今日の競争の激しい環境において、多くの組織がよりアジャイルでエラーのないビジネスプロセスを求めています。
多くの企業が、今や効率と生産性を向上させるワークフロー自動化ソフトウェアや革新に頼っています。自動化の基本的な考え方は、プロセスの実行から人間の関与を削減または排除し、以下の3つの主要な目的を達成することです。
- コンプライアンスの遵守とデータセキュリティの両面で、人的ミスのリスクを低減する
- 貴重な従業員の時間を解放し、コアコンピタンスに集中して組織目標の達成により多く貢献できるようにする
- 人的リソースコストを削減する
ワークフロー管理ソフトウェアソリューションは、人間よりもはるかに高速で特定のタスクを実行できます。したがって、これらのタスクの自動化は、リソースをより価値のある作業に向けさせながら、繰り返しのプロセスを大幅に高速化できます。
ワークフロー自動化とは?
「ワークフロー」という用語は、ビジネスの世界でしばしば気軽に使われ、多くのことを意味し得ます。
- ビジネスプロセス
- ビジネスプロセスの仕様
- プロセスを実装または自動化するソフトウェア
- ビジネスプロセスの実装における人々のコラボレーションを支援するソフトウェア
その他もあります。
「ワークフロー管理」は「ビジネスプロセス」を意味することが多く、(最も単純にいえば)特定のビジネス目標を達成するために順番に実行される一連のタスクのことです。より複雑なワークフローでは、前のワークフローステップにおける意思決定やアクティビティによって定義される異なるワークフローの分岐を持つこともあります。
ワークフロー自動化とは、このビジネスプロセスがソフトウェアツールの助けを借りて自動的に実行される方法を指します。自動化は、タスクやシステム、人を動かすために事前に定義されたルールやポリシーに基づいています。
ワークフロー自動化のさまざまなタイプ
ワークフロー自動化は、Aprooveのようなアクティビティベースのワークフロー管理ソフトウェアの助けを借りて実装され、以下の要素が含まれます。
- ワークフロー/ビジネスプロセス: 一連のタスクの部分的または完全な順序
- タスク: 特定の目標を達成するために実行しなければならない人間の行動の記述
- オブジェクト: データレコード、画像ファイル、ドキュメント、動画ファイルなど、操作されるオブジェクト
- ロール: 特定のタスクを実行するために必要な人間のスキルやソフトウェアのプレースホルダー
- エージェント: ビジネスプロセスの実行中にタスクを実行し、相互に作用し、ロールを果たす
人間ユーザーまたは別のソフトウェア
例として、クライアントに請求書を送付するといったシンプルなワークフロー/ビジネスプロセスを使ってみましょう。このビジネスプロセスにおけるタスクは以下のとおりです。
- スプレッドシートプログラムを開く
- 顧客情報やその他の詳細を入力する
- 契約書をPDFファイルに変換する
- PDF添付ファイルをメールで送信する(または印刷して郵送する)
このプロセスでは、1つのロールと1つのエージェント(請求書を作成する人)のみが関与し、オブジェクトは請求書ドキュメントです。
ワークフロー自動化ソフトウェアは、上記のタスクの一部(またはすべて)を自動化し、人間のエージェントの関与を最小限に抑えながら、請求書が自動的に生成されてデジタルで顧客に送信されるようにする必要があります。
ワークフロー自動化ソフトウェアが必要な理由
ワークフロー自動化ソフトウェアを適切に実装すると、以下のメリットが得られます。
1. コミュニケーションとコラボレーションの改善
自動化は、その性質上、コミュニケーションを改善します。タスクを自動化することで、プロジェクトに関わる人間ユーザーはタスクのステータス/進捗をより把握しやすくなり、次の一連のタスクを完了するために後で誰に通知すべきかを覚えておく必要がなくなります。
これにより、コミュニケーションの欠落を排除し、より効果的なコラボレーションを促進できます。ステークホルダーやチームメンバーは、メールのやり取りやスプレッドシートの更新にかける時間を節約でき、すべてが円滑に進行します。
2. 人的ミスの削減
Aprooveのようなワークフロー管理システムによるワークフロー自動化と監視により、エラーを事前に特定し、そもそもエラーが発生するのを防ぐことが容易になります。エラーが発生した場合でも、ワークフローシステムは正確なインシデントを迅速かつ正確に検出し、可能であれば問題を修正できます。
3. 統合の改善
ワークフローのビジネス自動化は、人、ソフトウェア、システムを統合するために実装されます。
今日の現代的なITインフラにおいて、ソフトウェアシステム間の統合は重要であり、ワークフロー自動化ソフトウェアはさまざまなソフトウェアソリューションからデータを取得し、このデータを一元化されたハブで提示します。
従業員が複数のアプリケーションを使用する必要がある場合、ワークフロー自動化ソフトウェアはプロセス全体を合理化し、全員の効率と生産性を向上させるのに役立ちます。これにより、人間ユーザーとソフトウェアのより強いつながりを促進できます。
4. 重複した繰り返しのタスクの排除
繰り返しのタスクが組織の生産性をどれほど損なうかを見くびってはいけません。さまざまな研究が、繰り返しのタスクが毎年何兆ドルものコストを世界中の多くの企業にもたらしているかを示しています。
ワークフロー自動化ソフトウェアを使えば、これらの繰り返しのタスクに費やす貴重な人的リソースの時間とコストを解放し、組織目標の達成により多く貢献できる生産的なタスクに取り組めるようになります。
5. カスタマーサービスの改善
ワークフロー自動化ソフトウェアは、より良い情報の流れを可能にし、顧客/クライアントとのコミュニケーションの改善に役立ちます。例えば、ワークフローソフトウェアは、クライアントを混乱させかねない重複メッセージのリスクを排除するのに役立ちます。
ワークフローを自動化するには?
