、レストランビジネスを使用してみましょう。レストランビジネスでは、レストランの看板料理を作ることはプロセスです。
2. プロジェクトワークフロー
プロジェクトワークフローには予測可能なタスクがありますが、繰り返し実行することはできません。
プロセスと同様に、実行する必要のあるタスク、各タスクのタイムライン、特定のタスクの処理を担当する担当者を定義することもできます。ただし、同じ入力が与えられた場合でも、出力はプロジェクトごとに異なります。
ただし、プロジェクトは同じではないかもしれませんが、プロジェクトワークフローの情報の一部は再利用できます。
同じレストランの例では、レストランが新しい料理を考案することはプロジェクトです。料理を作るのに必要な手順は予測できるかもしれませんが、毎回同じ料理が作れるとは限りません。
3. ケースワークフロー
ケースワークフローは、再現性がなく、手順も予測できません。
「ケース」という名前が示すように、このワークフローは、特定の解決策を必要とする問題として捉えることができます。そのため、このケースを解決するための実際の手順/タスクは、最初は透明で予測可能ではなく、手順が明らかになるのに十分な情報を収集したときにのみ明らかになります。
同じレストランの例では、ゲストの苦情を処理することはケースです。1つの苦情を持つ顧客と、別の苦情を持つ別の顧客には、異なる回答が必要になります。
ワークフローモデルとワークフロー最適化について議論する場合、通常、ここでのワークフローはビジネスプロセスを指します。しかし、ビジネス プロセスのモデリングと最適化の原則の一部は、プロジェクトやケース ワークフローにも適用できます。
ワークフローをモデル化するメリット
ワークフローをモデル化して最適化することには 数多くのメリットがありますが、考慮すべき主なメリットは次の 3 つです。
1. ステークホルダー間のコラボレーションの改善
適切なワークフロー モデルがあれば、関係するさまざまなステークホルダーやチーム メンバーは、ワークフローの実行方法に関する紛争や誤解を回避できます。
ワークフロー モデルがあれば、全員が同じ認識を持っていることを確認できます。また、ワークフローに関するコラボレーションにおける潜在的な障害を取り除くためのポリシーを確立することもできます。
2.組織の効率性を向上させる
ワークフロー モデルを使用すると、企業はワークフローを俯瞰的に把握し、ワークフローの最初から最後までのあらゆる側面を理解できます。これにより、ワークフローの非効率性やボトルネックを分析できます。
これらのボトルネックを取り除くことでワークフローを最適化し、必要に応じてさまざまな変数を試して、ワークフローが可能な限り効率的であることを保証できます。
3. ワークフローの標準化
ワークフロー モデルを導入することで、すべてのワークフローが組織全体の流れにどのように適合するかをより深く理解し、時間の経過とともに統一性を開発できます。
標準化されたプロセスを持つことで、構造化された標準化されたロードマップがあるため、新入社員のオンボーディングなどのプロセスをより合理化できます。新入社員は全員、ワークフロー モデルのドキュメントを参照して、ワークフローの実行方法を理解できます。
ワークフロー モデルのマッピング: 利用可能な方法
利用可能なさまざまな種類のワークフローを理解したので、
1. スイムレーン チャート
したがって、この方法は、チーム間の相互作用を強調し、各チーム/部門の効率を評価する場合に役立ちます。
2. UML アクティビティ 図
UML (Unified Modeling Language) アクティビティ 図 は、基本的なフローチャートのより「高度な」バージョンと考えることができます。UML は通常、オブジェクト指向ワークフローのマッピングに使用されます。
特に、異なる部門間のプロセスの流れを理解し、特定のアクションやイベントを引き起こす条件や制約を特定するのに役立ちます。また、UML を使用すると、ユース ケースに基づいてワークフロー内のさまざまなアクターのアクティビティを理解できます。それでも、この方法は技術的な詳細（つまり、各タスクに必要なリソース）よりもビジネス情報の正確性に重点を置いています。
ANSI フローチャートを使用したワークフロー モデル
ANSI フローチャートを使用してワークフロー モデルをマッピングする場合、さまざまな形状、シンボル、およびコネクタ（矢印）を使用してワークフローを視覚化します。
ワークフローにはさまざまな可動部分がある可能性がありますが、各部分を 3 つの要素のいずれかに区別することが重要です。
- 入力: タスクを完了するために必要なすべての資産は、入力 です。これには、人、資本、原材料、設備、情報などが含まれます。
- プロセスまたは変換: 入力と出力の間にあるものはすべて変換またはプロセスであり、場所間の移動、形状の変化、特性の変化、データ形式の変化など、さまざまな形態をとることができます。
出力: 変換プロセスの結果であり、入力よりも価値が高くなければならず、変換は「価値創造」とみなされます。
ワークフロー モデルのマッピング: ステップ バイ ステップ ガイド
ワークフロー モデルを作成する実際のプロセスは、ワークフロー自体やその他の要因によって異なる場合があります。ただし、ANSI フローチャートを使用してワークフローのモデリングを開始するには、次の手順に従ってください。
