すべての企業や組織にはワークフローがあります。個々の従業員でさえ、日々の業務で少なくとも1つのビジネスプロセスワークフローを必ず利用しています。
これらのワークフローが効率的に実行されると、ビジネスも効率的になります。逆に、ワークフローが非効率的だと、納期遅延、機会損失、収益、利益、さらには評判の損失につながります。
では、ワークフローとは何でしょうか？また、ワークフロー自動化ソフトウェアを使用してワークフローを文書化することがなぜ重要なのでしょうか？
さらに重要なのは、ドキュメントワークフロー自動化を使用して、これらのワークフローを可能な限り効率的に最適化するにはどうすればよいかということです。
このガイドでは、次の内容について説明します。
- ワークフローとは何か
- さまざまな種類のワークフロー（ビジネスプロセスワークフローなど）
- ドキュメントワークフロー自動化を使用してワークフローを文書化する必要がある理由
- ワークフローを確実に文書化する方法ワークフローを正確に分析する方法
- ワークフローを最適化して、可能な限り効率的にする方法
その他。
ワークフローとは？
ワークフローとは、簡単に言えば、一連の作業であり、 流れ、そのためこの名前が付けられました。
より具体的には、ワークフローとは、特定の目的を達成するために順次実行される一連のタスクまたはアクション（作業）のことです。
ビジネスにおいては、ワークフローは特定のビジネス目的を達成しなければなりません。つまり、簡単に言えば、価値を生み出さなければなりません。
前述のとおり、すべてのビジネスには常に少なくとも 1 つのビジネス プロセス ワークフローがあり、ワークフローにはさまざまな形式や種類がありますが、ビジネス ワークフローには通常、次のものが含まれます。
- 生データを処理済みデータや他の形式に処理すること。たとえば、Excel シートを年次報告書に変換すること
- 原材料を完成品に変換すること。たとえば、iPhone の製造。
- 情報をある人から別の人へ、またはある部門から別の部門へ移動すること。
- 例えば、財務部に払い戻しフォームを送る
ワークフローは至る所に存在しますが、時にはそれほど明確で識別できるものではありません。そのため、ワークフロー図（またはワークフローモデル）の形でワークフローを視覚化し、（ドキュメントワークフローソフトウェアの助けを借りて）それを文書化することが、ビジネスの効率性を向上させるためには不可欠です。
ワークフローの簡単な歴史
ワークフローの概念とワークフローの文書化は決して新しいものではなく、実際、ワークフローのアイデアは1900年代初頭から存在しています。
ヘンリー・フォード（フォードの創業者）は、1913年にフォード車を製造するために最初の組立ラインを導入しました。組立ラインにより、フォード社は車両をユニット単位ではなく部品単位で製造できるようになり、より効率的でコスト効率の良い製造が可能になりました。
組立ラインの発明と導入は、基本的にワークフローの作成を容易にしました。
同じ時期に、科学的管理の先駆者であるフレデリック・テイラーは、タスクを完了するのに必要な時間を測定する時間と動作の研究手法を導入しました。この研究から収集したデータを使用することで、非効率性やボトルネックを特定し、これらの非効率性を排除する方法を見つけることができるというのがその考え方です。
ガントチャートの発明者であるヘンリー・ガント（現在でも広く使用されています）も、ワークフローの研究に貢献しました。ガントチャートは、当初、製造プロセスの視覚的なタイムラインまたはスケジュールを正確に作成し、監督者や管理者がマイルストーンに対するタスクの進捗状況を追跡できるようにするために開発されました。
ワークフロー理論の初期の頃からわかるように、ワークフローの主な考え方は基本的に次のとおりです。
- ワークフローを特定する
- ワークフローを正確に視覚化して文書化する
- タスクの完了に必要な時間を分析して、非効率性とボトルネックを特定する
- 非効率性を排除してワークフローを改善する
