Le guide ultime des modèles de flux de travail

Les entreprises du monde entier s'efforcent de gagner en efficacité et en productivité.

Lorsque ces processus sont exécutés efficacement, votre entreprise l'est également, et inversement : des processus inefficaces entraînent des retards, des opportunités manquées et des pertes de revenus, de bénéfices, voire de réputation.

Cependant, une organisation, voire une simple équipe au sein de cette organisation, peut être composée de nombreuses personnes aux personnalités et aux points de vue différents.

Chaque membre de l'équipe peut avoir une idée différente de la manière d'exécuter une tâche efficacement et, dans de nombreux cas, il n'existe pas de solution unique et universelle. Cela peut souvent engendrer des conflits et de la confusion, qui peuvent à leur tour entraîner des inefficacités et d'autres problèmes. Alors, comment faire pour que toute votre équipe et votre organisation exécutent un processus métier de manière cohérente et optimale, à chaque fois ? La solution : un modèle de flux de travail. Un modèle de flux de travail, ou diagramme de flux de travail, est une représentation visuelle d'un flux de travail, d'un processus métier, d'un projet ou d'une analyse de rentabilité. En modélisant un flux de travail avec précision, chacun partage la même vision et peut l'exécuter de la même manière. Ce guide aborde tout ce que vous devez savoir sur les modèles de flux de travail et leur mise en œuvre au sein de votre organisation. À la fin de ce guide, vous aurez appris : Le concept des modèles de flux de travail ; les différents types de flux de travail en entreprise ; comment modéliser un flux de travail ; les avantages de la modélisation d'un flux de travail ; comment analyser et optimiser les modèles de flux de travail. Et bien plus encore. Que sont les modèles de flux de travail ? src="https://cdn.prod.website-files.com/69e28824157376f9f6718bde/6a1726f5f85325209f332975_workflow-blue.jpeg" width="auto" height="auto" loading="auto">

Tout d'abord, qu'est-ce qu'un « workflow » ?

On peut définir un workflow comme une série séquentielle de tâches et de décisions qui, une fois accomplies, permettent d'atteindre ou non un objectif commercial spécifique.

Un workflow peut impliquer :

• Transformation de matières premières en produits finis
• Traitement de données brutes dans un autre format
• Transfert d'informations entre les personnes

Toutes les entreprises et organisations utilisent au moins un workflow. Flux de travail. Lorsqu'une entreprise ne possède qu'un seul flux de travail, son efficacité et sa productivité dépendent de l'efficacité de son exécution. Cependant, certaines entreprises impliquent plusieurs flux de travail étroitement liés, rendant l'optimisation de leur efficacité bien plus complexe. C'est là qu'interviennent les modèles de flux de travail. Un modèle de flux de travail, ou diagramme de flux de travail, est une représentation visuelle d'un flux de travail. Nous pouvons utiliser différentes méthodes pour modéliser le flux de travail, mais la plus courante consiste à utiliser un organigramme ANSI de base. L'idée est qu'en visualisant correctement le flux de travail sous forme de modèle, les différentes parties prenantes impliquées partageront la même vision et le même avis sur la manière dont il doit être exécuté, ce qui améliorera la cohérence. De plus, des modèles de flux de travail précis nous permettraient de mieux comprendre les inefficacités, les goulots d'étranglement, les redondances et autres problèmes afin d'améliorer l'efficacité du flux de travail. Ci-dessous, vous trouverez un exemple de modèle de flux de travail pour le système de retour d'information sur les articles de Wikipédia. src="https://cdn.prod.website-files.com/69e28824157376f9f6718bde/6a1726f5f85325209f33296c_qClwMX3LQY7nsjqM6nCyEBH8QyHWsnentx0lL-cFDj8WN4wEYlhX9_iuRSdHZtJzxiv4rp-r1Mh_AToeAOqmJXKgbZzW9ctFd_zofzfLtrY0ZZ0x4W0hKXs7DhZ7W6Zw-Q_WOzCh%3Ds0.png" width="auto" height="auto" loading="auto">

Différents types de flux de travail en entreprise

Avant d'aborder plus en détail la création et l'optimisation des flux de travail, il est essentiel de comprendre qu'il existe trois types différents de flux de travail en entreprise.

Comme nous le savons, les termes « flux de travail » et « processus » ou « processus métier » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais bien qu'ils soient profondément liés, ils ne sont pas identiques.

En découvrant ces différents types de flux de travail, nous comprendrons également pourquoi.

1. Flux de travail par processus

Parmi les trois types de flux de travail, les flux de travail par processus sont les plus courants et les plus familiers.

