Kingspan : Une culture de la conformité portée par la technologie

1. Résumé analytique

Poussé par l'introduction d'un manuel d'intégrité marketing à l'échelle du groupe, et afin de garantir des informations produits à jour, précises et sans ambiguïté, Kingspan a identifié le besoin de multiples validations et de cycles de création de contenu entièrement auditables, tout en réduisant la charge de travail marketing.

À l'issue d'un processus rigoureux de découverte et de sélection, Kingspan s'est associé à Aproove pour rationaliser ses flux de travail grâce à un processus de révision et d'approbation conforme.

Ce livre blanc est commandé et publié par Aproove suite au déploiement mondial chez Kingspan. Son objectif est de partager les meilleures pratiques pour d'autres organisations et les avantages pouvant être obtenus grâce à une culture de conformité axée sur la technologie.

Kingspan

Kingspan est le leader mondial des solutions d'isolation haute performance et d'enveloppe du bâtiment. Sa mission est d'accélérer la transition vers un environnement bâti à zéro émission nette, en plaçant l'humain et la planète au cœur de ses priorités.

Aproove

Aproove Work Management est une société de logiciels privée, à la pointe de l'innovation, qui s'est imposée comme une plateforme de gestion du travail puissante et de classe entreprise.

1.1 Contexte :

Le secteur de la construction est l'un des plus importants au monde et est fortement réglementé. De plus en plus, les marchés individuels introduisent des réglementations plus strictes en matière de sécurité et de durabilité.

Les produits de l'industrie de la construction nécessitent un volume important de documentation justificative. Ces documents hautement techniques doivent être factuellement et techniquement corrects, complets et conformes aux réglementations spécifiques à chaque marché.

1.2 Défis et opportunités :

La structure organisationnelle de Kingspan est très segmentée, avec des divisions opérant de manière indépendante et des équipes marketing distinctes pour chaque région. Ces départements sont composés d'équipes très expérimentées qui gèrent des volumes importants de contenu marketing et de documentation produit, lesquels doivent être révisés et mis à jour au moins une fois par an. 

Pour garantir une conformité totale, des processus complets de révision et d'approbation sont en place, réalisés par des équipes et des individus possédant un haut niveau de connaissances et de compréhension techniques.

Suite à l'introduction du manuel d'intégrité marketing du groupe Kingspan, une initiative interne de découverte approfondie a été menée. Des défis liés aux capacités technologiques existantes ont été identifiés, notamment : l'incapacité à réaliser des audits complets, l'inefficacité, des tâches trop manuelles, un manque de supervision et le besoin d'une meilleure conformité. Les principales priorités commerciales ont été définies comme suit :

1. Réduire la charge de travail des équipes marketing
2. Améliorer la conformité et réduire les risques
3. Piste d'audit pour les mises à jour des actifs

1.3 Objectifs et priorités commerciales

L'approche adoptée par Kingspan pour identifier les objectifs et les exigences commerciales a suivi des meilleures pratiques bien établies. Celles-ci ont été définies comme suit :

À l'issue d'un processus complet d'engagement et de sélection, Aproove a été choisi comme partenaire pour le déploiement mondial chez Kingspan.

1.4 Configuration et points forts des fonctionnalités :

Aproove a adopté l'approche de bonnes pratiques suivante pour l'engagement et l'amélioration de la plateforme : 

Voici les fonctionnalités clés d'Aproove mises en avant par les utilisateurs de Kingspan : 

Points forts des fonctionnalités :

1.5 Indicateurs de réussite et Net Promoter Score : 

2. Présentations

2.1 Présentation de Kingspan 

Kingspan est le leader mondial des solutions d'isolation haute performance et d'enveloppe du bâtiment. Sa mission est d'accélérer la transition vers un environnement bâti à zéro émission nette, en plaçant l'humain et la planète au cœur de ses préoccupations.

Fondée dans les années 1960, Kingspan exerce ses activités dans plus de 80 pays, compte plus de 210 usines et emploie plus de 22 000 personnes. L'entreprise est structurée en cinq divisions : Panneaux isolants, Isolation, Lumière et Air, Eau et Énergie, Données et Revêtements de sol, Toiture et Étanchéité.

Leurs produits sont conçus pour maximiser l'efficacité, la performance et la protection incendie, en mettant l'accent sur l'efficacité thermique, la sécurité incendie et la durabilité.

• Panneaux isolants : Kingspan est un fabricant de premier plan de systèmes de panneaux isolants haute performance, incluant sa technologie exclusive QuadCore.
• Panneaux d'isolation : Ils proposent une gamme de panneaux d'isolation pour diverses applications, notamment les toitures, les murs et les sols.
• Autres solutions d'enveloppe du bâtiment : Kingspan fournit également des solutions pour les systèmes de toiture, les façades et l'éclairage naturel.

