名前が示すように、ワークフロー分析とは、組織のビジネスプロセスを分析するプロセスです。しかし、分析を行う前に、ビジネス プロセスをワークフロー マップで正しく視覚化する必要があります。
ワークフロー分析とは？
まず、ワークフローとは何ですか？
ワークフロー、つまりビジネス プロセスとは、繰り返し可能なビジネス 目標を達成するための手順です。
すべてのビジネスは基本的にビジネスプロセスの集合体であり、どの企業にも少なくとも1つのプロセスがあります。たとえば、1種類の料理だけを販売するレストランには、その料理を調理して顧客のテーブルに運ぶというビジネスプロセスがあります。
ワークフローはタスクではありません。タスクは、繰り返し可能なプロセスではなく、1回限りのアクションです。ビジネスプロセスは通常、繰り返し可能な目的のために定期的に順番に実行されるタスクの集合体です。
一方、関連性のないタスクやビジネスプロセスの集合体はプロジェクトです。
上記で簡単に説明したように、ワークフロー分析の重要な側面は、ビジネスプロセスまたはワークフローをグラフィック形式、通常はフローチャートで視覚化することです。ビジネスプロセスは非常に複雑で、多くの従業員やチームが関わるため、単に手順を列挙するだけでは一般的に不十分です。
そこで、ワークフロー管理ソフトウェアが利用され、ワークフローマップを作成および文書化し、ユーザーはワークフロー管理プラットフォーム上でワークフロー分析を直接実行することもできます。
ワークフローマップでワークフローを視覚的に表現することで、開始点から終了点までのワークフローを俯瞰的に把握できるため、分析をより正確かつ効果的に実行できます。
ワークフロー分析が重要な理由
ワークフロー分析により、ビジネスプロセスの最適化と自動化が可能になり、以下のようなさまざまな点で組織にメリットをもたらします。
- リソースのより効率的な利用
- ワークフロー分析により、ワークフローマップでビジネスプロセス全体を最初から最後まで見ることができます。これにより、どのステップを改善または自動化できるか、非効率的なアナログタスクをデジタル化できるかなどを特定できます。
ワークフロー管理および分析ツールを使用すると、企業は非効率性や重複、潜在的な危険を特定できます。その結果、組織はより効率的に運営でき、ミスや事故を減らし、より少ないリソースで目標を達成できます。 - 顧客により良い製品とサービスを提供する
- 組織の効率性と有効性を高めることで、最終的には顧客にとってより良いユーザーエクスペリエンスが実現します。ワークフローを最適化することで、納期遅延や在庫補充の遅れ、業務の非効率性によって引き起こされるその他の問題を起こすことなく、製品やサービスをより迅速に提供できるようになりました。
また、ワークフロー分析により、組織はよりスムーズで迅速な顧客サポートを提供できるようになります。満足した顧客は、貴社が信頼できる企業であると感じ、同僚や家族に貴社のブランドを推奨する可能性があります。 - 最適な物理的スペースと機器の使用を確保する
- ワークフロー分析により、組織が目的達成のために物理的スペースと機器の使用を最大限に活用しているかどうかについて、より明確な洞察が得られます。例えば、あるチームが別のチームと頻繁にやり取りしているにもかかわらず、10分ほど離れている場合、チーム同士を近づけることで、タスクの完了に必要な時間を大幅に短縮できます。
ワークフロー分析を適切に実施することで、主要機器の配置、オフィススペースの割り当て、どの機器をアップグレードまたは交換すべきかなどについて、より多くの洞察を得ることができます。 - 従業員の幸福とモチベーションの維持
- 業務プロセスを可能な限り最適化することで、従業員の士気を維持し、さらに向上させることができます。非効率なツールや時代遅れのプロセスで作業することを好む人はいませんし、従業員が意見を聞いてもらえず、大切にされていないと感じることほど、従業員を苛立たせるものはありません。
- ワークフロー分析により、経営者や管理者は、従業員のパフォーマンスや業務遂行の利便性に直接影響を与える可能性のある冗長性や非効率性を特定できます。
- 従業員が自分の業務を効率的に遂行できると確信すれば、士気が大幅に向上し、結果として、ビジネスへの貢献度が高まります。
- コンプライアンスと規制への対応
- ワークフロー分析を使用して、すべての業務プロセスが適用される規制に準拠していることを確認することもできます。ビジネスが厳しく規制されている場合（医療、金融など）、多数の法的要件と報告義務に縛られる可能性があります。適切なワークフロー マップがあれば、レポートの作成も容易になります。
ワークフロー マップの作成
ワークフロー分析を実行する前に、まず ワークフロー マップで業務プロセスを視覚化します。このプロセスはワークフロープロセスマッピング（WPM）と呼ばれます。
