Dans le contexte concurrentiel actuel, de nombreuses organisations exigent des processus métier plus agiles et sans erreur. Nombre d'entre elles s'appuient désormais sur les logiciels et innovations d'automatisation des flux de travail pour améliorer leur efficacité et leur productivité. L'idée fondamentale de l'automatisation est de réduire, voire d'éliminer, l'intervention humaine dans l'exécution d'un processus, avec trois objectifs clés :
- Réduire les risques d'erreurs humaines, tant en matière de conformité que de sécurité des données
- Libérer le temps précieux des employés afin qu'ils puissent se concentrer sur leurs compétences clés et contribuer davantage à la réalisation des objectifs de l'organisation objectifs
- Réduire les coûts liés aux ressources humaines
Les solutions logicielles de gestion des flux de travail peuvent exécuter des tâches spécifiques à une vitesse beaucoup plus élevée qu'un humain. Ainsi, l'automatisation de ces tâches peut accélérer considérablement les processus répétitifs tout en libérant vos ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?
Le terme « flux de travail » est souvent utilisé de manière informelle dans le monde des affaires et peut avoir plusieurs significations :
- Processus métier
- Spécification d'un processus métier
- Logiciel qui met en œuvre ou automatise un processus
- Logiciel qui facilite la collaboration entre les personnes pour la mise en œuvre d'un processus métier
Et bien d'autres.
La « gestion des flux de travail » désigne généralement un « processus métier », qui (dans sa forme la plus simple) est un ensemble de tâches exécutées séquentiellement pour atteindre un objectif commercial précis. Un flux de travail plus complexe pourrait comporter différentes branches définies par des décisions ou des activités de l'étape précédente. L'automatisation du flux de travail fait référence à la manière dont ce processus métier est exécuté automatiquement à l'aide d'un outil logiciel. L'automatisation repose sur des règles ou des politiques définies au préalable pour piloter les tâches, les systèmes ou les personnes. Différents types d'automatisation des flux de travail : L'automatisation des flux de travail est mise en œuvre à l'aide d'un logiciel de gestion des flux de travail basé sur les activités, tel qu'Aproove. Ce logiciel comprend les éléments suivants : Flux de travail/processus métier : une séquence partielle ou complète d'un ensemble de tâches. Tâches : description des actions humaines à effectuer pour atteindre un objectif spécifique. Objets : objets manipulés tels que des enregistrements de données, des fichiers image, des documents, des fichiers vidéo, etc. id="">Rôles : un espace réservé aux compétences humaines et/ou aux logiciels nécessaires à l’exécution d’une tâche particulière
pendant l’exécution du processus métier
Par exemple, utilisons un flux de travail/processus métier simple tel que l’envoi d’une facture à un client. Dans ce processus métier, les tâches sont :
- Ouvrir votre tableur
- Saisir les informations du client et autres détails
- Convertir le contrat en fichier PDF
- Envoyer le PDF par e-mail (ou l'imprimer et l'envoyer par courrier)
Dans ce processus, un seul rôle et un seul intervenant (la personne qui crée la facture) sont impliqués, et l'objet est la facture.
Un logiciel d'automatisation des flux de travail devrait automatiser certaines (ou toutes) des tâches ci-dessus, permettant ainsi la génération et l'envoi automatiques de la facture au client par voie électronique, avec une intervention humaine minimale.
Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel d'automatisation des flux de travail ?
3. Intégration améliorée
L'automatisation des flux de travail vise à intégrer les personnes, les logiciels et les systèmes.
Dans les infrastructures informatiques modernes, l'intégration entre les systèmes logiciels est essentielle. Les logiciels d'automatisation des flux de travail collectent les données provenant de différentes solutions logicielles et les centralisent.
Lorsque les employés doivent utiliser plusieurs applications, les logiciels d'automatisation des flux de travail simplifient l'ensemble du processus et améliorent l'efficacité et la productivité de chacun. Ils favorisent ainsi une meilleure interaction entre les utilisateurs et les logiciels.
4. Élimination des tâches redondantes et répétitives
Ne sous-estimez pas l'impact négatif des tâches répétitives sur la productivité de votre organisation. Diverses études ont montré que les tâches répétitives coûtent des milliards de dollars chaque année à de nombreuses entreprises dans le monde.
Grâce à un logiciel d'automatisation des flux de travail, vous pouvez libérer vos précieuses ressources humaines du temps et des coûts liés à ces tâches répétitives, leur permettant ainsi de se consacrer à des tâches productives contribuant davantage à la réalisation des objectifs de l'organisation.
5. Amélioration du service client
L'automatisation des flux de travail permet une meilleure circulation de l'information et peut améliorer la communication avec vos clients. Par exemple, un logiciel de flux de travail peut contribuer à éliminer le risque de messages dupliqués susceptibles de semer la confusion chez vos clients.
Comment automatiser mes flux de travail ?