2.2 Présentation d'Aproove 

Aproove Work Management est une entreprise privée à la pointe de l'innovation. Sa plateforme de gestion du travail de classe entreprise aide les organisations à optimiser leurs flux de travail, à améliorer la collaboration et à répondre aux exigences de conformité critiques.

La plateforme de gestion du travail holistique et hautement configurable d'Aproove offre six capacités fonctionnelles clés adaptées à un large éventail d'industries :

• Gestion des processus métier
• Automatisation des flux de travail
• Gestion des tâches
• Validation en ligne
• Conformité
• Collaboration en ligne

Au cœur de l'entreprise se trouve une volonté inébranlable de favoriser la réussite des clients. C'est ce qui fait d'Aproove bien plus qu'un simple outil d'entreprise : une plateforme stratégique créatrice de valeur.

Les partenariats clients d'Aproove incluent :

Ce livre blanc a été commandé par Aproove www.aproove.com, et réalisé suite à une analyse menée par un cabinet de conseil indépendant spécialisé en opérations de contenu, après le déploiement mondial chez Kingspan www.kingspan.com.

2.3 Contexte :

Il est souvent facile de tenir pour acquis tout ce qui entre dans la construction de nos maisons : les matériaux utilisés pour les bâtir, les processus mis en œuvre pour les construire et les entretenir, ainsi que le contenu et les informations nécessaires pour garantir notre abri, notre sécurité et faire d'une maison un foyer.

À cet égard, le secteur de la construction est l'un des plus réglementés au monde* et le devient de plus en plus, les marchés individuels introduisant des réglementations plus strictes en matière de sécurité et de durabilité. ***

Le secteur de la construction est l'un des plus importants de l'économie mondiale**, représentant près de 16 000 milliards de dollars de biens et services mondiaux en 2024, et continuant de croître à un rythme annuel composé de 5 % à 6 %.

Il est également en pleine mutation, porté par des tendances qui évoluent rapidement, telles que des exigences accrues en matière de durabilité, des demandes clients changeantes et l'émergence de nouveaux acteurs disruptifs, notamment grâce aux nouvelles technologies des matériaux et à la numérisation des produits et des processus.

Pour répondre aux besoins du secteur de la construction, Kingspan propose une large gamme de produits, notamment des solutions d'isolation haute performance et d'enveloppe du bâtiment. Chacun de ces produits nécessite une quantité importante de contenu et de documentation, allant des livres blancs aux fiches techniques, en passant par les fiches d'information, les supports marketing et bien plus encore. Ces documents hautement techniques doivent être à la fois factuellement corrects et complets, tout en étant parfaitement conformes aux réglementations spécifiques à chaque marché.

Tous ces documents doivent être correctement briefés, créés, édités, gérés, révisés, validés, distribués et mis à jour. Enfin, la gestion de ce processus doit être ouverte et transparente afin de permettre un audit conforme aux politiques de conformité de l'entreprise.

Kingspan continue d'investir dans une série de contrôles et d'améliorations afin de maintenir et de renforcer sa culture explicite d'intégrité, d'honnêteté et de conformité au sein du groupe. Cela inclut le déploiement de la norme ISO37301:2021 (la référence internationale en matière de systèmes de gestion de la conformité) et l'introduction du manuel d'intégrité marketing du groupe Kingspan, composé de 13 clauses auditées en interne et visant à garantir l'exactitude des informations sur les produits.

2.4 Domaines d'étude de cas :

1. Les besoins et les défis rencontrés par Kingspan
2. Pourquoi et comment ils ont identifié Aproove comme partenaire idéal 
3. L'approche de mise en œuvre 
4. Principaux enseignements et perspectives
5. Points forts de la configuration et des fonctionnalités
6. Perspectives d'avenir pour Kingspan et Aproove

3.0 Défis et opportunités 

La structure organisationnelle de Kingspan est fortement segmentée, avec des divisions (ou groupes de produits) opérant de manière totalement indépendante, dotées d'équipes marketing distinctes pour chaque région. Kingspan dispose d'un manuel d'intégrité marketing qui fournit des directives sur la collaboration entre les équipes interfonctionnelles, afin de garantir que le contenu marketing puisse progresser de manière fluide tout au long du processus de création, de révision et d'approbation.

Les départements marketing sont composés d'équipes très expérimentées, ayant une vision claire des processus, des rôles et des responsabilités associés, ainsi qu'une culture de conformité bien ancrée. Ces équipes gèrent des volumes importants de contenus marketing, notamment des fiches techniques, des brochures, des fiches d'information, des livres blancs et bien plus encore. Ce contenu doit être mis à jour régulièrement, plusieurs fois par an. 

Pour garantir une conformité totale, des processus de révision et d'approbation complets sont en place, impliquant (au minimum) 4 personnes distinctes pour examiner chaque modification, assurant ainsi le niveau requis de connaissances et de compréhension techniques.