ワークフローマップを作成するにはさまざまな手法がありますが、ビジネスプロセスをグラフィカルに視覚化するために最も一般的に使用されるのはフローチャートです。
ご存知のとおり、フローチャートはさまざまな記号を使用して手順やタスクをグラフィカルに視覚化するもので、WPMには4つの重要な記号があります。
ターミネーター：楕円形はプロセスの開始点と終了点を表します。
操作: 長方形は実行される特定のタスクを表します
決定: ひし形は、次に進む前に決定を下す必要があるプロセス上のポイント (はい/いいえ) を表します次のステップへ。
矢印：プロセス内のさまざまな形状を接続し、情報の方向と流れを表します
以下は、ビジネス プロセスのワークフロー プロセス マッピングを実行する方法の概要です。
ステップ 1: マッピングするワークフローを選択する
マッピングして分析するプロセス/ワークフローを決定します。組織内のすべての業務プロセスをマッピングして分析することは間違いなく可能ですが（そしておそらくそれが最終目標でしょう）、努力を最大化するために一度に 1 つのワークフローに集中するのが最善です。
どのプロセスを選択すればよいか迷っている場合は、次の点を考慮してください。
- 明らかに非効率なプロセスが最善の候補です
- 最近繰り返しパフォーマンスが低い組織の側面または部門を確認してください。その部門内で非効率なプロセスを確認してください。
- 現在かなりうまく機能しているプロセスであっても、最適化されると組織に大きなプラスの効果をもたらすことができるプロセスを選択することもできます。
ステップ 2: データ収集
次のステップは、選択したプロセスについてできるだけ多くの情報を収集することです。最良のアプローチは通常、業務プロセスに直接関わっているチームメンバーや管理職にインタビューし、次の点について必要な質問をすることです。
- ワークフローの開始点と終了点：
プロセスによっては、開始状態や終了状態が明確に定義されていない場合もあるため、これを軽視しないでください。プロセスの開始を示すアクションと、プロセスが完了したとみなされる条件を特定します。 - プロセスに含まれるすべてのステップ
実際の業務状況では、異なる従業員が同じプロセスを異なる方法で実行する可能性があります。場合によっては、その違いが非常に顕著になることもあります。プロセスを完了するために実際にどのようなステップを踏んでいるのか、他の従業員に尋ねてください。バリエーションがある場合は、ワークフロー マップに含める最も効果的なバリエーションを特定する必要があります。
その他に尋ねておきたい質問は次のとおりです。 - どのタスクの責任者は誰ですか?
- プロセスがシーケンシャルである場合、タスクを実行する必要がある正確な順序は何ですか?
- 各ステップの期限は何ですか? (ある場合)
また、プロセスをどのように改善すべきか、どのように改善できるかについて意見を求めることもできます。これは、ワークフロー分析を実行するときに役立ちます。
ステップ 3: ドラフトを作成する
次のステップは、ステップを順番に並べてワークフロー マップのドラフトを作成することです。これを行うにはさまざまな方法があり、ペンと紙でも構いません。
ただし、ワークフロー分析を実行することが目的の場合は、後でアプリ上でワークフロー マップを直接分析できるように、Aproove などのワークフロー分析および管理ソフトウェアでプロセスを直接ドラフトするのが最善です。
フローチャートの手順を使用してワークフローを視覚化します。矢印やその他のコネクタを描く前に、他の図形を先に描いて配置するのが最善です。
図形が正しい場所に配置されていることを確認してから、矢印を配置してください。前の手順で特定したタスクの順序に基づいて、さまざまな図形をコネクタと矢印で接続し、エンドポイントにつなげます。
手順 4: ワークフロー マップのレビューと修正
作業用のドラフトができたら、次のステップはドラフトをレビューして修正し、完全なワークフロー マップにすることです。
まず、このステップでは、マップが現状のビジネスプロセスを正確に表し、理想とするプロセスではないことを覚えておくことが重要です。
ここでも、ワークフローに直接関わっている従業員やマネージャーを巻き込み、ワークフローマップがすでに十分な精度であるかどうかについてフィードバックを求めます。
これで完了です！正確なワークフローマップができたので、ワークフロー分析フェーズに進むことができます。
ワークフロー分析：ワークフローマップを分析する方法
ワークフローを包括的なマップとして視覚化したので、何を分析すればよいでしょうか？
理想的な分析プロセスはワークフローやビジネス目標によって異なる場合がありますが、ワークフロー分析を実行する際には、次の 4 つの主要な原則を考慮する必要があります。
- ビジネスプロセスの目的