ステップ 1: マッピングするワークフローを選択します
ビジネスにワークフローが 1 つしかない場合は、この手順をスキップできます。非常に簡単です。
ただし、ほとんどのビジネスには複数のワークフローがあり、最終的な目標はこれらのワークフローすべてをモデル化して最適化することですが、まず 1 つから始める必要があります。
最初にモデル化するワークフローをどのように決定すればよいでしょうか?主なアプローチは 3 つあります。
- 戦略的: 組織に最も大きな影響を与える可能性のあるワークフローを選択します。このワークフローが最適化されると、組織の効率が最大限に向上します。
- 反応的: 明らかな欠陥や非効率性があるワークフローを選択し、問題をできるだけ早く修正します。
- 顧客中心: 待ち時間を短縮するなど、顧客満足度に直接影響を与えるワークフローを選択します。
また、基本的なフローチャートは、特定のワークフローをマッピングするのに最適ではない場合があることに注意してください。異なるワークフローを選択する際には、フローチャートまたは他の方法がワークフローのマッピングに最適かどうかを評価してください。
ステップ 2: ステークホルダーの特定
モデル化するワークフローを選択したら、次のステップはワークフローのステークホルダーを特定することです。
これには、内部ステークホルダー (チーム メンバー) が含まれ、外部ステークホルダー (顧客、外部ベンダー) がワークフローに直接的または間接的に関与しているかどうかを確認します。
重要なのは、ワークフローに関する十分な知識/経験を持つステークホルダーを特定することです。これは、次のステップで特に重要です。
ステップ 3: ワークフローに関するデータの収集ワークフロー
次のステップは、ワークフローに関する情報をできるだけ多く収集することです。
ワークフロー モデルをマッピングする目的は、ワークフローの正確な表現を得ることです。そのため、より多くの情報を取得できれば、モデルの精度が高くなります。
ワークフローを手動で観察して、実行方法を確認できます。もう一つの良い方法は、前のプロセスで特定したステークホルダーにインタビューして、次のような情報を抽出することです。
- プロセスの開始と終了
- ワークフローを完了するために必要なすべてのタスクのリスト
- 各タスクの実行責任者
- タスクの正確な順序
- 各タスクのタイムライン
- ワークフローで必要な決定
- 各タスクを完了したり、決定を下したりするために必要なリソース/情報
ステップ 4: ワークフロー モデルの作成
上記で収集したデータに基づいて、ワークフロー モデルの作成を開始できます。ペンと紙から始めることもできますが、ワークフロー管理システムに組み込まれているワークフロー図ツールを使用することをお勧めします。
このドラフトは、ワークフローが現在どのように動作しているか（非効率性、欠陥、問題を含む）を表す現状モデルを作成することを目的としています。このモデルは、最適化や改善を行う前のワークフローが現在どのように実行されているかを視覚化します。また、次のステップで最適化された新しいワークフロー モデルと比較するためのベンチマークまたはベースラインにもなります。
ドラフトには以下を含める必要があります。
- 開始から終了までの全体的なワークフロー
- ワークフローのステップを作成するさまざまなタスクと、このタスクを担当する人 (役割)
- ワークフローがタスクからタスクへとどのように流れるかを示す接続矢印
- ワークフローを開始、リダイレクト、または終了するイベント
もう 1 つの重要な考慮事項は、ワークフロー モデルをマッピングするときに個人の名前ではなく役割名を使用するのが最善であるということです。このようにすれば、誰かが会社を辞めても、役割はそのまま残るので、ワークフローを修正する必要はありません。
ステップ 5: ワークフロー モデルの微調整
ワークフロー モデルのドラフトができたら、次のステップは、正確であることを確認するために、それを磨き上げて微調整することです。
このステップでは、上記で特定したステークホルダーを巻き込みます。ワークフロー モデルをレビューしてもらい、正確だと思うかどうかを尋ねます。
また、ワークフローをさらに改善する方法についてフィードバックを提供するよう依頼することもできます。
ワークフロー モデルの分析
ワークフローモデルが手に入ったからといって、作業が終わったわけではありません。
前述のとおり、正確なワークフローモデルを作成する目的の1つは、分析を容易にし、ワークフローを改善して可能な限り効率的にすることです。
ワークフローモデルをマッピングする際に、現状のワークフローモデル内の欠陥やボトルネックを既に特定しているかもしれませんが、このワークフロー分析プロセスでさらに多くの欠陥やボトルネックを見つけ出そうとします。
ワークフロー分析の原則
各ワークフローは固有のものであるため、理想的な分析プロセスはケースバイケースで異なりますが、ワークフローモデル分析を実行する際に考慮すべき重要な原則がいくつかあります。
1. 分析はワークフローの目的に基づいて行う必要があります
指定されたワークフローの目的と目標は何ですか?