En raison de la nature cloisonnée de ces équipes marketing, de la grande variabilité des processus selon les équipes, du manque d'outils et de technologies adaptés, ainsi que des volumes de contenu, plusieurs défis majeurs ont été identifiés :

Défis :

• Audit : Incapacité à réaliser des pistes d'audit de contenu complètes de manière efficace et efficiente
• Inefficacité : Création de contenu chronophage, laborieuse et inefficace
• Manuel : Un manque d'automatisation entraînant un risque important d'erreurs manuelles, avec des étapes et des tâches clés omises nécessitant des corrections a posteriori
• Lack of oversight: Lack of visibility and oversight on work-in-progress projects, their status, participants involved and estimated time to completion
• Compliance: Ambitious targets ensuring 100% content accuracy, with every claim and every statement reviewed by the right people, with the right skills and experience

Opportunities

At all levels of the organisation, from group level to individual divisions, and from senior leadership to individuals within executional teams, a culture of compliance was already in place.

In 2022, the senior leadership team within Kingspan Insulation instigated key initiatives to address the identified challenges, including:

• Introduction of the Kingspan Group Marketing Integrity manual, which includes 13 clauses that every piece of marketing content must adhere to, including full auditing ability
• A review of the processes, tools and technologies used within Kingspan Insulation

“The Aproove tool has been a key part of our stated aim to ensure all of our marketed product information is clear, accessible, accurate, up-to-date and unambiguous for our customers and the wider construction industry. The Aproove software allows tracked and recorded sign off from competent persons across our business. This is in line with our Kingspan Group Marketing Integrity Manual which consists of 13 clauses, internally audited, that are associated with ensuring accuracy in product information.’’
‍Fiona Bashford
^{Marketing Director GB & Ireland}

4. Business objectives & priorities: 

The approach taken by Kingspan to identify business objectives and requirements followed a well-established best practice approach. 

A Business Process Champion (BPC) was secured from within the organisation as a single point of contact for all stakeholders, to act on Senior Leadership’s mandate, represent marketing and other stakeholder teams and identify the needs and solutions required. 

Engagement activities took place as follows:

• Review & assess existing processes: Deemed as fit-for-purpose. Shared process requirements. Significant variability in the process details across divisions and regions
• Assessed existing tools & platforms being used: No common platforms used. Mixture of manual review, mark-up/annotation & email. File sharing platforms. Spreadsheet tracking

The main business priorities were defined as:

1. Reduce workload for marketing teams
2. Improve compliance and reduce risk

4.1 Requirements & success criteria 

Additional engagement and discovery took place within Kingspan to identify the ‘must have’ business requirements prior to a suitable solution being selected. These were defined as:

MUST:

• Support full auditing capabilities throughout the content supply chain
• Provide a ‘Marketing focused’ user interface and experience (UI/UX)
• Accommodate significant variability in workflow needs in a scalable way
• Demonstrate deep review & sign-off capabilities, such as page-by-page review & tracked sign-off by individual, team and experience level
• Allow for single-sign-on (SSO), and integrate with Kingspan’s identity solution
• Demonstrate robust security and data confidentiality management
• Be accessed through a web-based environment and be mobile enabled

SHOULD:

• Ensure strong back-up & storage capabilities
• Support knowledge continuity management (No information loss with staff rotation)
• Allow for integration with solutions such as Digital Asset Management (DAM), Product Information Management (PIM) and Content Management Systems (CMS)

As no suitable internal solution was available, a market review process took place to identify potential solution providers (20-30 platforms were assessed). Based on that initial research, in February 2022, Aproove were identified via their website and were approached directly.

Aproove subsequently engaged in discovery discussions directly with Kingspan. They further expanded on key business outcomes and success criteria as follows:

1. Automation of the current manual business workflow process
2. Centralized holistic view of all ongoing projects, showing the current status
3. Increased capacity in the marketing team
4. Decreased number of hours taken on projects by eliminating repetitive tasks with automation
5. Ensuring all compliance steps are taken
6. Having a complete audit trail on every project both during and after completion

4.2 Selection process:

Following the initial request sent by Kingspan, the Aproove COO responded to coordinate discovery and requirements gathering. Aproove uses the following best-practice methodology to ensure they meet their clients’ needs and objectives.

Aproove provided an initial system demonstration and requested ‘as-is’ workflow examples from Kingspan. A high-level configuration of the Aproove platform took place to incorporate Kingspan’s workflow, followed by a second system demonstration. 

The objectives of this approach are to ensure that:

1. Visualisation of Kingspan’s day-to-day activity can be seen within the Aproove application
2. Optimisation opportunities can be highlighted and made within the workflow
3. A deep dive focus on selected steps is delivered (In this case, process looping & versioning) to demonstrate future capabilities that will be possible through system configuration

Although the initial demonstrations were very well received, Kingspan took a significant pause in proceedings to consider their options and secure buy-in from the relevant divisions and regions. Previous technology solutions at Kingspan had faced challenges due to a lack of internal Change Management, leading to limited system adoption. Thus, this was an important step that had to be completed before the implementation could proceed.