ワークフロー自動化の実装: ステップバイステップ
ワークフローソフトウェアの実際の実装は組織のニーズや目標によって異なりますが、以下に、従うべきワークフロー自動化プロセスの一般的なステップをご紹介します。
1. ワークフローの視覚的表現を作成する
自動化プロセスを開始する前の重要なステップは、自動化したいビジネスプロセスの視覚的表現を作成することです。これは、ビジネスプロセスワークフロービルダーを使ってワークフロー図を作成することで行えます。
ワークフローを視覚的に表現することで、プロセスを改善できるギャップやボトルネックを素早く特定できます。
このステップが重要なのは、自動化する前にワークフローがすでに効率的であることを確認しなければならないからです。非効率なワークフローを自動化すると、自動化によって非効率さも拡大されてしまうため、逆効果になります。
2. ニーズと目標を特定する
自動化するワークフローをマップしたら、次のステップは、ワークフローに関わるユーザーのニーズを特定し、ワークフローを自動化することです。
ワークフローについてできるだけ多くのデータを集めるために、アンケートや詳細なインタビュー、フォーカスグループディスカッションを実施できます。ビジネスプロセスに関わり、ワークフローを最も多く使用する人々は、ワークフローの最適化や自動化に関して貴重なインサイトを持っています。
3. ワークフロー自動化ソリューションのセットアップ
次のステップは、集めたデータと自動化プロセスの目標に応じて、ワークフロー自動化のルールとポリシーを定義することです。
プロセスによっては、ワークフローソリューションをサードパーティの自動化ソリューションと統合する必要があるかもしれません。
Aprooveは、人気のワークフロー自動化ツールとの組み込み統合を提供しており、充実したAPIを使用することもできます。必要に応じて、ワークフローが自動的にデータを収集してシステムにインポートするように統合を設定することもできます。(例: サードパーティシステムからのメタデータ)
4. ワークフローKPIを定義する
自動化されたワークフローは、パフォーマンスの面で測定可能である必要があります。実装が成功しているのか、さらに最適化できるのかを知りたいはずです。
したがって、新たに自動化されたワークフローのパフォーマンスを追跡するために、関連する指標やKPIを定義・確立することが不可欠です。
設定するKPIは組織目標と整合している必要があり、これらのワークフローKPIの例には以下のようなものがあります。
- ワークフローの完了にかかる平均時間
- ワークフローのエラー率
- 未完了のプロセスの数
KPIを定義するには、自動化されたビジネスプロセスに関わるユーザーやステークホルダーに、これらの自動化されたワークフローにどのようなパフォーマンスを期待するかを尋ねることができます。ここでも、インタビューや調査を実施して、これらのステークホルダーから客観的な情報を収集しましょう。
5. 自動化のテスト
自動化されたワークフローを完全に展開する前にテストし、実際の実装にエラーやその他の問題がないことを確認することが不可欠です。例えば、自動化されたワークフローを実装したところで、プロセスの重要な人物を抜かしていたことに気づくなどという事態は避けたいものです。これは大きなコストになりかねません。
ここでも、ワークフローを積極的に使用するステークホルダーやチームメンバーを巻き込んで、新たに自動化されたワークフローをテストしましょう。彼らは、自動化されたワークフローの潜在的な問題を見つけ、ワークフローをさらに最適化できる領域を見定めるのに最も適しているはずです。
6. 自動化されたワークフローの監視
自動化されたワークフローが十分にテストされたら、ワークフローを展開するときです。
しかし、ワークフロー自動化のプロセスはローンチで終わるのではなく、前のステップで定義したKPIを使って、自動化されたワークフローのパフォーマンスを監視する必要があります。KPIに従ってワークフローが期待通りに機能しない場合は、目標を達成できるまでもう一度調整を行う必要があるかもしれません。
また、このワークフローの監視から得た情報を使って、他のビジネスプロセスを最適化・自動化し、組織目標を達成することもできます。
まとめ
ワークフロー自動化ソフトウェアの実装は、どのような企業にとっても、ビジネスプロセスをさらに合理化し効率を向上させるために重要です。ほぼすべての企業には、非効率で雑然としたビジネスプロセスが少なくとも1つはあります。自動化は、人的ミスのリスクを低減し、このビジネスプロセスの正確性と効率を高めるのに役立ちます。
ワークフローやビジネスプロセスを自動化する際には、自動化を展開する前にプロセスがすでに効率的であることを確保することが重要です。自動化はワークフローの効率を増幅させますが、非効率さも拡大してしまいます。