ワークフローの元の概念は、製造業の文脈で開発され、特に無駄を減らし、実行を標準化することによって製造をより効率的にする方法です。しかし、今日では、ビジネスプロセスワークフローの概念は、さまざまな業界で採用されています。
ビジネスワークフローの 3 つの主なタイプ
「ワークフロー」または「ビジネスプロセスワークフロー」という用語は、「ビジネスプロセス」または単に「プロセス」と互換的に使用されることがよくあります。
しかし、ワークフローとプロセスは密接に関連していますが、同じものではないことを理解することが重要です。
実際、「プロセス」は 3 種類のワークフローのうちの 1 つにすぎません。違いを理解するために、ここでは 3 種類のビジネスワークフローについて学びます。
1.プロセスワークフロー
ワークフローが反復可能であり、タスク（およびタスクを実行する順序）が予測可能である場合、ビジネスワークフローをプロセスと呼びます。
プロセスワークフローでは、次のことを明確に定義できます。
- 実行する必要のあるタスク
- タスクの期限
- 各タスクの処理を担当する人/チーム
ワークフローは、同じ入力が繰り返し与えられたときに同じ出力を生成する場合（少なくとも最小限の変動で）、反復可能であると言えます。
たとえば、自動車製造業では、組立ラインを使用して自動車を製造することがプロセスです。車両を組み立てるために必要なタスク/手順は予測可能であり、正確な手順に従えば、ワークフローは常にまったく同じ車両を生成します。
2.プロジェクトワークフロー
プロジェクトワークフローは繰り返し実行できませんが、プロジェクトを完了するために必要なタスクは予測可能です。どのタスクを実行する必要があるか、いつ実行する必要があるか（タイムライン）、各タスクの処理責任者を定義できます。
ただし、プロジェクトワークフローで同じ入力を使用しても、毎回同じ出力が得られるとは限りません。
同じ自動車製造業の例では、新しい自動車モデルを設計することがプロジェクトワークフローです。新しい車両を開発するために必要な手順は予測可能かもしれませんが、プロジェクトの出力はプロジェクトごとに異なります。
ただし、プロジェクトは厳密には繰り返し実行できませんが、新しいプロジェクトでワークフロー情報の一部または全体を再利用することができます。
3. ケースワークフロー
ケースワークフローは、繰り返し実行できないだけでなく、予測もできません。
ケースは、探偵が「事件」を解決するときのように、特定の解決策を必要とする問題と考えることができます。
ケースワークフローでは、必要な手順/タスクは予測できません。より多くの情報を得て初めて、タスクが明らかになります。
再び、同じ自動車製造業の例で、自動車製品の問題を修正することはケースです。問題を修正するために必要な正確な手順は不明確であり、ケースごとに異なる解決策（再現不可能）が必要になります。
ワークフローについて議論し、後でワークフローを文書化する場合、多くの場合、プロセスに焦点を当てます。しかし、ビジネスプロセスのモデリングと最適化の原則の一部は、プロジェクトまたはケースワークフローにも適用できます。
ワークフローを文書化する理由
ワークフローはビジネスのあらゆる場所に存在しますが、ビジネスや組織は、さまざまな性格や見解を持つ多くの人々で構成されています。
その結果、各ステークホルダーやチームメンバーはワークフローを異なるように解釈する可能性があります。それぞれが、タスクの実行方法、あるいはプロセス全体の実行方法について異なる考えを持っている可能性があります。こうした解釈の違いは、しばしば混乱や紛争につながり、最終的には非効率性を招く可能性があります。
ここで、ドキュメントワークフローソフトウェアを使用して標準化されたワークフローを文書化し、チーム全体と組織が毎回一貫してワークフローを実行できるようにすることが重要になります。
ワークフローを文書化するには、まずドキュメント管理ワークフローをワークフロー図の形で視覚化する必要があります。
ワークフローを視覚化するにはさまざまなテクニックや方法を使用できますが、最も一般的で、おそらく最も簡単な方法は、基本的なANSIフローチャートを使用することです。