In February 2023, Kingspan approached Aproove again requesting a Proof-of-Concept implementation. Terms for this PoC were agreed between all parties, and implementation began. The primary reasons why Aproove was selected were:

1. Ease of use, marketing-focussed and intuitive user experience
2. Robust technology capabilities
3. Responsiveness and support of the Aproove team
4. Secure infrastructure with dedicated infrastructure (not multi-tenant)

5. Implementation experience

In this section of the case study, we will explore the approach taken by Aproove through discovery, configuration, testing, and post-launch support at Kingspan. 

5.1 Approach

• Discovery: Aproove led by sending a pre-discovery questionnaire and conducting a wide range of interviews with Kingspan contributors and stakeholders.
  The purpose of this discovery was to capture detailed requirements and prepare a full and complete scope of work. This included: Migration requirements, types of files to be supported, domain details, single-sign-on requirements, user groups and roles for permissions configuration.

• Configuration: Configuration of the platform was delivered entirely by Aproove, according to defined requirements. This was delivered on time, to client expectations.
• Testing: User acceptance testing took place over 3 weeks and was led by the Aproove team.
  Day 1 involved an introduction to personas and tasks assigned to each persona. An end-to-end workflow demonstration was included, inviting one of the trainees from each team to ‘take control’ of the screen and act out the tasks required.
  Day 2 involved spending an hour with each testing team, aligned to personas, ensuring that they were fully aware of the of the workflow components and providing ‘cheat-sheets’.
  From Day 3 onwards, a daily ‘drop-in’ call was provided, and included an ‘issue register’. Every day during testing, the ‘issue register’ captured feedback, and categorised them as training required, configuration required, or bug/system issue.
  Any configuration or issues identified were usually resolved by the next day.

• Post-launch support: Following user-acceptance-testing, Kingspan went ‘live’ with the initial GB&I teams. During the following 3 weeks, Aproove provided a Hypercare support period for system users.

The transition to go-live was smooth, with a gradual adoption as new projects were required. Due to the decision taken to not migrate historical projects, in-progress projects were allowed to ‘complete’ using the previous process, and new ones were initiated in the Aproove solution.

The ‘issue register’ was maintained during this period, and a very fast response and support rate was provided by the Aproove team.

5.2 Stakeholder participation

Stakeholders involved feel into 3 distinct groups:

1. Aproove Services team: Led by the COO
2. Kingspan project coordinator: Business Process Champion (BPC)
3. Two regions selected to participate in the initial launch

The Aproove Services team engaged directly with stakeholders within the two selected regions. Roles engaged included: Marketing, Technical coordinators, Agencies, Level 1 and 2 technical checks, Managing Director, Head of Marketing, Commercial, Product Management and Compliance.

Engagement from the one of the regions team was consistently high throughout. Unfortunately, the second region did not engage fully due to unknown factors. As a consequence, the first launch proceeded solely with the GB&I region, followed by other regio one regions.

Learnings:

1. In the absence of a dedicated client project teamclient-led engagement team, theVery tight collaboration between the Kingspan Project Team and the Aproove Services team led admirably to ensured that requirements were captured and all relevant stakeholders were engaged.
2. It was a positive that more than one region was selected for the initial launch. Starting with one region that was able to pioneer the technology, workflow and structure provided a template that made it easier to onboard other regions beyond GB&IHowever, it would have been preferable to include more than two regions. This would have both allowed for expected engagement attrition and would also have enabled the initial launch with more than one region. Going live with two or more distinct user groups can provide better reference points and learnings for a wider rollout.

5.3 Governance

Good governance is critical for any initiative, to ensure that delivery remains ‘on-track’ and scope-creep is avoided, to manage stakeholder expectations and ensure quality of outputs and delivery. A good governance structure can have stakeholders from both inside and outside of the business, but overall accountability and leadership must remain with the business.

In this initiative, governance was very well managed with the outcome being that the deployment went live as expected, and user adoption continues from strength-to-strength:

1. Workflow projects:
   ‍Governance for projects leveraged a key feature of the Aproove solution, the “Conflict Manager” role. With this feature, a Conflict Manager is assigned to steps of the workflow, and separate contacts can be assigned to different steps and stages of the workflow. The role of the Conflict Manager is separate from the Project Manager who has oversight on the whole project & progress. The Conflict Manager can be invoked (either automatically or manually) if a task hasn’t been completed, or to resolve a dispute / disagreement between two different parties. This is an excellent use of technology to resolve issues on the fly and ensure that projects proceed smoothly without unnecessary monitoring overheads.

