2023/R3リリースは、エキサイティングな新しいワークフロー機能強化と、プロジェクト管理機能への重要な機能を追加します!
2023/R3は、さらに多くの自動化とルーティング機能を可能にするダイナミックな新しいワークフロー機能をもたらします!
本リリースは、Aprooveの新しいプロジェクト管理機能も大幅に強化します。既存ユーザーは最新のプロジェクト管理ツールを自由に使用できますが、Aprooveは専用のドキュメントとAproove主導の顧客別トレーニングセッションに合わせて、新年に正式な発表を行います。
以下のエキサイティングな新しいコンセプトと機能をご覧ください!
ワークフローの強化
「フローバッチ - ステップへ移動」アクション!
管理者は、プロジェクトのメタデータ値に基づいて、校正物を特定のワークフローステップにルーティングできるようになりました。ユースケースの一つとして、メタデータ値が空の場合に管理者がステップを「ジャンプ」させることができます。「フローバッチ - ステップへ移動」アクションはこのユースケースを解決します。
- フローバッチゴートゥアクションは、メタデータの評価に基づいて、通常のワークフロールートを異なるステップに迂回させることができます。
- この例では、ワークフローステップに関係者の名前が適用されていない場合、ステップ2、ステップ3、または両方のステップをスキップできます。
- さらに高度なユースケースに対応し、任意のメタデータ値に基づいてワークフローをルーティングできます。
ユースケースシナリオ - 時には、業務ワークフロー内の特定のシナリオに対応するために追加のステップが「必要になるかもしれない」場合があります。しかし、それは例外であって原則ではないかもしれません!たとえば、
- ワークフローの開始時にユーザーにレビュアーを詳細に記入するフォームを記入してもらいます。
- 特定の状況では、マネージャーに最終承認を求める必要があるかもしれません......(しかし常にではありません)
- 新しいアクションでは、フォームを記入する人がフォーム内の「マネージャー承認」フィールドを空白のままにした場合、ワークフローはワークフロー内の「マネージャー承認」ステップをスキップします。
この機能により、ワークフローの例外を作成しつつ、すべてのシナリオをワークフロー自体の範囲内に収めることができます。
「フローバッチスプリット」アクション!
2023/R2で導入されたフローバッチスプリットアクションをさらに拡張し、フローバッチスプリットアクションは、校正タグ、適用された校正タグの数、そして新たにメタデータに基づく評価に対応するようになりました。
上の図は以下を示しています。
- フローバッチスプリットアクションは、校正タグ、メタデータ、適用された校正タグの数に基づく論理条件によって校正物をルーティングできます。
- これにより、手動または自動で適用されたタグに基づいて、校正物をワークフロー内で回すことができます。(タグの自動適用は、タグ名を埋めるメタデータに基づく場合があります)
- ワークフローは、矛盾する条件などの「例外」に対応できます。矛盾する条件とは、同じ校正物に矛盾する2つのタグが適用されていること、あるいは適用されたタグに一致するルールがないことなどです。これらの例外は校正物を特定のステップにルーティングでき、プロジェクトマネージャーが対応できるようにします。
- 条件が満たされない場合は、校正物を元のステップに戻すこともできます。
ユースケースシナリオ - ページフローにより、校正物のバッチを複数のワークフローステップに分割できます。校正物のルーティングは、校正タグに適用する論理ルールを作成することで実現されます。(この新しいバージョンでは、ルール条件にメタデータを使用できます)。上の図を例にとると、
- ユーザーAが校正物をレビューし、「Approved」タグを適用すると、このタグは校正物を「Approved Proofs」(ステップ2)と呼ばれる事前に決められたワークフローステップに移動させます。
- しかし、ユーザーAが「Changes」のタグを適用すると、校正物を「Changes Required」ステップ(ステップ3)に送ります。これは個々の校正物で行うことができ、複数の校正物をさまざまなワークフローステップやユーザーに分散できることを意味します。
「フローバッチ - セクションスプリット」アクション!