これらの目標に従ってワークフローの効率を測定し、タスクがイベントの目的に従って既に効果的に実行されているかどうかを確認する必要があります。
2.タスクと実行の正確な順序を特定します
ワークフロー モデルが実際のワークフローを正確に表しているか、ワークフローに含まれるタスクが正しい順序で完了しているかを評価します。
ワークフロー モデルが正確でない場合、または完全でない場合、ワークフロー分析は技術的に役に立ちません。
3. 各ステップの理由を特定します
ワークフローに含まれるすべてのタスクは、ワークフローの目的を達成する上で価値を付加する必要があります。
ワークフロー モデルを分析するときは、すべてのタスクまたはステップが必須か冗長かを評価します。
ワークフローにタスクを含める明確な理由が見つからない場合は、そのタスクが不要である可能性があります。それを削除するか、より貢献度が高く効率的なタスクに置き換えることができます。
4.ワークフローにおける関係者の役割を検討します。
ワークフローにおいて、各関係者とチームが何を行うかを特定します。ワークフローには、個人間、チーム間で作業や情報の受け渡しが含まれる必要があります。
各関係者とチームの役割に基づいてワークフローを分析します。つまり、個人またはチームがボトルネックを引き起こしているかどうか、あるいは利害関係者が能力を最大限に発揮できないかどうか、そしてその理由です。
ワークフロー分析のステップバイステップ
上記の原則に基づいて、ワークフロー分析を以下の手順で実行できます。
ステップ 1: 定量データの収集
ワークフロー モデルを準備し、利害関係者にインタビューしてワークフローの定量データを収集します。
このステップの目的は、ワークフローの定量的パフォーマンスにその目的に応じて影響を与える可能性のあるすべてのデータを収集することです。
これは、プロセス自体によって大きく異なります。ただし、上記と同じレストランのワークフローを使用して、「看板料理を作る」ワークフローから次の定量的データを収集できます。
- 1 日あたりの看板料理の注文数
- プロセス内の各タスクを完了するのに必要な平均時間
- 顧客に受け入れられた料理の数
- 顧客に拒否された料理の数
- エラーの数
- 追加の努力が必要だった回数
など。
ステップ 2: 定性的データの収集
ワークフロー モデルのパフォーマンスを分析する際には、定量的データだけに頼ることはできません。ワークフローに関係するステークホルダーにインタビューして、定性的 (ソフト) データも収集する必要があります。
同じレストランのワークフローの例を使用して、副料理長にインタビューして、ワークフローに関するより定性的な洞察を得ることができます。例えば、インタビューで、キッチンナイフが数週間ごとに壊れて非効率になっていることが分かるかもしれません。
ワークフロー モデルは通常、ビジネス プロセスの定量的側面しか捉えることができないため、これらの会話は貴重です。このような定性データはワークフロー マップには含まれていないかもしれませんが、非常に重要になる可能性があります。
ステップ 3: ボトルネックと非効率性の特定
上記で収集した定性的および定量的データを考慮し、次の要素を考慮しながら、ワークフローを客観的に分析します。
- ワークフローの目的
- このプロセスは誰にサービスを提供するものですか?
- この特定のワークフローの模範的なプロセスの基準は何ですか?
- 最適化の目的は何ですか?
- <エラーを最小限に抑える、プロセスを高速化する、あるいはその両方？
ワークフローの各タスクを分析し、以下の点を考慮します。
- そのステップが必要であり、ワークフローの実際の目的に貢献しているか
- タスクを簡素化、置き換え、または自動化できるか？
- 意思決定と承認プロセスを効率化できるか？
- すべてのステークホルダーが常にタスクを実行し、意思決定を行うのに十分な情報を持っていることをどのように保証できるか？
ステップ4：改善計画の策定
収集した定量的および定性的なデータと特定した問題（ボトルネック、非効率性）に基づいて、ワークフローの改善計画を策定できます。
このステップでは、ワークフローの効率を向上させるために、一部のタスクを（部分的または完全に）自動化できるかどうかも検討できます。さらに、
ワークフロー モデルの最適化
上記の改善計画に基づいて、ワークフローを最適化するための変更を実施できます。
関係者と変更内容を伝え、新しい方法やツールを紹介するなど、反復的な変更についてユーザーをトレーニングすることも重要です。ワークフローの最適化イニシアチブに関係者を早期に関与させるほど、変更を支持する可能性が高くなります。
最適化プロセス中に予想されるダウンタイムを伝え、新しいワークフロー手順の準備としてどのような具体的なアクションを実行する必要があるかを明確に伝えます。
変更が実施されたら、従業員と関係者を巻き込んで改善をレビューします。以前のワークフローよりも効率的ですか?どのようにすればさらに改善できるでしょうか？
最適化されたワークフローが完璧ではない可能性は十分にあります。前のステップに戻ってワークフローをさらに分析し、改善すべき領域をさらに特定することができます。
まとめ
正確なワークフローモデルにより、企業はワークフローを正確に表現することができ、標準化が実現し、関係者間のワークフローの実行方法に関する混乱が解消されます。結果として、ワークフローの一貫性が向上します。
一方、正確なワークフローモデルは、ワークフロー分析を容易にし、ワークフローの非効率性や改善可能な領域を特定するのに役立ちます。この情報を使用して、ワークフローを強化し、可能な限り効率的になるようにすることができます。
ワークフローの一貫性と効率性を向上させることで、リソースをより効率的に活用してビジネス目標を達成し、同時にチームの士気を維持することができます。