2. Solution deployment:
   At all times, the Business Process Champion at Kingspan was (and remains) in place to coordinate requirements and ensure project governance. Any new requirements submitted by various stakeholder groups are put through a first triage by the BPC, to differentiate between knowledge and training needs vs. system configuration and functional requirements. These are then assigned to and addressed by the Aproove managed services team. This is an extremely positive step to ensure consistency of requirements and avoid platform scope creep. A key improvement to this governance setup would be the inclusion of one or more Kingspan system administrators. This would reduce Kingspan’s reliance on the Aproove services team, thereby reducing ongoing services costs.

5.4 Communications & change management

Change Management was driven by a top-down, mandate led approach. Due to the inherent culture of compliance at Kingspan, coupled with the renewed drive and mandate from Kingspan Senior Leadership, this was effective as a ‘non-negotiable’ solution to be used.

This was well complemented by the Aproove Services team who invested considerable time and effort ensuring that all queries were addressed promptly, and that excellent service was delivered. All requests and queries were typically resolved within 24-48 hours (unless it required more in-depth analysis), without any push-back or reservations.

Communications was (and continues to be) managed through the BPC at Kingspan and remains effective as evidenced by the continued solution adoption.

Les principales parties prenantes ont d'abord ressenti une certaine appréhension, craignant que cette solution n'entraîne une surcharge de travail et ne complexifie les tâches quotidiennes, comme c'est toujours le cas lors de l'introduction d'un nouvel outil. La solution était également moins attrayante pour les régions dotées de petites équipes, car les gains d'efficacité en matière de collaboration projet et d'équipe étaient moins significatifs par rapport aux efforts nécessaires à l'apprentissage et à l'adoption de la solution. 

Les équipes techniques ont été parmi les plus fervents soutiens, car cela a considérablement réduit leur charge de travail et leur a grandement facilité la tâche.

Il est important de noter que dans d'autres organisations, une approche exclusivement descendante et imposée n'est pas toujours efficace. Certains groupes de parties prenantes auront besoin d'être davantage convaincus et informés des avantages pour l'entreprise, par rapport au département, à la région ou aux individus concernés. La forme de gestion du changement la plus efficace est une combinaison des deux : une directive descendante associée à un programme ascendant d'engagement et de gestion du changement.

6. Configuration et points forts des fonctionnalités

Chez Kingspan, la solution Aproove est utilisée pour les flux de travail (sur du contenu déjà créé en dehors de la solution) ainsi que pour un large éventail de fonctionnalités de validation.

Il convient de souligner qu'à ce jour, Kingspan n'utilise pas l'ensemble des capacités d'Aproove, ce qui offre des opportunités et des avantages supplémentaires lors de l'extension et de l'adoption complète de la plateforme.

Voici les fonctionnalités clés d'Aproove mises en avant par les utilisateurs de Kingspan :

6.1 Comparaison côte à côte

Lors de la comparaison de différentes versions d'une épreuve, il est possible d'afficher les deux documents côte à côte, avec un curseur qui permet d'identifier et de comparer facilement les différences.

« La comparaison côte à côte avec le curseur permet de voir ce qui a changé, pixel par pixel. C'était pour moi l'atout numéro 1, celui qui a tout changé. Personne d'autre ne proposait cela. C'était incroyable. » 
Lucy Reeve
^{Responsable des processus métier}

« Grâce à la comparaison côte à côte, je n'ai plus qu'à examiner les sections qui ont été modifiées, je n'ai plus besoin de tout revoir depuis le début. » 
Ramona Donnelly
^{Responsable des tests produits et de la certification}

6.2 Outils de marquage

Les relecteurs disposent d'une large gamme d'outils de marquage pour surligner, ajouter des commentaires et attirer l'attention sur les modifications nécessaires.

« Avec tous ces outils de marquage, nous nous attendions vraiment à ce que les utilisateurs ne parviennent pas à les prendre en main seuls et qu'ils aient besoin d'instructions. Nous n'avons eu aucun retour de ce genre, ce qui en dit long. Les utilisateurs se sont adaptés incroyablement vite, ce qui témoigne de l'intuitivité de l'outil. Plus important encore, il a été conçu en pensant aux équipes marketing. »
Lucy Reeve
^{Responsable des processus métier}

« J'apprécie la possibilité d'insérer des commentaires, de surligner et d'entourer des éléments. C'est beaucoup plus interactif. Je peux répondre aux commentaires des autres et bénéficier d'une traçabilité complète des actions effectuées. Même si un document a été retravaillé deux fois, je peux voir toutes les réponses. » 
Ramona Donnelly
^{Responsable des tests et de la certification des produits}

6.3 Comparaison du contrôle de version :

Le contrôle de version des documents, associé aux outils de comparaison mentionnés ci-dessus, permet aux utilisateurs de revenir aux versions précédentes, d'identifier les modifications apportées et de demander des changements.

Le contrôle de version est également pris en charge via la vue du plan à plat. Vous pouvez visualiser chaque page ayant été modifiée (par exemple, de la V1 à la V5), avec une détection intelligente des changements sur les pages modifiées dans la version la plus récente, ainsi qu'un suivi des étiquettes d'approbation.

