La version 2023/R3 ajoute de nouvelles améliorations passionnantes aux flux de travail et des fonctionnalités importantes aux capacités de gestion de projet !
La version 2023/R3 apporte de nouvelles fonctionnalités de flux de travail dynamiques qui permettent encore plus d'automatisation et de capacités de routage !
Cette version améliore également de manière significative les nouvelles capacités de gestion de projet d'Aproove. Les utilisateurs existants sont libres d'utiliser les derniers outils de gestion de projet; cependant, Aproove fera une annonce complète en début d'année pour coïncider avec une documentation dédiée et des sessions de formation spécifiques aux clients, animées par Aproove.
Découvrez ci-dessous quelques-uns des nouveaux concepts et fonctionnalités passionnants !
Améliorations du flux de travail
Action « Flow batch - Aller à l'étape » !
Les administrateurs peuvent désormais acheminer les épreuves vers des étapes de flux de travail spécifiques en fonction des valeurs des métadonnées du projet. Un cas d'utilisation peut permettre à l'administrateur de « sauter » une ou plusieurs étapes si la valeur des métadonnées est vide. L'action « Flow batch - Aller à l'étape » résout ce cas d'utilisation.
- L'action « Flow Batch Go To » est capable de dévier le chemin de flux de travail habituel vers différentes étapes en fonction de l'évaluation des métadonnées.
- Dans cet exemple, l'étape 2, l'étape 3, ou les deux étapes peuvent être ignorées si aucun nom d'intervenant n'est appliqué à l'étape du flux de travail.
- Des cas d'utilisation plus sophistiqués peuvent être pris en charge pour acheminer le flux de travail en fonction de n'importe quelle valeur de métadonnée.
Scénario de cas d'utilisation - Parfois, vous pourriez « potentiellement » avoir besoin d'une étape supplémentaire pour gérer un scénario spécifique dans un flux de travail métier. Cependant, il peut s'agir d'une exception et non de la règle ! Par exemple ;
- Vous demandez à un utilisateur de remplir un formulaire au début du flux de travail détaillant les relecteurs.
- Dans certaines circonstances, vous pourriez exiger qu'un responsable donne son approbation finale ..... (mais pas toujours)
- Avec la nouvelle action, si la personne remplissant le formulaire laisse le champ « approbation du responsable » vide dans le formulaire, le flux de travail ignorera l'étape « approbation du responsable » du flux de travail.
Cette fonctionnalité vous permet de créer des exceptions de flux de travail tout en maintenant chaque scénario dans le cadre du flux de travail lui-même.
Action « Flow Batch Split » !
S'appuyant sur l'action « Flow Batch Split » lancée en 2023/R2, cette action prend désormais en charge l'évaluation basée sur les balises de relecture, le nombre de balises de relecture appliquées, et maintenant les métadonnées.
Le diagramme ci-dessus illustre ;
- L'action « Flow Batch Split » peut acheminer les relectures en fonction de conditions logiques basées sur les balises de relecture, les métadonnées et le nombre de balises de relecture appliquées.
- Cela permet aux relectures de circuler dans le flux de travail en fonction des balises appliquées manuellement ou automatiquement. (l'application automatique de balises pourrait être basée sur des métadonnées, qui renseignent le nom de la balise)
- Le flux de travail peut gérer des « exceptions » telles que des conditions conflictuelles. Une condition conflictuelle pourrait être l'application de deux balises contradictoires à la même relecture ou l'absence de règle correspondant à la balise appliquée. Ces exceptions peuvent acheminer les relectures vers des étapes spécifiques, permettant au chef de projet d'agir.
- Vous pouvez même réacheminer les relectures vers l'étape d'origine si les conditions ne sont pas remplies.
Scénario de cas d'utilisation - Le flux de page permet de diviser un lot de relectures sur plusieurs étapes de flux de travail — l'acheminement des relectures est réalisé en créant des règles logiques que vous appliquez à vos balises de relecture. (cette nouvelle version vous permet d'utiliser des métadonnées dans les conditions de règle). En utilisant le diagramme ci-dessus comme exemple ;
- L'utilisateur A examine une relecture et applique la balise « Approuvé » ; cette balise déplacera la relecture vers une étape de flux de travail prédéfinie appelée « Relectures approuvées » (étape 2).
- Cependant, si l'utilisateur A applique une balise « Modifications », cela envoie la relecture à l'étape « Modifications requises » (étape 3). Cela peut être fait sur des relectures individuelles, ce qui signifie que plusieurs relectures peuvent être réparties sur diverses étapes de flux de travail et utilisateurs.
Action « Flow batch - Section Split » !
L'action « Flow batch - Section Split » est très puissante. Elle vous permet d'afficher les relectures en fonction de la fonction métier de l'utilisateur final ou du cas d'utilisation.
Scénario de cas d'utilisation -
- À la première étape du flux de travail, le chef de projet peut voir toutes les relectures en anglais, français et espagnol dans une vue unique, comme un seul lot. Une fois toutes les relectures à cet endroit, le chef de projet fera passer le flux de travail à l'étape 2.
- Au fur et à mesure que les relectures passent de l'étape 1 à l'étape 2, le lot passe par l'action « Flow batch - Section Split » pour assembler les sous-lots selon les règles de section (dans ce cas, la division est basée sur le numéro de page pour toutes les langues).
- Les relecteurs de l'étape 2, en l'occurrence le « Merchandiser », doivent visualiser/filtrer les relectures en fonction des regroupements par numéro de page (par exemple, toutes les relectures de la page 1 en anglais, français et espagnol ensemble pour examiner les produits sur la page). - Dans ce scénario, le merchandiser à l'étape 2 recevra trois tâches différentes (1 par numéro de page).