Mise en œuvre de l'automatisation des flux de travail : étape par étape
Bien que la mise en œuvre réelle d'un logiciel de flux de travail puisse varier en fonction des besoins et des objectifs de l'organisation, voici les étapes générales du processus d'automatisation des flux de travail que vous pouvez suivre :
1. Création d'une représentation visuelle du flux de travail
Avant de commencer le processus d'automatisation, une étape cruciale consiste à créer une représentation visuelle du processus métier que vous souhaitez automatiser. Vous pouvez le faire en créant un diagramme de flux de travail à l'aide d'un outil de création de flux de travail.
La représentation visuelle du flux de travail nous permet d'identifier rapidement les lacunes et les goulots d'étranglement où le processus peut être amélioré.
Cette étape est cruciale car nous devons nous assurer que le flux de travail est déjà efficace avant de l'automatiser. Automatiser des flux de travail inefficaces serait contre-productif car nous amplifierions également les inefficacités du fait de l'automatisation.
2. Identification des besoins et des objectifs
Maintenant que nous avons cartographié le flux de travail qui sera automatisé, l'étape suivante consiste à identifier les besoins des utilisateurs impliqués dans le flux de travail et à automatiser ce dernier.
Vous pouvez mener des enquêtes, des entretiens approfondis ou des discussions de groupe pour recueillir autant de données que possible sur le flux de travail. Les personnes impliquées dans le processus métier et qui utilisent le plus le flux de travail peuvent apporter des informations précieuses sur l'optimisation et l'automatisation de ce dernier.
3. Configuration de la solution d'automatisation du flux de travail
L'étape suivante consiste à définir les règles et les politiques d'automatisation du flux de travail en fonction des données collectées et de l'objectif du processus d'automatisation.
Vos solutions de flux de travail peuvent nécessiter une intégration avec des solutions d'automatisation tierces, selon le processus.
Approve propose une intégration intégrée avec les outils d'automatisation de flux de travail les plus courants, ou vous pouvez utiliser son API complète. Vous pouvez également configurer l'intégration pour que le flux de travail collecte automatiquement les données et les importe dans le système si nécessaire (par exemple, les métadonnées d'un système tiers).
4. Définir les indicateurs clés de performance (KPI) du workflow
Le workflow automatisé doit être mesurable en termes de performance. Vous souhaitez savoir si la mise en œuvre est réussie ou si elle peut être optimisée.
Il est donc essentiel de définir et d'établir les indicateurs et KPI pertinents pour suivre la performance du nouveau workflow automatisé.
Les KPI attribués doivent être alignés sur les objectifs de votre organisation. Voici quelques exemples de KPI pour les workflows :
- Le temps moyen d'exécution d'un workflow
- Le taux d'erreur d'un workflow
- Le nombre de processus incomplets
Pour définir les KPI, vous pouvez interroger les utilisateurs et les parties prenantes impliqués dans le processus métier automatisé sur le type de performance qu'ils attendent de ces workflows automatisés. Là encore, menez des entretiens et utilisez des serveurs pour recueillir des informations objectives auprès de ces parties prenantes.
5. Tester l'automatisation
Il est essentiel de tester le flux de travail automatisé avant son déploiement complet afin de s'assurer de l'absence d'erreurs ou d'autres problèmes lors de sa mise en œuvre. Vous ne voudriez pas, par exemple, mettre en place un flux de travail automatisé pour ensuite vous apercevoir qu'une personne clé a été omise du processus, ce qui peut s'avérer coûteux.
Là encore, impliquez les parties prenantes et les membres de l'équipe qui utiliseront activement le flux de travail pour tester ce dernier. Ce sont eux qui sont les mieux placés pour repérer les problèmes potentiels et identifier les points d'optimisation du flux de travail.
6. Surveiller le flux de travail automatisé
Une fois le flux de travail automatisé correctement testé, il est temps de le déployer.
Cependant, le processus d'automatisation des flux de travail ne s'arrête pas au lancement. Il est important d'utiliser les indicateurs clés de performance (KPI) définis à l'étape précédente pour surveiller les performances du flux de travail automatisé. Si ce dernier ne fonctionne pas comme prévu selon les KPI, il peut être nécessaire de procéder à de nouveaux ajustements jusqu'à atteindre l'objectif.
Vous pouvez également utiliser les informations recueillies grâce à la surveillance de ce flux de travail pour optimiser et automatiser d'autres processus métier afin d'atteindre les objectifs de votre organisation.
Résumé
La mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation des flux de travail est essentielle pour toute entreprise souhaitant rationaliser ses processus et améliorer son efficacité. Presque toutes les entreprises ont au moins un processus métier inefficace et complexe. L'automatisation permet de réduire les risques d'erreurs humaines et d'améliorer la précision et l'efficacité de ce processus.
Lorsqu'on automatise un flux de travail ou un processus métier, il est essentiel de s'assurer que le processus est déjà efficace avant le déploiement de l'automatisation. Si l'automatisation peut amplifier l'efficacité d'un flux de travail, elle accentuera également ses inefficacités.