以下は、基本的なフローチャートで視覚化されたシンプルなドキュメント管理ワークフローの例です。
ご覧のとおり、これらを文書化、視覚化、構造化することで、
- ワークフローを実行するために必要な正確なタスク
- 各タスクの担当者
- 各タスクを完了するために必要な時間
ドキュメント管理ワークフローのこれら 3 つの要素を理解することで、ワークフローの実行がすでに最適かつ効率的であるかどうかを分析し、改善することができます。
ワークフローを文書化するメリット
ご覧のとおり、ワークフローの視覚化と文書化には 2 つの主な機能があります。
1.標準化による一貫性
適切に文書化され視覚化されたワークフロー図があれば、ワークフローを正しく実行するための標準化されたロードマップが得られます。
これにより、さまざまなステークホルダーやチームメンバーがワークフローについて同じビジョンを持つことができ、論争や混乱がなくなります。ワークフローを実行する際に、全員が同じ認識を持つことで、より効果的なコラボレーションが促進されます。
標準化され、十分に文書化されたワークフローは、新入社員のオンボーディングも容易にします。新入社員はワークフローのドキュメントを参照して、ワークフローの実行方法を理解できます。
2. 効率性に関する洞察
文書化されたワークフロー図があれば、ワークフロー全体を最初から最後まで俯瞰できます。
ワークフローのあらゆる側面をより明確に理解することで、ワークフローの非効率性、ボトルネック、および冗長性を分析できます。
十分に文書化されたワークフローマップにより、ワークフローを最適化する方法についてより多くの洞察を得ることができ、ワークフローの効率と組織全体の効率が向上します。
これらの 2 つの機能は、次のような利点をもたらします。
- 文書管理ワークフロー全体を明確に把握することで、意思決定が改善されます。管理者は、よりデータに基づいた、一貫性のある論理的な意思決定を行うことができます。
- ワークフローのボトルネックと冗長性を排除し、より効率的なワークフローを実現します。
- ワークフローの実行において、より少ないリソースで同じ結果を達成し、長期的にはより多くの費用、時間、リソースを節約できます。
- 一貫した顧客体験により、顧客は毎回高品質のサービス/製品を受け取ることができます。
- ワークフローの各タスクとステップをより深く理解することで、それぞれを最適化できます。
- ワークフロー間、およびワークフローとテクノロジー間の統合が向上します。
- ワークフローから冗長なタスクを置き換え、自動化、または排除することで、従業員は貴重な時間を組織の目標達成に大きく貢献するより重要なタスクに費やすことができます。
ワークフローを文書化するさまざまな方法
私と同じように
前述のとおり、ワークフローを視覚化して文書化するために使用できるさまざまな方法があります。
各ワークフローは固有のものであり、特定のワークフローを視覚化するには、他の方法よりも優れた方法がある場合があります。各ワークフロー マッピング メソッドにはそれぞれ重点や焦点が異なるため、特定の手法はワークフローの特定の側面を理解するのに他の手法よりも優れています。
現在使用されている最も一般的なワークフロー マッピング メソッドを 5 つ紹介します。
1. ANSI フローチャート
フローチャート メソッドは、さまざまな形状、記号、コネクタを使用してプロセスの「流れ」を視覚化する視覚的な方法であり、多くの人が既に知っています。
フローチャートは、ワークフローのタスク、入力、出力のシーケンス、行う必要がある決定、ワークフローに関与する人、各タスクにかかる時間を効果的に視覚化します。
2. UML アクティビティ図
UML (Unified Modeling Language) アクティビティ図は、多くの点でワークフロー方式と似ています。ただし、各タスクのアクター、役割、成果物、クラス、アクションを視覚化することで、オブジェクト指向のマッピング ワークフローを強調しています。