« Il est toujours difficile de comparer une version originale avec une version plus récente. Aproove vous permet de comparer et d'opposer les documents sur le même écran, sur le même document et sur la même page. Si des modifications ont été effectuées, le système vérifie l'ancienne version pour confirmer que tout ce qui a été demandé a bien été appliqué. » 
Greg West
^{Responsable marketing, GB&I}

6.4 Notifications automatisées

Les notifications peuvent être configurées pour se déclencher lorsqu'un flux de travail atteint une étape particulière, lorsqu'une tâche est assignée, et bien plus encore. Ces notifications peuvent être reçues directement dans l'application ou envoyées par e-mail à l'utilisateur concerné.

« Les notifications automatisées nous informent de l'état d'avancement et de la finalisation des projets. Elles m'offrent une vision à 360 degrés de tout ce qui se passe, ce qui nous aide évidemment à gagner du temps et à prioriser les actions nécessaires. »
Greg West
^{Responsable marketing, GB&I}

« J'apprécie le fait que la notification envoie automatiquement un lien vers le document à réviser »
Ramona Donnelly
^{Responsable des tests et de la certification des produits}

6.5 Commentaires et chat de révision

Les utilisateurs peuvent non seulement formuler des commentaires et des retours sur les documents, mais ils peuvent également consulter les commentaires publiés par d'autres utilisateurs. Une fonctionnalité de chat est également disponible, permettant aux utilisateurs d'interagir parallèlement à la tâche du flux de travail et de déclencher d'autres tâches et actions. Cela permet une interaction complète avec toutes les parties prenantes directement au sein d'Aproove, tout en enregistrant et en conservant une piste d'audit complète.

« J'aime vraiment la possibilité de voir les commentaires des autres (qui les a formulés, suis-je d'accord). Je peux répondre à ces commentaires, apporter des précisions et fournir des réponses aux questions pour tous les réviseurs, pas seulement pour le marketing. Cela signifie qu'il existe une version unique que je peux consulter, tout comme les autres, en une seule fois. »
Ramona Donnelly
^{Responsable des tests produits et de la certification}

7. Indicateurs de performance et Net Promoter Score (lancement initial, GB et Irlande, janvier 2024)

La section suivante se concentre sur les résultats mesurables alignés sur les objectifs commerciaux visés. Les statistiques et données présentées sont issues du lancement initial de Kingspan en Grande-Bretagne et en Irlande en janvier 2024. 

Remarque : L'environnement pré-Aproove étant entièrement manuel et dépourvu de capacités d'audit et de mesure, il n'existe pas de base de référence définitive pour effectuer des comparaisons. Par conséquent, ces chiffres ont tous été extraits d'Aproove, soulignant les progrès réalisés au cours de la dernière année civile.

7.1 Indicateurs de performance

• Résultat : Disposer d'une piste d'audit complète pour chaque projet, pendant et après sa réalisation
• Indicateur : Croissance des tâches et projets auditables (T1 2024 vs T1 2025) :
  
  • Tâches : +234 %
  • Projets : +219 %

• Résultats :
• Capacité accrue de l'équipe marketing
  
  • Réduction du nombre d'heures consacrées aux projets grâce à l'élimination des tâches répétitives
• Indicateur : Tâches (effort estimé) par projet :
  
  • 19 % de réduction

• Résultats :
  
  • Garantir le respect de toutes les étapes de conformité
  • Disposer d'une piste d'audit complète pour chaque projet, pendant et après sa réalisation
• Indicateur : Actifs sous gestion de conformité totale et auditables
  
  • Total : +370 %
  • Croissance par trimestre : +41 %

Score de recommandation client (NPS) de 7,2

Cet indicateur permet d'évaluer la satisfaction des utilisateurs en mesurant la probabilité qu'ils recommandent la solution à leur entourage. Remarque : l'échantillon utilisé était restreint (4 parties prenantes clés interrogées).

NPS : 9,5 sur 10

« Cela a facilité la vie de tout le monde » 
Lucy Reeve
^{Responsable des processus métier}

« Je ne peux plus imaginer travailler sans cet outil »
Greg West
^{Responsable marketing, GB&I}

« L'équipe d'Aproove est la meilleure au monde. J'ai l'impression d'être leur seul client, ils sont toujours là pour moi. »
Monika Marcinkowska
^{Responsable marketing numérique de division}

« Tout le monde comprend la conformité, ce qui est attendu de chacun et pourquoi. Les informations sont faciles à trouver et à comprendre. »
Ramona Donnelly
^{Responsable des tests produits et de la certification}

8. Aperçu de l'infrastructure technique

La plateforme Aproove permet et connecte les couches des opérations de contenu marketing au sein de l'écosystème Martech de Kroger, en prenant principalement en charge la définition des données et les capacités des opérations de contenu marketing (*comme illustré dans le modèle Gartner ci-dessous).

