近年、ワークマネジメントという用語が普及し始めていますが、よくある誤解として、この用語をプロジェクトマネジメントと混同して使用することが挙げられます。
ワークマネジメントとプロジェクトマネジメントは、類似点はあるものの、異なる概念であり、期間、性質、目的が異なります。
ここでは、ワークマネジメントの概念、その利点、そしてワークマネジメントソフトウェアを使用してビジネスに導入する方法について説明します。
ワークマネジメントとは？
Gartnerによると、ワークマネジメントは、情報の移動、ビジネスプロセスの相互作用、および情報を生成する人間の作業者プロセスにワークフローベースの構造を適用します。
作業管理とプロジェクト管理：主な違い
しかし、両者の主な違いは、プロジェクト管理は特定のプロジェクトのみに関心があるのに対し、作業管理は組織全体の管理のあらゆるレベルに焦点を当てている点です。
プロジェクトは本質的に具体的でアドホックであり、時間も限られています。また、プロジェクトの目標はより明確で具体的である傾向があります。
一方、作業は反復的で時間も限られておらず、目標は定量化できない場合があります。したがって、作業管理は通常、継続的なプロセスです。
作業管理を必要とする課題
現代の職場は非常に複雑で、日々さまざまな課題に取り組む必要があります。適切な作業管理の実装が解決策となる主な課題をいくつかご紹介します。
- タスクの割り当てと監視
あらゆるプロジェクトの成功の鍵の 1 つは、適切な人に役割とタスクを割り当てることです。これは、目的に従って完了するために、作業が適切な人に適切なタイミングで割り当てられるようにするためです。 - タスクの状態をリアルタイムで更新
前述のとおり、プロジェクトには終了日と完了状態があるかもしれませんが、組織全体の作業では必ずしもそうとは限りません。マネージャーは、さまざまなタスクの適切な目標と完了日を設定できる必要がありますが、これは大きな課題となる可能性があります。ここで、作業管理方法論を導入することが大いに役立ちます。 - タスク間の優先順位の区別
組織内のさまざまなタスクを考えると、重要なタスクと重要なタスクの間に線を引くことは難しく、優先順位は毎日変わる可能性があります。作業管理ソフトウェアは、優先順位のこれらの変更をすべて監視し、チーム全体の変更をリアルタイムで伝えるのに役立ちます。
作業管理は「作業」の効率を向上させるために設計された方法論ですが、作業管理ソフトウェアまたはシステムは、実行を可能にするプラットフォームです。
前述のように、組織には非常に多くの可動部分があるため、主要なプロセスをマッピングし、リソースを割り当て、進捗を評価するための適切なプラットフォームを持つことが不可欠です。
人々は一般的に作業管理を管理するためにプロジェクト管理ソフトウェアを検索しますが、作業管理にはより柔軟なアプローチが必要であり、作業をプロジェクトの厳格な構造から切り離す必要があります。結論：予算、顧客、タイムライン、その他の要因への依存といった従来のプロジェクトの制約を超えて作業をマッピングするには、専用の作業管理ソフトウェアが必要です。
さまざまな作業管理ソフトウェアソリューションから選択できますが、一般的な作業管理ソフトウェアには次の機能が含まれている必要があります。
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- 集中型ファイル共有: 作業管理プラットフォームは、チームの作業に関連するファイルやドキュメントの集中型ストレージとして機能する必要があります。チームメンバーは、これらのファイルに簡単にアクセスし、必要に応じて新しいファイルを共有できる必要があります。
- 柔軟なタスク管理: ワーク管理ソリューションで最も重要な 機能です。タスクを簡単に追加して割り当て、優先順位を設定し、締め切り、予算の制約、またはその他の要因に応じてこれらのタスクをリアルタイムで監視できる必要があります。
- シングルダッシュボードでのコミュニケーション: 適切なワーク管理ソリューションがあれば、チームはコメント、メッセージボード、ディスカッションスレッド、またはその他の手段を介してプラットフォームを通じて簡単にコラボレーションできます。プラットフォームは、特定のタスクに関与する主要なチーム メンバーにリアルタイムの通知を提供する必要があります。
- 監視と評価: チームに役割とスケジュールを割り当て、現在特定のタスクに取り組んでいる人を簡単に監視して、有効性を監視し、人員の過負荷を回避します。
- 視覚化: ワークフロー/フローチャートを簡単に作成して、利用可能なタスクを順序立てて視覚化します。
- レポート: インターフェース内からレポートを生成できます。結論として、進捗状況やKPIを監視し、潜在的な問題をできるだけ早く特定することが重要です。
ビジネスモデルや業界によっては、オンライン校正、CRM、プロトタイピング、請求書作成などの特定の機能が必要になる場合もあります。もう1つの重要な考慮事項は、ワークマネジメントソリューションが既存のテクノロジースタックと統合する必要があることです。
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