Les flux de travail par processus sont répétables avec des tâches prévisibles.

Autrement dit, si nous fournissons de manière répétée les mêmes données d'entrée à un flux de travail par processus, nous obtiendrons pratiquement toujours la même sortie, ou du moins avec des variations minimes.

Dans un flux de travail par processus, nous pouvons clairement définir :

• Quelles tâches doivent être effectuées et quand
• Quelle personne ou équipe est responsable de chaque tâche

Prenons l'exemple d'un restaurant pour illustrer ces différents types de flux de travail. Dans le secteur de la restauration, la préparation du plat signature du restaurant est un processus.

2. Flux de travail du projet

Un flux de travail de projet comporte des tâches prévisibles mais n'est pas reproductible.

Comme pour un processus, nous pouvons définir les tâches à effectuer, le calendrier de chaque tâche et la personne responsable de chaque tâche. Cependant, même avec les mêmes données d'entrée, le résultat sera différent d'un projet à l'autre.

Toutefois, même si les projets ne sont pas identiques, nous pouvons réutiliser certaines informations relatives au flux de travail.

Reprenons l'exemple du restaurant : la création d'un nouveau plat est un projet. Les étapes nécessaires à la préparation du plat peuvent être prévisibles, mais vous n'obtiendrez jamais le même résultat à chaque fois. 3. Flux de travail par cas. Un flux de travail par cas est à la fois non reproductible et ses étapes sont imprévisibles. Comme son nom l'indique, ce flux de travail peut être envisagé comme un problème nécessitant une solution spécifique. Ainsi, les étapes/tâches concrètes pour résoudre ce cas peuvent ne pas être transparentes et prévisibles au premier abord, et ne se révéleront qu'une fois que nous aurons recueilli suffisamment d'informations. Dans le même exemple du restaurant, traiter la réclamation d'un client est un cas. Un client avec une réclamation donnée nécessitera une réponse différente de celle d'un autre client avec une réclamation différente. Lorsqu'on parle de modèles de flux de travail et d'optimisation des flux de travail, le terme « flux de travail » désigne généralement un processus métier. Cependant, certains principes de modélisation et d'optimisation des processus métier peuvent s'appliquer au flux de travail d'un projet ou d'un dossier.

Les avantages de la modélisation de vos flux de travail

Bien que la modélisation et l'optimisation de vos flux de travail présentent de nombreux avantages, trois principaux sont à considérer :

1. Amélioration de la collaboration entre les parties prenantes

Grâce à un modèle de flux de travail adéquat, les différentes parties prenantes et les membres de l'équipe peuvent éviter les conflits et les malentendus quant à l'exécution du flux de travail.

Un modèle de flux de travail permet de garantir que tous les acteurs partagent la même vision. Il permet également de définir des politiques visant à éliminer tout obstacle potentiel à la collaboration concernant le flux de travail.

2. Améliorer l'efficacité de votre organisation

Un modèle de flux de travail permet aux entreprises d'avoir une vue d'ensemble claire de leurs processus et d'en comprendre chaque aspect, du début à la fin. Cela nous permet d'analyser le flux de travail afin d'identifier les inefficacités et les goulots d'étranglement.

Nous pouvons ensuite optimiser le flux de travail en supprimant ces goulots d'étranglement et, si nécessaire, tester différentes variables pour garantir une efficacité maximale.

3. Standardiser vos flux de travail

Grâce à un modèle de flux de travail, nous obtenons une vision plus précise de la manière dont chaque flux s'intègre au flux global de l'organisation, ce qui nous permet de développer une uniformité au fil du temps.

En disposant d'un processus standardisé, nous pouvons garantir que des processus tels que l'intégration des nouveaux employés sont plus fluides grâce à une feuille de route structurée et standardisée. Chaque nouvel employé peut consulter la documentation du modèle de flux de travail et comprendre comment celui-ci doit être exécuté.