*Source : Gartner Market Guide for Digital Asset Management 2021

Aperçu du système Kingspan & Aproove

L'implémentation chez Kingspan a suivi le modèle d'architecture standard prêt à l'emploi d'Aproove.

Aproove propose une infrastructure sur mesure conçue pour évoluer sans effort, qu'il s'agisse de prendre en charge des milliers d'utilisateurs, de gérer des volumes de données élevés, ou les deux. Pour les déploiements à grande échelle, les clients peuvent mettre en œuvre des systèmes en cluster à plusieurs nœuds. Grâce à un code hautement optimisé, Aproove maintient une empreinte système exceptionnellement faible, garantissant des performances sans compromis.

Exemples de flux de travail :

9. Perspectives d'avenir : Kingspan & Aproove

En nous tournant vers l'avenir, nous examinons les opportunités futures pour Kingspan et Aproove. Ces opportunités devront être approfondies lors d'une phase de découverte initiale et étayées par une analyse de rentabilisation démontrant un retour sur investissement approprié.

Perspectives d'avenir pour Kingspan : La plateforme Aproove offre des fonctionnalités qui pourraient être davantage exploitées pour gérer le cycle de vie complet du contenu, notamment :

1. Configuration de projet, planification, brief et collecte de données :
   
   1. Aujourd'hui, le processus pour Kingspan dans Aproove « commence » une fois le document terminé. Il est ensuite téléchargé pour révision et approbation.
   2. Il existe une opportunité de tirer parti d'Aproove dès la configuration initiale du projet.
   3. New documents, or document change requirements could be ‘briefed’ within Aproove, data required to complete those updates could be incrementally captured as part of an extended workflow.
   4. The benefits would be two-fold:
      
      1. Ensuring that the full content lifecycle is captured and auditable
      2. Provide significant time savings and efficiency gains.
   5. Dependencies:
      
      1. Integration with a chosen Product Information Management system (PIM). If this is not in place, the data would need to be manually collected and transferred into Aproove. Although this is what is being done today, the time savings and efficiency gains could be unlimited.
      2. Buy-in from a critical mass of regions / stakeholders. In order for the up-front investment to be viable, there should be sufficient interest and engagement from Kingspan regions.
2. Up-stream & downstream platform integrations:
   
   1. The following integrations would be beneficial to explore:
      
      1. Master data Management (MDM): Integrate with Kingspan’s single-source-of-truth for data objects. This will ensure that any integrations are correctly aligned, work smoothly and deliver automation value.
      2. Product Information Management (PIM): Bi-directional integration to consume product data from the PIM and distribute final and approved assets back to the PIM for syndication to channels.
      3. Customer Relationship Management (CRM): Provide a down-stream integration that allows the CRM to integrate website forms, improve customer experience, and enable automation.
      4. Content Management Systems (CMS): Currently, CMS workflows are handled separately. Rather than duplicate workflow management in two applications, a bi-directional integration could leverage existing strong Aproove workflow capabilities on the CMS’ behalf.
3. Integration with AI & Automation capabilities:
   
   1. Considering the fast pace of innovation in the areas of AI, we should consider what additional opportunities they could potentially bring.
   2. It is worth noting that to ensure full compliance, delegating such tasks and activities to AI is not likely to be acceptable for the foreseeable future.
   3. However, there are still opportunities to consider when it comes to leveraging AI for pre-flight checks, adherence to standards and guidelines, and generating marketing copy & descriptions (which would then need to be subsequently reviewed, optimised and approved by appropriately knowledgeable and skilled teams).
   4. This could bring further benefits of efficiency & improved speed-to-market.Aproove Future Focus: Building on a very strong existing product capabilities, as part of this white paper, we had the privilege of engaging with the Aproove founder and CTO on what exciting new developments are on the roadmap. 

Aproove Future Focus: Building on a very strong existing product capabilities, as part of this white paper, we had the privilege of engaging with the Aproove founder and CTO on what exciting new developments are on the roadmap. 

1. Office online integration with Microsoft:
   
   1. Users will be able to edit and review documents using native Microsoft applications such as Word and PowerPoint.
   2. Any comments and interactions that are made by users within these documents will be fully tracked, linked to workflows and auditable as part of the Aproove workflow.
   3. Business outcomes enabled:
      
      1. Full compliance, traceability and auditability: Even when working in office documents, no action taken will be missed.
      2. Additional automation opportunities: Content can be more fully extracted, managed and distributed to enable workflow automation.
2. Behavioural Programming user experience (4^th Generation UI/UX):
   
   1. Building on the core Aproove principles of ultimate configurability, stability and scalability, Aproove are enhancing their future user interface & experience.
   2. The 4^th generation UI/UX will go one step further than providing a ‘headless’ application with a customisable UI/UX.
   3. The new user experience (currently developed for the Admin interface) will limitlessly configurable, with limited technical knowledge required (Low code / No code). Nothing will be hard coded, everything will be configurable.
   4. This will also be possible without impacting the technology overhead, both from an application and a client environment maintenance. 
   5. Business outcomes enabled:
      
      1. Lower barriers to entry: Users will be able to work in an environment which is intimately familiar and personalised to their needs. Lower training and change management requirements will mean that the platform can be adopted increasingly quickly and more fully.
      2. Suitable for a wider range of industries and departments: Any industry, organisation, department or team will be able to configure the application to suit their needs, allowing for an intuitive and scalable experience for all.