UML を使用すると、ワークフロー内のさまざまなアクターのアクティビティをよりよく理解できるため、さまざまなチーム/部門間のプロセスの流れを理解し、特定のアクションやイベントを引き起こす条件を特定するのに役立ちます。
3. スイムレーン図
ワークフローをマッピングするもう 1 つの一般的な方法は、標準フローチャートに似たスイムレーン方式です。主な違いは、図内の図形/シンボルを区切る垂直線で、競泳プールに似ていることです（そのため「スイムレーン」という名前が付けられています）。
これらの垂直線により、ワークフロー内のさまざまなタスク/ステップに関与するさまざまなチームや部門を区別できます。したがって、この方法の重点はチーム間の相互作用にあり、この方法は各部門の効率を評価するのに特に役立ちます。
4. BPMN 図
この方法は Business Process Modelling Notation の略です。この方法はフローチャートのさまざまなシンボルを使用し、各タスクの流れや技術的な詳細（つまり、意思決定に必要なリソース）よりも情報の正確性を重視します。
5. SIPOC 図
サプライヤー-入力-プロセス-出力-顧客を表します。5 つのレーン（それぞれサプライヤー、入力、プロセス、出力、顧客用）を持つ高度なスイムレーン図と考えることができます。 SIPOCは、ワークフローのさまざまな側面を分析して、タスクの順序ではなく、それらの重要度を理解することに重点を置いています。また、情報の流れ（誰が情報を作成し、誰が情報を受け取るか）を分析する際にも役立ちます。
ワークフローを文書化する方法: ステップバイステップガイド
ワークフローを文書化する実際のプロセスは、ワークフロー自体、ワークフローを文書化/分析する目的、およびその他の要因によって異なる場合があります。また、前述のように、さまざまな方法があります。
ただし、ANSI フローチャートを使用してワークフローのドキュメント化を開始するには、次のステップ バイ ステップ ガイドを使用できます。
ステップ 1: ドキュメント化するワークフローを選択する
最終的には、すべての ワークフローをマッピングしてドキュメント化したいのですが、正確性を確保するために時間とリソースを集中できるように、1 つのワークフローから始める必要があります。
ビジネスにワークフローが 1 つしかない場合は、このステップは非常に簡単です。ただし、ほとんどの企業には複数のワークフローがあるため、ドキュメント管理ワークフローなど、優先するワークフローを選択するのは難しい場合があります。
一般的に、どのワークフローを優先するかを決定する際には、次の 3 つの主要なアプローチのうち 1 つ (または複数) を使用できます
- 戦略的アプローチ: 主要なビジネス プロセスや、組織の収益に最も貢献するワークフローを選択します
- リアクティブ アプローチ: 識別可能で明らかな問題のあるワークフロー (たとえば、非効率的なワークフロー) を選択し、この「漏れ」をできるだけ早く修正します
- 顧客中心のアプローチ: ユーザー エクスペリエンスや顧客満足度に直接影響を与えるワークフロー (たとえば、最適化すると顧客の待ち時間を短縮するワークフロー) を選択します
ステップ 2: 目的を決定する
ワークフローを文書化する目的を検討します。ワークフローのドキュメント化が目的であれば、ワークフローのドキュメントに詳細をあまり含める必要はないかもしれません。
一方、図の目的がワークフローを分析して最適化し、効率を向上させることであれば、各タスクをより詳細かつ正確にドキュメント化する必要があります。
目的に応じて、ワークフローのドキュメントにアクセスできるユーザーを決定することもできます。最適化が目的であれば、多くの人に公開する必要はないかもしれません。
何らかの理由でドキュメントを外部の関係者に公開する必要がある場合は、ドキュメントに機密の企業情報を含めないように注意してください。
ステップ 3: データ収集
ワークフローとワークフローをドキュメント化する目的を決定したら、次のステップはワークフローに関する情報をできるだけ多く収集することです。
ワークフローを正確にマッピングできるように、定量的データと定性的データの両方を収集する必要があります。