Cartographie d'un modèle de flux de travail : Méthodes disponibles

Maintenant que nous avons compris les différents types de flux de travail disponibles, nous pouvons commencer Cartographier un flux de travail pour créer un modèle de flux de travail. Nous nous concentrerons sur la méthode du diagramme de flux pour cartographier un modèle de flux de travail dans ce guide, mais gardez à l'esprit qu'il existe également d'autres techniques et stratégies de modélisation que nous pouvons utiliser. Dans certains scénarios, le diagramme de flux ANSI peut ne pas être la méthode idéale pour cartographier un flux de travail spécifique, et vous pourriez envisager les méthodes suivantes : 1. Diagramme de couloirs. Une autre méthode courante, le diagramme de couloirs, est, dans la plupart des cas, très similaire à un diagramme de flux ANSI de base, la principale différence étant les lignes verticales (qui ressemblent aux couloirs de natation en compétition) qui séparent les différentes formes et symboles. Ces couloirs servent à différencier les équipes ou les services impliqués dans diverses tâches du flux de travail. Cette méthode est donc utile pour mettre en évidence les interactions entre les équipes et évaluer l'efficacité de chaque équipe/service. 2. Diagramme d'activité UML Le diagramme d'activité UML (Unified Modeling Language) peut être considéré comme une version plus avancée du diagramme de flux de base. UML est généralement utilisé pour modéliser un flux de travail orienté objet. Il est particulièrement utile pour comprendre le déroulement d'un processus entre différents services et identifier les conditions et les contraintes qui entraînent des actions ou des événements spécifiques. De plus, UML nous permet de comprendre les activités des différents acteurs du flux de travail en fonction des cas d'utilisation. 3. Diagramme SIPOC : SIPOC signifie Fournisseur-Entrée-Processus-Sortie-Client. Cette méthode est généralement utilisée pour analyser les processus de haut niveau impliqués dans le flux de travail, notamment les mouvements d'informations entre les différentes parties (fournisseurs, organisation et clients). Le diagramme SIPOC est particulièrement utile lorsque l'objectif principal est de comprendre les éléments critiques du flux de travail plutôt que la séquence exacte des tâches et le déroulement du processus. 4. Diagramme BPMN : La notation de modélisation des processus métier (BPMN) est une méthode assez similaire à la méthode UML. Néanmoins, cette méthode privilégie la précision des informations commerciales aux détails techniques (c.-à-d. les ressources nécessaires à chaque tâche).

Modèle de flux de travail avec l'organigramme ANSI

Pour représenter un flux de travail à l'aide de l'organigramme ANSI, nous utiliserons diverses formes, symboles et connecteurs (flèches) afin de visualiser le flux de travail.

Bien qu'un flux de travail puisse comporter de nombreux éléments, il est crucial de différencier chaque élément selon trois catégories :

1. Entrée : toute ressource nécessaire à l'exécution d'une tâche est une entrée. Cela peut inclure, entre autres, des personnes, des capitaux, des matières premières, des équipements et des informations. Processus ou transformation : tout ce qui se situe entre une entrée et une sortie constitue une transformation ou un processus. Cela peut prendre diverses formes, comme des déplacements entre des lieux, des changements de forme, de caractéristiques et de format de données, entre autres. Sortie : le résultat du processus de transformation. Il doit être supérieur à l'entrée pour que la transformation puisse être considérée comme une « génération de valeur ». Modélisation d'un flux de travail : guide étape par étape src="https://cdn.prod.website-files.com/69e28824157376f9f6718bde/6a1726f5f85325209f33296f_workflow-paper.jpeg" width="auto" height="auto" loading="auto">Le processus réel de création d'un modèle de flux de travail peut varier en fonction du flux de travail lui-même et d'autres facteurs. Vous pouvez toutefois suivre les étapes suivantes pour commencer à modéliser un flux de travail avec un diagramme de flux ANSI : Étape 1 : Choisir un flux de travail à modéliser
   Si votre entreprise ne possède qu’un seul flux de travail, vous pouvez ignorer cette étape, qui devrait être assez simple.Cependant, la plupart des entreprises possèdent plusieurs flux de travail, et bien que l’objectif final soit de modéliser et d’optimiser tous ces flux de travail, il est préférable de commencer par un seul.Comment choisir le flux de travail à modéliser en premier ? Nous pouvons utiliser l'une des trois principales approches :
   • Stratégique :choisir un flux de travail ayant le plus grand potentiel d'impact sur votre organisation. Une fois optimisé, ce flux de travail améliorera considérablement l'efficacité de votre organisation.
   • Réactive :choisir un flux de travail présentant des défauts et/ou des inefficacités évidents afin de corriger les problèmes au plus vite.
   • Centrée sur le client :choisir un flux de travail ayant un impact direct sur la satisfaction client, par exemple en réduisant le temps d'attente.
   N'oubliez pas non plus qu'un simple organigramme peut ne pas être idéal pour modéliser des flux de travail spécifiques. Lors du choix entre différents flux de travail, évaluez si un organigramme ou une autre méthode sera la plus appropriée pour le modéliser.Étape 2 : Identification des parties prenantesUne fois le flux de travail à modéliser choisi, l’étape suivante consiste à identifier les parties prenantes.Il s’agit notamment des parties prenantes internes (membres de l’équipe). Vérifiez également si des parties prenantes externes sont impliquées directement ou indirectement dans le flux de travail (clients, fournisseurs externes).L’objectif est d’identifier les parties prenantes possédant une connaissance/expérience approfondie du flux de travail, ce qui est particulièrement important pour l’étape suivante.Étape 3 : Collecte de données sur le flux de travailL'étape suivante consiste à collecter autant d'informations que possible sur le flux de travail.N'oubliez pas que l'objectif de la modélisation du flux de travail est d'obtenir une représentation précise du flux de travail ; par conséquent, plus vous obtiendrez d'informations, plus le modèle sera précis.Vous pouvez observer manuellement le flux de travail pour vérifier son exécution. Une autre bonne approche consiste à interroger les parties prenantes identifiées lors de l'étape précédente afin d'obtenir des informations telles que :
   • Le début et la fin du processus
   • La liste de toutes les tâches nécessaires à la réalisation du flux de travail
   • Les responsables de chaque tâche
   • La séquence exacte des tâches
   • Les échéanciers de chaque tâche
   • Les décisions à prendre dans le flux de travail
   • Les ressources et informations nécessaires à la réalisation de chaque tâche ou à la prise de décision
   Étape 4 : Élaboration d'un modèle de flux de travailÀ partir des données recueillies ci-dessus, nous pouvons commencer à élaborer une ébauche du modèle de flux de travail. Vous pouvez commencer avec un stylo et du papier, mais nous vous recommandons d'utiliser l'outil de diagramme de flux de travail intégré à votre
   1. Maintenant que vous disposez d'un modèle de flux de travail, votre travail n'est pas terminé.Comme mentionné précédemment, l'un des objectifs d'un modèle de flux de travail précis est de faciliter l'analyse afin d'apporter des améliorations au flux de travail et de garantir son efficacité maximale.Lors de la modélisation du flux de travail, vous avez probablement déjà identifié des défauts ou des goulots d'étranglement dans le modèle actuel, mais nous allons tenter d'en trouver d'autres lors de ce processus d'analyse.Principes de l'analyse des flux de travailIdentifiez les actions de chaque partie prenante et de chaque équipe dans le flux de travail. Un flux de travail implique la transmission de tâches et/ou d'informations d'une personne à une autre, et d'une équipe à une autre.Analysez le flux de travail en fonction du rôle de chaque partie prenante et de chaque équipe. Autrement dit, déterminer si un individu ou une équipe est à l'origine des goulots d'étranglement, ou si une partie prenante ne peut pas travailler à pleine capacité, et pourquoi.
      