10. Appendix and references

10.1 About Kingspan 

Kingspan is the global leader in high-performance insulation and building envelope solutions. Their mission is to accelerate a net zero emissions built environment with people and planet at its heart.

Founded in the 1960s, Kingspan trades in over 80 countries, with more than 210 factories and employees over 22,000 people. It operates fivesix divisions: Insulated Panels, Insulation, Kingspan Light,t & Air &, Water & Energy, Data & Flooring, Roof and Waterproofing.

What they do:

Kingspan designs and manufactures products for various applications, including insulated panels, insulation boards, roofing systems, facades, and daylighting solutions.

Focus Areas:

Their products are designed to maximize efficiency, performance, and fire protection, with a focus on thermal efficiency, fire safety, and durability.

Products:

• Insulated Panels: Kingspan is a leading manufacturer of high-performance insulated panel systems, including their proprietary QuadCore technology.
• Insulation Boards: They offer a range of insulation boards for various applications, including roofs, walls, and floors.
• Other Building Envelope Solutions: Kingspan also provides solutions for roofing systems, facades, and daylighting.

Sustainability:

Kingspan is committed to sustainability and has a long-term commitment to delivering a sustainable agenda through their "Planet Passionate" program, focusing on climate change, circularity, and the protection of the natural world.

Global Presence:

Kingspan operates in over 80 countries with more than 210 factories and employs over 22,000 people worldwide.

Divisions:

The company operates with fivesix divisions: Insulated Panels, Insulation, Kingspan Light,  & Air &, Water & Energy, Data & Flooring, and Roof & Waterproofing.

Mission:

Kingspan's mission is to accelerate a net-zero emissions future built environment, enabling circular, de-carbonized buildings, enhancing occupant wellbeing, and harnessing natural resources for renewable energy and sustainable water management.

10.2 About Aproove 

Aproove Work Management is a privately owned company, first incorporated in Belgium in 2004, with Aproove USA opening in 2017. Since its inception, Aproove has been at the forefront of innovation, evolving into a powerful, enterprise-class Work Management platform that helps organizations optimize workflows, improve collaboration, and meet critical compliance requirements.

Aproove initially served the graphic arts industry, offering fully integrated software and hardware solutions. In 2008, recognizing a gap in the market for Online Proofing solutions that could support large corporate clients with complex and regulated processes, Aproove transitioned into software development. This pivot led to the launch of the Aproove Online Proofing solution, which quickly gained traction among enterprise customers.

By 2012, Aproove had expanded internationally, providing marketing teams, brands and enterprises with a robust Online Proofing tool. As the platform grew, it became evident that Aproove was doing much more than proofing—it had evolved into a comprehensive Work Management solution designed to handle complex enterprise workflows.

Today, Aproove is a highly configurable and holistic Work Management platform that delivers six key functional capabilities. These capabilities have been adapted across a diverse range of industries, including Retail and Grocery Brands, Insurance, Financial Services, Government & Public Sector, Healthcare, Pharma, Luxury Brands and FMCGs. In these industries where compliance is non-negotiable, Aproove ensures that teams adhere to stringent regulatory standards while maintaining efficiency and creativity. 

At the heart of the business is a relentless focus on customer success. This is what elevates Aproove from being a useful enterprise tool to being a business-critical, value driving platform providing clients with immediate and long-term benefits in terms of efficiency, effectiveness, customer experience, and employee engagement. 

As of 2025, Aproove is the ONLY software tool available that integrates project planning, collaboration, heavy review, commenting and approvals, while encompassing all stages of the project process. Whether handling complex business processes, document review sign-offs, or intricate compliance layers, Aproove seamlessly supports it all. With a clear project planning focus, Aproove is uniquely equipped to manage the entire lifecycle of a project—from initial planning to final approval—making it indispensable for organizations that need to ensure accuracy, compliance, and efficiency in their workflows.

10.3 Data Sources & references:

This case study combines Vendor and Product demonstrations of product functionality to validate details of product capabilities, along with structured interviews and question and answers sessions, reference calls and surveys with a representative stakeholder group across all relevant Kingspan teams.

Source: Gartner Market Guide for Digital Asset Management 2021

Industry context sources: 

*www.british-assessment.co.uk

**Global Construction Market Forecast 2024-2033

***The-next-normal-in-construction.pdf