アノテーションワークフロー管理ソフトウェア（AFM）

以下は、AFMを使用しない典型的な3ステップ承認ワークフローの図です。

各ステップで、異なるレビュー担当者が校正刷りにアクセスし、メモやコメントを適用します。各レビュー担当者は、さまざまなレビュー段階で他のレビュー担当者のメモやコメントを見ることができます。

これは、例えば、クライアントに校正を送る前に内部コメントを残しておきたいが、その内部コメントをクライアントに見せたくない場合に問題となる可能性があります。

上記で示した基本的なワークフローは、通常、代理店などの企業で採用されます。クライアントへのサービスとしてレビューと承認を提供している企業もあります。ほとんどの場合、これで代理店の要件を満たすのに十分です。

多くの企業クライアントは、承認プロセスに複数の利害関係者が関与し、厳格なコンプライアンス規制があるため、より複雑な承認ニーズを抱えています。コンテンツ承認ツールは、このような環境に対応する必要があります。 

以下は、クライアントレビュー段階におけるより高度な要件を示す図です。これらの要件は、注釈機能を使用して満たされます。ワークフロー管理ソフトウェア

この例では、「ステップ 2 クライアント レビュー」には、それぞれ目的が異なる 3 つの部門があり、校正刷りを確認する必要があります。各部門は、実質的に「ステップ 2」内の独自のレビュー ステージです。

この例では、校正刷りは法務チームが確認する必要があります。法務チームは、法務チーム以外の人からのコメントや注釈を確認することを望んでいません (または必要としていません)。

法務チームは校正刷りにマークアップを付けたり、法務チーム内で議論のスレッドを作成したりできます。法務チームに割り当てられたゲートキーパーは、どの注釈やコメントを校正刷りに戻し、どの注釈やコメントを破棄するかを決定できます。

図の右側には、もう 1 つのゲートキーパーがいます。このゲートキーパーは、マーチャンダイジング チームとクリエイティブ チームの両方を管理しています。

ゲートキーパーが選択されたメモやコメントを承認するまで、どちらのチームも互いのマークアップを見ることはできません。

3つの部門すべてが同時に作業しており、このプロセスは直線的ではないため、並行して作業することで膨大な時間を節約できます。

AFMが役立つもう1つの一般的な領域は、代理店が外部クライアントに校正刷りを送る場合です。代理店は通常、これを代理店のワークフローの1つのステップとして扱いますが、通常、クライアントにはレビューが必要な複数のチームがあります。

AFMを使用すると、代理店はクライアントが選択されたコメントを承認する前に、必要な数の部門にまたがってクライアントが個別に作業することを許可できます。この強力な機能は、代理店の顧客がより優れた効率的なレビューと承認のエクスペリエンスを得るのに役立ちます。

AFMは、1つまたは複数のステージ内でゲートキーパーによって制御される「プライベートミーティングルーム」を効果的に提供します。