      Étape par étape de l'analyse des flux de travailSur la base des principes ci-dessus, nous pouvons effectuer une analyse des flux de travail en suivant les étapes suivantes :Étape 1 : Collecte des données quantitativesPréparez votre modèle de flux de travail et collectez des données quantitatives sur celui-ci en interrogeant les parties prenantes.Cette étape vise à collecter toutes les données susceptibles d'affecter la performance quantitative du flux de travail en fonction de son objectif.Cela variera considérablement en fonction du processus lui-même ; Cependant, en utilisant le même flux de travail de restaurant décrit précédemment, nous pouvons recueillir les données quantitatives suivantes pour le flux de travail « préparation du plat signature » :
      • Nombre de plats signature commandés par jour
      • Temps moyen nécessaire pour réaliser chaque tâche du processus
      • Nombre de plats acceptés par les clients
      • Nombre de plats refusés par les clients
      • Nombre d'erreurs
      • Nombre de fois où des efforts supplémentaires ont été nécessaires
      Et ainsi de suite. Étape 2 : Collecte de données qualitativesNous ne pouvons pas nous fier uniquement aux données quantitatives pour analyser la performance du modèle de flux de travail. Nous devons également recueillir des données qualitatives (ou « douces ») en interrogeant les parties prenantes impliquées dans le flux de travail. En utilisant le même exemple de flux de travail de restaurant, vous pouvez interroger le sous-chef pour obtenir des informations qualitatives supplémentaires sur le flux de travail. Par exemple, vous pourriez découvrir lors de l'entretien que les couteaux de cuisine se cassent toutes les deux semaines, ce qui engendre des inefficacités.Le modèle de flux de travail ne peut généralement saisir que l'aspect quantitatif du processus métier ; ces échanges peuvent donc s'avérer précieux. Ces types de données qualitatives, bien qu'essentielles, peuvent ne pas figurer dans votre cartographie des flux de travail.Étape 3 : Identifier les goulots d'étranglement et les inefficacitésAnalysez le flux de travail objectivement en tenant compte des données qualitatives et quantitatives collectées précédemment et des facteurs suivants :
      • Objectif(s) et finalité(s) du flux de travail
      • À qui le processus est-il destiné ?
      • Critères d'un processus exemplaire pour ce flux de travail spécifique
      • Quel est l'objectif de l'optimisation ?
      Minimiser les erreurs, accélérer le processus, ou les deux ?
      Analysez chaque tâche du flux de travail en tenant compte des points suivants :
      • L'étape est-elle nécessaire et contribue-t-elle à l'objectif du flux de travail ?
      • Pouvons-nous simplifier, remplacer ou automatiser la tâche ?
      • Pouvons-nous rationaliser les processus de décision et d'approbation ?
      • Comment pouvons-nous garantir que chaque partie prenante dispose toujours des informations nécessaires pour accomplir sa tâche et prendre sa décision ?
      Étape 4 : Élaboration d'un plan d'améliorationÀ partir des données quantitatives et qualitatives que nous avons recueillies et des problèmes (goulots d'étranglement, inefficacités) que nous avons identifiés, nous pouvons élaborer un plan d'amélioration du flux de travail.Au cours de cette étape, nous pouvons également examiner si certaines tâches peuvent être automatisées (partiellement ou totalement) afin d'améliorer l'efficacité du flux de travail. Suite.
      