特定のビジネスプロセス/ワークフローの目的は何ですか?プロセスの正確な目的を理解することで、タスクとステップがこれらの目的を追求する上で既に効果的かつ効率的であるかどうかを識別できます。 - ステップと、それらを実行する必要がある正確な順序を特定する
これは非常に重要です。マップに含めた手順が完全/正確でない場合、または順序が正しくない場合、ワークフロー分析は役に立ちません。 - 各手順の「理由」を特定する
ワークフロー マップを分析するときは、タスクまたは手順を実行する必要がある理由を批判的に自問してください。明確な答えが見つからない場合は、そのタスクが冗長である可能性があり、プロセス全体から削除するか、より効率的なタスクに置き換えることができます。プロセス内のすべての手順は、プロセスの目的を達成する上で価値を追加する必要があります。 - プロセスにおけるさまざまなチームと個人の役割を考慮する
ワークフロー分析のもう 1 つの重要な側面は、ビジネス プロセスで各個人と部門が何をしているかを特定することです。事実上すべてのビジネス プロセスでは、常に作業が個人から個人へ、チームからチームへと渡されます。
ワークフロー分析では、各個人およびチームの役割を理解することで、あるチームがボトルネックになっているのか、あるいは個人が何らかの理由で能力を最大限に発揮できていないのかを判断できます。
ワークフロー分析のステップバイステップ
上記の原則に基づき、ワークフロー分析を以下の手順で実行できます。
ステップ 1: 定量データの収集
ワークフローマップを用意し、管理者や従業員にインタビューしてワークフローの具体的なデータを収集します。ワークフローの目的に応じて、ワークフローのパフォーマンスに影響を与える可能性のあるすべてのデータを収集する必要があります。これはプロセス自体によって大きく異なりますが、ここでは標準的な請求書払い戻しワークフローを例として使用します。
請求書の払い戻しプロセスでは、次のデータを収集できます。
- 一定期間の払い戻しフォームの数
- プロセス内の各タスクを完了するのにかかる平均時間（最短時間と最長時間もリストします）
- 承認されたフォームの数
- 却下されたフォームの数
- 無効/エラーのあるフォームの数
- 追加の説明が必要だった回数
ステップ 2: 定性データを収集する
ワークフローのパフォーマンスを分析する際には、数値だけでは不十分です。ワークフローに関係する人々と話すことで、定性データ（または「ソフト」データ）を収集できます。
同じ払い戻しフォームの例を使用すると、通常、払い戻しの大部分は営業チームが担当します。彼らにインタビューして、ワークフローに関するより定性的な洞察を得ることができます。フォームは彼らにとって十分簡単/効率的ですか?プロセスは十分速いか、など。
ワークフロー マッピングでは、通常、ビジネス プロセスの定量的側面しか捉えることができません。そのため、これらの会話は貴重なものになります。たとえば、財務マネージャーがフォームに含まれていない詳細をメールや電話で確認する必要があり、承認が遅れる場合があることがわかります。このような非効率的な電話を減らすために、フォームにフィールドを追加することを決定する場合があります。
このような定性データはワークフロー マップには含まれていないかもしれませんが、非常に重要な場合があります。
ステップ 3: 冗長性と非効率性の特定
上記で収集した定性データと定量データを考慮し、以下の要素を考慮しながら、ワークフローを客観的に分析します。
- ワークフローの目的
- このプロセスは誰のためにあるのでしょうか?
- この特定のワークフローの模範的なプロセスの基準は何ですか?
- 最適化の目的は何ですか?エラーを最小限に抑える、プロセスを高速化する、あるいはその両方でしょうか?
ワークフローの各ステップを分析する際には、次のことを自問する必要があります。
- このステップは目的を達成するために本当に必要ですか?
- このステップを簡素化または自動化できますか?
- 承認プロセスを、代わりに簡単な通知に置き換えることはできますか?
- 全員が常にタスクを実行するのに十分なデータを持っていることを保証できますか?
まとめ
ワークフロー分析とは、基本的にビジネスプロセスの定量的側面と定性的側面の両方を分析して、改善すべき領域を特定することです。Aproove のような ワークフロー分析および管理ツール を使用すると、ワークフローマップを生成し、必要なすべてのデータを単一のプラットフォームで取得できるため、分析の時間とコスト効率が向上します。
ワークフロー分析を正しく行うと、どのビジネスプロセスが既に最適化されているか、どのプロセスをさらに改善できるかを特定できます。この情報を使用することで、プロセスを改善できます。その結果、リソースをより効率的に活用して事業目標を達成できるだけでなく、チームの士気も維持できます。