定量的データ（複雑なデータ）とは、量的に測定できるあらゆるデータのことです。そのため、観察やレポートの分析を通じてこのデータを収集します。
例えば、自動車組立ワークフローを文書化するとしましょう。その場合、収集できる定量的データには、次のものが含まれます。
- 任意の時点で組立られた自動車の数
- 任意の時点で発生した問題の数
- 任意の時点で承認された自動車と拒否された自動車の比率
一方、定性的データまたはソフトデータは、量で測定できないデータです。例えば、次のものです。
- ワークフローの開始と終了のトリガー
- ビジネスプロセスの各ステップに含まれるタスク
- 特定のタスクの担当者
- プロセスのタイムライン
- 実行パスの考えられるバリエーション（上記で説明したとおり）
定性的情報を収集するには、ワークフローに関係するステークホルダーにインタビューするのが最善のアプローチです。必要なだけ質問をし、ワークフロー文書の作成の次のステップに適用してください。ステップ 4: ワークフロー ドキュメントの作成
ドキュメント管理ワークフローに関する十分な情報を収集したら、ワークフロー自動化ソフトウェアまたはドキュメント ワークフロー ソフトウェアを使用してワークフロー マップのドラフトの作成を開始できます。Aproove のようなワークフロー管理ソリューションは、ワークフロー ビルダー と ワークフロー管理ソフトウェア を使用してワークフロー図を視覚化することができ、ドキュメント作成プロセスにも役立ちます。
ANSIフローチャート方式を使用して図を作成するため、まずはさまざまな記号や図形から始め、矢印やコネクタは無視することをお勧めします。図形の配置と順序が確定したら、矢印を追加できます。
ステップ5：ワークフローマップの微調整
次のステップは、ワークフロー自動化ソフトウェアソリューション内でドラフトをレビューするために、関係者を再度巻き込むことです。
ステップ5：ワークフローマップの微調整
次のステップは、ワークフロー自動化ソフトウェアソリューション内でドラフトをレビューするために、関係者を再度巻き込むことです。
現状のワークフローを文書化しているため（文書はワークフローが現在どのように実行されているかを表すものであり、ワークフローが将来どのように実行されることを期待しているかを表すものではありません）、以下の点を考慮しながら、ワークフローが既に可能な限り正確であるかどうかについて関係者からフィードバックを得てください。
- ワークフローの全体的な目的と目標
- プロセスの開始をトリガーするアクションと、プロセスの終了を知らせるシグナル
- プロセスの各ステップに含まれるタスク
- 各タスクの完了責任者
- このワークフローからの潜在的な変更
- 意思決定ポイントについては、意思決定を行うために必要な情報
ステップ 6: ワークフローの分析と最適化
ワークフローを文書化することだけが目的であれば、おめでとうございます。ステップ 5 で作業が完了しているので、このステップはスキップできます。
ただし、ワークフロー文書の完全なバージョンができたので、
上記で収集した定性的および定量的データを考慮しながらワークフローを客観的に分析し、ドキュメントワークフローソフトウェア内のボトルネックと非効率性を特定します。これらの非効率性を削減または排除するための改善計画を作成し、ドキュメントを更新しながらこれらの変更を実装します。
変更が実装されたら、実装された変更がプラスの効果を生み出しているかどうかを確認するために、関係者を再度関与させる必要があります。関係者からワークフロー自動化ソフトウェアに関するフィードバックを得ることは、文書化されたワークフローの正確性を確保するのにも役立ちます。
まとめ
ワークフローの正確な文書化は、ビジネスプロセスを正確に表現し、すべての関係者に一貫性を確保するための標準化されたロードマップを提供します。適切に文書化されたワークフロー図があれば、ボトルネックや非効率性を特定し、これらの問題を改善する方法を見つけることで、ワークフロー分析を行い、改善計画を策定することも可能になります。