      Optimisation du modèle de flux de travailSur la base du plan d'amélioration ci-dessus, nous pouvons mettre en œuvre les changements afin d'optimiser le flux de travail.Il est crucial de communiquer ces changements aux parties prenantes et de former les utilisateurs aux évolutions progressives, par exemple en leur présentant de nouvelles méthodes ou de nouveaux outils. Plus tôt vous impliquerez les parties prenantes dans les initiatives d'optimisation du flux de travail, plus elles seront susceptibles de soutenir les changements.Communiquez le temps d'indisponibilité prévu pendant le processus d'optimisation et indiquez-leur clairement les actions spécifiques qu'elles devront entreprendre pour se préparer à la nouvelle procédure de flux de travail.Une fois les changements mis en œuvre, impliquez les employés et les parties prenantes afin d'évaluer l'amélioration : le flux de travail est-il plus efficace que le précédent ? Comment peut-on l'améliorer encore ? Il est tout à fait possible que le flux de travail optimisé ne soit pas parfait. Vous pouvez alors revenir aux étapes précédentes pour l'analyser plus en détail et identifier d'autres points à améliorer.
      
      ConclusionDes modèles de flux de travail précis permettent aux entreprises de représenter fidèlement leurs processus, ce qui assure la standardisation et élimine toute confusion entre les parties prenantes quant à leur exécution. Cela contribue à améliorer la cohérence du flux de travail.Par ailleurs, un modèle précis facilite l'analyse du flux de travail afin d'identifier les inefficacités et les axes d'amélioration. Grâce à ces informations, nous pouvons ensuite optimiser le flux de travail pour garantir son efficacité maximale.Améliorer la cohérence et l'efficacité du flux de travail nous permet d'utiliser nos ressources plus efficacement pour atteindre nos objectifs commerciaux, tout en préservant la motivation de nos équipes.
   . Ce brouillon vise à créer un modèle actuel représentant le fonctionnement actuel du flux de travail (y compris ses inefficacités, ses défauts et ses problèmes). Ce modèle visualisera comment le flux de travail est exécuté avant toute optimisation ou amélioration. Ce document servira également de référence pour comparer le nouveau modèle de flux de travail une fois optimisé lors des étapes suivantes.Le brouillon doit inclure :
   • Le flux de travail global du début à la fin
   • Les différentes tâches qui constituent les étapes du flux de travail, et la personne (le rôle) responsable de chaque tâche
   • Les flèches de connexion qui décrivent le déroulement du flux de travail d'une tâche à l'autre
   • Les événements qui déclenchent une redirection ou mettent fin à un flux de travail
   Il est également important d'utiliser les noms de rôles plutôt que les noms individuels lors de la modélisation du flux de travail. Ainsi, lorsqu'une personne quitte l'entreprise, nous n'aurons pas besoin de modifier le flux de travail puisque les rôles restent inchangés.Étape 5 : Affiner le modèle de flux de travailUne fois que vous avez une ébauche du modèle de flux de travail, l'étape suivante consiste à le peaufiner pour garantir son exactitude.À cette étape, impliquez les parties prenantes que vous avez identifiées précédemment : demandez-leur d'examiner le modèle de flux de travail et de donner leur avis sur son exactitude.Vous pouvez également leur demander de vous faire part de leurs commentaires sur la façon d'améliorer encore le flux de travail.Analyse du modèle de flux de travail