- Quand il passe de l'étape 2 à l'étape 3, le lot passe par l'action de division de lot par section de flux pour assembler les sous-lots selon les règles de section (dans ce cas, assembler les pages par division linguistique).
- À l'étape 3, les parties prenantes sont des rédacteurs/experts linguistiques qui doivent voir les épreuves séparées par langue (par exemple, toutes les pages espagnoles ensemble parce que je suis en charge de la relecture du texte espagnol). Dans ce scénario, l'utilisateur recevra trois tâches différentes (une par langue).
Points importants ;
- L'action de division de lot par section de flux est capable de diviser un lot d'épreuves entrant en un (ou plusieurs) lots d'épreuves selon les règles de section Aproove définies dans l'action.
- Cela (par exemple) peut vous permettre de regrouper les épreuves pour relecture en fonction de règles appliquées à une étape de flux de travail (chaque étape de flux de travail pouvant avoir des règles différentes).
- Les lots enfants peuvent être créés automatiquement en fonction de la convention de nommage des fichiers.
"Modifier les métadonnées de contact !
Cette nouvelle action permet la manipulation de métadonnées contenant une liste de contacts ou de groupes. Cela vous permet de modifier programmatiquement le contenu de ces listes pour AJOUTER, SUPPRIMER ou REMPLACER un ou plusieurs éléments au sein des métadonnées.
Scénario d'utilisation - AJOUTER ou SUPPRIMER conditionnellement des parties prenantes en fonction de règles ou de déclencheurs spécifiques à l'étape du flux de travail. Par exemple, dans un flux de travail, vous avez une liste de parties prenantes, et ces parties prenantes devraient évoluer dynamiquement en fonction des étapes du flux de travail. Si le flux de travail est à l'étape de rédaction, il contiendra des métadonnées de contact différentes de celles de l'étape juridique.
Action "Mot-clé de projet" !
Cette nouvelle action permet d'ajouter ou de supprimer des mots-clés à un projet en fonction de métadonnées ou de valeurs codées en dur.
Scénario d'utilisation - Capturer les métadonnées saisies dans un formulaire et les appliquer aux mots-clés du projet. Cela aide les utilisateurs à ajouter automatiquement des mots-clés sans intervention humaine pour gagner du temps.
Gestion de projet et gestion de la charge des ressources !
Le module de planification de projet est officiellement lancé !
Cependant, les capacités de gestion de projet au sein d'Aproove sont très complètes et pourraient potentiellement changer la façon dont vous utilisez Aproove aujourd'hui. À ce titre, la fonctionnalité est facultative et peut être activée depuis la zone d'administration.
2023/R4 contiendra encore plus de nouvelles fonctionnalités de gestion de projet, telles que la gestion de la capacité des ressources. Ayant ajouté de plus en plus de fonctionnalités de gestion de projet tout au long de l'année 2023 et de toutes les versions, nous prévoyons de faire une annonce dédiée à la gestion de projet début 2024.
Un webinaire et une documentation complète accompagneront l'annonce. Nous proposerons également à nos clients des ateliers de formation afin d'assurer une diligence raisonnable et une bonne compréhension de ces nouvelles fonctionnalités fantastiques.
Restez à l'affût au début de la nouvelle année !
Et ce n'est pas tout !
- Dans l'interface de révision, nous avons ajouté une nouvelle étiquette appelée "+ Ajouter une balise de relecture" pour faciliter la localisation du bouton par les utilisateurs. Les administrateurs peuvent également localiser cette étiquette pour la rendre plus générique au cas d'utilisation métier, si souhaité.
- Dans une amélioration mineure de l'interface de formulaire, plutôt que d'avoir un astérisque (*) pour indiquer qu'un champ de formulaire est obligatoire, nous ajoutons maintenant le mot "obligatoire" à côté du champ de formulaire.
- Si un utilisateur ajoute un message de chat à la fenêtre de chat, un petit avatar d'utilisateur apparaîtra sous le message indiquant quels utilisateurs ont lu le message.
- Amélioration d'un déclencheur existant : Ajouter/Supprimer une balise.
Ce déclencheur prend désormais en charge la détection des balises AJOUTÉES/SUPPRIMÉES à n'importe quel niveau : Relectures, Projets, Section ou Notes. Auparavant, il n'était pris en charge qu'au niveau des notes. - L'authentification unique (SSO) prend désormais en charge un paramètre "Durée de persistance de la connexion silencieuse" dans la zone d'administration, qui peut être configuré selon la durée souhaitée en fonction des politiques de votre entreprise.
- Le SSO vérifiera désormais les attributs de l'utilisateur lors de la connexion pour détecter s'il a changé de nom (utilisateurs qui se marient, etc.). Le système mettra automatiquement à jour les informations de cet utilisateur sur les projets existants et historiques.
- Le lecteur de codes QR dans l'interface de révision affichera désormais le lien qu'il extrait de la lecture du code-barres, vous permettant de vérifier si l'URL mène à la bonne destination.
- L'utilisation de "Tout sélectionner" dans la fenêtre du plan de projet ne sélectionnera que les relectures visibles dans la vue du plan de projet (par exemple, si vous filtrez sur les relectures rejetées, il ne sélectionnera que toutes les relectures rejetées).
Veuillez nous contacter si vous souhaitez accéder aux notes de version techniques complètes ou discuter de tout sujet lié à la version 2023/R3.