フローバッチセクションスプリットアクションは非常に強力です。エンドユーザーの業務機能やユースケースに応じて校正物を表示できます。
ユースケースシナリオ -
- ワークフローの最初のステップで、プロジェクトマネージャーはすべての英語、フランス語、スペイン語の校正物を一つのバッチとして単一のビューで確認できます。すべての校正物がこの場所に揃ったら、PMはワークフローをステップ2に進めます。
- 校正物がステップ1からステップ2に移動すると、バッチはフローバッチセクションスプリットアクションを通して、セクションルールに従ってサブバッチを組み立てます（この場合、分割はすべての言語にわたるページ番号で行われます）
- この場合のステップ2のレビュアーである「マーチャンダイザー」は、ページ番号のグルーピングに基づいて校正物を表示/フィルターする必要があります（たとえば、ページ上の製品をレビューするために、すべてのページ1の英語、フランス語、スペイン語の校正物を一緒に）。このシナリオでは、ステップ2のマーチャンダイザーは3つの異なるタスク（ページ番号ごとに1つ）を受け取ります。
- ステップ2からステップ3に移動すると、バッチはフローバッチセクションスプリットアクションを通して、セクションルールに従ってサブバッチを組み立てます（この場合、言語ごとの分割でページを組み立てます）
- ステップ3では、関係者は言語ごとに分けられた校正物を見る必要があるコピーライター/言語専門家です（たとえば、私はスペイン語のコピーのレビュー担当なので、すべてのスペイン語ページを一緒に）。このシナリオでは、ユーザーは3つの異なるタスク（言語ごとに1つ）を受け取ります。
重要なポイント。
- フローバッチセクションスプリットアクションは、アクションに設定されたAprooveセクションルールに従って、受け取った校正物バッチを一つ（または複数）の校正物バッチに分割できます。
- これにより（たとえば）、ワークフローステップで適用されたルールに基づいて、レビュー用に校正物をグルーピングできます（各ワークフローステップで異なるルールを持つことができます）
- 子バッチはファイル命名規則に基づいて自動的に作成できます。
「コンタクトメタデータの編集!
この新しいアクションにより、コンタクトやグループのリストを含むメタデータを操作できます。これにより、これらのリストの内容をプログラムによって変更し、メタデータ内の1つ以上の要素を追加、削除、または置換できます。
ユースケースシナリオ - ワークフローステップの特定のルールやトリガーに基づいて、条件付きで関係者を追加または削除します。たとえば、ワークフローに関係者のリストがあり、それらの関係者はワークフローのステップに基づいて動的に変化するべきです。ワークフローがコピーライティングステップにある場合、法務ステップとは異なるコンタクトメタデータを含みます。
「プロジェクトキーワード」アクション!
この新しいアクションにより、メタデータまたはハードコードされた値に基づいて、プロジェクトにキーワードを追加または削除できます。
ユースケースシナリオ - フォームに入力されたメタデータを取得し、それをプロジェクトのキーワードに適用します。これにより、ユーザーは人の介入なしに自動的にキーワードを追加し、時間を節約できます。
プロジェクト管理とリソース負荷管理!
プロジェクト計画モジュールが正式にリリースされました!
ただし、Aproove内のプロジェクト管理機能は非常に包括的で、現在のAprooveの使い方を変える可能性があります。そのため、この機能は管理エリア内から有効化できるオプションとなっています。
2023/R4には、リソースキャパシティ管理など、さらに多くの新しいプロジェクト管理機能が含まれます。2023年を通じてすべてのリリースでプロジェクト管理機能を次々と追加してきたため、2024年初頭にプロジェクト管理に関する専用の発表を行う予定です。
この発表は、ウェビナーと包括的なドキュメントによってサポートされます。また、これらの素晴らしい新機能の適切なデューデリジェンスと理解を確保するために、お客様にトレーニングワークショップも提供します。
新年早々の発表にご注目ください!
それだけではありません!
- レビューインターフェースでは、ユーザーがボタンを見つけやすくするために、「+ 校正タグを追加」という新しいラベルを追加しました。管理者は、必要に応じてこのラベルをローカライズして、業務ユースケースに合わせてより汎用的にすることもできます。
- フォームインターフェースの軽微な強化として、フォームフィールドが必須であることを示すアスタリスク(*)の代わりに、フォームフィールドの隣に「required」という単語を追加するようになりました。
- ユーザーがチャットウィンドウにチャットメッセージを追加すると、メッセージの下に小さなユーザーアバターが表示され、どのユーザーがメッセージを読んだかを示します。
- 既存のトリガーの改善：タグの追加/削除。
このトリガーは、校正物、プロジェクト、セクション、ノートのいずれのレベルでも追加/削除されたタグの検出に対応するようになりました。以前はノートレベルでのみサポートされていました。 - シングルサインオン(SSO)は、管理エリア内で「サイレントログイン保持期間」設定に対応するようになり、企業ポリシーに基づいて希望の期間に設定できます。
- SSOは、ログイン時にユーザー属性をチェックして、名前が変わったか(結婚したユーザーなど)を検出するようになりました。システムは、既存および過去のプロジェクトでそのユーザーの情報を自動的に更新します。
- レビューインターフェースのQRコードリーダーは、バーコードの読み取りから抽出したリンクを表示するようになり、URLが正しい宛先に向かっているかを確認できます。
- プロジェクト計画ウィンドウで「すべて選択」を使用すると、プロジェクト計画ビューで表示されている校正物のみが選択されます(たとえば、却下された校正物でフィルターすると、却下された校正物のみがすべて選択されます)
完全な技術リリースノートへのアクセスをご希望の場合、または2023/R3リリースに関連するトピックについてご相談されたい場合は、お問い合わせください。
